Il processo di calcolo del ROI (ritorno sull'investimento) dell'ERP (enterprise resource planning) sembrerebbe abbastanza lineare: si sommano i costi, si sommano i benefici e si confrontano i due totali. Vi è tuttavia una serie di fattori da tenere in considerazione per assicurarsi che i risultati siano non solo validi, ma anche utili. È importante avere una visione completa dei costi e dei benefici, ora e in futuro, sia per il sistema esistente che per il nuovo sistema in esame. Di seguito proponiamo alcuni suggerimenti di esperti basati su decine di implementazioni di sistemi ERP.

Preparazione all'analisi del ROI dell'ERP

Prevedi un lasso di tempo ragionevole per l'analisi del ROI. Per avere la certezza che l'analisi copra l'intero ciclo di vita sia dei costi che dei benefici, prendi in considerazione un periodo di almeno 5 anni.

Cerca le differenze di costo tra il sistema ERP legacy e il sistema ERP destinato a sostituirlo. A tale scopo devi enumerare i costi correnti per il mantenimento del sistema legacy unitamente ai costi futuri di upgrade dell'ERP. Tieni presente che una motivazione chiave per il cambiamento di sistema è l'aggiunta di nuove funzionalità per rimanere competitivi, quindi includi una stima realistica dei costi di upgrade per il sistema legacy.

In questo passaggio dovrai essere particolarmente meticoloso. Assicurati di avere raccolto ogni singola stima dei costi: per l'acquisizione del nuovo sistema, la sua implementazione e il suo funzionamento efficace. In molti casi, i costi di esercizio del nuovo sistema saranno inferiori ai costi del sistema esistente. Nel calcolare il ritorno del tuo investimento in ERP, considera anche i benefici previsti sapendo tuttavia che si realizzeranno nel tempo.

Mantieni un approccio ottimistico e al contempo realistico. Se la tua azienda si occupa di prodotto (per esempio, nella distribuzione o nella manifattura), potresti considerare una riduzione significativa dello stock, ma studia bene per capire quale possa essere un risultato ragionevole. Tieni inoltre presente che i risparmi non si ottengono né automaticamente né immediatamente.

Perché questo lavoro molto dettagliato? Il ROI è spesso richiesto in un'ottica di programmazione finanziaria. È anche importante avere un quadro dei costi e benefici totali del progetto per giustificare l'investimento in ERP e valutare le prestazioni del sistema rispetto alle aspettative una volta effettuata l'implementazione. Il foglio di lavoro per il calcolo del ROI dell'ERP proposto di seguito può aiutarti a individuare con precisione i costi, offrendoti inoltre utili suggerimenti per rendere il processo più fluido.

Utilizzo di questo foglio di lavoro

Questa pagina ti accompagnerà attraverso una serie di tabelle da completare. Ogni passaggio sarà corredato da informazioni che ti aiuteranno nella compilazione di tali tabelle.

Man mano che procederai nell'operazione, sulla scorta di queste tabelle potrai creare i tuoi fogli di calcolo personalizzati. Per assisterti abbiamo anche realizzato un modello di foglio di lavoro per il ROI dell'ERP che potrai scaricare.

Per calcolare il ROI dell'upgrade dell'ERP occorre passare attraverso tre fasi principali:

• Calcolo dei costi
• Stima dei benefici
• Calcolo del ROI

1. Calcolo dei costi dell'ERP

Come sarà distribuito il tuo sistema ERP?

La scelta della modalità di distribuzione del sistema ERPincide in modo significativo sulle stime dei costi. Sono disponibili diverse opzioni:

• On-premise (on-prem): la distribuzione on-premise è il modo tradizionale in cui i sistemi ERP legacy sono stati implementati per decenni. Le componenti hardware e software vengono acquistate e installate sui server di proprietà dell'azienda, che provvede anche alla gestione e all'upgrade del sistema.
• Cloud: in una distribuzione in cloud, il sistema si appoggia su Internet, con l'hardware e il software generalmente di proprietà di un fornitore terzo, che si occupa anche dell'assistenza. Le aziende sottoscrivono il servizio secondo una formula di licenza denominata ERP software-as-a-service (SaaS).
• Ibrido: con questo modello gli elementi distribuiti on-premise e in cloud possono essere combinati per creare un ambiente ibrido. È una soluzione che conferisce massima flessibilità all'azienda, ma le richiede anche un coinvolgimento notevolmente maggiore dello staff IT.

