Ville de Hambourg : distribuer les subventions plus rapidement grâce à une plateforme technologique optimisée par l'IA
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Le ministère des Finances de la ville libre et hanséatique de Hambourg a été chargé de créer une plateforme de demande d'aide pour les artistes et les institutions culturelles. SAP Business Technology Platform, SAP AI Services et d'autres solutions lui ont permis de traiter efficacement près de 100 000 demandes d'aide pendant la crise énergétique. La plateforme a été lancée en seulement deux semaines.
| Secteur d'activité | Région | Taille de l'entreprise | Partenaires |
| Conseils généraux et municipaux | Hambourg, Allemagne | 70 000 collaborateurs | Dataport et D-LABS GmbH |
pour lancer la plateforme d'aide pour le fonds pour l'énergie du secteur culturel.
de documents automatiquement évalués et classés.
demandes de fonds pour l'énergie déposées sur la plateforme.
Budget Director, Ville libre et hanséatique de Hambourg
Créer une plateforme d'aide financière pour le secteur culturel le plus rapidement possible
Les secteurs de la culture et de la création sont importants pour l'économie et l'emploi. Ils stimulent l'innovation et profitent à la population en favorisant le bien-être, la santé, l'éducation, l'inclusion et la régénération urbaine. Ces secteurs comptant parmi les plus durement touchés par la pandémie de COVID-19, le gouvernement fédéral allemand a souhaité le dédommager de l'impact négatif des restrictions imposées pendant la crise. Il s'est tourné vers la ville libre et hanséatique de Hambourg, connue pour son paysage informatique moderne, pour qu'elle prenne l'initiative de créer une plateforme évolutive permettant aux artistes de demander et de recevoir une aide financière à court terme, en cas de report d'événements culturels dans l'ensemble du pays. Avec 2,5 milliards d'euros, le fonds spécial pour les événements culturels est le plus important programme de financement culturel allemand à ce jour.
La forte hausse des prix de l'énergie (électricité et gaz) qui s'en est suivie a particulièrement affecté les institutions culturelles publiques et privées, telles que les théâtres, les bibliothèques, les musées et les cinémas. Le gouvernement a donc décidé d'introduire le fonds fédéral pour l'énergie (Kulturfonds Energie des Bundes) et de mettre un milliard d'euros à la disposition du secteur de la culture afin de préserver la diversité culturelle de l'Allemagne.
La clé de la mise en œuvre de cette solution était la rapidité de livraison pour aider les personnes en difficulté le plus rapidement possible et la capacité de couvrir et de digitaliser l'ensemble du processus, depuis la demande d'aide initiale jusqu'au paiement. La solution devait également être applicable dans les 16 États fédéraux allemands et dans le cadre de différentes réglementations. Il fallait à tout prix garantir la transparence des données et du processus, et se prémunir contre d'éventuelles fraudes.
Budget Director, Ville libre et hanséatique de Hambourg
Mettre en place une plateforme d'aide digitale complète
Kasse.Hamburg, le ministère des Finances de Hambourg, et notamment son usine digitale faisant office de laboratoire d'innovation digitale, a pris en charge la création d'une plateforme culturelle de demande d'aide liée à la COVID-19 pour traiter et verser les aides financières au nom du gouvernement allemand. SAP Business Technology Platform (SAP BTP) a servi de base à ce projet et en tant que puissante boîte à outils fournissant de nombreux services pour créer une application cloud intégrée.
SAP Business Application Studio a permis le développement d'une application flexible, en tenant compte des exigences spécifiques des 16 États allemands. Et grâce aux fonctionnalités de SAP AI Services, en particulier les services Document Information Extraction et Business Entity Recognition, les autorités ont pu s'appuyer sur un processus basé sur l'IA et hautement automatisé pour évaluer les demandes d'aide. Ces services ont été capables de vérifier si les données chargées (preuves du coût de l'événement, du chiffre d'affaires ou de l'identité) correspondaient aux informations déclarées dans la demande d'aide.
SAP HANA Cloud et la solution SAP Analytics Cloud ont fourni une visualisation basée sur la carte des données en temps réel et des fonctionnalités de reporting en temps réel. Pour prévenir les fraudes, le service d'authentification de l'administration fiscale allemande, ELSTER, a été intégré via les fonctionnalités de gestion des API de SAP Integration Suite. En outre, les versements de l'aide ont été traités sur le logiciel de gestion financière de base existant, SAP S/4HANA, qui était également intégré à la plateforme d'aide.
