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Software SAP Extended Enterprise Content Management auf einem Laptop

SAP Extended Enterprise Content Management von OpenText

Gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse intelligenter mit der Verknüpfung Ihrer gesamten strukturierten Daten und unstrukturierten Inhalte.

Digitale Innovationen mit einem durchgängigen und intelligenten Content-Management fördern

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Richten Sie Ihre Geschäftsabläufe mit vollständig digitalisierten Prozessen und Echtzeitinformationen neu aus. Die Anwendung SAP Extended Enterprise Content Management von OpenText (SAP Extended ECM by OpenText) reicht von der Dokumenten- und Aktenverwaltung über die Recherche nach Informationen bis zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Dabei werden E-Mails, Dokumente und andere Inhalte in die Kerngeschäftsprozesse eingebunden.

  • On-Premise- und Private-Cloud-Betriebsmodell
  • Prozessorientierte Zusammenarbeit
  • Inhaltsbezogener Arbeitsablauf
  • Unternehmensweite Archivierung und Dokumentenerfassung

Hauptvorteile

Alle relevanten Informationen im Zugriff

Sie gewinnen abteilungs- und standortübergreifend eine ganzheitliche Sicht auf alle Informationen im Rahmen Ihrer Geschäftsprozesse. 

Höhere Effizienz

Sie straffen Ihre IT, kappen die Kosten für Anwendungen und Administration, optimieren den Ressourcenverbrauch und verkürzen mit der Integration von Inhalten in Transaktionen und Arbeitsabläufe gleichzeitig die Zykluszeiten.

Weniger Compliance-Risiken

Sie mindern Compliance-Risiken durch die Implementierung einer nach DoD 5015.2 zertifizierten Lösung für die ordnungsgemäße Aktenverwaltung aller unstrukturierten Inhalte, einschließlich physischer Aufzeichnungen.

Hauptfunktionen

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Prozessorientierte Zusammenarbeit

  • Integration von Microsoft Office 365 zur Unterstützung von Zusammenarbeit bei der Online-Bearbeitung von Dokumenten, Integration von Microsoft Teams und weitere Optionen für die Zusammenarbeit
  • Arbeitsbereichsfunktionen zur Stärkung der internen Zusammenarbeit, Sicherstellung einer akkuraten Offenlegung von Informationen und Wiederverwendung der bisherigen Unternehmensinhalte 

Dokumentenverwaltung

  • Verknüpfung elektronischer Inhalte mit Geschäftsprozessen für das leichtere Auffinden und Teilen von Inhalten
  • Gesicherte Datengenauigkeit und ‑aktualität dank Protokollierung, Dokumentenversions- und Zugriffskontrollen
  • Jederzeitige Unterstützung der Anwender bei der Informationsrecherche

 

Dokumentenerfassung

  • Scanprozess mit automatisiertem Tagging von Metadaten und erweiterter Bilderfassung
  • Unterstützung der kritischen Unternehmenssysteme und Scanner-Typen für die Digitalisierung von Papierdokumenten
  • Automatisierte Konvertierung von Inhalten in Standardformate zur Gewährleistung langfristiger Lesbarkeit

Aktenverwaltung

  • Programm für die elektronische Aktenverwaltung, das die Inhalte aus SAP- und Fremdsystemen einschließt
  • Verwaltung elektronischer und physischer Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus
  • Festlegung von Klassifizierungsplänen, Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsrichtlinien, einschließlich Wartepositionen für Daten, die zur Vernichtung vorgesehen sind

Zugriff auf Inhalte

  • Ortsunabhängiger Abruf von Geschäftsdokumenten zur Gewährleistung konsistenter Informationsflüsse und der Effizienz globaler Geschäftsprozesse
  • Integration der Inhalte aus Systemen von SAP und Drittanbietern zur Erzeugung prozessorientierter, virtueller Sichten direkt im SAP-System

Archivierung

  • Archivierung von Petabytes an digitalen ECM- und SAP-Inhalten in einem gemeinsamen Archivspeicher
  • Speichern der Inhalte auf alternierende, unveränderliche Speichermedien, Anbringen von Zeitstempeln und Aufbewahren der Prüfpfade innerhalb des Archivs
  • Erkennung doppelter Inhalte im Dateisystem und Beseitigung redundanter Kopien

Inhaltsbezogener Arbeitsablauf

  • Inhaltsorientierte statt papierbasierte Prozesse
  • Integration von Dokumenten in die Arbeitsabläufe von SAP-Lösungen  

SAP Extended Enterprise Content Management in Aktion erleben

Aktenverwaltung

Automatisieren und dokumentieren Sie die Löschung personenbezogener Daten und damit zusammenhängender Inhalte bei der Verwaltung von Kundendaten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Datenaufbewahrung und ‑vernichtung.

Daten und Inhalte migrieren

Gewährleisten Sie vollständigen Zugriff auf strukturierte Daten und unstrukturierte Inhalte und schaffen Sie gleichzeitig eine solide, vorschriftsgemäße Grundlage für ein umfassendes und unternehmensweites Informationsmanagement. Erfahren Sie, wie SAP Ihnen dabei helfen kann.