Quali opzioni di distribuzione vuoi confrontare?

Calcolo del costo dell'ERP per entrambi i sistemi

Questa sezione del foglio di lavoro è finalizzata al calcolo del costo totale di proprietà (TCO) sia per il sistema ERP preesistente che per quello che lo andrà a sostituire. Le aree di investimento sono generalmente quattro:

• Infrastruttura
• Software
• Implementazione
• Spese correnti per il personale

Per la giustificazione iniziale del progetto (ancor prima di chiedere ufficialmente preventivi e proposte), sarà necessario stimare tali costi. Molte o gran parte delle voci qui elencate potrebbero essere incluse in un'offerta a pacchetto, ma per portare a termine l'operazione sappi che dovrai sostenere ulteriori esborsi per servizi aggiuntivi, formazione, hardware e software.

I costi per la crescita e il supporto saranno notevolmente più elevati se il sistema esistente è obsoleto, non adeguatamente supportato dallo sviluppatore o se non è al passo con le correzioni e le release dello sviluppatore.

Costi di infrastruttura dell'ERP

Oltre alla spesa iniziale, occorre stimare il costo degli upgrade e dell'espansione che sopraggiungono dopo il primo acquisto. Trattandosi di una stima legata a una scadenza temporale – tutti i costi saranno replicati (e soggetti a rincari) durante i 5 anni (almeno) del ciclo di vita – sarà bene collocare questi costi di upgrade ed espansione negli anni futuri, essendo poco plausibile che si rendano necessari durante il primo anno o poco dopo.

• Hardware iniziale: costi di acquisto o noleggio di computer, server o stampanti, per esempio. Nella tabella di confronto, questa spesa dovrebbe già essere stata assorbita dal "sistema legacy".
• Upgrade e manutenzione corrente: spese correnti per l'infrastruttura di cui sopra. Nel caso di una soluzione SaaS, i costi di manutenzione dell'infrastruttura saranno nulli o minimi.
• Licenze software di sistema: per sistema operativo, database o programmi di utilità, per esempio.
• Upgrade del software di sistema: spese correnti per il software di sistema di cui sopra. Nel caso di una soluzione SaaS, aspettati costi di manutenzione dell'infrastruttura nulli o minimi.
• Apparati e canoni di rete: budget iniziale per apparati e servizi di networking.
• Dispositivi per gli utenti: costi per l'acquisto, la sostituzione e la manutenzione dei vari PC, tablet, scanner, e così via.
• Spese per la gestione fisica delle infrastrutture: costi calcolati, per esempio, per gli spazi e le utenze di cui necessita il sistema.

Costi del software ERP – applicazioni gestionali e di produttività

Qui potrai mettere a budget il costo degli upgrade dell'espansione che sopraggiungono dopo l'acquisto iniziale. A seconda della strategia di prezzo praticata dal fornitore, il corrispettivo annuale potrebbe aumentare nel tempo con la progressiva aggiunta di nuovi utenti o applicativi.

• Costo iniziale delle licenze perpetue: costi iniziali per le opzioni di licenza, soprattutto on-premise e in misura minore in hosting e ibride. Questa voce è già stata spesa per il sistema legacy.
• Corrispettivo annuo per mantenimento delle licenze perpetue: voce relativa agli aggiornamenti e al supporto prestato a vario titolo. Nel caso del sistema ERP è generalmente pari al 16-20% del prezzo di listino all'anno. Al 20% annuo la licenza è praticamente “riacquistata” ogni 5 anni.
• Abbonamento annuale (SaaS): utilizza i costi annuali preventivati o stimati per l'abbonamento alle applicazioni cloud.
• Costi di manutenzione annuali (SaaS): corrispettivi di supporto aggiuntivi che saranno necessari per il software e che non sono inclusi altrove. I costi di manutenzione del software SaaS sono inclusi perlopiù nell'abbonamento.

