Quando devono implementare un nuovo software ERP, le imprese dedicano in genere molto tempo all'identificazione dei fabbisogni e relativamente poco alla composizione della squadra che andrà a guidare l'implementazione. Eppure il team di progetto ERP è indiscutibilmente il fattore di successo più rilevante, quello che può fare la differenza tra un'implementazione centrata e un progetto clamorosamente fuori bersaglio.

Con una formula semplice solo in apparenza, un'implementazione è destinata al successo se condotta dalle persone giuste, con le competenze adeguate e secondo una procedura corretta. Fai in modo di avviare la pianificazione ERP contestualmente alla procedura di selezione del team. Questi otto passaggi ti aiuteranno a strutturare il team di progetto, a elaborare il piano e a eseguire le opportune misurazioni.

Un'implementazione è destinata al successo se condotta dalle persone giuste, con le competenze adeguate e secondo una procedura corretta.

1. Prendi atto che non si tratta di un progetto IT

Essendo l'ERP un sistema basato sulla tecnologia informatica, si tende spesso ad assimilare la sua implementazione a un progetto IT. Non è così. Il sistema ERP è la spina dorsale dell'intero funzionamento della tua azienda e pertanto devi ottenere il coinvolgimento e l'impegno di ogni reparto. Senza un adeguato supporto da parte dell'azienda, un'implementazione affidata al solo IT è destinata con tutta probabilità a provocare costosi ritardi, resistenza presso gli utenti, insofferenza e persino il fallimento su tutta la linea.

Il reparto IT si occuperà dell'installazione delle componenti hardware e software (se per il nuovo sistema è prevista una presenza on-premise). Sempre all'IT spetterà provvedere alla compatibilità e integrazione con altri sistemi e apparati dipendenti dai dati, sia interni all'azienda o ad essa collegati. La responsabilità della definizione dei nuovi processi di business che guideranno la configurazione del sistema ricade tuttavia interamente sulle spalle degli utenti del sistema stesso.

2. Assicurati l'appoggio della dirigenza

Dopo aver logicamente appoggiato il progetto di implementazione, il CIO o il CTO non possono considerare concluso il loro coinvolgimento; aver dato il benestare all'investimento in ERP è solo il punto di partenza. Gli executive devono conoscere l'impatto di un progetto di implementazione ERP su vasta scala, essere disposti a scendere ai necessari compromessi per consentire ai dipendenti di dedicare tempo ed energia al progetto e manifestare in modo tangibile il proprio supporto.

Gli executive devono esprimere apertamente la propria adesione fin dalle prime riunioni di kick-off. Devono partecipare attivamente, seguendo i progressi del team e fornendo incoraggiamento nei tempi e luoghi opportuni. Saranno inoltre chiamati a un ruolo dirimente in caso di conflitti o questioni che non dovessero trovare soluzione senza il loro intervento.

Come con qualsiasi progetto, non mancheranno i momenti in cui altre priorità andranno a interferire con gli impegni dell'implementazione. Non mancano mai richieste dei clienti, sessioni formative o progetti concomitanti che rivendicano per sé la presenza dei membri del team. Senza la presenza visibile della dirigenza e il suo “permesso” non sarà facile per i dipendenti resistere a queste distrazioni e restare concentrati.

3. Scegli il giusto leader per il team di progetto

Un valido gruppo di lavoro, guidato da un leader intelligente e convinto, è indispensabile per mandare correttamente in porto un progetto ERP, nel rispetto dei tempi e del budget. Il team leader dovrebbe provenire dal settore operativo dell'azienda ed essere la persona a cui si rivolgono i dipendenti quando hanno una domanda o un problema, ossia qualcuno che conosca a fondo il business, le politiche interne e i meccanismi che presiedono al funzionamento dell'organizzazione. Anche se non sempre accade, il responsabile del progetto potrebbe essere un dirigente di reparto. In linea teorica, questa figura dovrebbe essere identificata il prima possibile, per consentirne la partecipazione al processo di selezione.

Per tenere sotto controllo attività, programma e costi, il team leader deve essere, o diventare, abile nell'uso del software di project management. Esperienze pregresse di gestione progetti sono utili ma non indispensabili; non sarà difficile trovare risorse disponibili per addestrare l'individuo designato alle tecniche e agli strumenti di project management.

