Что такое система управления персоналом (HRMS)?
Система управления персоналом (HRMS) помогает компаниям управлять основными кадровыми процессами и автоматизировать их, а также предоставляет возможности для управления талантами.
Определение системы управления персоналом (HRMS)
HRMS означает систему управления персоналом, часто называемую программным обеспечением для управления человеческим капиталом (HCM). Компании используют HRMS для перевода в цифровую форму, автоматизации и централизации основных кадровых процессов, таких как хранение данных о сотрудниках, управление льготами, учет рабочего времени и присутствия, а также расчет зарплаты. Кроме того, HRMS предоставляет возможности управления талантами, такие как подбор персонала, адаптация, управление эффективностью, планирование целей, обучение и обучение, вознаграждения и планирование преемственности.
Современная HRMS помогает заменить традиционные трудоемкие процессы работы с электронными таблицами и бумажными документами за счет автоматизации повторяющихся и трудоемких процессов, выполняемых вручную. Это позволяет сотрудникам отдела кадров сократить количество ошибок персонала и сосредоточиться на более ценной и, в конечном итоге, более полезной работе.
История систем управления персоналом
В 1970-х годах более крупные компании оцифровали некоторые из своих базовых процессов, в частности функции, требующие обработки больших объемов данных и подверженные ошибкам, такие как расчет зарплаты и бухгалтерский учет, но эти ранние системы управления людскими ресурсами были ограничены. К 1990-м годам более мощные мэйнфреймные вычисления и развитие Интернета позволили компаниям перевести в цифровую форму и автоматизировать более широкий спектр основных кадровых функций, таких как управление записями, управление льготами и рабочие процессы набора персонала.
Сегодня, с развитием интеллектуальных технологий и облачных сервисов, кадровые процессы больше не ограничиваются транзакционными данными. Современная система управления персоналом способна собирать и интегрировать данные для корректировки структуры отчетности в режиме реального времени, учитывая при этом региональную специфику инфраструктуры, законодательства и нормативного соответствия. Подобные системы также автоматизируют потоки операций и применяют искусственный интеллект для создания более интеллектуальных и упорядоченных процессов.
HRMS, HRIS и HCM — использование аббревиатур
Такие термины в области управления персоналом, как «система управления персоналом (HRMS)», «информационная система для управления персоналом (HRIS)» и «управление человеческим капиталом (HCM)», часто считают взаимозаменяемыми, но между ними есть несколько важных отличий.
HRIS, как правило, создается на основе базы данных сотрудников и используется для поддержки более линейных и количественных основных процессов управления персоналом, таких как расчет зарплаты или управление учетом рабочего времени.
Для сравнения, HRMS — это более всеобъемлющая система, которая содержит все структуры управления данными HRIS, но также включает в себя более качественные и сложные функции и управление талантами. Лучшие решения HRMS используют интеллектуальные технологии, такие как искусственный интеллект, машинное обучение и подключение к облаку, для персонализации и интеллектуальной автоматизации функций.
HCM — это родовое понятие, используемое для описания широкого набора практик и программного обеспечения, используемого в организации для управления персоналом — от приема на работу до выхода на пенсию. Система HCM часто называется системой управления персоналом (HRMS) и включает программное обеспечение HRIS. Благодаря технологическим достижениям и возможностям подключения компании теперь могут получить четкое представление о персонале со всех сторон. Это помогло компаниям получить измеримую ценность расстановки приоритетов в области опыта сотрудников и использования подхода, ориентированного на людей и лежащего в основе соответствующих административных функций HR. Такой более целостный подход отражает изменения в приоритизации процессов HR и управлении ими.
Почему программное обеспечение HRMS сегодня так важно?
На протяжении многих лет компании изучали возможности использования новых технологий для более полной автоматизации процессов управления персоналом. Когда разразилась пандемия, она привела к массовым и беспрецедентным изменениям во взаимоотношениях с персоналом. Кадровые службы были вынуждены — очень неожиданно для себя —начать использовать новые технологии, чтобы поддерживать работу сотрудников, работающих удаленно из самых разных местоположений.
Поначалу многие из этих переходов были проблематичными, но сейчас, более чем через год, руководители кадровых служб стали более творческими и адаптивными в своей практике.Статья SHRM говорит нам, что в конечном итоге это оказалось хорошей вещью. Благодаря тому, что весь персонал стал удаленным — почти за одну ночь — отделы кадров стали «первыми респондентами» в мире бизнеса, и многие другие руководители отделов и команд взяли на себя руководство. После пандемии многим компаниям вдруг стало известно о том, что такое золотая шахта данных и кадровой аналитики в их отделах управления персоналом, и как эта информация может помочь им принимать решения и стратегии в масштабе всей компании.