Costi di implementazione dell'ERP

Il passo successivo è stimare i costi di implementazione non solo del sistema iniziale, ma anche degli aggiornamenti pianificati nell'arco del periodo di cinque anni. Nella maggior parte dei casi, i fornitori di software prevedono una o due major release ogni anno. Ogni release rappresenta di fatto un'implementazione in scala ridotta. Per prima cosa, il gruppo di lavoro deve analizzare la release per accertarne l'impatto complessivo sull'attuale processo di business. Fatto questo, la release può essere caricata e testata. Prima del go-live, gli utenti dovrebbero essere sufficientemente formati sul nuovo software, con alcuni costi potenziali da valutare:

• Gruppo di lavoro di staff: occorre tenere conto del tempo preventivato (inclusi gli straordinari) per il personale IT e gli utenti.
• Spese di consulenza: considera l'eventuale fabbisogno di assistenza iniziale oltre a quanto incluso nell'offerta del fornitore.
• Conversione, immissione e test dei dati: affida allo staff o agli interinali le operazioni di inserimento dati, test e qualsiasi altra mansione di base da ricoprire. (Si tratta di costi spesso sottostimati, con conseguenti ricadute sulla qualità dei dati).
• Educazione e formazione degli utenti: oltre alla formazione iniziale per gli utenti finali inclusa nell'offerta del fornitore, per sfruttare al meglio il sistema è fortemente consigliato un ulteriore programma di educazione.

Spese correnti per il personale addetto all'ERP

Effettua una stima dei costi di esercizio “normali” per garantire l'operatività del nuovo sistema ERP. Nella valutazione delle spese correnti (ricorrenti), segui un approccio più realistico possibile, prevedendo un ragionevole tasso di aumento o inflazione su base annua. Le voci più consistenti saranno date da una combinazione di tempo e spese dello staff IT interno e dei consulenti:

• Costi di supporto infrastrutturale: rientrano in questa voce i tempi preventivati per il supporto oltre quanto indicato nella raccomandazione del fornitore. Nel caso di una proposta SaaS, non vi saranno né costi di manutenzione dell'infrastruttura, né costi minimi.
• Backup e disaster recovery: includi le procedure gestite in outsourcing e internamente.
• Supporto per reti e dispositivi: stima dell'assistenza necessaria per rete, PC e dispositivi mobili, per esempio.
• Correzioni periodiche dei bug: spetta allo staff IT applicare le ondate ricorrenti di correzioni di bug.
• Integrazioni software: tieni conto di una regolare attività di manutenzione in previsione degli aggiornamenti dei prodotti software.
• Personalizzazioni del software: da aggiornare o applicare nuovamente nei cicli di release del software.
• Supporto per i dispositivi mobili degli utenti: impegno da prevedere per lo sviluppo e il supporto delle app.

Determina il costo totale del tuo vecchio sistema ERP rispetto al nuovo

Dalle quattro tabelle precedenti, trasferisci nella tabella sottostante il totale per ogni area di investimento e aggiungi i totali parziali dei costi del nuovo sistema. Così facendo riuscirai a vedere il risparmio totale o l'aggravio di costi che comporterà il passaggio al nuovo sistema. Aspettati un'alternanza di totali parziali negativi e positivi per la voce "Differenza a 5 anni".

Cosa fare con queste informazioni

• Se il totale della “Differenza a 5 anni” è positivo, significa che è più costoso mantenere il sistema preesistente che sostituirlo. Quell'importo è un beneficio diretto che deve essere aggiunto alla Tabella 8: Riepilogo dei vantaggi dell'ERP (sotto).
• Se il totale della “Differenza a 5 anni” è negativo, significa che sarà più costoso implementare il nuovo sistema che mantenere quello esistente. I benefici aggiuntivi saranno oggetto della prossima sezione.
• Il totale dei Costi a 5 anni del nuovo sistema verrà utilizzato di seguito nel calcolo del ROI come "capitale investito".

2. Stima dei benefici dell'ERP

Se il costo a 5 anni del nuovo sistema è superiore al costo di mantenimento del sistema preesistente, per giustificare il cambiamento ti serviranno ulteriori e consistenti benefici – altrimenti perché compiere il passaggio?

