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Integrazione dell'ERP: come, quando e perché

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Pur non essendo una novità, l'integrazione ERP è recentemente diventata un tema di grande attualità. Perché? Il motivo ha a che vedere con l'evoluzione. I cloud ERP si sono evoluti, abbandonando il tradizionale ruolo di sistemi gestionali per finanza e processi di base. Sotto la spinta dell'IT e di potenti database, i moderni sistemi ERP stanno diventando il cuore nevralgico di tutti i processi operativi di un'intera azienda. Parallelamente all'ERP si sono evoluti ovviamente anche gli altri applicativi gestionali, ogni giorno sempre più sofisticati e numerosi. Nel frattempo i dipendenti e i team leader continuano a scaricare e a utilizzare applicazioni software specifiche del business senza informarne i reparti IT. Si tratta di programmi non integrati con l'ERP e che sfuggono a ogni criterio di sicurezza e monitoraggio.

I metodi tradizionali di integrazione delle applicazioni procedono a rilento e presuppongono la scrittura di una grande quantità di codice personalizzato e soggetto a errore. Questo pone un problema per un'impresa moderna che non intende rinunciare alla sicurezza e visibilità assicurate dall'integrazione di app e ERP, ma al contempo non vuole perdere vantaggio competitivo lasciandosi invischiare in laboriosi processi manuali. La buona notizia è che i sistemi di cloud ERP più avanzati si presentano già configurati con integrazioni predefinite che garantiscono una connessione facile e veloce tra le più diffuse applicazioni aziendali, e alla loro manutenzione provvede il fornitore software. Con l'infrastruttura di software e applicazioni della tua azienda che si fa sempre più complessa, le proposte iPaaS (integration Platform as-a-service) sono soluzioni "chiavi in mano" progettate appositamente per integrarsi con i migliori cloud ERP.

Cos'è l'integrazione ERP?

L'integrazione ERP è il metodo con cui un'azienda mette in connessione il proprio gestionale con altre applicazioni e processi specializzati riguardanti ogni settore del business.

In un recente sondaggio condotto da Deloitte tra senior executive dell'area procurement, la “scarsa integrazione tra applicazioni” è stata citata da poco meno della metà degli intervistati come uno dei “tre maggiori nodi” da sciogliere oggigiorno. L'ERP e le soluzioni di integrazione delle applicazioni in cloud permettono di affrontare con decisione il problema seguendo un approccio potente e unificato, che mira a combinare le capacità operative di un ERP smart con il software di integrazione studiato specificamente per automatizzare, snellire e scalare queste attività essenziali.

Integrazione cloud ERP e gestione API

Fino a pochi anni fa, quando i gestionali essenziali si contavano sulle dita di una mano, era ancora fattibile implementare manualmente un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (o API), ossia un software che consente ai sistemi di dialogare tra loro, per collegare le applicazioni a un sistema ERP legacy. Quando il numero delle applicazioni ha iniziato a salire vertiginosamente, i metodi manuali di gestione API si sono risolti in sistemi esponenzialmente complicati e in una matassa di “codice spaghetti” sempre più difficile da sbrogliare.

In risposta alla crescente richiesta di integrazione semplificata, gli ERP di punta oggi in circolazione si presentano già attrezzati con una serie di connettori preconfigurati, API e tool di integrazione. In un moderno cloud ERP, le API preconfigurate sono generalmente sufficienti per gestire diverse applicazioni, ma senza un software di integrazione dedicato ti ritrovi comunque costretto a dipendere massicciamente dagli addetti IT per gestire API, mappatura e programmazione personalizzate.

Aree prioritarie comuni di integrazione dei sistemi ERP

L'evoluzione delle soluzioni ERP e SaaS vedrà naturalmente emergere nuove opportunità per l'integrazione d'impresa. Nell'attuale situazione, le aree operative comunemente integrate sono date dagli esempi forniti di seguito.

CRM

Dando accesso a informazioni e allo storico sui singoli contatti potenziali, il CRM è uno degli strumenti di sicuro affidamento per i team di vendita e marketing, che hanno modo di personalizzare le interazioni con i clienti, offrendo una migliore esperienza e accrescendo così la possibilità di conversione. L'integrazione CRM/ERP potenzia tale processo fornendo intelligence di mercato in tempo reale, metriche sulla domanda e analisi dei dati. Con informazioni più circostanziate e pertinenti, la messaggistica di marketing si fa più mirata e attinente, e i team di vendita possono coltivare meglio i loro lead.

Business Intelligence

Scopo del software di business intelligence (BI) è sostanzialmente la comprensione dei dati. Prendendo le mosse da un'azione di cura e raccolta dati presso le fonti più attendibili, i tool di BI ricorrono alle tecnologie supportate dall'intelligenza artificiale per condurre analisi specifiche allo scopo principale di generare insight altamente fruibili. Altre soluzioni di BI comportano l'implementazione di nuovi processi o workflow, facendo emergere talora opportunità commerciali completamente nuove. Con l'integrazione BI/ERP nel cloud, queste conoscenze possono essere centralizzate e condivise più rapidamente con le persone meglio posizionate per trasformarle in azioni concrete.