4. Scegli le persone giuste per il tuo progetto di implementazione ERP

La struttura del team di implementazione deve essere lo specchio della tua organizzazione. I membri del team di progetto dovrebbero rappresentare tutti i reparti funzionali, in particolare quelli che saranno i principali utenti e beneficiari del sistema. Potrebbero essere coinvolti i reparti di progettazione, vendite e assistenza presso il cliente, procurement, finanza e contabilità, IT, stabilimento fisico e manutenzione, risorse umane o altri, a seconda di come è organizzata la tua azienda e della sfera di interesse del sistema.

Il team avrà il compito di pianificare e organizzare il progetto e dovrà riunirsi periodicamente per valutare l'avanzamento dei lavori e affrontare le eventuali problematiche insorte. Ciascun membro del team si assumerà la responsabilità del coordinamento delle attività nell'area funzionale di competenza, anche istituendo e dirigendo squadre a cui affidare lo svolgimento di singole attività. Man mano che queste attività verranno eseguite e completate, i membri ne daranno conto al team di progetto.

È prassi comune che il team di progetto si riunisca settimanalmente, o più spesso durante i periodi critici o di attività intensa. Non potendo presenziare alle riunioni di team, i C-level dovranno essere messi al corrente di tutte le attività e decisioni di implementazione nel quadro di una rendicontazione periodica a cura del team leader. Per tenere alto il livello di entusiasmo e interesse è anche fortemente raccomandato un reporting sullo stato di avanzamento su scala aziendale.

5. Segui un processo di pianificazione dell'implementazione strutturato e inclusivo

La pianificazione deve partire in una fase precoce, fin dalla prima proposta o individuazione del progetto. Il piano di progetto sarà aggiornato costantemente man mano che emergeranno nuove informazioni, ma all'avvio di ciascuna fase non ammetterà più modifiche. Non è escluso che di lì in avanti si rendano necessarie modifiche, ma possibilmente sarà preferibile evitare variazioni in corso d'opera. Lo “scope creep”, ossia la tendenza ad ampliare o modificare gli obiettivi del progetto in modo incontrollato, è probabilmente la più grave minaccia che incombe sul successo finale. È probabile che durante il processo emergano idee valide, ma anche la modifica in apparenza più piccola può rallentare o far deragliare il progetto. Il consiglio è quindi di accantonare queste idee per la seconda fase.

Fai in modo che la comunità di utenti (futuri) venga coinvolta fin dalle prime fasi del processo di pianificazione. Perché questo è così importante? Perché sono loro la fonte principale di informazioni per una descrizione della reale situazione dell'azienda e dei suoi processi, che si rivelerà necessaria nella fase di definizione dei fabbisogni della richiesta di proposte ERP (RFP). La loro presenza sarà utile anche nel processo di selezione, dove potranno dirti se il sistema soddisfa realmente le loro esigenze nel contesto dei processi correnti. Ma soprattutto, una partecipazione precoce e continua al processo di specificazione e selezione permetterà di superare le eventuali resistenze al cambiamento che sorgono spesso nella comunità degli utenti ogni volta che viene imposta una novità.

Queste e altre best practice di implementazione e pianificazione dell'ERP possono aiutarti a trarre il massimo dal tuo investimento.

Fai in modo che la comunità di utenti (futuri) venga coinvolta fin dall'inizio del processo di pianificazione.

6. Tieni traccia del piano di progetto

Affidati a strumenti di project management per programmare e tracciare il progetto e il suo avanzamento. Sul mercato non mancano pacchetti software di project management relativamente poco costosi tra cui scegliere. Con il software puoi fissare il calendario, definire il fabbisogno di risorse e far luce sui possibili conflitti. Una volta caricato l'intero piano di progetto, lo strumento ti permetterà non solo di monitorare ogni attività e l'avanzamento complessivo a fronte del piano, ma anche di valutare l'impatto di slittamenti o ritardi dovuti a rallentamenti di operazioni che potrebbero incidere su altre scadenze. Gli strumenti terranno traccia anche degli esborsi rispetto al budget e terranno informato il senior manager sulle necessità di finanziamenti e risorse.

