American Eagle Outfitters: nuovi modelli per i processi di procurement e le relazioni con i vendor grazie alle soluzioni digitali
Ridefinizione della gestione degli acquisti e dei fornitori nel retail
American Eagle Outfitters (AEO) è un gruppo leader globale del retail specializzato in abbigliamento, accessori e prodotti per la cura della persona di tendenza e di alta qualità tramite il suo portfolio di marchi. Crescendo, l'azienda si è trovata nella necessità di ripensare i processi di acquisto indiretto e le relazioni con i vendor e di apportare modifiche per massimizzare l'efficienza. SAP Business Network per il procurement e le soluzioni SAP Ariba hanno permesso di semplificare i processi e di introdurre protocolli di acquisto rispettosi delle regole in ogni area dell'azienda.
| Settore | Area geografica | Dimensioni dell'azienda |
| Retail | Pittsburgh, Pennsylvania, Stati Uniti | >40.000 dipendenti |
di conformità degli acquisti (5% oltre il target).
di conformità dei conteggi su 48.000 fatture annue (target raggiunto).
in transazioni di spesa su SAP Business Network.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Semplificazione del procurement e della gestione dei fornitori in linea con la crescita del business
AEO è un portfolio di brand esclusivi presenti da tempo con grande successo sul mercato con una articolazione merceologica che va dall'abbigliamento all'intimo, dallo sport agli accessori, passando per prodotti per la cura della persona per donna e uomo di tendenza e di alta qualità. L'azienda opera attraverso negozi negli Stati Uniti, Canada, Messico e Hong Kong, oltre alle vendite online che raggiungono 80 paesi. In aggiunta, gli articoli a marchio American Eagle e Aerie sono disponibili in oltre 260 punti vendita internazionali gestiti da licenziatari di 30 paesi circa.
Essendo priva di un gruppo di acquisto centralizzato, l'azienda guardava con interesse a una soluzione con cui gestire gli elevati volumi di fornitori e fatture. Le responsabilità degli acquisti erano distribuite tra i partner commerciali, i quali erano tenuti a tenere una documentazione accurata degli ordini di acquisto (OdA) e di tracciare gli invii e le riconciliazioni delle fatture.
AEO intendeva altresì integrare nuovi vendor nei suoi sistemi IT. Desiderava influenzare il modo in cui gli utenti delle aree business approcciano gli acquisti indiretti e le relazioni con i vendor, partendo dal presupposto che il buon esito sarebbe dipeso dalla gestione del cambiamento e dalla educazione degli utenti.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Soluzioni digitali su misura per la collaborazione e l'abilitazione dei vendor
Per far fronte al consistente aumento del giro d'affari e dei volumi di transazioni, AOE aveva bisogno di una trasformazione digitale dei suoi processi di procurement. La scelta dell'azienda è ricaduta su SAP Business Network per il procurement e soluzioni SAP Ariba per la versatilità della proposta di prodotto e la fluidità dei canali procure-to-pay, con la collaborazione dei vendor e una user experience intuitiva come funzionalità chiave. L'offering includeva le soluzioni SAP Ariba Contracts, SAP Ariba Sourcing e SAP Ariba Spend Analysis, oltre alla funzionalità di acquisto guidato.
Il business network e le soluzioni permettono ad AEO di gestire la spesa indiretta in categorie che vanno dall'impiantistica a materiali vari, dalla tecnologia alla logistica, passando per il marketing. Parliamo di articoli che spaziano dalle graffette alle lampadine, dalle campagne di marketing al software. AEO ha potuto istituire complesse regole di transazione e logica basata su criteri nazionali per la fatturazione. Il team di servizi messo a disposizione da SAP Business Network ha appoggiato l'azienda sul fronte dell'abilitazione dei fornitori sia per la pianificazione delle sessioni sia per la definizione di solide procedure operative standard. A titolo di esempio, AOE ha avuto la possibilità di ridurre da tre a due i passaggi nel processo di controllo di ricevute e fatture. Ha inoltre collaborato con il responsabile dell'abilitazione del network per stabilire regole e requisiti per transazioni internazionali in materia di dichiarazione IVA in Messico. Sempre nell'ambito di SAP Business Network per il procurement l'azienda sta introducendo a ritmo serrato nuovi workflow avanzati nelle aree degli ordini di acquisto, fatture, rendicontazione e contratti transazionali.
Tramite la soluzione SAP Ariba Spend Analysis, AEO opera inoltre con team interni e di terze parti per configurare una tassonomia personalizzata e l'analisi della spesa. Sette diversi sistemi di origine confluiscono nella soluzione per consentire piena visibilità sui dati in un unico luogo. Integrando poi con SAP Ariba Spend Analysis la soluzione Concur Travel & Expense, utilizzata per la gestione delle note spese e delle prenotazioni online, l'azienda riesce a riepilogare le spese per le trasferte in un unico strumento conciso di rendicontazione. Sfrutta anche funzionalità di AI nell'ambito dei servizi di audit per verificare le richieste di rimborso spese e le ricevute.
