Brussels Airport Company: destinazione cloud per creare operazioni armonizzate, connesse ed efficienti
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Brussels Airport Company sta costruendo l'aeroporto del domani nel “cuore dell'Europa”. Al centro della sua stessa operatività agisce un'infrastruttura IT integrata basata sulla standardizzazione e sulle migliori prassi. Il motore di questa infrastruttura è alimentato da SAP S/4HANA Cloud Public Edition e dalle soluzioni SAP Analytics Cloud, SAP SuccessFactors, SAP Ariba e SAP Concur.
| Settore | Area geografica | Dimensioni dell'azienda | Partner |
| Viaggi e tempo libero | Bruxelles, Belgio | 1.200 dipendenti | delaware |
per registrare i primi incrementi di efficienza e risultati.
CFO, Brussels Airport Company NV/SA
Una rotta per la crescita da definire seguendo il radar dell'ERP
Nel 2023, ben 22,2 milioni di passeggeri e 700.000 tonnellate di merci hanno attraversato l'aeroporto di Bruxelles, uno dei più importanti centri della crescita economica del Belgio. I circa 1200 dipendenti della società che gestisce l'aeroporto, Brussels Airport Company NV/SA, si impegnano ogni giorno per salvaguardare complesse operazioni da cui dipendono non meno di 60.000 posti di lavoro diretti e indiretti.
Nel quadro di un'iniziativa volta a semplificare queste operazioni, Brussels Airport Company ha deciso che era tempo di sostituire il sistema ERP. Non più aggiornato ormai da 10 anni, il sistema era obsoleto, inefficiente e altamente personalizzato, con la conseguenza di un elevato carico di manutenzione e di frustrazione tra gli utenti. Per un'azienda che nutriva l'ambizione di diventare uno dei migliori aeroporti del Vecchio Continente era chiaro che quel software non era più adeguato allo scopo.
Brussels Airport Company ha pertanto avviato la ricerca di un nuovo software, più adatto alle sue necessità di ERP e di supporto al business. Avendo sperimentato gli inconvenienti di soluzioni altamente personalizzate, ha deciso che la mossa giusta sarebbe stata il passaggio al cloud con una suite di software standardizzata.
ERP Program Manager, Brussels Airport Company NV/SA
A bordo con un team eclettico per tracciare la giusta rotta per l'IT
Brussels Airport Company ha presto constatato che le soluzioni cloud proposte da SAP avrebbero reso possibile, per dirla con il CFO Davy Vreys, un “sistema facile per gli utenti e standardizzato che ci avrebbe aiutato a lavorare in modo più efficiente e restare al passo con le ultimissime tecnologie e innovazioni”.
L'azienda ha deciso che per assicurarsi le funzionalità di base per il finance, il controlling, la fatturazione e il procurement si sarebbe affidata a SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Marie-Christine Kévers, responsabile del programma ERP, ha spiegato che la soluzione avrebbe dato vita a “una dorsale perfettamente integrata per i servizi di supporto e per una circolazione fluida dei dati, a sostegno della crescita e della diversificazione”. E il suo approccio di conformità agli standard avrebbe contribuito ad alleggerire il carico di manutenzione e ad attivare efficienze e best practice.
Assieme a questa nuova dorsale il gestore aeroportuale ha integrato una serie di soluzioni SAP. Ha distribuito le soluzioni SAP Ariba per i processi procure-to-pay, le soluzioni SAP Concur per la gestione delle spese dei dipendenti, le soluzioni SAP SuccessFactors per i dati HR e la gestione dei talenti e la soluzione SAP Analytics Cloud per la rendicontazione e la pianificazione.
L'azienda ha poi distribuito SAP Integration Suite per mettere in connessione agevolmente le applicazioni cloud ed enterprise con l'altro software facente parte della sua infrastruttura IT. Ha inoltre adottato la soluzione SAP Enable Now per mettere a disposizione materiale di e-learning che ha agevolato la comunicazione del cambiamento e la formazione degli utenti sul nuovo software.
Il partner di implementazione delaware ha svolto un ruolo cruciale nella trasformazione, offrendo expertise in materia di soluzioni e un programma incorporato di cambiamento e comunicazione che ha permesso di preparare gli utenti alle novità in arrivo, con un particolare accento sulla nuova mentalità che comporta il passaggio dalle soluzioni personalizzate al cloud.
