Обзор информационной системы управления персоналом

Системы HRIS — или информационные системы управления персоналом — были одним из первых коммерческих программных решений, которые были разработаны в 1980-х годах. Почему? В то время отдел кадров был и остается одним из самых административных отделов в любой организации. Персонал, занимающийся людскими ресурсами, обременен не только огромными объемами бумажной работы и ведения учета, но и руководит некоторыми из наиболее ценных и уязвимых сведений о своей рабочей силе и заявителях.

С тех пор технологии развивались. Современные системы HRIS автоматизируют рабочие процессы, интегрируют обратную связь, корректируют структуры отчетности в реальном времени и все чаще включаются ИИ для предоставления интеллектуальных рекомендаций, обнаружения нарушений и персонализации взаимодействия с пользователем. Благодаря удобному пользовательскому интерфейсу и гибким функциям современные системы HRIS являются такими же эффективными и удобными, как и мощные и гибкие.

Лучшее программное обеспечение HRIS поставляется в облаке, что обеспечивает еще более широкий спектр преимуществ, включая хранение данных, повышенную безопасность и более плавную интеграцию с дополнительными приложениями, такими как расчет зарплаты, отслеживание кандидатов и другие системы HR.

ИИ в HR трансформирует возможности HRIS, обеспечивая прогнозную аналитику, интеллектуальную автоматизацию и используя интерфейсы, оптимизирующие такие задачи, как адаптация, оценка эффективности и обслуживание сотрудников.

Определение СКУ

HRIS — это информационная система управления персоналом, программное решение, которое помогает компаниям управлять основными процессами HR и автоматизировать их, а также поддерживает администрирование льгот, времени и присутствия, расчет зарплаты и другие потоки операций, а также хранение данных о сотрудниках, таких как личные, демографические данные и информация о вознаграждениях.

HRIS в сравнении с HRMS и HCM

HCM — это широкий термин, охватывающий практики, политики, процессы и программное обеспечение, используемые организацией для управления персоналом от приема на работу до выхода на пенсию. Пакет HCM часто называют системой управления персоналом (HRMS) и включает программное обеспечение HRIS.

Система СКУ использует базу данных сотрудников для поддержки более линейных и количественных основных процессов HR, таких как обработка расчета зарплаты или управление временем и присутствием. Для сравнения, HRMS относится к более всеобъемлющему программному решению, которое содержит СКУ, но также включает в себя более качественные и сложные функции, задействованные в управлении талантами.

Например, HRIS может помочь автоматизировать и оптимизировать такие процессы, как учет рабочего времени сотрудников, и при интеграции этих данных в систему HRMS — данные учета времени можно анализировать для повышения производительности и планирования — и, в свою очередь, даже для более эффективной автоматизации задач в HRIS.

Зная, какие из этих программных решений лучше всего для вас, на самом деле не так запутанно, как это может звучать. Речь идет просто о том, чтобы взглянуть на то, где сейчас находится ваша компания и где вы хотите быть в долгосрочной перспективе. А затем выбрать HR-решения, которые помогут вам сегодня и масштабироваться вместе с вами завтра.

Что делают информационные системы управления персоналом?

Лучшие облачные решения HRIS поддерживают множество процессов HR и взаимодействий. Эта технология обеспечивает интеллектуальную автоматизацию потоков операций в масштабе всей компании, включая:

Управление льготами, предоставляемыми работодателем

• Автоматизированное управление льготами
• Возможности самообслуживания, позволяющие сотрудникам получать доступ к льготам, редактировать их и узнавать о них

Время и присутствие

• Точный контроль отсутствия персонала
• Повышение эффективности администрирования с помощью профилей времени для определения праздничных дней, графиков рабочего времени и премий сотрудников.
• Автоматический расчет времени и оплаты по профилю сотрудника

Встроенная локализация

• Адаптация к специфичным для страны бизнес-практикам и законам с автоматическими изменениями законодательства и законодательства
• Комплексный перечень требований глобализации и локализации для отдельных стран

Самообслуживание для сотрудников

• Возможности самообслуживания, повышающие продуктивность персонала
• Интеграция данных HR на единой платформе
• Отслеживание ключевой информации о персонале в соответствии с требованиями конкретной страны
• Предоставление сотрудникам персонализированной страницы профиля, на которой они могут управлять льготами и просматривать их, запрашивать время отсутствия и многое другое

Организационная структура

• Аналитика для получения информации обо всех сотрудниках в реальном времени
• Выявление критически важных позиций и быстрая корректировка персонала для устранения пробелов
• Визуализация организационных структур

Преимущества облачной системы HRIS

В дополнение к базовым функциям современной СКУ облачные системы легче интегрировать с существующими системами. Они масштабируемы и могут быть дополнены новыми инновациями и функциями безопасности.

