Visão geral

Como está a funcionar o seu sistema ERP para si? Está na altura de atualizar o ERP? Provavelmente nunca lhe fizeram essas perguntas diretamente (a menos que tenha falado com representantes de vendas), mas pode ter-se questionado sobre isso, mesmo que não de forma explícita. Existe alguma pequena dúvida de que o seu sistema é melhor de alguma forma? Talvez já tenha ouvido algumas histórias de sucesso de ERP moderno. Ou talvez seja mais óbvio do que isso—talvez haja novas coisas que precisa fazer pelos seus clientes ou para acompanhar a concorrência que o seu sistema legado não consegue suportar sem gastar muito tempo e dinheiro em atualizações ou modificações. De qualquer forma, é uma boa prática de gestão avaliar continuamente o desempenho do sistema e identificar áreas para melhoria ou questões emergentes que possam tornar-se problemas num futuro previsível.

Existe um sistema ERP perfeito?

A resposta curta é “não.” E mesmo que existisse o sistema perfeito para as suas necessidades específicas num determinado momento, essas necessidades estão em constante mudança. Por isso, é importante manter-se a par das coisas, saber até que ponto o seu ERP está a apoiar as suas necessidades atuais e identificar tendências que possam levar a problemas.

É comum referir-se aos sistemas instalados como “ERP legado”, sugerindo tecnologia antiga e sistemas desatualizados. Isso é injusto porque muitos sistemas instalados são regularmente mantidos, continuamente atualizados e totalmente capazes de crescer e adaptar-se às necessidades e requisitos em constante mudança. Dito isto, as atualizações de ERP são opcionais, embora fortemente recomendadas pelos fornecedores de software. É importante manter-se atualizado com as correções e melhorias fornecidas pelo seu fornecedor de soluções. Se detetar problemas ou tendências desfavoráveis, a primeira coisa que deve fazer é certificar-se de que o seu sistema tem todas as atualizações e versões lançadas, e depois verificar se o seu fornecedor tem add-ons ou melhorias adicionais disponíveis que possam resolver quaisquer falhas que tenha identificado.

O seu software ERP atual está a dececioná-lo?

Em suma, mantenha o seu sistema ERP legado atualizado. Mas também mantenha uma atenção especial ao desempenho do sistema. As necessidades e os requisitos vão mudar e é importante garantir que o seu sistema está realmente a apoiar as necessidades da sua empresa e dos seus clientes.

A autoavaliação mencionada acima pode ajudar a identificar deficiências e áreas de preocupação, incluindo as seguintes:

• O seu sistema não consegue satisfazer os novos requisitos ou impõe limites a novas iniciativas.
• Não suporta novas tecnologias ou requisitos, ou fá-lo apenas com dificuldade, elevado custo e atrasos. O fornecedor é lento a incorporar novas funcionalidades e funções.
• As funções são difíceis de aprender e utilizar, e inibem em vez de apoiarem a eficiência.
• O tempo de resposta é irritantemente lento. O armazenamento e a recuperação de informação são inadequados, complicados ou simplesmente não correspondem às necessidades cada vez maiores dos dias de hoje.
• O sistema é dispendioso e difícil de manter e suportar, e não é adequadamente suportado pelo seu fornecedor.
• Se o seu sistema for realmente um ERP legado com apoio cada vez menor do fornecedor, ou com um número reduzido de profissionais de suporte técnico, programadores e analistas experientes tornar-se-ão, sem dúvida, mais caros e difíceis de encontrar à medida que o sistema se torna mais obsoleto e pouco fiável.

Estes são os tipos de problemas que podem evoluir lentamente e passar despercebidos durante muito tempo. Então, de repente, torna-se claro que as deficiências do sistema estão a causar sérios problemas para o negócio—e é necessário tomar uma atitude.

Quanto gasta com ERP?

Muitas empresas ficam surpreendidas quando fazem a análise e descobrem quanto custa realmente manter o seu sistema ERP existente em funcionamento e operacional. Isso pode soar estranho quando as empresas de média dimensão normalmente controlam as despesas de forma muito rigorosa como parte das suas responsabilidades de gestão regulares. Mas nem sempre é fácil separar os custos diretos e indiretos associados ao ERP.

