Città di Amburgo: erogazione più rapida dei fondi grazie a una piattaforma tecnologica basata sull'AI
Scopri il percorso SAP scelto dalla Città di Amburgo
Il Ministero delle Finanze della Città Libera e Anseatica di Amburgo è stato incaricato di creare una piattaforma per l'erogazione di aiuti destinati ad artisti e istituzioni culturali. SAP Business Technology Platform, SAP AI Services e altre soluzioni le hanno consentito di elaborare in modo efficiente quasi 100.000 domande di sussidi durante la crisi energetica. La piattaforma è stata lanciata in sole due settimane.
| Settore | Area geografica | Dimensioni dell'azienda | Partner |
| PA nazionale e locale | Amburgo, Germania | 70.000 dipendenti | Dataport e D-LABS GmbH |
per lanciare la piattaforma per l'erogazione di aiuti del fondo culturale per l'energia.
di documenti valutati e classificati automaticamente.
domande di sussidi per il fondo culturale per l'energia presentate sulla piattaforma.
Budget Director, Città Libera e Anseatica di Amburgo
Creazione di una piattaforma per l'erogazione di sussidi al settore culturale-creativo nel minor tempo possibile
Il settore culturale-creativo è importantissimo per l'economia e l'occupazione, in quanto stimola l'innovazione e ha ricadute vantaggiose sulla comunità, incidendo positivamente su benessere, salute, istruzione, inclusione e rigenerazione del tessuto urbano. Poiché questo settore è stato duramente colpito dalla pandemia di COVID-19, il governo federale tedesco ha deciso di compensarlo per le perdite subite a seguito delle restrizioni imposte. Ha scelto la Città Libera e Anseatica di Amburgo, rinomata per la modernità della sua infrastruttura informatica, per guidare un'iniziativa volta a creare una piattaforma scalabile che permettesse agli operatori della scena culturale-creativa di far domanda di sussidi immediati per la realizzazione successiva di attività artistico-creative a livello nazionale. Con risorse pari a 2,5 miliardi di euro, il fondo speciale per gli eventi culturali era il più grande programma di sostegno finanziario per il settore culturale-creativo in quel momento.
Successivamente, il forte aumento dei prezzi dell'energia (elettricità e gas) ha colpito in modo particolare le istituzioni culturali pubbliche e private, quali teatri, biblioteche, musei e cinema. Di conseguenza, il governo ha istituito il fondo culturale federale per l'energia (Kulturfonds Energie des Bundes) al fine di preservare una produzione culturale ampia e diversificata in Germania, mettendo a disposizione del settore 1 miliardo di euro.
La soluzione doveva poter essere realizzata in tempi brevi, garantire gli aiuti nel minor tempo possibile e digitalizzare l'intero processo, dalla richiesta iniziale dei fondi alla loro erogazione. Inoltre, doveva poter essere utilizzata in tutti e 16 gli stati federali tedeschi e tenere conto delle differenze a livello normativo. Era importante garantire un'elevata trasparenza su dati e processo, nonché mettere a punto un meccanismo di contrasto alle potenziali frodi.
Budget Director, Città Libera e Anseatica di Amburgo
Sviluppo di una piattaforma completa per l'erogazione digitale di aiuti
Il Ministero delle Finanze di Amburgo, Kasse.Hamburg, e in particolare la sua "fabbrica digitale", che funge da laboratorio di innovazione, ha accettato l'incarico di sviluppare una piattaforma per gli aiuti COVID-19 al settore culturale-creativo, nonché di processare ed erogare sussidi per conto del governo tedesco. Il progetto si è avvalso della SAP Business Technology Platform (SAP BTP), che con i suoi numerosi servizi ha permesso di creare un'applicazione in cloud integrata.
L'applicazione è stata poi sviluppata con SAP Business Application Studio, tenendo conto dei requisiti particolari dei 16 stati tedeschi. E grazie alle funzionalità di SAP AI Services, in particolare i servizi Document Information Extraction e Business Entity Recognition, le amministrazioni hanno potuto valutare le diverse domande d'aiuto affidandosi a processi altamente automatizzati, supportati dall'AI. Questi servizi verificavano se i dati caricati, quali il resoconto dei costi e degli introiti o l'identità dell'evento, combaciavano con le informazioni riportate sulla domanda d'aiuto.
