O processo para calcular o ROI (retorno sobre o investimento) de um planeamento de recursos empresariais parece bastante simples: somar os custos, somar os benefícios e comparar os dois valores. No entanto, há vários fatores que precisam ser considerados para garantir que os seus resultados sejam válidos — e úteis. É importante ter uma visão completa tanto dos custos como dos benefícios, agora e no futuro, tanto para o sistema existente como para o novo sistema em avaliação. Seguem-se dicas de especialistas baseadas em dezenas de implementações de ERP.

Preparação para a análise do ROI do ERP

Utilize um período de tempo razoável para a análise do ROI. Para garantir que a sua análise abranja todo o ciclo de vida tanto dos custos como dos benefícios, considere um período de, pelo menos, cinco anos.

Procure diferenças de custos entre o sistema legado e o novo sistema ERP. Para fazer isto, precisa enumerar os custos atuais para manter o seu sistema legado, bem como os custos futuros de atualização do ERP. Lembre-se de que um dos principais motivadores para mudar de sistema é adicionar novas funcionalidades para se manter competitivo—por isso, inclua uma estimativa realista dos custos de atualização do sistema legado.

Seja minucioso. Certifique-se de ter reunido todas e cada uma das estimativas de custos: para adquirir o novo sistema, implementá-lo e operá-lo de forma eficaz. Em muitos casos, os custos operacionais do novo sistema serão inferiores aos custos do sistema existente. Considere também os benefícios projetados ao calcular o retorno do investimento do seu ERP, reconhecendo que esses benefícios serão alcançados ao longo do tempo.

Pense de forma positiva, mas realista. Se a sua empresa for baseada em produtos (por exemplo, um distribuidor ou fabricante), pode imaginar uma redução significativa do inventário — mas faça o seu trabalho de casa para compreender qual é o resultado típico. Tenha também em mente que as poupanças não acontecerão automaticamente, nem de imediato.

Porque é que este trabalho é tão detalhado? O ROI é frequentemente necessário para fins de planeamento financeiro. Também é importante compreender os custos e benefícios totais do projeto para justificar o seu investimento em ERP e para avaliar o desempenho do sistema em relação às expectativas após a implementação. A folha de cálculo de ROI de ERP abaixo pode ajudá-lo a identificar com precisão os seus custos—ao mesmo tempo que oferece dicas e conselhos para tornar o processo mais simples.

Utilizar esta folha de trabalho

Esta página irá guiá-lo através de uma série de tabelas a serem preenchidas. Cada passo fornecerá informações para ajudar a preencher essas tabelas.

À medida que avança no processo, pode criar as suas próprias folhas de cálculo personalizadas com base nestas tabelas. Também criámos uma folha de cálculo de ROI de ERP para download para o ajudar.

Existem três etapas principais para calcular o ROI de uma atualização de ERP:

• Calcule os custos
• Estime os benefícios
• Calcule o ROI

1. Calcule os custos do ERP

Como será implementado o seu sistema ERP?

A forma como o sistema ERP é implementado tem um impacto significativo nas estimativas de custos. Existem várias opções:

• No local (on-prem): A implementação no local é a forma tradicional como os sistemas ERP legados têm sido implementados há décadas. O hardware e o software são adquiridos e instalados nos próprios servidores da empresa, e o sistema é mantido e atualizado pela empresa.
• Nuvem: Numa implementação em nuvem, o sistema funciona através da internet com hardware e software normalmente pertencentes e suportados por um fornecedor terceirizado. As empresas subscrevem o serviço—um modelo de licenciamento conhecido como software como serviço (SaaS) ERP.
• Híbrido: Neste modelo, elementos da implementação local e da cloud podem ser combinados para criar uma cloud híbrida. Isto oferece à empresa a máxima flexibilidade, mas exige uma participação significativamente maior da equipa de TI.

Quais opções de implementação irá comparar?

Calcule o custo do ERP de ambos os sistemas

Esta secção da folha de cálculo foi concebida para calcular o custo total de propriedade (TCO) tanto do sistema ERP legado existente como do novo sistema de substituição. Normalmente, existem quatro áreas de investimento:

• Infraestrutura
• Software
• Implementação
• Custos de pessoal contínuos

Para a justificação inicial do projeto, será necessário estimar estes custos (antes de solicitar propostas e orçamentos). Muitos ou a maioria dos itens listados aqui podem estar incluídos num orçamento de pacote, mas espere pagar por serviços adicionais, formação, hardware e software para concluir o trabalho.

Os custos de crescimento e suporte serão significativamente mais elevados se o seu sistema atual for antigo, não for bem suportado pelo programador ou se estiver “desatualizado”, ou seja, não atualizado com as correções e versões do programador.