Сегодня решения HRMS оказывают компаниям неоценимую помощь в процессе организации, анализа и упорядочивания стремительно меняющегося мира трудовых отношений. Решения HRMS объединяют сложные процессы управления персоналом в единое целое, предлагая централизованное хранение данных о сотрудниках, возможности автоматизации, встроенный искусственный интеллект и расширенную аналитику. Кроме того, продуманные и удобные функции управления талантами помогают компаниям привлекать, развивать и удерживать лучших специалистов в своих отраслях.
Кто использует решения HRMS?
Многие из перечисленных ниже ролей традиционно были достаточно изолированными: обратная связь или новые данные, получаемые одной из них, не обязательно становились доступными для других. Современная система управления персоналом не только оптимизирует процессы для каждой группы специалистов, но и гарантирует, что данные, которые они собирают, и обратная связь, которую они предоставляют, будут использоваться совместно и станут основой для всего спектра инструментов кадровой аналитики.
Сотрудники отделов кадров. Кадровым службам решения HRMS обеспечивают множество преимуществ — от базовой обработки данных и доступа к данным о сотрудниках до создания сложных отчетов на основе данных и автоматизации широкого спектра задач по управлению талантами.
Специалисты по подбору персонала. Инструменты HRMS предоставляют рекрутерам централизованный портал для публикации объявлений о вакансиях, поиска кандидатов и коммуникации с ними, а также для настройки функций адаптации.
Руководители. Даже с мобильных устройств руководители могут пользоваться решениями HRMS для контроля над структурой команды, учета рабочего времени, утверждения заявок на отпуск и отгулы, а также отслеживания эффективности работы сотрудников, чтобы понять, нужна ли им поддержка или обратная связь для достижения их целей.
Сотрудники. Единый удобный портал позволяет сотрудникам редактировать свои личные данные, просматривать организационные схемы, вводить данные учета рабочего времени и заявки на отпуск, просматривать учебные задания и даже управлять личными карьерными целями и планами развития.
Кандидаты. Современным кандидатам доступны специализированные порталы HRMS, которые помогают им искать вакансии и откликаться на них, отслеживать статус своих заявок и принимать цифровые предложения с электронными подписями.
Компоненты решений HRMS
Программное обеспечение HRMS обеспечивает ясность и упрощение. Объединение данных о персонале в одном месте не только упрощает работу компании, но и предоставляет аналитику и анализ из разрозненных источников и отделов для предоставления все более точных и действенных рекомендаций и отчетов.
Вот различные элементы решения HRMS:
HRIS: основные процессы управления персоналом и расчет зарплаты
Employee Self-Service: инструменты HRIS помогают как сотрудникам, так и руководителям групп устранять проблемы, связанные с устаревшими и бумажными административными кадровыми задачами. Возможности самообслуживания, адаптированные к мобильным технологиям, помогают повысить продуктивность и прозрачность персонала во многих областях, таких как управление данными о сотрудниках, отчетность и аналитика, учет рабочего времени и посещаемости, а также расчет зарплаты.
Управление льготами. По мере роста гибридных моделей рабочих мест компании как никогда сталкиваются с трудностями, чтобы соответствовать многочисленным требованиям к преимуществам в Соединенных Штатах. Автоматизированное управление льготами может вырыть кадровые команды из этой горы бумажной работы и освободить их, чтобы дать знающие советы и рекомендации, которые сотрудники ценят в этих важнейших областях своей жизни. Удобные для мобильных устройств порталы для сотрудников позволяют сотрудникам получать информацию о льготах для себя и своих семей.
Управление временными данными. Упущенная зарплата является результатом неточной практикиучета рабочего времени сотрудниками и менеджерами и может стоить предприятиям до 2,5% от их общих расходов на расчет зарплаты. Хотя иногда и преднамеренно, это часто связано с ошибками устаревших систем и неточной ручной обработкой. Но, к счастью, это одна из наиболее предотвратимых областей операционных потерь, которая может быть значительно смягчена с помощью интеллектуальных решений для управления персоналом. Инструменты HRMS отличаются широкими возможностями настройки и могут быть синхронизированы с праздничными днями, накоплениями и другими бизнес-правилами. Автоматические расчеты времени и оплаты интегрированы с функциями расчета заработной платы, и сотрудники имеют доступ к самообслуживанию, чтобы помочь им получить полное представление об их хронометраже.
Управление талантами
Подбор и адаптация. Решения HRMS помогают работодателям оптимизировать процесс подбора персонала,чтобы они могли находить и привлекать талантливых сотрудников. Это включает улучшенную поддержку глобального поиска талантов и управления отношениями с кандидатами. Он также поддерживает более комплексное отслеживание кандидатов и оптимизированные процессы для поддержки планирования преемственности. А для новых сотрудников инструменты дляадаптации HRMS могут предоставить портал для новых сотрудников, включая безбумажные и автоматизированные рабочие процессы для новых сотрудников и более увлекательный и персонализированный процесс обучения и адаптации.
