סקירת מערכת מידע של משאבי אנוש

מערכות HRIS - או מערכות מידע למשאבי אנוש - היו אחד מפתרונות התוכנה המסחריים הראשונים שפותחו בשנות השמונים. למה? מד"א היה אז - ונשאר היום - אחת המחלקות הכבדות ביותר של מנהל בכל ארגון. צוות משאבי אנוש מפוצץ לא רק עם כמויות עצומות של ניירת ושמירת רשומות, אלא גם הדיילים של חלק מהמידע היקר והפגיע ביותר על כוח העבודה והמפונים שלהם.

הטכנולוגיה התפתחה מאז. מערכות HRIS מודרניות הופכות תהליכי עבודה לאוטומטיים, שלבו משוב, התאימו מבני דיווח בזמן אמת ומופעלות יותר ויותר על-ידי בינה מלאכותית כדי לספק המלצות חכמות, לאתר חריגות ולהתאים אישית חוויות משתמש. ועל ידי אספקת חוויות משתמש בדרגת צרכן ופונקציונאליות גמישה, מערכות HRIS מודרניות יעילות וידידותיות למשתמש משום שהן עוצמתיות וגמישות.

תוכנת ה-HRIS הטובה ביותר מסופקת בענן, שמספקת מגוון רחב עוד יותר של הטבות כולל יותר אחסון נתונים, אבטחה חזקה יותר ושילוב חלק יותר עם יישומים משלימים כגון גיליון שכר, מעקב אחר מועמדים ומערכות משאבי אנוש אחרות.

כיום, בינה מלאכותית במשאבי אנוש משנה יכולות HRIS על-ידי הפעלת תובנות חיזוי, אוטומציה חכמה וממנף ממשקים שמפשטים משימות כגון שילוב עובד חדש, הערכות ביצועים ושירות עובדים.

הגדרת HRIS

HRIS מייצג מערכת מידע למשאבי אנוש, פתרון תוכנה שמסייע לחברות לנהל ולהפוך תהליכי ליבה של משאבי אנוש לאוטומטיים ולתמוך בניהול הטבות, שעות ונוכחות, שכר ותהליכי עבודה אחרים, כמו גם אחסון נתוני עובדים, כגון מידע אישי, דמוגרפי ופרטי תגמולים.

HRIS לעומת HRMS לעומת HCM

HCM הוא מונח רחב הכולל את הפרקטיקות, המדיניות, התהליכים והתוכנות שבהם משתמש ארגון לניהול כוח העבודה שלו, החל מגיוס ועד לפרישה לגמלאות. חבילת HCM מכונה לעתים קרובות מערכת לניהול משאבי אנוש (HRMS), וכוללת תוכנת HRIS.

מערכת HRIS משתמשת בבסיס נתונים של עובדים כדי לתמוך בתהליכי ליבה של משאבי אנוש שהם יותר ליניאריים וכמותיים מטבעם, כמו עיבוד שכר או ניהול זמן ונוכחות. לשם השוואה, HRMS מתייחסת לפתרון תוכנה קשיר יותר המכיל HRIS, אך גם משלב פונקציונליות איכותית ומורכבת יותר המעורבת בניהול מועמדים מובילים.

לדוגמה, HRIS יכול לעזור לבצע אוטומציה ולייעל תהליכים כגון ניהול זמן של עובדים, וכאשר נתונים אלה משולבים במערכת HRMS - ניתן לנתח את נתוני ניהול הזמן כדי לשפר פרודוקטיביות ותכנון - ובתורו - גם כדי לסייע לאוטומציה יעילה יותר של משימות ב-HRIS.

לדעת איזה מפתרונות תוכנה אלו הוא הטוב ביותר עבורכם הוא לאו דווקא מבלבל כפי שהוא עשוי להישמע. זה פשוט עניין של הסתכלות לא מחמיאה איפה החברה שלך נמצאת עכשיו, ואיפה תרצה להיות בטווח הארוך יותר. ואז לבחור פתרונות משאבי אנוש שיכולים לשרת אותך היום ולהתרחב איתך מחר.