Non appena viene individuato uno scostamento rispetto al piano di progetto, il team deve intervenire rapidamente. Se non li affrontati prontamente, anche i piccoli slittamenti possono trasformarsi in problemi seri. In sede di riunione settimanale, i team leader di ciascuna attività comunicheranno al resto del gruppo di lavoro lo stato di aggiornamento al minuto dei progetti attivi. Il team di progetto potrà così riflettere su come far rientrare nella tabella di marcia le attività che hanno subito eventuali ritardi o interruzioni. Il programma non ammette deroghe, ogni rinvio in un'attività pianificata è fatalmente destinato a ripercuotersi a valle. (È buona norma crearsi una piccola rete di sicurezza in corrispondenza delle attività e fasi più critiche del piano. Potresti valutare l'adozione di almeno alcuni dei principi di project management della Critical Chain di Eli Goldratt, che spiega anche come rendere più efficaci queste fasi "cuscinetto".)

7. Assicurati che gli utenti si “approprino” del sistema

Su questo punto è opportuno insistere: il successo di ogni implementazione dipende da come la comunità di utenti riuscirà a sentire “suo” il sistema. Se chiamati a far parte del processo fin dall'inizio, gli utenti avvertiranno un più marcato senso di responsabilità rispetto alla sua riuscita, perché è stata una loro idea, perlomeno in parte, quella di scegliere quel sistema particolare e di configurarlo in un modo piuttosto che in un altro.

Qualsiasi implementazione è segnata da momenti di grande difficoltà o dalla comparsa di ostacoli imprevisti. Se l'utente non sente che il sistema gli appartiene, tenderà facilmente a riversarne la colpa sugli altri (executive, manager, IT o il sistema stesso) anziché scavare in profondità nel problema e tentare di risolverlo. Il segreto per conquistare questo senso di possesso è il coinvolgimento precoce nella pianificazione del progetto e nella definizione degli obiettivi.

Sempre per favorire un'adesione convinta, altrettanto importante è il fattore “e io cosa ci guadagno?” Ogni utente deve poter constatare i benefici del nuovo sistema, che si tratti di facilità d'uso, praticità, maggiore fiducia nell'esattezza delle informazioni, possibilità di fare di più e creare un più forte impatto sull'organizzazione, oppure una riduzione di stress, straordinari e frustrazione. Anche se non facilmente quantificabili, questi vantaggi sono importanti, perché motivano gli utenti ad adottare il sistema e a decretarne il successo. Formazione e addestramento sono fondamentali per aiutare gli utenti a capire come il sistema ne migliorerà vita professionale e rendimento sul lavoro.

Il successo di ogni implementazione dipende da come la comunità di utenti riuscirà a sentire “suo” il sistema.

8. Misura il successo del team di progetto ERP

Il criterio definitivo dell'efficacia di un team di progetto è ovviamente la riuscita dell'implementazione, eseguita nel rispetto dei tempi e del budget. Altrettanto importanti sono tuttavia anche le valutazioni intermedie. Il piano di progetto consiste in una serie di attività interdipendenti distribuite secondo una precisa tempistica, a ciascuna delle quali vengono assegnate risorse. Una volta che il piano è stato approvato, compito del team sarà gestire la conduzione di tutte le attività programmate.

Il completamento di ogni singola attività rappresenta una milestone. Con cadenza settimanale, i responsabili di ogni attività rendono conto dell'avanzamento del proprio operato, indicando tempo e risorse consumate, oltre a difficoltà, conflitti o problematiche da affrontare. A quel punto il team di progetto nella sua interezza può decidere in merito alle misure correttive o a riallocazioni di risorse necessarie per tenere sotto controllo gli obiettivi. La riuscita di tutte le operazioni lungo il percorso funge da parametro di misura delle performance sia di ogni leader di attività sia del team di progetto nel suo complesso.

Anche soddisfare le aspettative in ambito di ROI (ritorno sull'investimento) dell'ERP è un criterio di successo del team, specie se tali aspettative sono state scandite nel tempo realisticamente per mostrare i progressi o la continuità del miglioramento.

Infine, la comunicazione del team di progetto, per quanto meno diretto, è comunque un ulteriore indicatore di buona riuscita. Il team ha saputo comunicare correttamente lo stato di avanzamento del progetto all'azienda in toto e in via gerarchica ai responsabili di reparto e agli executive? Una valida comunicazione è un ingrediente essenziale per il successo di un progetto.

In sintesi

L'implementazione di un sistema ERP richiede la partecipazione e il supporto dell'intera azienda. Anche se non esegue in concreto l'operazione, al cuore dell'implementazione c'è il team di progetto. Scopo principale del gruppo di lavoro è pianificare e gestire il progetto, cercare supporto e fare in modo che l'azienda sia sempre motivata a portare avanti l'esecuzione di tutte le operazioni e attività pianificate, fino al successo finale del progetto.