Custos de infraestrutura de ERP

Para além dos custos iniciais, estime o custo das atualizações e da expansão para além da compra inicial. Uma vez que esta é uma estimativa orientada pelo tempo—todos os custos serão replicados (e aumentados) ao longo dos cinco anos (pelo menos) do ciclo de vida—coloque estes custos de atualização e expansão nos anos futuros, pois é improvável que precise de atualizar ou expandir durante o primeiro ano, ou algo semelhante.

• Hardware inicial: Custo de compra ou aluguer dos computadores, servidores, impressoras, por exemplo. Na tabela de comparação, esta despesa já deveria ter sido efetuada para o “sistema legado”.
• Atualizações e manutenção contínuas: Custos contínuos para a infraestrutura acima mencionada. Não haverá custos de manutenção de infraestruturas, ou estes serão baixos, com SaaS.
• Licença de software de sistema: Inclui sistema operativo, base de dados, utilitários, por exemplo.
• Atualizações e manutenção do software do sistema: Custos contínuos para o software do sistema acima mencionado. Espere custos nulos ou baixos de manutenção de infraestruturas com SaaS.
• Equipamento de rede e taxas: Orçamento inicial para equipamento e serviços de rede.
• Dispositivos dos utilizadores: Custo de aquisição, substituição e manutenção dos vários computadores, tablets, scanners, entre outros.
• Taxas de infraestruturas: Custos calculados para o espaço e utilidades, por exemplo, que o sistema necessita.

Custos de software ERP—aplicações empresariais e de produtividade

Aqui, deverá prever um orçamento para o custo de melhorias e expansão para além da compra inicial. As taxas anuais podem aumentar ao longo do tempo à medida que são adicionados utilizadores ou aplicações adicionais, dependendo da estratégia de preços do fornecedor.

• Custo inicial da licença perpétua: Custos iniciais, especialmente para soluções locais, bem como algumas opções de licenciamento alojadas e híbridas. Isto já foi gasto para o sistema legado.
• Taxa anual contínua de licença perpétua: Isto cobre as atualizações e algum nível de suporte. Para um sistema ERP, é normalmente de 16-20% do preço de tabela por ano. A uma taxa anual de 20%, a licença é “recomprada” a cada cinco anos.
• Subscrição anual (SaaS): Utilize os custos anuais de subscrição cotados ou estimados para aplicações em nuvem.
• Taxas anuais de manutenção (SaaS): Taxas adicionais de suporte que serão necessárias para o software e que não estão incluídas noutros locais. A maioria das taxas de manutenção de software SaaS estão incluídas na subscrição.

Custos de implementação de ERP

Em seguida, precisa de estimar os custos de implementação tanto do sistema inicial como das atualizações planeadas ao longo do período de cinco anos. A maioria dos fornecedores de software tem uma ou duas grandes versões por ano. Cada lançamento é, na verdade, uma mini implementação. Em primeiro lugar, a equipa do projeto deve analisar a versão para determinar o impacto geral no processo de negócio atual. Em seguida, a versão é carregada e testada. Antes de entrar em funcionamento, os utilizadores devem ser devidamente formados sobre o novo software. Os potenciais custos a considerar incluem:

• Equipa do projeto: Considere o tempo orçamentado (incluindo horas extraordinárias) para o pessoal de TI e utilizadores.
• Honorários de consultoria: Determine a assistência inicial de que poderá necessitar para além do que o fornecedor irá incluir.
• Conversão de dados, introdução e testes: Utilize funcionários ou temporários para introdução de dados, testes ou quaisquer outras tarefas básicas que necessite de cobrir. (Isto é frequentemente suborçamentado, o que pode levar a problemas de qualidade dos dados.)
• Educação e formação dos utilizadores: Alguma formação inicial para os utilizadores finais será incluída pelo fornecedor, mas para tirar o máximo partido do seu sistema, recomenda-se vivamente formação adicional.

Custos de pessoal ERP em curso

Estime os custos operacionais “normais” para manter o seu novo sistema de gestão empresarial (ERP) a funcionar. Ao considerar os custos contínuos (recorrentes), seja o mais realista possível e inclua uma expectativa razoável de aumento ou inflação de ano para ano. Os principais itens serão uma combinação do tempo e das despesas da equipa interna de TI e de consultores, tais como:

• Custos de apoio à infraestrutura: Isto abrange o tempo orçamentado para apoio além do que estava incluído na recomendação do fornecedor. Com o SaaS, não haverá custos de manutenção de infraestruturas ou estes serão mínimos.
• Cópia de segurança e recuperação de desastres: Inclua práticas externalizadas ou internas.
• Suporte à rede e dispositivos: Suporte estimado necessário para a rede, computadores e dispositivos móveis, por exemplo.
• Correções periódicas de erros: Isto destina-se ao pessoal de TI para aplicar a sequência de correções de erros.
• Integrações de software: Espere ter de as manter regularmente à medida que os produtos de software são atualizados.
• Personalizações de software: Atualizadas ou reaplicadas em ciclos de lançamento de software.
• Suporte ao dispositivo móvel do utilizador: Esforço necessário para o desenvolvimento e suporte da aplicação.