מה עושות מערכות מידע של משאבי אנוש?

פתרונות HRIS הטובים ביותר בענן תומכים במגוון אינטראקציות ותהליכים של משאבי אנוש. הטכנולוגיה מספקת אוטומציה חכמה של תהליכי עבודה ברחבי העסק, כולל:

ניהול הטבות

• ניהול הטבות אוטומטי
• יכולות שירות עצמי לעובדים לצורך גישה, עריכה ולמידה על הטבות

זמן ונוכחות

• ניהול מדויק של היעדרויות עובדים
• הגדל את היעילות הניהולית באמצעות פרופילי זמן לקביעת חופשות עובדים, לוחות זמנים של עבודה ופרמיות.
• חישובים אוטומטיים של זמן ותשלום לפי פרופיל עובד

לוקליזציה מובנית

• התאם לחוקים ולנהגים עסקיים ייחודיים למדינה עם שינויים חוקיים ורגולטוריים אוטומטיים
• מלאי כולל של גלובליזציה ודרישות לוקליזציה עבור מדינות יחידות

שירותים עצמיים של עובדים

• יכולות שירות עצמי שמגדילות את פרודוקטיביות כוח העבודה
• נתוני HR משולבים בפלטפורמה יחידה
• מידע HR מפתח ניתן למעקב מבוסס על דרישות מוגדרות מדינה
• ספק לעובדים דף פרופיל מותאם אישית, שבו הם יכולים לנהל ולהציג הטבות, לבקש היעדרות ועוד

מבנים ארגוניים

• כלי ניתוח עבור תובנות בזמן אמת לכל כוח העבודה
• זהה תפקידים קריטיים ובצע התאמות כוח אדם במהירות כדי לטפל בפערים
• צור המחשה ויזואלית של מבנים ארגוניים

יתרונות של מערכת HRIS בענן

בנוסף לפונקציונאליות הבסיסית של HRIS מודרני, מערכות מבוססות-ענן משולבות בקלות רבה יותר עם המערכות הקיימות שלך. הם ניתנים להרחבה ויכולים להיות משודרגים יותר על-ידי חידושים חדשים ותכונות אבטחה חדשות.

להלן מספר יתרונות משותפים של מערכת HRIS משולבת בענן:

• הופך את מנהל משאבי אנוש למהיר ומדויק יותר: בעת התמודדות עם תושייתם של אנשים, אין שוליים לשגיאה. באמצעות היכולת שלה לבצע אוטומציה ולייעל משימות מנהל מערכת, תוכנת HRIS יכולה לשחרר את צוותי משאבי האנוש מעיכובים ואי דיוקים שמובאים על ידי מערכות ידניות ומבוססות נייר.
• משפר את חוויית העובד: מעסיקים שוכחים לפעמים כמה חשוב לצוותים שלהם להיות מסוגלים לראות את הסטאטוס של ההטבות, התשלומים וההיעדרות שלהם. כלי HRIS מאפשרים לעובדים לגשת ישירות למידע האישי שלהם, להפיק דוחות ובקשות הנפקה - הכול ללא אי-הנוחות והזמן הנדרש כדי לעבור במחלקת משאבי האנוש.
• משפר את היעילות: פתרונות HRIS מציעים מגוון רחב של כלים בשירות עצמי שמצמצמים מאוד את הצורך בטפסים מבוססי נייר ודוא"ל ותהליכי אישור. לוחות זמנים, תהליכי עבודה, בקשות היעדרות ועוד - יכולים להיות אוטומטיים ומנוהלים בזמן אמת, ובעורף.
• תומך במאמצי התאימות: עם עלייה בעבודה מרחוק ושינוי תרבותי לקראת רגישות והתדיינות גדולה יותר, עסקים צריכים להיות בטוחים שהם בצד הנכון של תקנות העבודה והתעסוקה העולמיות. HRIS בענן עוזר להבטיח שכל פעילויות משאבי האנוש נמצאות בגבולות התאימות ועוזרות לתמוך בכוחות העבודה שלהן.
• שומר על ביטחון הדברים: בקבצי משאבי אנוש נמצאים כמה מהנתונים הרגישים והיקרים ביותר בחברה שלך - כולל רשומות ופרטים פיננסיים ורפואיים של עובדים. בעבר, כאשר נתונים אלה אוחסנו במחשבים ניידים או בבסיסי נתונים לא מאובטחים, היה קיים סיכון קבוע לפשרה. למערכות HRIS המשולבות של היום יש פרוטוקולי אבטחה מתקדמים שנבנו ב- כדי לסייע למזער סיכוני אבטחת סייבר.

