מהי מערכת לניהול משאבי אנוש (HRMS)?
מערכת HRMS מסייעת לעסקים לנהל ולבצע אוטומציה של תהליכי הליבה של משאבי האנוש שלהם ומספקת יכולות של ניהול מועמדים מובילים.
הגדרת מערכת ניהול משאבי אנוש (HRMS)
HRMS מייצגת מערכת לניהול משאבי אנוש - המכונה לעתים קרובות תוכנת ניהול הון אנושי (HCM). חברות משתמשות במערכת HRMS כדי לבצע דיגיטליזציה, אוטומציה ומרכז תהליכי ליבה של משאבי אנוש, כגון אחסון נתוני עובדים, ניהול הטבות, שעות ונוכחות ושכר. בנוסף, מערכת HRMS מספקת יכולות ניהול מועמדים, כגון גיוס, שילוב עובד חדש, ניהול ביצועים, תכנון יעדים, למידה והכשרה, פיצויים ותכנון מציאת מחליף.
מערכת HRMS מודרנית מסייעת להחליף גיליונות אלקטרוניים מסורתיים עתירי עבודה ותהליכים מבוססי נייר על ידי אוטומציה של תהליכים ידניים שחוזרים על עצמם וצורכים זמן רב. זה מאפשר לחברי צוות משאבי אנוש להפחית את השגיאה האנושית ולהתמקד בערך גבוה יותר ובסופו של דבר, עבודה מתגמלת יותר.
היסטוריה של מערכות לניהול משאבי אנוש
בשנות ה-70, חברות גדולות יותר חילקו חלק מהתהליכים הבסיסיים שלהן, במיוחד נתונים כבדים ונוטים לשגיאות כמו משכורת וחשבונאות, אבל מערכות ניהול משאבי אנוש מוקדמות אלו היו מוגבלות בטווח. בשנות ה-90, מחשוב מרכזי חזק יותר ועליית האינטרנט אפשרו לעסקים לבצע דיגיטציה ואוטומציה של מגוון רחב יותר של פונקציות ליבה של משאבי אנוש כמו ניהול רשומות, ניהול הטבות ותהליכי עבודה לגיוס.
כיום, עם צמיחתן של טכנולוגיות חכמות וקישוריות ענן, תהליכי משאבי האנוש אינם מוגבלים עוד לנתוני טרנזקציות. מערכת HRMS מודרנית יכולה לאסוף ולשלב נתונים כדי להתאים מבני דיווח בזמן אמת, בהתבסס על שונויות אזוריות בתשתית, חוקים ותאימות רגולטורית. מערכות אלה גם ממטות תהליך עבודה וממנפות בינה מלאכותית (AI) כדי ליצור תהליכים חכמים ויעילים יותר.
HRMS, HRIS ו-HCM – הגיוניים להתנהלות
מערכות לניהול משאבי אנוש (HRMS), מערכות מידע על משאבי אנוש (HRIS) וניהול הון אנושי (HCM) הם מונחי משאבי אנוש המשמשים לעתים קרובות לשינוי, אך יש להם מספר הבדלים מרכזיים.
HRIS נבנה בדרך כלל על בסיס נתונים של פרטי עובדים ומשמש לתמיכה בתהליכי ליבה של משאבי אנוש שהם יותר לינאריים וכמותיים במבנה, כגון עיבוד שכר או ניהול זמן ונוכחות.
בהשוואה, מערכת HRMS היא מערכת כוללת יותר הכוללת את כל מבני ניהול הנתונים של HRIS, אך כוללת גם פונקציונליות מורכבת ואיכותית יותר וניהול מועמדים. פתרונות HRMS הטובים ביותר משתמשים בטכנולוגיות חכמות, כגון בינה מלאכותית, למידת מכונה וקישוריות ענן, כדי לעזור להתאים אישית ולבצע אוטומציה של פונקציות באופן מושכל.
HCM הוא מונח עליון המשמש לתיאור המערך הרחב של שיטות עבודה ותוכנות בהן משתמש הארגון כדי לנהל את כוח האדם שלו – החל מגיוס ועד פרישה. מערכת HCM מכונה לעתים קרובות מערכת לניהול משאבי אנוש (HRMS) וכוללת תוכנת HRIS. הודות להתקדמות טכנולוגית וקישוריות, עסקים מצליחים כעת לקבל תמונה ברורה מקצה לקצה של כוח העבודה מכל הזוויות. זה עזר לחברות לממש את הערך הניתן למדידה של תעדוף חוויית העובד ושימוש בגישה של אנשים ראשונים כדי לעמוד בפונקציונאליות הניהולית של משאבי אנוש שמקיפה אותה. גישה הוליסטית יותר זו מייצגת שינוי בתעדוף ובניהול של תהליכי משאבי אנוש.