Além das taxas mensais e anuais para os fornecedores de software e de hardware, haverá custos contínuos para serviço e suporte dos seus diversos prestadores de serviços (por exemplo, serviço de hardware, consultoria ou redes). Certifique-se de incluir os custos de atualização caso tenha detectado (ou suspeite) que podem ser necessárias atualizações ou melhorias para resolver problemas existentes ou previstos, conforme mencionado acima.

Considere também os custos diretos do departamento interno de TI, incluindo salários e benefícios, espaço, utilidades e materiais. Tente separar aqueles que apoiam diretamente o seu ERP. Tenha em mente que pelo menos alguns destes custos irão permanecer após atualizar e implementar um novo sistema, especialmente se estiver a substituir um sistema tradicional local por outro sistema local. A estrutura de custos para software como serviço (SaaS) baseado na cloud é diferente, mas continuará a precisar de um ponto de comparação para tomar uma decisão fundamentada sobre se deve manter o seu sistema atual, iniciar uma atualização de ERP ou optar pela substituição do sistema legado.

Quanto custaria um novo sistema?

Tem receio em relação ao possível custo de mudar para um novo sistema ERP? Isso é compreensível. Um novo sistema ERP é provavelmente uma das maiores despesas em equipamentos não produtivos que uma empresa fará num determinado ano. No entanto, quando analisado no contexto dos benefícios disponíveis e em comparação com o montante atualmente gasto para manter o sistema atual, a maioria das empresas considera que o custo é totalmente razoável e justificável. Lembre-se de pensar em termos de custos do ciclo de vida—o custo total ao longo de um período de tempo, como cinco a sete anos.

Ao analisar o custo de aquisição e implementação de um sistema de substituição, tenha em atenção que os custos de hardware e de licenciamento de software são apenas uma parte da equação. Deve também incluir o seguinte na sua avaliação:

• Redes e dispositivos periféricos como leitores de códigos de barras, estações de entrada remota, dispositivos móveis e software de cliente, além de suporte.
• Conversão e introdução de dados no novo sistema, bem como a disponibilização para arquivamento e acesso a registos históricos.
• Preparação para desastres, incluindo sistemas de backup ou de failover, recursos de recuperação de dados, conectividade redundante e comunicações.
• Educação e formação para a equipa de implementação do ERP e todos os futuros utilizadores. (Isto é de importância crítica. Não poupe aqui.)
• Desenvolvimento e documentação de novos fluxos de trabalho.
• Assistência na implementação. É provável que um determinado nível de assistência esteja incluído no pacote do fornecedor principal do sistema, mas poderá querer obter assistência adicional do(s) fornecedor(es), consultores externos, a sua empresa de contabilidade ou outros para alguns ou todos os itens listados acima.
• Carga adicional para os seus colaboradores durante a implementação, sob a forma de horas extra, contratação de temporários para ajudar nas tarefas regulares de modo a que tenham tempo para trabalhar na implementação, ou bónus e outros incentivos para manter os trabalhadores motivados.

Tenha em atenção que a estrutura de custos dos sistemas SaaS baseados na cloud é bastante diferente da abordagem tradicional de compra e implementação local. Com o SaaS, há pouco ou nenhum custo inicial para hardware, pois trata-se essencialmente de uma situação de subscrição. Mas um contrato SaaS geralmente inclui também grande parte dos custos de manutenção e suporte, pelo que os seus custos internos de TI contínuos serão significativamente reduzidos. A maioria das empresas verifica que o custo total ao longo de cinco a sete anos com SaaS será provavelmente inferior ao custo total de compra e suporte interno.

Ao ponderar a decisão de manter o seu sistema atual ou considerar uma substituição, tenha em conta os prós e contras. Com uma nova solução ERP, irá obter uma interface de utilizador moderna, funcionalidades e recursos adicionais, e reforçar a sua vantagem competitiva, enquanto que, se mantiver o seu sistema legado, limita a sua capacidade de se manter ágil, produtivo e competitivo. Embora o seu principal objetivo não seja a redução de custos, os casos de sucesso de ERP modernos demonstram que os benefícios de mudar para um novo sistema muitas vezes custam menos e superam as despesas de implementação de uma atualização.