כיצד שילוב HRIS בענן תומך בתהליכי ליבה של משאבי אנוש

בעוד שמערכות HRIS עוזרות לרכז ולייעל תהליכי וניהול משאבי אנוש, קיימות פונקציות ליבה רבות אחרות שמתבצעות בו זמנית כגון גיוס, הכשרה ותכנון. ולא צריך להיות מומחה משאבי אנוש כדי לראות כמה שימושי זה יכול להיות לכל הפונקציות החיוניות האלה להיות מאוחדות ומרוכזות. עם זאת, כאשר ארגונים עובדים עם מערכות מדור קודם ויישומי תוכנה מנותקים של משאבי אנוש, הם נאלצים להשתמש בתהליכים ידניים כדי לצוד כלים ומידע במכלים ארגוניים.

מערכות HRIS הטובות ביותר בענן לא רק מאפשרות שילוב עם ERP הליבה שלך, הן בנויות עבורו. לדוגמה, מערכת ERP בענן מנהלת מגוון רחב של פעילויות עסקיות יומיומיות ובנויה לשלב מספר רב של תהליכים עסקיים שונים. על ידי איחוד נתונים בין-עסקיים, מערכות ERP מספקות מקור אמת יחיד ומוודאות שלמות נתונים אמינה. כך שכאשר תהליכי הליבה של משאבי האנוש שלך ו-HRIS משולבים עם המהירות והיכולת האנליטית של ERP מודרני המופעל על-ידי AI - אתה מקבל את המיטב משני העולמות.

דוגמאות HRIS בפעולה

רק לפני כמה שנים זה היה בעיקר הארגונים הגדולים ביותר שעשו שימוש בפתרונות HRIS. אבל ככל שמערכות משולבות מבוססות ענן גדלות בפופולריות, זה הופך אפשרי יותר ויותר עבור ארגונים קטנים יותר - וצומחים - למנף את היתרונות והיעילות של HRIS.

להלן מספר דוגמאות לחברות שהפעילו תהליכי משאבי אנוש באמצעות HRIS:

• Sun Communities, אחת מאמינות השקעות הנדל"ן הגדולות בעולם, שינתה את פעילות משאבי האנוש שלה עם SAP SuccessFactors לתמיכה בלמעלה מ-3,800 עובדים בכל 670+ נכסים. החברה ייעלה את תהליך השילוב, שיפרה את התאימות ויצרה כוח עבודה מחובר ומוטיבציה יותר.
• פולקסווגן, מובילה רכב גלובלית, הרמונית את תהליכי משאבי האנוש שלה ברחבי נוף מקוטע על גבי פלטפורמה מאוחדת. יותר מ-40 מדינות נתמכות כעת עם תאימות ומשאבי אנוש ליבה מותאמים למדינה.

גלו את תוכנת HRIS היום

עסקים מודרניים מחפשים פתרון משאבי אנושמאוחד, גלובלי, מרכזי - כזה שמציע חוויית משתמש בדרגת צרכן ותומך באוטומציה וניתוח נתונים בזמן אמת. ככל שכוחות העבודה הופכים מופצים יותר, תוכנת HRIS צריכה לבצע גלובליזציה יחד איתם על-ידי מתן לוקליזציה ותאימות עמוקה במספר מדינות. וככל שמודלים עסקיים עוברים ומתפתחים, חברות דורשות את הזריזות והפשטות המסופקות על-ידי מגוון רחב של בניות מקדימות רלוונטיות וחזקות באמת, ומסייעות להן ליישם תהליכים ויישומים חדשים באופן אמין ומהיר.

שאלות נפוצות של HRIS