Risorse umane

Le complessità dell'HR e della gestione del capitale umano (HCM) si sono moltiplicate a un ritmo accelerato. Senza considerare il caos creato dalla pandemia sulle operazioni HR praticamente da un giorno all'altro, questi reparti sono incalzati dalla tendenza che punta a trasformarli in centri di profitto basati sui dati. Con le integrazioni HCM/ERP, le aziende possono non solo continuare a beneficiare di una gamma di applicazioni e sistemi appositamente pensati per l'HR, ma anche potenziarli con le funzionalità del cloud ERP. Dall'assunzione al pensionamento, passando per la fidelizzazione, l'integrazione con il sistema ERP permette di informare e automatizzare le attività che si svolgono in quest'area così impegnativa e in rapida evoluzione.

Gestione progetti

I luoghi comuni sono duri a morire perché spesso hanno un fondo di verità. Ne è un perfetto esempio il vecchio detto “se fallisci nella pianificazione, pianifichi il tuo fallimento”. Eppure, nonostante l'importanza assodata degli strumenti di pianificazione, le soluzioni di project management sono spesso tra le più compartimentalizzate sul piano operativo. Essendo tendenzialmente complesse da apprendere, una volta assimilate i team sono riluttanti a disfarsene. I lato positivo della medaglia è che l'unione con l'ERP consente ai sistemi di gestione progetti più avanzati di integrarsi in maniera distinta con un gestionale centralizzato. I team possono così andare avanti con gli strumenti consueti, usufruendo però non solo di una visione unificata di ciascun progetto e reparto, ma anche di template comuni per la rendicontazione e di scambi di informazioni all'interno di un unico database.

E-commerce

Le applicazioni di commercio elettronico sono generalmente tra le prime a essere integrate in un'azienda. Oggi però l'e-commerce non è più solo un modo alternativo per fare acquisti. In questo momento, per esempio, le opportunità più concorrenziali dipendono dalla capacità di sfruttare i dati dei punti vendita. I carrelli e gli scaffali intelligenti possono collegarsi all'istante con i magazzini, e quindi con le supply chain, per snellire la dinamica di domanda e offerta. I team di marketing e vendita possono anche avvalersi di dati e report in tempo reale sugli acquisti omnicanale. Le integrazioni e-commerce/ERP permettono di collegare le tue applicazioni e i tuoi processi commerciali nel più ampio e potente ecosistema di dati.

Gestione dei beni aziendali (EAM)

Le imprese che nei loro settori operativi fanno uso di qualsiasi tipologia di macchinari, attrezzature pesanti o flotte sono state le prime a intuire il pieno potenziale delle tecnologie di EAM e IoT. Con l'integrazione in un sistema ERP, i dati IoT possono essere sfruttati ancora più a fondo. È già bello che siano gli asset a dirti quando hanno bisogno di manutenzione, ma non lo sarebbe ancora di più se potessero indicarti come creare workflow per evitare surriscaldamenti ed essere più efficienti? E se i dati IoT potessero aiutarti a modificare la progettazione dei prodotti in modo da ottenere processi costruttivi più snelli ed ergonomici? E se la tua flotta di mezzi per le consegne potesse ottimizzare automaticamente i carichi e gli itinerari per minimizzare i consumi di carburante e l'usura? Le integrazioni EAM/ERP permettono di mettere insieme le soluzioni più intelligenti per la supply chain e la produzione industriale con la potenza analitica del cloud ERP.

Assistenza clienti

È da tempo ormai che si sente parlare di shopping omnicanale, ossia l'aspettativa del consumatore di oggi di ritrovare la stessa esperienza quando fa acquisti o cerca articoli indipendentemente dal canale online oppure offline scelto. Parallelamente a questo fenomeno è cresciuta anche la richiesta di un servizio omnicanale. Allo stato attuale, sia nel comparto B2C che B2B, le esigenze dei clienti sono complesse, la fedeltà oscilla e la concorrenza è spietata. Le tecnologie supportate dall'AI come i chatbot che usano linguaggio naturale e i motori di raccomandazioni offrono alle aziende la possibilità di mantenere un tocco di personalizzazione anche nelle attività automatizzate. Per un customer service realmente capace di distinguersi è necessario tuttavia che i vari reparti possano funzionare insieme in tempo reale. Che si tratti di una richiesta di assistenza e riparazione, di un reclamo di qualità o di una questione di fatturazione, le integrazioni customer service/ERP permettono di unificare applicazioni di vario genere e centralizzare una fonte di dati dei clienti al servizio di tutte le aree operative.

I vantaggi di un'integrazione completa del cloud ERP

I vantaggi del cloud ERP sono ormai ampiamente comprovati in numerose aree del business, e vanno da un incremento della produttività a una migliore visibilità, oltre alla disponibilità di una fonte centralizzata di dati certi per l'intera azienda. Integrare l'ERP significa essenzialmente che le aziende possono estendere tutti questi vantaggi all'intero business, sfruttandoli al meglio per ampiezza e profondità.