Como justifica financeiramente a implementação de um novo sistema ERP?

Ao tomar uma decisão desta dimensão, a maioria das empresas exige uma análise custo-benefício sob a forma de uma declaração de retorno sobre o investimento (ROI). O lado dos custos é fácil—basta somar os custos previstos conforme indicado acima. Do lado dos benefícios, pode haver efetivamente poupanças diretas nos custos de TI, mas enumerar os principais benefícios do ERP exige que a empresa antecipe como o sistema irá mudar o local de trabalho e permitir um desempenho superior, maior produtividade e um melhor serviço ao cliente.

Desempenho melhorado

Muitos projetos de sistemas ERP são justificados em grande parte pelas melhorias esperadas na eficiência (redução direta de mão de obra) e poupança de custos (incluindo, mas não se limitando, à redução de inventários), e com razão, pois estes são benefícios de retorno enormes em muitas implementações de ERP bem-sucedidas. No entanto, esteja ciente de que o sistema não cria estes benefícios apenas pela sua mera existência na sua empresa. O sistema organiza, analisa e apresenta os dados de forma a que os gestores possam utilizar melhor as pessoas e tomar melhores decisões, o que irá gerar os grandes benefícios. Tenha isso em mente ao planear o orçamento para a formação de utilizadores e a implementação de procedimentos melhorados.

Melhor serviço ao cliente

Estes benefícios são menos diretos, mas ainda mais valiosos. Ao servir melhor os clientes, pode teoricamente aumentar as vendas e os lucros, aumentar a quota de mercado e talvez até aumentar as margens, porque um bom serviço ao cliente acrescenta valor para o cliente sem acrescentar custo ao próprio produto. Em alguns casos, as melhorias no serviço ao cliente tornam-se requisitos de sobrevivência, porque quando um novo ou bom cliente espera capacidades como encomenda eletrónica ou relatórios eletrónicos avançados, o seu sistema ERP precisa de corresponder.

Alterações no local de trabalho

Os sistemas atuais são concebidos para a usabilidade (UX ou experiência do utilizador é o termo em voga) para acesso rápido e fácil à informação. Como o trabalho e o fluxo de trabalho de cada utilizador são únicos, os sistemas atuais são altamente personalizados para proporcionar a cada utilizador os ecrãs e processos de trabalho mais eficientes e confortáveis. Pense em evitar custos em vez de reduzir custos para este benefício. Este aumento de eficiência ajudará os atuais colaboradores a fazer mais e a lidar com um volume de negócios superior sem necessidade de novas contratações. Não é aconselhável justificar o sistema com base na redução do número de funcionários—provavelmente isso não acontecerá, e a perspetiva de perda de empregos não motivará os trabalhadores a adotar o sistema e a contribuir para o seu sucesso.

A seleção do ERP é apenas o começo

Ao seguir as dicas para avaliar sistemas ERP, tenha em mente que a substituição de sistemas legados não é um processo simples ou rápido—mas vale bem o investimento, pois pode trazer benefícios consideráveis quando devidamente selecionado e implementado.

Uma das principais perguntas que a maioria das empresas tem nesta fase do processo é: “Quanto tempo vai demorar a selecionar e implementar a substituição de um sistema legado?” Não existe uma resposta única para essa pergunta — depende do tamanho e da complexidade da organização, de ambos ou de um dos sistemas (antigo e novo) serem baseados na cloud, da dinâmica da empresa e da equipa de implementação, do nível de compromisso da gestão com o projeto e do grau de cooperação ou resistência da comunidade de utilizadores… para mencionar apenas algumas das variáveis. Algumas implementações podem ser concluídas em poucos meses; outras demoram um ano ou mais. Um parceiro de implementação experiente pode ajudá-lo a desenvolver um cronograma realista quando definir o seu plano de projeto nas fases iniciais do planeamento da implementação.

Não precisamos dizer-lhe que substituir a espinha dorsal da gestão estratégica de informação da sua empresa será inevitavelmente disruptivo. Isso não pode ser totalmente evitado, mas a perturbação pode ser minimizada com um esforço de implementação bem planeado e gerido.

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