Unternehmensabläufe

Betreiben Sie Ihre Anlagen mit maximaler Leistung, indem Sie Inhalte aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen. Durch Echtzeitzugriff beschleunigen Sie den Betrieb, reduzieren Stilllegungen und Ausfälle und steigern die Einnahmen.

Das sagen Analysten über SAP

Gesamtwirtschaftliche Auswirkungen von SAP Solution Extensions für anlagenintensive Branchen

Informieren Sie sich in der von Forrester durchgeführten Studie über Kosten und Nutzen von SAP Solution Extensions für SAP Enterprise Content Management, SAP Master Data Governance, Enterprise Asset Management von Utopia. Laut dieser Studie können Kunden ihre Kosten innerhalb von sieben Monaten und mit einem ROI von 281 % amortisieren.

Technische Informationen

SAP Extended ECM wird als Cloud-Anwendung in einer privaten Cloud bereitgestellt. Sie können daher mit jedem Browser auf die Software zugreifen. Dafür ist ein Log-in erforderlich.

Jetzt starten

Beschleunigen Sie die Implementierung und steigern Sie den ROI, indem Sie während des gesamten Prozesses mit Branchenexperten, Beratern und technischen Spezialisten zusammenarbeiten.

Services

Transformieren Sie Ihr Unternehmen – schnell und effizient. Nutzen Sie dazu unsere umfassende Service- und Supportplanung mit Experten-Consulting, kundenspezifischer Entwicklung von Applikationen, Best Practices und fundiertem Wissen im Hinblick auf Branchen und Technologien.

Support

Unsere IT-Experten und Supportservices sorgen dafür, dass Ihre SAP-Lösungen jederzeit optimale Leistung bringen. Die Services umfassen langfristige Rahmenverträge, Vor-Ort-Unterstützung durch unsere Teams, umfassenden Remote-Support, ein Selfservice-Portal und Strategien für Innovationen.

Sicherheit und Compliance

Widmen Sie sich Ihrem Geschäft und Ihren Kunden – in der Gewissheit, dass Ihre Daten sicher und zuverlässig sind. Unser proaktiver, vorausschauender Ansatz sorgt für Compliance und Datensicherheit in der Cloud und in Ihrem Rechenzentrum.

Häufig gestellte Fragen

Enterprise Content Management oder ECM ist eine Softwareanwendung, mit der Unternehmen unstrukturierte Inhalte wie DOC, PDF, PPT, XLS, Bilder, Videos und Audiodateien erstellen, organisieren, verwalten, integrieren, schützen, verteilen und veröffentlichen können. Ein wichtiger Baustein eines effektiven ECM-Systems ist die Integration mit den Geschäftsanwendungen, die es den Anwendern ermöglicht, unternehmensweit im Kontext des Geschäftsprozesses zusammenzuarbeiten. Mit ECM können Unternehmen diese gesamten Inhalte auf sinnvolle, leicht durchsuchbare Weise kategorisieren und strukturieren, die Benutzerfreundlichkeit verbessern und wichtige Analysefunktionen für eine bessere Entscheidungsfindung bereitstellen. Zudem bieten stabile ECM-Lösungen leistungsstarke Funktionen für die elektronische Aktenverwaltung, um Kosten zu senken und Compliance-Risiken zu reduzieren.  Eine SaaS-basierte ECM-Anwendung wird inzwischen allgemein als Content-Services bezeichnet.

Die Begriffe Content Management und Enterprise Content Management werden häufig synonym verwendet. Ohne die Ergänzung „Enterprise“ könnte es jedoch bedeuten, dass es sich um eine Einzellösung handelt, die zur Verwaltung von Inhalten in einer Abteilung oder einem bestimmten Bereich mit eingeschränkten Funktionen verwendet wird. ECM hingegen stellt eine unternehmensweite Lösung dar, die vollständig in verschiedene Anwendungen integriert ist, um Informationen auf der Basis des Geschäftskontextes zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und bereitzustellen.

Bei Enterprise-Resource-Planning-Systemen stehen strukturierte Daten und Transaktionen im Mittelpunkt. ERP ist ein Aufzeichnungssystem für Unternehmen, vor allem für Finanzdaten und das Berichtswesen. ECM hingegen befasst sich mit der Verwaltung aller unstrukturierten Inhalte und Dokumente, die außerhalb der reinen Transaktionsprozesse anfallen. Die Zusammenführung dieser beiden Systeme als gemeinsame Informationsschnittstelle bietet den Anwendern im gesamten Unternehmen erhebliche geschäftliche Vorteile.

Die Dokumentenverwaltung ist ein Unterbereich von Content Management oder ECM. Sie umfasst das Erfassen, Organisieren, Speichern und Verwalten des Lebenszyklus von Dokumenten wie Word-, PDF- oder XLS-Dateien. ECM-Systeme erweitern dies jedoch auf andere Arten von Inhalten wie Video- und Audiodateien, E-Mails, Büroproduktivitäts- und Veröffentlichungstools. Darüber hinaus bieten ECM-Systeme eine elektronische Aktenverwaltung, die für eine bessere Compliance sorgt, sowie Funktionen zur Integration von Geschäftsprozessen auf Unternehmensebene zur Optimierung der Zusammenarbeit.

Haben Sie Fragen? Dann sprechen Sie uns bitte an!

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