Determine o custo total do seu ERP antigo vs novo sistema ERP

A partir das quatro tabelas acima, transfira o total de cada área de investimento, bem como os subtotais dos custos do novo sistema, para a tabela abaixo. Agora poderá ver as poupanças totais ou os custos adicionais de mudar para um novo sistema. Espere uma combinação de subtotais negativos e positivos para a “Diferença de 5 Anos.”

O que fazer com esta informação

• Se a “Diferença de 5 Anos” total for positiva, isso significa que é mais caro manter o seu sistema legado do que substituí-lo. Esse valor é um benefício direto e precisa ser adicionado à Tabela 8: Resumo dos benefícios do ERP (abaixo).
• Se a “Diferença de 5 Anos” total for negativa, isso significa que o novo sistema será mais caro de implementar do que manter o seu sistema atual. Os benefícios adicionais serão abordados na próxima secção.
• O total dos Custos a 5 Anos do Novo Sistema será utilizado abaixo no cálculo do ROI como “o investimento.”

2. Estime os benefícios do ERP

Se o custo do novo sistema a cinco anos for superior ao custo de manutenção do sistema legado, então será necessário obter benefícios adicionais suficientes para justificar a mudança—caso contrário, por que fazer a alteração?

Por exemplo, se prevê mais receitas e margens mais elevadas como resultado da atualização para um novo ERP — ou se o sistema proporcionar mais valor e um nível superior de apoio ao cliente — estes benefícios podem ajudá-lo a justificar a atualização para um novo ERP.

Alguns dos benefícios do novo sistema são, por natureza, um pouco mais difíceis de distinguir e atribuir ao novo sistema, mas vale muito a pena o esforço de o fazer. Na maioria dos casos, haverá benefícios diretos mais do que suficientes para justificar a implementação do novo sistema. Mas documentar e estimar os benefícios indiretos ajudará no planeamento do projeto, na definição de prioridades e na medição dos resultados da implementação do ERP na organização. Mesmo que não consiga atribuir um valor monetário a estes benefícios, avance e inclua-os na folha de cálculo do ROI e no plano do projeto.

Exemplos de benefícios do ERP

Para esta folha de trabalho, os exemplos de benefícios do ERP foram organizados em cinco áreas de melhoria:

• Produtividade das pessoas
• Tomada de decisão
• Finanças e contabilidade
• Operações
• Tecnologia empresarial

As listas abaixo são exemplos dos benefícios. Haverá muitos mais que você e a sua equipa irão descobrir ao analisar histórias de sucesso de clientes, relatórios de analistas, requisitos de negócio, opções de software e novas tecnologias. Liste os possíveis benefícios e registe as estimativas iniciais para melhorias de processos e o seu valor financeiro.

Produtividade das pessoas

• Suporte a dispositivos móveis para permitir trabalhar em qualquer lugar e a qualquer momento.
• Melhore a eficiência e a precisão na introdução de dados devido a procedimentos pouco práticos e à resposta lenta do sistema associada a sistemas ERP antigos que não são “amigáveis para o utilizador”.
• Reduza o tempo até à produtividade com uma interface de utilizador (UI) moderna baseada em funções, que diminui o tempo de formação necessário para que os utilizadores comecem a trabalhar.
• Ajude a estabelecer um ambiente controlado e gerido para reduzir a variabilidade com processos padronizados.

Tomada de Decisão

• Consolide os sistemas para reduzir imprecisões nos dados e eliminar dados redundantes.
• Centralize e gere a informação (fonte única de verdade) para tornar as comunicações intraempresariais mais eficazes e ajudar a evitar mal-entendidos e confusões.
• Aceda a Big Data com ferramentas analíticas modernas para obter informações que apoiam uma melhor tomada de decisões.
• Forneça ferramentas fáceis de usar, como alertas e painéis de controlo, para permitir consultas de autoatendimento rápidas e precisas.

Finanças e contabilidade

• Simplifique os processos financeiros e contabilísticos em toda a empresa.
• Acelere os fechamentos mensais e melhore a precisão dos relatórios financeiros.
• Melhore as contas a receber reduzindo o prazo médio de recebimento (DSO).
• Reduza o stress das auditorias porque os dados estão organizados e facilmente disponíveis, além de serem precisos e completos.
• Facilite a conformidade regulamentar.

