American Eagle Outfitters : refaçonner les processus Achats et les relations avec les fournisseurs grâce à des solutions digitales
Remodeler la gestion des achats et des fournisseurs dans le Retail
American Eagle Outfitters (AEO) est un détaillant spécialisé mondial de premier plan qui propose des vêtements, des accessoires et des produits de soins personnels, tendance et de haute qualité à travers son portefeuille de marques. Au fur et à mesure de sa croissance, l'entreprise avait besoin d'évaluer ses processus d'achat indirects et ses relations avec ses fournisseurs, puis d'apporter des modifications pour maximiser l'efficacité. Les solutions SAP Business Network pour la fonction Achats et SAP Ariba ont contribué à simplifier les processus et à mettre en place des protocoles d'achat conformes dans toute l'entreprise.
| Secteur d'activité | Région | Taille de l'entreprise |
| Retail | Pittsburgh, Pennsylvanie, États-Unis | >40 000 collaborateurs |
de conformité des commandes d'achat (5 % au-dessus de l'objectif).
de conformité du nombre de factures pour 48 000 factures annuelles (respect de l'objectif).
dépensés dans le cadre de transactions sur SAP Business Network.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Rationaliser la gestion des achats et des fournisseurs pour accompagner la croissance
AEO est un portefeuille de marques uniques, appréciées et durables proposant des gammes de produits qui comprennent des vêtements, des sous-vêtements, des vêtements de sport, des accessoires et des produits de soins personnels de haute qualité et tendance, pour femmes et hommes. L'entreprise a des magasins aux États-Unis, au Canada, au Mexique et à Hong Kong et vend ses produits en ligne dans 80 pays. De plus, les produits American Eagle et Aerie sont disponibles dans plus de 260 sites internationaux gérés par des licenciés dans une trentaine de pays.
Ne disposant pas d'un groupe d'achat centralisé, l'entreprise recherchait une solution pour gérer le volume élevé de fournisseurs et de factures. Les responsabilités d'achats étaient réparties entre les partenaires, qui devaient tenir des registres et des commandes d'achat précis tout en assurant le suivi des soumissions et des rapprochements des factures.
AEO voulait également intégrer de nouveaux fournisseurs dans ses systèmes informatiques. Elle souhaitait influencer la façon dont ses utilisateurs métier abordaient les achats indirects et les relations avec les fournisseurs, reconnaissant que la gestion du changement et la formation des utilisateurs seraient les pierres angulaires de la réussite.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Adapter la collaboration et l'activation des fournisseurs grâce à des solutions digitales
Pour faire face à la croissance substantielle de son activité et de son volume de transactions, AEO avait besoin d’une transformation digitale de ses processus Achats. L'entreprise a choisi les solutions SAP Business Network pour la fonction Achats et SAP Ariba en raison de la polyvalence de leur offre de produits et de la fluidité de leurs canaux Procure-to-Pay, sans oublier la collaboration avec les fournisseurs et l'expérience utilisateur intuitive qui constituent leurs fonctionnalités clés. Il s'agit notamment des solutions SAP Ariba Contracts, SAP Ariba Sourcing et SAP Ariba Spend Analysis, ainsi que de la fonctionnalité d'achats guidés.
Le réseau d'entreprises et les solutions permettent à AEO de gérer les achats indirects dans plusieurs catégories, telles que les équipements, les fournitures, la technologie, la logistique et le marketing. Cela va des trombones et des ampoules électriques aux campagnes marketing et aux logiciels. AEO a pu établir des règles de transaction complexes et une logique de facturation par pays. L'équipe de services de SAP Business Network a aidé l'entreprise à planifier les phases d'habilitation des fournisseurs et à définir des procédures opérationnelles standard d'habilitation robustes. Par exemple, AEO a pu passer d'un processus à 3 facteurs à un processus à 2 facteurs pour la mise en correspondance des reçus et des factures. Elle s'est également associée au responsable de l'activation du réseau pour définir les règles de transaction internationales et les exigences en matière de transactions concernant les déclarations fiscales sur les ventes au Mexique. L'entreprise ajoute régulièrement des workflows améliorés aux zones Commande d'achat, Facture, Reporting et Contrat transactionnel dans SAP Business Network pour la fonction Achats.
AEO collabore avec des équipes internes et tierces pour configurer la taxonomie personnalisée et l'analytique des dépenses, grâce à la solution SAP Ariba Spend Analysis. Sept systèmes sources alimentent la solution pour offrir une visibilité unique sur les données. En intégrant la solution Concur Travel & Expense, qu'elle utilise pour les réservations en ligne et l'engagement des dépenses, avec SAP Ariba Spend Analysis, elle peut synthétiser les frais de déplacement dans un outil de reporting concis. Elle tire également parti de la fonctionnalité d'IA du service Audit Services pour vérifier les notes de frais et les justificatifs.