Управление эффективностью и вознаграждениями. Управление эффективностью деятельности может быть сложным, требуя от компаний сбалансировать как качественные, так и количественные данные при сохранении поставленной цели. Инструменты HRMS помогают управлять целями и проверками сотрудников, обеспечивая непрерывное управление эффективностью наряду с управляемым планированием действий. Управление вознаграждением также может быть сложным предложением, требующим оценки нескольких факторов как внутри компании, так и за ее пределами. Программное обеспечение HRMS может помочь эффективно поддерживать планирование и проектирование вознаграждений.
Обучение и профессиональное развитие: рост и карьерный рост являются важнейшими составляющими опыта сотрудников. Инструменты HRMS используют интеллектуальные технологии, чтобы обеспечить более персонализированное и увлекательное обучение, объединяющее людей, информацию и экспертов в масштабе всей компании и за ее пределами. Для сотрудников это помогает им лучше структурировать свои цели планирования времени и карьеры. Можно легко планировать обязательное обучение и обучение в соответствии с нормативными требованиями, а более долгосрочные цели, такие как развитие лидерства и планирование преемственности, могут быть включены в их календари наиболее точно в соответствии с их уникальными потребностями и обязательствами.
Управление эффективностью продаж. Как может вам сообщить любой бизнес-лидер, их команды по продажам максимально эффективны, когда у них есть возможности для продажи и привлечения потенциальных клиентов. HRMS помогает компаниям оптимизировать и централизованно управлять проблемами, связанными с продажами , такими как комиссии, территории и квоты, и даже эффективностью агентов.
Аналитика и кадровое планирование: аналитика на основе данных является ключом к согласованию управления персоналом с общей корпоративной стратегией. Используя показатели и KPI, отчетность, прогнозное моделирование персонала и аналитику на базе ИИ, руководители кадровых служб могут более эффективно поддерживать стратегическое и оперативное планирование , а также бюджетирование и управление эффективностью
Управление опытом сотрудников . Уделяя больше внимания опыту сотрудников , компаниям необходимо искать инновационные способы лучшего понимания того, почему сотрудники чувствуют себя так, как они относятся к своему опыту на работе, начиная как кандидат в день, когда они уезжают, и все в промежутке между ними. Технологии и инструменты Voice of the employee (VoE) для сбора этой информации включают в себя всестороннюю оценку обратной связи, опросы, анализ поведения и настроений и многое другое. Используя эти аналитические данные, организации могут персонализировать опыт каждого сотрудника на протяжении всего его жизненного цикла, повышая вовлеченность и производительность.
Системы управления персоналом и дальнейшие шаги к цифровой трансформации в HR
Цифровая трансформация управления персоналом и любые масштабные операционные изменения на начальном этапе всегда встречают определенное противодействие и инерцию, а также несут неизбежные риски. Лучший способ подготовиться к операционным изменениям — начать делиться информацией о целях и задачах проекта. При наличии открытых линий связи между лидерами команд, руководителями и специалистами по кадрам можно начать «рушить стены». Эффективные стратегии управления изменениями и планирования помогут вашим командам быстрее заручиться поддержкой на ранних этапах.
Перечислим некоторые важные пункты контрольного списка, которые нужно учитывать при осуществлении цифровой трансформации системы управления персоналом.
Целостность данных: Перед началом процесса миграции данных убедитесь, что у вас есть необходимые ресурсы и навыки, или переобучите ИТ-специалистов, чтобы вы могли выполнить эту задачу и минимизировать ошибки человека.
Затраты и трудозатраты: Оцените проектные требования по всем затронутым сферам деятельности, включая внедрение и интеграцию. Определение реалистичных бюджетов и сроков для обеспечения успешного развертывания.
Текущие и будущие потребности: с самого начала тесно взаимодействуйте с руководителями отделов и групп, чтобы убедиться, что вы понимаете их конкретные цели, требования и задачи. Обеспечьте масштабирование системы управления персоналом в соответствии с меняющимися потребностями всех заинтересованных сторон.
Соответствие: определите нормативные, трудовые и другие законодательные требования и подтвердите, что новая система поддерживает эти потребности во всех регионах.
Готовность к запуску: обеспечьте раннюю адаптацию отдела кадров, чтобы разработать графики и цели обучения. Установите ежемесячные этапы, чтобы обеспечить надлежащее обучение всех администраторов, руководителей и сотрудников и готовность использовать все преимущества новой системы управления персоналом.