Operações

• Melhore as operações empresariais em toda a empresa e modernize processos desatualizados.
• Integre o comércio eletrónico na gestão de clientes e encomendas.
• Reduza os custos operacionais de mão de obra através de melhores sistemas de planeamento.
• Aumente a satisfação dos clientes com um produto ou data de entrega firmes no momento do orçamento.
• Ajude o aprovisionamento a tornar-se proativo e controlado, em vez de caótico e dependente de urgências.
• Reduza o stock sem aumentar a ocorrência de faltas, encomendas em atraso ou deceção dos clientes, através de um melhor planeamento e controlo de inventário.

Tecnologia empresarial

• Substitua a infraestrutura obsoleta que está a travar o negócio.
• Melhorar a interação entre os vários sistemas empresariais dos diferentes departamentos.
• Consolide aplicações legadas autónomas e reduza a utilização de folhas de cálculo Excel e de soluções manuais alternativas.
• Aceda a novas tecnologias como inteligência artificial (IA), aprendizagem automática e a Internet das Coisas (IoT).
• Proporcione um caminho para a escalabilidade com sistemas modernos concebidos para crescer à medida que o negócio cresce.
• Garanta a segurança dos dados com sistemas e controlos atualizados.
• Alivie o problema de encontrar suporte para sistemas legados que já não são suportados pelo fornecedor.

Documentar as melhorias do ERP

A folha de cálculo abaixo é uma amostra de tabela para documentar as suas observações e estimativas relativas a melhorias de processos e ao seu valor financeiro. Lembre-se de preencher cada coluna na sua própria folha de cálculo.

• Crie uma folha de trabalho para cada uma das cinco áreas de melhoria listadas acima.
• Registe os processos sob cada um que serão melhorados.
• Estime os montantes anuais diretos e indiretos.
• Calcule o valor total de cinco anos.
• Especifique o benefício, mesmo que o valor em dólares não possa ser determinado.

Identifique os benefícios diretos e indiretos para cada departamento da sua organização. Segue-se um exemplo de benefícios na área de finanças e contabilidade. Vai precisar de uma tabela como esta para cada departamento da sua organização.

Resuma todos os benefícios do ERP

Depois de considerar todas as áreas de melhoria, some o total de cinco anos de cada departamento para determinar o benefício total.

Além disso, se verificou que a “Diferença Total em 5 Anos” da Tabela 6: Resumo de Custos foi positiva, então ficará claramente mais caro manter o seu sistema legado do que substituí-lo. O montante das poupanças é um benefício direto e deve ser adicionado à tabela abaixo na Linha 6. Se esse número for negativo (o novo sistema custa mais do que o existente), coloque um zero (0) na Linha 6.

3. Calcule o ROI do ERP

Não irá precisar de uma folha de cálculo para esta fase.

Neste momento, deverá ter toda a informação de que necessita para calcular o ROI do seu investimento em ERP utilizando esta fórmula:

ROI = (Benefícios – Investimento)/Investimento

Aqui é onde encontra a informação:

• O “Investimento” corresponde ao “Custo Total do Novo Sistema a 5 Anos”, que é o total apresentado na Tabela 6: Resumo dos Custos do ERP
• Os “Benefícios” correspondem aos “Benefícios Totais do ERP do Projeto” da Tabela 8: Resumo dos Benefícios do ERP

Na maioria dos casos, o benefício será superior ao investimento e acabará por obter uma relação superior a 1.

Por exemplo, se o benefício em cinco anos for de 2.000.000 USD e o investimento em cinco anos for de 575.000 USD, a relação seria (2.000.000 USD – 575.000 USD) / 575.000 USD = 2,479, que é arredondado para 2,5.

Multiplique essa razão por 100 para obter a percentagem de ROI resultante da atualização do seu sistema ERP. No nosso exemplo, a razão de 2,5 representa um ROI de 250%.

O próximo passo

Se os benefícios e o retorno do investimento forem sólidos, o próximo passo é expandir o esforço para corresponder ao processo de planeamento e orçamentação da sua empresa. Uma vez que o software afeta tanto os orçamentos operacionais como os de capital, poderá ser necessário envolver mais partes interessadas.

• Comunique-se com os executivos patrocinadores e membros da equipa que elaboraram as estimativas.
• Forneça documentação de apoio relativa a vendas, custos e outros documentos.
• Crie previsões específicas de vendas e custos por ano.
• Prepare dados de análise financeira para o custo total de propriedade (TCO), período de retorno do investimento e outros cálculos.