למה תוכנת HRMS כל כך חשובה היום?
במשך שנים רבות, עסקים החשיבו את השימוש בטכנולוגיות ודרכים חדשות לאוטומציה טובה יותר של תהליכי משאבי האנוש שלהם. כשהמגפה פגעה, היא הביאה איתה שינויים מסיביים וחסרי תקדים בכוח העבודה. צוותי משאבי אנוש נאלצו – בפתאומיות רבה – להתחיל להשתמש בטכנולוגיות חדשות כדי לתמוך ולנהל כוח אדם מרוחק ומפוזר חדש.
בתחילה רבים מהמעברים הללו היו בעייתיים, אך כעת, יותר משנה ואילך, הפכו מנהיגי משאבי האנוש ליצירתיים והסתגלותיים יותר בפרקטיקות שלהם.מאמר של SHRM אומר לנו שבסופו של דבר זה התברר כדבר טוב. כל כוח העבודה שלהם הפך להיות מרוחק - כמעט בן לילה - צוותי משאבי אנוש הפכו ל"מגיבים הראשונים" של עולם העסקים, ומחלקות רבות אחרות ומנהיגי צוותים תפסו את ההובלה שלהם. על רקע המגפה, חברות רבות פתאום התבשרו על בדיוק מהו מין זהב של נתונים ושל כלי ניתוח של אנשים שהיו במחלקות משאבי האנוש שלהם - וכיצד מידע זה יכול לעזור להם ליידע החלטות ואסטרטגיות ברחבי העסק.
כיום, תוכנת HRMS אינה בעלת ערך רב בסיוע לעסקים לארגן, להבין ולייעל את עולם העבודה המשתנה במהירות. פתרונות HRMS מציבים תהליכי משאבי אנוש מורכבים במקום אחד, ומעניקים לעסקים ריכוז של אחסון נתוני עובדים, יכולות אוטומציה ו-AI מובנה וכלי ניתוח מתקדמים. בנוסף, יכולות ניהול מועמדים מתוחכמות וידידותיות למשתמש מסייעות להבטיח שעסקים מגייסים, מפתחים ושומרים על המועמדים הטובים בתעשיות שלהם.
מי משתמש בתוכנת HRMS?
רבים מהאזורים המצוינים להלן עברו באופן מסורתי באופן די מסוגר – משוב או נתונים חדשים באחד לא בהכרח היו הופכים אותו לשני. מערכת HRMS מודרנית לא רק מבצעת אופטימיזציה ומשפרת את התהליכים עבור כל אחד מאנשי מקצוע אלה, אלא גם מבטיחה שהנתונים שהם אוספים ומשוב שהם נותנים משתפים פעולה – ומסוגלת ליידע את הגוף הרחב יותר של ניתוח נתונים של אנשים.
אנשי משאבי אנוש: עבור צוותי משאבי אנוש, התועלת של מערכת משאבי אנוש מתרחבת מעריכה בסיסית ומגישה לנתוני עובדים - כל הדרך לאספקת דיווח מורכב מונע-נתונים ואוטומציה של משימות ניהול מועמדים מתוחכמות.
מגייסים: כלי HRMS מעניקים למגייסים פורטל מרוכז שממנו ניתן לפרסם דרישות גיוס, טיפוח ומועמדי מקור, וגישה והתאמה אישית של פונקציות לשילוב עובד חדש.
מנהלים: אפילו מהמכשירים הניידים שלהם, מנהלים יכולים להשתמש בתוכנת HRMS כדי לפקח על מבנה הצוות, לעקוב אחר שעות והיעדרויות, לאשר בקשות חופשה והיעדרויות ולעקוב אחר ביצועי העובדים כדי לראות אם הם זקוקים לתמיכה או משוב כדי לעזור להם לעמוד ביעדים שלהם.
עובדים: פורטל ידידותי למשתמש יחיד יכול לאפשר לעובדים לערוך את הנתונים האישיים שלהם, להציג תרשימים ארגוניים, להזין שעות ובקשות חופשה, להציג הקצאות למידה ואף לנהל את יעדי הקריירה ותוכניות הפיתוח האישיים שלהם.
מועמדים: המועמדים של היום הקדישו פורטלים של HRMS כדי לעזור להם לחפש ולהגיש מועמדות למשרות, לעקוב אחר סטאטוס הגשת המועמדות ולקבל הצעות דיגיטליות עם חתימות אלקטרוניות.
