Watco: Alinhando expectativas de negócios a dados financeiros precisos e atualizados

Fundada em 1983, a Watco Companies LLC começou com uma única locomotiva e hoje é fornecedora líder de serviços de transporte de cargas e commodities, cadeia de suprimentos e logística. Presente em toda a América do Norte e Austrália, a empresa possui e opera uma rede diversificada de 42 ferrovias de curta distância, com 92 terminais e portos para transferência intermodal e um negócio de intermediação internacional para transporte rodoviário, por caminhão e barcaça. O expressivo crescimento de 12% a 15% nos últimos 15 anos se deve ao investimento da Watco em áreas como trilhos ferroviários, depósitos e sistemas de transporte. A combinação do estável negócio principal com o crescimento elevado criou desafios únicos, como a defasagem dos sistemas de TI – uma questão particularmente desafiadora diante do objetivo de aprimorar continuamente a segurança, o atendimento ao cliente e a rentabilidade. Outro problema era ter inúmeras fontes de dados mal integradas, que prejudicavam a precisão dos dados e desaceleravam a tomada de decisões.

A Watco media e avaliava o desempenho financeiro em quase 200 centros de lucro distintos, com sistemas, equipes de gestão e demonstrações de resultados independentes. Os processos de planejamento, rastreamento, geração de relatórios e previsão de receitas e despesas operacionais diárias eram baseados em planilhas do Microsoft Excel. Os membros da equipe de campo precisavam atualizar manualmente os modelos com alterações na hierarquia ou novos centros de lucro, e não havia disponibilidade para revisar e incluir o histórico das taxas de crescimento de cada unidade operacional. Os colaboradores precisavam fazer o upload de dados de planejamento manualmente, quase sempre inserindo informações sequencialmente em planilhas com mais de 200 guias. Esses processos eram complicados e demorados, enquanto as planilhas – normalmente extensas e complexas – eram difíceis de consolidar, manter e validar, além de propensas a erros humanos, gerando desafios como dados imprecisos, inconsistentes, desatualizados e inadequados para a geração de relatórios. Os colaboradores tinham dificuldade em medir o impacto das informações financeiras nos orçamentos em tempo hábil, e a equipe de contabilidade não tinha os recursos necessários para planejar e apresentar as despesas de capital. Em última análise, o trabalho manual de rastreamento e previsão de despesas operacionais não acompanhava o crescimento da receita.

A Watco queria ter a capacidade de se aprofundar no processo de elaboração do orçamento nos 20 a 30 centros de lucro que compõem 80% de seu fluxo de caixa. Para os cerca de 180 centros restantes, a intenção era adotar um processo de planejamento mais geral, com foco em tendências e na utilização de taxas médias de crescimento e de aumento de despesas operacionais. A empresa buscava maior flexibilidade para gerenciar o processo de planejamento, partindo desses dois ângulos distintos. Devido ao foco no longo prazo, a Watco precisava de processos que pudessem ser expandidos de 200 para 500 unidades operacionais.