Se per esempio prevedi che l'upgrade a un nuovo ERP potrà tradursi in maggiori ricavi e margini più ampi, o che il sistema fornirà più valore e un livello più elevato di supporto ai clienti, questi benefici potrebbero aiutarti a motivare l'upgrade a un nuovo ERP.

Per loro stessa natura, alcuni dei benefici sono difficili da isolare in quanto prerogativa del nuovo sistema, ma vale comunque la pena tentare l'operazione. Nella maggior parte dei casi, i benefici diretti saranno tanti e tali da giustificare ampiamente l'implementazione del nuovo sistema. Documentare e stimare i benefici indiretti sarà tuttavia utile alla pianificazione dei progetti, alla definizione delle priorità e alla misurazione dei risultati dell'implementazione ERP nell'organizzazione. Anche se non riesci ad assegnare un valore monetario a questi benefici, vai avanti ed elencali nel foglio di lavoro del ROI e nel piano di progetto.

Esempi di benefici dell'ERP

Per questo foglio di lavoro, alcuni esempi di benefici dell'ERP sono stati organizzati in 5 aree di miglioramento:

• Produttività delle persone
• Processo decisionale
• Finanza e contabilità
• Attività operative
• Tecnologia aziendale

Negli elenchi seguenti sono riportati solo alcuni esempi di benefici. Tu e il tuo team potrete scoprirne molti altri passando in rassegna le storie di successo dei clienti, i report degli analisti, i requisiti aziendali, le opzioni software e le nuove tecnologie. Elenca i possibili benefici e acquisisci le stime iniziali dei miglioramenti di processo e del loro valore finanziario.

Produttività delle persone

• Offri supporto ai dispositivi mobili per liberare il lavoro da ogni vincolo di tempo e luogo.
• Migliora l'efficienza e l'accuratezza nell'immissione dati superando le procedure laboriose e la lentezza della risposta di sistema associate ai sistemi ERP non "user friendly" di vecchia generazione.
• Accelera il raggiungimento della produttività grazie a un'interfaccia d'uso moderna e basata sui ruoli che riduce i tempi di formazione necessari per la piena operatività degli utenti.
• Affidati a processi standard per favorire un ambiente controllato e gestito e ridurre la variabilità.

Processo decisionale

• Consolida i sistemi in modo da ridurre le imprecisioni ed eliminare i dati ridondanti.
• Centralizza e gestisci le informazioni (fonte unica di informazioni affidabili) per rendere più efficaci le comunicazioni infragruppo e contribuire a evitare equivoci e confusione.
• Accedi ai Big Data con moderni strumenti di analisi per ottenere insight al servizio di un migliore processo decisionale.
• Metti a disposizione strumenti di facile utilizzo come allerte e cruscotti per consentire query rapide e accurate in modalità self-service.

Finanza e contabilità

• Semplifica i processi finanziari e contabili in ogni settore dell'azienda.
• Accelera le chiusure mensili e accresci la precisione del reporting finanziario.
• Migliora la contabilità clienti riducendo i giorni di dilazione dei crediti (DSO).
• Rendi meno stressanti le procedure di audit grazie a dati non solo precisi e completi, ma anche organizzati e prontamente disponibili.
• Agevola la conformità alle normative.

Attività operative

• Migliora le operazioni di business su scala aziendale e modernizza i processi obsoleti.
• Integra l'e-commerce nella gestione dei clienti e degli ordini.
• Abbatti i costi operativi del lavoro grazie a sistemi di pianificazione più efficaci.
• Innalza la soddisfazione del cliente fissando una data di produzione o di consegna improrogabile in sede di offerta.
• Aiuta il procurement a diventare proattivo e controllato, evitando il caos di un approccio eccessivamente legato alle consegne urgenti.
• Riduci lo stock senza aumentare gli episodi di carenze di materiale, ordini in arretrato o clienti delusi grazie a una migliore azione di pianificazione e controllo delle scorte.