Grâce à la technologie et aux collaborateurs expérimentés déjà présents, l'équipe du ministère des Finances de Hambourg a pu rapidement utiliser la plateforme d'aide lors de la création du fonds pour l'énergie. Elle a également été en mesure d'enrichir et d'améliorer la plateforme en y ajoutant des capacités d'IA générative. Le déploiement de l'édition premium de Document Information Extraction a permis de gagner du temps dans le traitement des demandes et la réalisation des calculs. Les capacités d'IA ont permis le rapprochement et la validation des données avec un contrôle de plausibilité afin d'éviter les erreurs et de mieux comprendre les estimations de coûts. Les fonctions d'enregistrement des documents et de réception des demandes ont permis de lire et de préparer les informations pertinentes. De nombreux gestionnaires ne connaissaient pas très bien les spécificités du marché de l'énergie, et ces fonctionnalités les ont aidés à évaluer plus rapidement la consommation d'énergie telle qu'elle est indiquée dans les demandes. La fonction du hub d'IA générative de l'infrastructure SAP AI Core a permis de générer des modèles de texte basés sur la demande, sans partager de données sensibles avec des fournisseurs tiers de LLM, qui ont pu être édités et envoyés aux demandeurs.
Parallèlement, il a été fait appel à l'offre SAP Preferred Success pour son expertise en matière de conception d'architecture et de mise en œuvre et de gestion de projets. En tant que partenaire principal, ils ont également coordonné et renforcé leurs partenariats externes avec Dataport et D-LABS. Ces partenaires étaient respectivement chargés de l'intégration du back-end, de l'exécution de la solution, de l'assistance technique et de l'élaboration de l'expérience utilisateur du portail.
Budget Director, Ville libre et hanséatique de Hambourg
Aider à distribuer rapidement l'aide financière aux personnes dans le besoin
Grâce à SAP BTP et SAP Business AI, la ville de Hambourg a mis au point une plateforme qui s'appuie sur son infrastructure avancée pour prendre en charge un processus de demande d'aide digital, de la demande initiale au paiement, en passant par les contrôles de validité et le traitement des objections. Fruit de la collaboration avec les 16 États fédéraux, la plateforme intuitive en libre-service a permis de traiter efficacement les demandes et d'uniformiser les paiements, une seule ville fournissant la technologie pour tous. La plateforme d'aide a été développée dans un environnement hybride en tant qu'extension parallèle, ce qui a permis une mise en œuvre rapide en seulement trois semaines du fonds pour les événements culturels.
La flexibilité et l'évolutivité de la plateforme ont permis à son empreinte technique de s'étendre au fur et à mesure de l'évolution des besoins, et il n'a fallu que deux semaines pour mettre à jour la plateforme afin d'administrer le fonds pour l'énergie. Environ 7 000 « créateurs culturels » ont déposé près de 100 000 demandes. L'utilisation de l'IA et de l'IA générative a permis d'accélérer considérablement le traitement des demandes en aidant à accéder aux données, à examiner les demandes, à faire des suggestions et à modifier les blocs de texte. Cela a contribué à réduire considérablement le nombre d'heures de travail nécessaires, à améliorer la communication avec les institutions culturelles et à accélérer les paiements. Au total, six millions de documents ont été évalués. Grâce à l'aide à la décision basée sur l'IA, le processus a pu être géré par un nombre limité en personnel de la part des autorités. Le reporting en direct a fourni des informations importantes en temps réel, telles que les montants budgétaires demandés et le statut de la demande, aux autorités de l'État et au gouvernement fédéral.
D'une manière générale, ce projet en deux volets a contribué à garantir la poursuite d'une vie culturelle diversifiée dans les villes et les communautés allemandes, en dépit de la pandémie et de la crise énergétique La réussite du projet sert de modèle de bonnes pratiques pour aider les personnes en difficulté dans d'autres secteurs ou situations à l'avenir, de manière rapide et fiable.
Budget Director, Ville libre et hanséatique de Hambourg
Partenaires présentés
Dataport est un prestataire de services IT pour plusieurs États fédéraux allemands ainsi qu'une association informatique d'autorités locales. Sa mission est de promouvoir le changement digital tout en étant orienté utilisateur et sécurisé.
D-LABS GmbH est une entreprise de conception et de conseil innovante pour le secteur du digital Depuis 2006, son équipe d'experts crée des solutions digitales exceptionnelles en appliquant les principes de la conception centrée sur l'homme.