רכיבי תוכנה HRMS
תוכנת HRMS יכולה לספק בהירות ופישוט. הבאת נתוני כוח אדם יחד במקום אחד לא רק מקלה על העסק, אלא גם מספקת תובנות וניתוח ממקורות ומחלקות שונים כדי לספק המלצות ודוחות מדויקים יותר וניתנים לביצוע.
להלן האלמנטים השונים של פתרון HRMS:
HRIS: משאבי אנוש ושכר מרכזיים
שירות עצמי של עובד: כלי HRIS מסייעים לעובדים ולמנהיגי הצוות לנקות את הצמוד של משימות ניהול משאבי אנוש מבוססות נייר ומדור קודם. יכולות שירות עצמי, ידידותיות לנייד עוזרות להגדיל את פרודוקטיביות ושקיפות כוח העבודה בתחומים שונים, כגון ניהול נתוני עובדים, דיווח וניתוח נתונים, שעות ונוכחות ושכר.
ניהול הטבות: עם עלייה במודלים היברידיים של מקומות עבודה, עסקים מתקשים יותר מתמיד לעמוד בדרישות ההטבות הרבות ברחבי ארה"ב. ניהול הטבות אוטומטי יכול להוציא צוותים של משאבי אנוש מתחת להר ניירת זה ולשחרר אותם כדי לספק עצות ודרכי ידע שהעובדים מעריכים בתחומים חיוניים אלה של חייהם. שירות עצמי, פורטלים של עובדים ידידותיים למכשירים ניידים מעצימים עוד יותר את העובדים להקפיד על הטבות לעצמאים ולמשפחותיהם.
ניהול זמן: דליפת שכר היא תוצאה של נוהלי שמירת זמן לא מדויקים על ידי עובדים ומנהלים ויכולה לעלות לעסקים עד 2.5% מסך הוצאות השכר שלהם. אף על פי שלעיתים הדבר מכוון, הוא נובע לעתים קרובות משגיאות ממערכות מיושנות ופרקטיקות ידניות לא מדויקות. אך למרבה המזל, זהו אחד התחומים בעלי ההשפעה הגבוהה יותר על אובדן תפעולי, וניתן למצות אותו עם השימוש בפתרונות חכמים של תוכנות משאבי אנוש. כלי HRMS ניתנים להתאמה אישית מאוד וניתן לסנכרן אותם עם חגים, צבירה וכללים עסקיים אחרים. חישובים אוטומטיים של שעות ותשלומים משולבים עם פונקציות גיליון שכר ולעובדים יש גישה לשירות עצמי כדי לעזור להם לקבל תצוגה מלאה של ניהול הזמן שלהם.
ניהול מועמדים מובילים
גיוס ושילוב עובדים חדשים: פתרונות HRMS יכולים לסייע למעסיקים למטב את תהליך הגיוס כדי לוודא שהם יכולים למצוא מועמדים מובילים ולמשוך אותם. זה כולל תמיכה טובה יותר במיקור מועמדים מובילים גלובלי וניהול קשרי מועמדים. הוא גם תומך במעקב מקיף יותר אחר מועמדים ותהליכים מפשטים לתמיכה בתכנון מציאת מחליף. ועבור עובדים חדשים,כלי שילוב של HRMS יכולים לספק פורטל לעובדים חדשים - כולל תהליכי עבודה של עובד חדש ללא נייר ואוטומציה, ותהליך הכשרה ושילוב עובד חדש מותאם אישית ומרתק יותר.
ניהול ביצועים ופיצויים: ניהול ביצועים יכול להיות מאתגר, ולדרוש מעסקים לאזן הן את הנתונים האיכותיים והן את הנתונים הכמותיים תוך שמירה על יעדים. כלי HRMS יכולים לסייע בניהול יעדים וסקירות של עובדים, תוך אספקת ניהול ביצועים מתמשך לצד תכנון פעולה מודרך. ניהול פיצויים יכול להיות גם הצעה טרייקטיבית הדורשת הערכה של מספר גורמים הן בתוך העסק והן מחוצה לו. תוכנת HRMS יכולה לסייע באופן יעיל בתכנון ועיצוב התגמולים.
למידה ופיתוח מקצועי: צמיחה ופיתוח קריירה הם חלקים מכריעים בחוויית העובד. כלי HRMS משתמשים בטכנולוגיה חכמה כדי לספק חוויית למידה מרתקת ומותאמת אישית יותר – חיבור אנשים, מידע ומומחים ברחבי העסק ומעבר לו. עבור עובדים, זה עוזר להם לבנות טוב יותר את יעדי תכנון הקריירה והזמן שלהם. ניתן לתזמן בקלות הכשרתלמידה ותאימות חובה , ומטרות ארוכות טווח יותר כמו פיתוח מנהיגות ותכנון מציאת מחליף יכולות להשתלב בלוחות השנה שלהם בדרכים המתאימות ביותר לצרכיהם הייחודיים ולהתחייבויות שלהם.