Tecnologia aziendale

• Sostituisci un'infrastruttura obsoleta che frena la tua attività.
• Migliora l'interazione tra i vari sistemi aziendali dei vari reparti.
• Consolida le applicazioni legacy autonome e riduci il ricorso ai fogli di calcolo Excel e agli espedienti manuali.
• Accedi a nuove tecnologie come l'intelligenza artificiale (AI), il machine learning e l'Internet of Things (IoT).
• Traccia un percorso verso la scalabilità con sistemi evoluti progettati per assecondare la crescita del business.
• Affidati a sistemi e controlli aggiornati per garantire la sicurezza dei dati.
• Evita quanto più possibile il problema di reperire assistenza per i sistemi legacy non supportati dal vendor.

Documentazione dei miglioramenti dovuti all'ERP

Di seguito è riportato un esempio di foglio di calcolo in cui documentare le osservazioni e le stime dei miglioramenti di processo e del loro valore finanziario. Ricordati di popolare ogni colonna del tuo foglio di calcolo personale.

• Crea un foglio di lavoro per ognuna delle 5 aree di miglioramento elencate sopra.
• Registra i processi relativi alle aree destinate a un miglioramento.
• Elabora una stima degli importi annui diretti e indiretti.
• Calcola il valore totale sui 5 anni.
• Quando non è possibile determinare l'importo monetario, specifica comunque il tipo di beneficio.

Identifica i benefici diretti e indiretti per ciascun reparto della tua organizzazione. Di seguito trovi un esempio di benefici per l'area finanziaria e contabile. Potrai servirti di una tabella come questa per ogni reparto della tua organizzazione.

Riepilogo di tutti i benefici dell'ERP

Una volta prese in considerazione tutte le aree di miglioramento, aggiungi la somma del totale a 5 anni di ciascun reparto per determinare i benefici complessivi.

Inoltre, se vedi che la “Differenza totale a 5 anni” della Tabella 6: Riepilogo dei costi è positiva, allora sarà chiaramente più costoso mantenere il sistema preesistente che sostituirlo. L'ammontare dei risparmi è una voce di benefici diretti che deve essere aggiunta alla tabella sottostante, riga 6. Se tale numero fosse negativo (il nuovo sistema costa più di quello esistente), inserisci uno zero (0) alla riga 6.

3. Calcolo del ROI dell'ERP

Per questa fase non sarà necessario un foglio di calcolo.

A questo punto dovresti avere tutte le informazioni necessarie per calcolare il ROI sul tuo investimento in ERP applicando questa formula:

ROI = (Benefici – Capitale investito)/Capitale investito

Ecco dove puoi trovare le informazioni necessarie:

• Il "Capitale investito" è il “Costo totale del nuovo sistema a 5 anni”, ossia il totale tratto dalla Tabella 6: Riepilogo dei costi ERP
• I “Benefici” sono i "Benefici di progetto totali dell'ERP” tratti dalla Tabella 8: Riepilogo dei benefici dell'ERP

Nella maggior parte dei casi i benefici sopravanzeranno il capitale investito e il rapporto così ottenuto sarà maggiore di 1.

Per esempio, se i benefici a 5 anni sono pari a USD $2.000.000 a fronte di un capitale investito sui 5 anni di USD 575.000, il rapporto sarà (USD 2.000.000 – USD 575.000) / USD 575.000 = 2,479 arrotondato a 2,5.

Moltiplicando questo rapporto per 100 otteniamo la percentuale di ROI risultante dall'upgrade del sistema ERP. Nel nostro esempio, al rapporto di 2,5 corrisponde un ROI del 250%.

La fase successiva

Se i benefici e il ROI sono convincenti, il passo successivo consiste nel dare maggiore consistenza allo sforzo per adeguarlo al processo di programmazione e budgeting della tua azienda. Dal momento che il software influisce tanto sul budget operativo quanto su quello degli investimenti, potrebbe essere necessario coinvolgere altri stakeholder.

• Intavola un dialogo con gli executive sponsor e con i membri del team che hanno elaborato i preventivi.
• Metti a disposizione la documentazione di supporto per le vendite, i costi e altro.
• Formula previsioni specifiche di vendite e costi per anno.
• Prepara i dati di analisi finanziaria per i calcoli del costo totale di proprietà (TCO), del periodo di rientro e di altre voci.