L'entreprise a déployé le service SAP Ariba Education and Training afin de développer des guides de référence rapides couvrant les processus clés, tels que le rapprochement et les reçus de factures, les demandes d'achat et les modifications de commande. AEO a également fait appel à des consultants qualifiés et compétents de SAP Services and Support pour faciliter la conception et la configuration de l'interface utilisateur, les bonnes pratiques et le suivi des indicateurs de performance clés (KPI).
AEO s'est concentrée sur la conformité et l'application des politiques de gestion du changement et sur la conformité aux commandes d'achat pour diriger toutes les transactions vers le réseau d'entreprises, en utilisant le service SAP Ariba Change Management. Elle a réalisé un reporting approfondi pour examiner ce qui était acheté au niveau des centres de coûts ou des services, en définissant des paramètres stricts pour déterminer ce qui nécessitait une facture avec ou sans bon de commande.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Fournir de précieux insights sur les dépenses et améliorer la conformité
La mise en œuvre des solutions SAP Business Network pour la fonction Achats et SAP Ariba permet à AEO de gérer ses dépenses via sept intégrations différentes qui s'alignent sur sa taxonomie personnalisée. En créant des intégrations avec plusieurs systèmes source, l'entreprise bénéficie d'un accès rapide aux détails des dépenses provenant de ces systèmes et d'un reporting robuste et complet, par fournisseur et par service, dans un seul outil. Décrits comme « révolutionnaires », les insights et l'analytique des dépenses permettent à l'équipe de sourcing stratégique d'identifier les opportunités de sourcing et d'économies. Au niveau transactionnel, l'équipe peut prendre des mesures sur les tendances émergentes, qu'il s'agisse d'activer le catalogue ou d'établir des contrats et des accords avec certains secteurs spécifiques à certains fournisseurs. Cela aide l'entreprise à prendre des décisions plus éclairées dans ses processus Achats.
L'automatisation des transactions de bons de commande, de facturation et de contrat pour les fournisseurs et les partenaires internes permet à l'équipe Achats au sens large de se concentrer sur des initiatives stratégiques, susceptibles d'apporter des résultats significatifs à AEO. Il s'agit notamment de programmes de sourcing ou d'achat, tels que Concur Travel & Expense, et de programmes d'entreprise destinés aux employeurs qui utilisent également la technologie SAP. La composante en aval des solutions SAP Ariba permet à l'entreprise d'améliorer sa conformité à moindre effort. Elle atteint systématiquement l'objectif de 80 % ou plus de conformité des bons de commande, ce qui se traduit par des économies. Pour l'habilitation, l'objectif est d'atteindre une conformité de 75 % du nombre de factures. Sur les plus de 62 000 factures annuelles, AEO se situe généralement à ce taux ou légèrement au-dessus.
Cela a un impact positif sur les relations avec les fournisseurs, car une fois intégrés, ceux-ci se familiarisent avec SAP Business Network, qu'ils considèrent comme un guichet unique. Ils n'ont plus besoin de contacter leurs partenaires ou d'envoyer des factures PDF, et peuvent suivre les échéanciers de paiement via le réseau. Le nombre d'e-mails et d'appels téléphoniques est réduit, puisque les questions et les communications sont centralisées et transmises directement aux bonnes personnes. AEO utilise le Portail d'information fournisseurs pour transmettre des messages clés et des informations aux fournisseurs. Parallèlement, les événements fournisseurs, les formations fonctionnelles et les mises à jour régulières des supports de formation de SAP, pour s'aligner sur les nouvelles versions et fonctionnalités, contribuent également à renforcer les relations avec les fournisseurs.
L'entreprise mène un mélange d'initiatives d'habilitation des fournisseurs, tant à grande échelle que ponctuelles : une grande initiative chaque trimestre et une initiative hebdomadaire régulière. L'équipe de services de SAP Business Network soutient AEO en facilitant la « priorité absolue » dans la mise en œuvre d'une nouvelle région. Par exemple, l'entreprise a réalisé une campagne d'habilitation et de mise en conformité des bons de commandes au Mexique lorsqu'elle a intégré des fournisseurs en Asie-Pacifique. En mesurant les KPI d'habilitation en fonction du nombre de factures passant par SAP Business Network, le Mexique représente toujours environ 91 % du total des factures. Le taux de conformité y est de 90 %. En d'autres termes, 90 % des dépenses passent par un bon de commande. Ce résultat est dû à la possibilité de collecter électroniquement toute la documentation requise pour le pays et de livrer les bons de commande via le réseau.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.