ניהול ביצועי מכירות: כל מוביל עסקי יכול לומר לך, צוותי המכירות שלהם נמצאים במיטבם כאשר הם נמצאים שם במכירה ובטיפוח לידים. מערכת HRMS מסייעת לעסקים לפשט ולנהל באופן מרכזי בעיות הקשורות למכירות כמו עמלות, טריטוריות ומכסות, ואפילו ביצועי סוכנים.
ניתוח נתונים ותכנון כוח עבודה: תובנות מונעות-נתונים הן המפתח להתאמת משאבי האנוש לאסטרטגיה הארגונית הכוללת. בעזרת מדדים ומדדי ביצוע מרכזיים, דיווח, מודל חיזוי של כוח העבודה וניתוח נתונים המופעל על-ידי AI, מנהיגי משאבי אנוש יכולים לתמוך בתכנון אסטרטגי ותפעולי טוב יותר , כמו גם בתכנון תקצוב וניהול ביצועים
ניהול חוויית העובדים : עם התמקדות מוגברת בחוויית העובדים , עסקים חייבים לחפש דרכים חדשניות כדי להבין טוב יותר מדוע העובדים מרגישים את הדרך בה הם עושים על החוויות שלהם בעבודה, החל ממועמדים ליום שבו הם עוזבים וכל מה שביניהם. טכנולוגיות וכלים לאיסוף מידע זה כוללים הערכות משוב של 360 מעלות, סקרים, ניתוח התנהגותי וסנטימנט ועוד. באמצעות תובנות אלה, ארגונים יכולים להתאים אישית את החוויות של כל עובד במחזור החיים שלו, להגביר מעורבות ופרודוקטיביות.
מערכות HRM והשלבים הבאים לטרנספורמציה דיגיטלית ב-HR
טרנספורמציה דיגיטלית במשאבי אנוש וכל שינוי תפעולי גדול תמיד יעמדו בחלק מהפיכות הראשוניות והאינרציה - וגם תגרום סיכון בלתי נמנע כלשהו. הדרך הטובה ביותר להתכונן לשינוי תפעולי היא להתחיל לשתף ולתקשר על מטרות ומטרות הפרויקט. כאשר קיימים קווים פתוחים של תקשורת בין ראשי הצוות שלך, מנהלים ומומחי משאבי אנוש תוכל להתחיל לפרק קירות. ניהול שינויים יעיל ואסטרטגיות תכנון יכולות לעזור להכין את הצוותים שלך בצורה טובה יותר כדי להבטיח רכישה בשלב מוקדם יותר.
הרשימה שלהלן מדגישה כמה פריטים חשובים של רשימת תיוג במהלך ביצוע הטרנספורמציה הדיגיטלית של משאבי אנוש.
שלמות נתונים: לפני שתתחיל בתהליך העברת הנתונים, ודא שיש לך את המשאבים הנכונים ואת הכישורים המעודכנים או בטל את כשרון ה-IT שלך כדי לוודא שתוכל להשלים משימה זו ולמזער את השגיאות האנושיות.
עלויות ומאמץ: הכמת דרישות הפרויקט בכל התחומים המושפעים של העסק, כולל יישום ושילובים. זהה תקציבים מציאותיים ולוחות זמנים כדי להבטיח הצלחת פריסה.
צרכים נוכחיים ועתידיים: לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם בכירי המחלקה והצוות שלכם מההתחלה כדי לוודא שאתם מבינים את המטרות, הדרישות והאתגרים הספציפיים שלהם. ודא ש-HRMS שלך יכול לעמוד בדרישות המתפתחות של כל בעלי העניין.
תאימות: הגדר דרישות רגולטוריות, תעסוקתיות ומשפטיות אחרות ואשר שהמערכת החדשה שלך תומכת בצרכים אלה בכל האזורים.
מוכנות בעת ההפעלה: קבל את צוות משאבי האנוש שלך מוקדם כדי לעזור לך לפתח לוחות זמנים ויעדים של הכשרה. הגדר אבני דרך חודשיות כדי להבטיח שכל המנהלים, המנהלים והעובדים שלך יוכשרו כראוי ויהיו מוכנים למנף את הערך המלא של מערכת HRM החדשה.