L'azienda ha introdotto il servizio SAP Ariba Education and Training per elaborare rapide guide di riferimento sui principali processi chiave, quali la riconciliazione delle fatture e ricevute, le richieste di acquisto e gli ordini di modifiche. AEO si è potuta peraltro avvalere dell'assistenza degli esperti e preparati consulenti di SAP Services and Support per la progettazione e la configurazione delle interfacce utente, oltre a best practice e al tracciamento degli indicatori chiave di performance (KPI).
Affidandosi al servizio SAP Ariba Change Management, AOE ha puntato sulla compliance e applicazione delle policy di gestione delle modifiche e sulla conformità degli OdA per orientare tutte le transazioni compiute sul business network. Ha condotto una rendicontazione approfondita per esaminare cosa venisse acquistato a livello di centro di costo o di reparto, stabilendo severi parametri su cosa richiedeva una fattura da OdA e cosa no.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Il risultato di preziosi insight sulla spesa e di una compliance migliorata
L'implementazione delle soluzioni SAP Business Network for Procurement e SAP Ariba permette a AEO di gestire la spesa nel quadro di sette diverse integrazioni allineate alla sua tassonomia personalizzata. Realizzando integrazioni con molteplici sistemi di origine, l'azienda acquisisce un rapido accesso, in un unico strumento, ai dettagli di spesa di tali sistemi e a una solida e completa rendicontazione per vendor e per reparto. Gli insight e l'analisi della spesa, a cui il cliente ascrive capacità di “cambiare le regole del gioco”, permettono al team di sourcing strategico di individuare opportunità di risparmio e di nuove fonti di approvvigionamento. A livello transazionale, il team può intervenire sulle tendenze emergenti, sia che si tratti di abilitare il catalogo o di stipulare contratti e accordi con settori specifici di taluni vendor. Tutto questo aiuta l'azienda ad assumere decisioni più consapevoli nei processi di procurement.
L'automazione delle transazioni legate a OdA, fatture e contratti per i vendor e i partner interni allarga lo spazio di manovra del team di procurement nel suo complesso, che può cosi concentrarsi su iniziative strategiche atte a produrre risultati di rilievo per AEO. Si tratta nella fattispecie di programmi di sourcing o di acquisto, quali Concur Travel & Expense e per datori di lavoro corporate che utilizzano la tecnologia SAP. Il componente a valle delle soluzioni SAP Ariba permette all'azienda di migliorare la compliance con minore sforzo. Raggiunge sistematicamente il target almeno dell'80% per la conformità degli OdA, che si traduce in risparmi sui costi. Sul versante dell'abilitazione, punta al 75% di conformità per il conteggio delle fatture. Delle oltre 62.000 fatture annue, AEO si attesta tipicamente su questa percentuale o leggermente al di sopra.
Si registra un impatto positivo sulle relazioni con i fornitori, perché una volta a bordo, i vendor si sentono sempre più a loro agio vedendo in SAP Business Network un interlocutore unico per tutte le necessità. Non sono più costretti a contattare i partner commerciali, né a inviare fatture in formato PDF e possono seguire i calendari dei pagamenti nell'intero network. Gli scambi di e-mail e telefonate si riducono, visto che le domande e le comunicazioni sono centralizzate e portate all'attenzione dei soggetti interessati. AEO ricorre al portale di informazioni dei fornitori per distribuire messaggi chiave e informazioni sulla supply chain ai vendor. Parallelamente, contribuiscono al rafforzamento delle relazioni con i fornitori una serie di incontri apicali, formazioni funzionali e aggiornamenti periodici sui materiali formativi di SAP per stare al passo con le nuove release e funzionalità.
L'azienda ha introdotto un duplice programma di sessioni di abilitazione dei vendor, con cadenza trimestrale per quelle estese e settimanale per quelle ad hoc. Il team di servizi di SAP Business Network supporta AEO attivando un “iperfocus” nell'implementazione di ogni nuova regione. L'azienda, per esempio, ha portato avanti una campagna di abilitazione e PO in Messico quando ha condotto l'onboarding dei fornitori dell'Asia Pacifico. Nella misurazione dei KPI di abilitazione in base al numero di fatture passate attraverso SAP Business Network, il Messico registra sistematicamente un 91% di fatture totali. La compliance si attesta al 90%. In sostanza, il 90% della spesa avviene tramite OdA. Questo si deve alla capacità non solo di raccogliere telematicamente tutta la documentazione richiesta per il paese, ma anche di emettere OdA tramite il network.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.