Ниже представлены лишь некоторые общие преимущества интегрированной облачной системы HRIS:

• Делает HR-администратора более быстрым и точным: при работе с средствами к существованию у сотрудников нет никаких погрешностей. Благодаря возможности автоматизации и оптимизации административных задач программное обеспечение HRIS освобождает отделы кадров от задержек и неточностей, вызванных ручными и бумажными системами.
• Улучшает опыт сотрудников. Работодатели иногда забывают о том, насколько важно, чтобы их команды могли видеть статус своих льгот, выплат и времени отсутствия. Инструменты HRIS позволяют сотрудникам напрямую получать доступ к их персональным данным, создавать отчеты и выдавать запросы — без неудобств и времени, необходимого для работы в отделе кадров.
• Повышение эффективности: решения HRIS предлагают широкий спектр инструментов самообслуживания, которые значительно минимизируют потребность в электронных и бумажных формах и процессах утверждения. Графики, рабочие процессы, запросы времени отсутствия и многое другое — можно автоматизировать и управлять ими в режиме реального времени и «на лету».
• Поддержка усилий по обеспечению соответствия. В условиях роста удаленной работы и культурного сдвига в сторону большей чувствительности и судебных разбирательств компании должны быть уверены, что они находятся на правой стороне глобального законодательства в области труда и занятости. Облачная HRIS помогает обеспечить соответствие всех кадровых операций нормативным требованиям и помогает поддерживать их персонал.
• Сохраняет безопасность. В кадровых файлах находятся некоторые из наиболее конфиденциальных и ценных данных в вашей компании, включая медицинские и финансовые данные сотрудников, а также сведения о них. В прошлом, когда эти данные хранились на ноутбуках или незащищенных базах данных, возникал постоянный риск компромисса. В современных интегрированных системах HRIS встроены расширенные протоколы безопасности, позволяющие минимизировать риски кибербезопасности.

Как интеграция облачных HRIS поддерживает основные процессы HR

Хотя системы HRIS помогают централизовать и оптимизировать процессы и администрирование HR, существует множество других основных функций, которые выполняются одновременно, такие как подбор персонала, обучение и планирование. И вам не обязательно быть специалистом по кадрам, чтобы понять, насколько полезным может быть объединение и централизация всех этих важных функций. Однако, когда организации работают с устаревшими системами и разрозненными HR-приложениями, они вынуждены использовать ручные процессы для поиска инструментов и информации по всей организационной разрозненности.

Лучшие облачные системы HRIS не только поддерживают интеграцию с основной ERP-системой, но и созданы для нее. Например, облачная система ERP управляет широким спектром повседневных бизнес-операций и предназначена для интеграции множества разрозненных бизнес-процессов. Унифицируя бизнес-данные, ERP предоставляет единый источник достоверной информации и обеспечивает их целостность. Таким образом, если ваши основные HR-процессы и HRIS интегрированы со скоростью и аналитическими возможностями современной ERP-системы на базе ИИ, вы получаете лучшее из обоих.

Примеры HRIS в действии

Всего несколько лет назад это были в основном крупнейшие организации, которые использовали решения HRIS. Однако по мере роста популярности интегрированных облачных систем для небольших и растущих организаций становится все более целесообразным использовать преимущества и эффективность HRIS.

Ниже приведены примеры компаний, оптимизировавших процессы управления персоналом с помощью HRIS:

• Sun Communities, один из крупнейших в мире трастов на инвестиции в недвижимость, преобразовал свои кадровые операции с помощью SAP SuccessFactors, чтобы поддержать более 3800 сотрудников на более чем 670 объектах недвижимости. Компания оптимизировала процесс адаптации, улучшила соблюдение нормативных требований и создала более взаимосвязанный и мотивированный персонал.
• Фольксваген (Volkswagen), мировой автомобильный лидер, согласовал свои процессы управления персоналом по всему фрагментированному ландшафту на единой платформе. Локализация базовых процессов управления персоналом и соблюдения нормативных требований теперь поддерживает более 40 стран.

Подробнее о решениях HRIS прямо сейчас

Современные компании ищут унифицированное глобальное решение для управления персоналом, которое предлагает пользовательский интерфейс потребительского уровня и поддерживает анализ и автоматизацию данных в реальном времени. По мере расширения распределения персонала ПО HRIS необходимо глобализировать вместе с ними, обеспечивая глубокую локализацию и соблюдение нормативных требований в нескольких странах. По мере изменения и развития бизнес-моделей компании требуют гибкости и простоты, обеспечиваемой широким спектром действительно релевантных и мощных предустановок, помогающих им надежно и быстро внедрять новые процессы и приложения.

Часто задаваемые вопросы о HRIS