La visualizzazione su mappa dei dati e le funzionalità di reporting in tempo reale sono state fornite tramite SAP HANA Cloud e la soluzione SAP Analytics Cloud. ELSTER, il servizio di autenticazione del fisco federale, è stato integrato sfruttando la funzionalità di gestione API all'interno di SAP Integration Suite per prevenire le possibilità di frode. L'erogazione degli aiuti, invece, è stata elaborata dal software finanziario core SAP S/4HANA che si integra anche nella piattaforma degli aiuti.
Grazie alla tecnologia e al personale esperto già disponibili, il team del ministero delle finanze di Amburgo ha potuto utilizzare rapidamente la piattaforma di erogazione di aiuti quando è stato istituito il fondo culturale per l'energia. Ha potuto inoltre potenziare la piattaforma con funzionalità di AI generativa per apportare ulteriori miglioramenti in termini di efficienza. L'implementazione dell'edizione premium di Document Information Extraction ha permesso di risparmiare tempo nell'elaborazione delle domande e nell'esecuzione dei calcoli. Le funzionalità di AI hanno consentito la riconciliazione e la convalida dei dati con un controllo di plausibilità per evitare errori e hanno favorito una migliore comprensione delle stime dei costi. Le funzionalità di check-in dei documenti e di cassetta delle domande in entrata hanno eseguito la lettura e la preparazione delle informazioni pertinenti. Molti addetti all'elaborazione non avevano una conoscenza approfondita delle specificità del mercato energetico e queste funzionalità li hanno aiutati a valutare più rapidamente il consumo energetico indicato nelle domande. La funzionalità dell'hub di AI generativa nell'infrastruttura SAP AI Core ha supportato la generazione di modelli di testo basati sulle domande, senza condividere dati sensibili con fornitori LLM terzi, che potevano essere modificati e inviati ai richiedenti.
L'offering SAP Preferred Success è stato ingaggiato come lead di progettazione dell'architettura e di implementazione e gestione di progetto, nonché per coordinare le attività con i partner esterni Dataport e D-LABS. Questi ultimi si sono occupati, rispettivamente, dell'integrazione back-end, del funzionamento della soluzione, del supporto tecnico e della creazione dell'esperienza utente per il portale.
Budget Director, Città Libera e Anseatica di Amburgo
Erogazione dei sussidi ai richiedenti in tempi nettamente ridotti
Usando come base SAP BTP e SAP Business AI, la Città di Amburgo ha sviluppato una piattaforma che sfrutta l'infrastruttura avanzata per sostenere il processo digitalizzato di richiesta dei sussidi, dalla richiesta iniziale ai controlli, alla gestione delle obiezioni fino al versamento. Grazie alla collaborazione con i 16 stati federali, l'intuitiva piattaforma self-service ha consentito un'efficiente elaborazione delle richieste e pagamenti uniformi, con una sola città che ha fornito la tecnologia per tutti. La piattaforma di erogazione dei sussidi è stata sviluppata con infrastruttura ibrida e side-by-side extension, riducendo i tempi di implementazione a sole tre settimane per il fondo per gli eventi culturali.
La flessibilità e la scalabilità della piattaforma hanno permesso di ampliare le funzionalità tecniche dell'implementazione in base all'evolversi delle esigenze, tanto che sono state necessarie solo due settimane per aggiornarla in modo da poter gestire il fondo per l'energia culturale. Circa 7.000 “creatori di cultura” hanno presentato quasi 100.000 domande. L'utilizzo dell'AI e dell'AI generativa si è rivelato estremamente vantaggioso nell'accelerare l'elaborazione delle domande, fornendo supporto nell'accesso ai dati, nella revisione delle richieste, nella formulazione di suggerimenti e nella modifica di blocchi di testo. Ciò ha consentito di ridurre notevolmente le ore di lavoro necessarie, migliorare la comunicazione con le istituzioni culturali e velocizzare i pagamenti. In totale, sono stati valutati sei milioni di documenti. L'integrazione dell'AI ha permesso di ridurre il numero di addetti impegnati dall'ente sul progetto. Le funzionalità di reporting in tempo reale, per esempio sull'entità dei fondi richiesti e lo stato di avanzamento delle domande, hanno offerto importanti informazioni alle autorità federali e dei Land.
Nel complesso, il progetto composto da due fondi ha permesso di garantire il proseguimento di un certo livello di diversità nella vita culturale delle città e comunità tedesche, malgrado la pandemia e la crisi energetica. Per il suo successo, il progetto si è affermato come modello di best practice cui attingere per l'elargizione rapida e affidabile di aiuti e sussidi in altri settori o situazioni.
Budget Director, Città Libera e Anseatica di Amburgo
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