Pronti a volare con processi automatizzati e una chiara visione sui dati
Ora Brussels Airport Company dispone di un'infrastruttura informatica intuitiva, efficiente e pronta per il futuro, con in più una riduzione del costo totale di proprietà. Le soluzioni integrate a supporto dell'impresa intelligente rafforzano la qualità dei dati e la conformità dei processi in ogni area dell'ambiente IT. Gettano anche le fondamenta per l'ammodernamento dei processi aziendali operativi di base tramite l'adozione di scenari di integrazione delle applicazioni aderenti a best practice e la riduzione delle operazioni manuali e su supporto cartaceo.
Come puntualizza Vreys: “Uno dei principali vantaggi consiste nella facilità d'uso. L'approvazione delle richieste di acquisto e degli ordini di acquisto è digitalizzata e può essere concessa da qualsiasi dispositivo. Gli utenti, dal canto loro, possono approvare le note spese sul proprio smartphone, cosa che prima era impossibile.” Dopo solo pochi mesi l'azienda sta già osservando i primi incrementi di efficienza, e conta di portare a termine la chiusura finanziaria più rapidamente.
“Oltre a ridurre i tempi assorbiti dall'elaborazione delle fatture in entrata, specifica Kévers, abbiamo rimesso al centro la responsabilità del business. Affidando a team di esperti la gestione di elementi come le entrate merci e i servizi abbiamo migliorato la qualità dei dati e degli insight che otteniamo da quegli stessi dati. In questo modo possiamo iniziare a vedere nel finance un partner prezioso che, oltre a snocciolare cifre, contribuisce validamente al processo decisionale.”
I processi standardizzati aprono un capitolo completamente nuovo rispetto al vecchio ambiente fortemente personalizzato. Jan Andries, nel suo duplice ruolo di Change Manager e Product Owner per le soluzioni SAP SuccessFactors, è chiaro: “Con SAP S/4HANA Cloud Public Edition è l'utente che deve adattarsi al sistema e non più il sistema che si adatta ai requisiti dell'utente. Prima era estremamente difficile seguire tutti i nostri codici. Ora riceviamo nuove release due volte l'anno, per cui siamo sempre in possesso delle ultimissime informazioni e del codice più recente.”
Sul versante HR, l'azienda ora si è dotata di un unico sistema integrato per l'intero ciclo di vita del dipendente, dalla selezione all'onboarding, fino all'uscita o al pensionamento, facilitando ulteriormente i processi. Andries, per esempio, spiega che questo sistema “si integra agevolmente anche con le soluzioni SAP Concur, e quindi non abbiamo più bisogno di interventi manuali quando un neoassunto deve registrare le spese o approvare un ordine di acquisto nel sistema”.
Un piano per la nuova tappa nel percorso di trasformazione
Avendo realizzato con risultati positivi il suo ambizioso programma di trasformazione digitale, Brussels Airport Company ha deciso di non fermarsi nel percorso di semplificazione dell'ambiente IT. Un'iniziativa in programma punta all'integrazione del sistema di fatturazione preesistente con le soluzioni SAP al fine di ottenere ancor più efficienza e trasparenza. Altre mosse future riguardano l'integrazione della gestione di performance e obiettivi nel percorso HR e l'automazione dell'inserimento diretto delle schede di servizio da parte dei fornitori.
Vreys sintetizza l'esperienza dell'azienda in questi termini: “Sulla base di quanto emerso nei primi quattro mesi di operatività, siamo molto soddisfatti dei risultati che il software SAP ha già prodotto. Ora siamo veramente impazienti di affrontare la prossima fase della nostra trasformazione”.
Partner in primo piano
delaware offre soluzioni e servizi avanzati nel settore delle tecnologie avanzate per l'informatica e le comunicazioni, in ambiti che vanno dalla consulenza aziendale internazionale alla strategia e all'expertise in gestione del cambiamento, accompagnando i clienti nel loro cammino di trasformazione aziendale e digitale. Al fianco di SAP e di un gruppo selezionato di altri partner tecnologici, il platinum partner SAP aiuta i clienti a creare una customer experience autenticamente omnicanale.