Integrazione ERP e 4 metodi di gestione API

Quello dell'integrazione è un ambiente particolarmente complicato. Dai tool di gestione API open-source alle sofisticate soluzione iPaas, sono più di 800 i sistemi e gli strumenti di integrazione che circolano sul mercato. A parte gli ormai datati modelli P2P (point-to-point) e ESB (enterprise service bus) e le integrazioni API a cui alcune aziende continuano ad affidarsi, il metodo di riferimento per eccellenza è attualmente rappresentato dalle soluzioni di integrazione iPaas scalabili in cloud.

Andiamo allora a scoprire quali sono i metodi di integrazione ERP più comuni, con i loro pro e contro.

Metodo
Pro
Contro
Integrazione Point-to-point (P2P)
Per i sistemi piuttosto elementari con solo un paio di API questo processo manuale richiede
scarso supporto di sistema.
Essendo manuale, il P2P si affida all'opera umana di programmazione e implementazione, che può rivelarsi lenta, poco precisa e inaffidabile per le grandi aziende.
Enterprise service bus (ESB)
Il sistema ESB è sostanzialmente un P2P in una versione più strutturata e sistematica. Per le aziende più piccole e con modelli operativi meno complessi può essere una valida soluzione a costi ridotti.
Come il P2P, anche il metodo ESB presuppone un consistente intervento manuale. Non supportando l'automazione "smart", l'ESB deve essere configurato manualmente per ogni singola istanza.
Gestione API
Un moderno ERP preconfigurato per varie API e integrazioni di sistema permette di semplificare e standardizzare la gestione delle API e di ottenere pertanto risultati più veloci e affidabili.
Neanche la gestione API è esente da supporto manuale, né consente un'azione rapida di integrazione e automazione, flussi di dati ibridi o sincronizzazione dei dati. Inoltre, non è preconfigurata per l'architettura basata su eventi.
iPaaS
La soluzione iPaaS supporta i modelli di dati ibridi, la distribuzione in cloud per l'automazione degli aggiornamenti e delle correzioni per la sicurezza, oltre a ridurre o eliminare gli ostacoli all'integrazione interfunzionale dei sistemi. L'AI e il machine learning supportano il costante miglioramento dell'automazione. Le componenti low-code/no-code rendono la soluzione fruibile a un maggior numero di utenti.
La piattaforma iPaaS rappresenta un costo iniziale aggiuntivo. Considerando anche il costo della nuova soluzione di cloud ERP, i tempi di completa realizzazione del ROI potrebbero leggermente prolungarsi. Sapendo tuttavia che l'infrastruttura API non sembra destinata a diventare meno complessa, appare comunque come l'opzione più intelligente per una soluzione più scalabile e a prova di futuro.

Cos'è l'iPaaS? E come funziona?

Le soluzioni che propongono una piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS) ricorrono a regole aziendali e connettori preconfigurati per definire le interazioni negli ambienti multi-tenant. In altre parole, sono create appositamente per snellire e accelerare lo sviluppo dei flussi di integrazione trasversali a una gamma eterogenea di operazioni di business.

Questo aspetto appare oggi particolarmente rilevante per le aziende le cui applicazioni essenziali risiedono nel cloud. Un moderno cloud ERP è corredato da una varietà di API standard e funzionalità di integrazione di base. Questi strumenti di gestione API pronti all'uso possono essere sufficienti per le aziende che richiedono un numero limitato di API e applicazioni di base. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, le aziende moderne si ritrovano con un ambiente di applicazioni ben più intricato, per il quale occorre la potenza di una piattaforma iPassS integrata con cui semplificare e gestire con fluidità le più complesse esigenze di integrazione. Questo significa che gli utenti possono specificare le tipologie di applicazione di cui hanno bisogno e la soluzione di integrazione cloud provvederà a gestire la configurazione delle API sottostanti, i protocolli e il codice predefinito necessario per integrare rapidamente le applicazioni con l'ERP e assicurarsi che tutto proceda in modo fluido e sicuro.

Il tuo percorso di integrazione ERP: checklist

I tuoi processi di business sono e continueranno a essere complessi. Le aspettative dei clienti non smetteranno di cambiare da un giorno all'altro. Per valorizzare al meglio il tuo software d'impresa, scegli soluzioni studiate per crescere e adattarsi in base alle tue esigenze. Il cloud ERP è il fulcro attorno al quale ruota il settore operativo della tua azienda. Così, quando l'integrazione aziendale diventa una priorità, la scelta naturale sarà investire in una soluzione iPaaS nativa per il cloud supportata dall'assistenza e dal servizio che ti aspetti, e progettata appositamente per integrarsi con il cloud ERP.

Ferma restando l'unicità degli obiettivi e delle sfide di ogni business, è comunque possibile stilare una lista di controllo degli aspetti preliminari che dovresti verificare con il tuo vendor di software prima di intraprendere il percorso di integrazione ERP.

Per dare il via al tuo viaggio di integrazione dell'ERP, orienta la tua scelta su soluzioni capaci di:

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