Resumen sobre sistemas de gestión de almacenes

Un WMS, o sistema de gestión de almacenes, es un software que ayuda a las empresas a gestionar y controlar las operaciones diarias de almacén, desde el momento en que las mercaderías y los materiales entran en un centro de distribución o de reparto hasta el momento en que salen. Los sistemas de software de WMS son un componente clave de la gestión de la cadena de suministro y ofrecen visibilidad en tiempo real sobre todo el inventario de una empresa, en almacenes y en tránsito. Además de la gestión de inventario, un WMS ofrece herramientas para los procesos de retiro y empaque, uso de recursos, analíticas y más.

Ahora más que nunca, los mayoristas, los proveedores de logística tercerizados (3PL) y los transportistas se enfrentan a una presión acumulada para cumplir y entregar pedidos omnicanal a la velocidad de Amazon. El e-commerce sigue en auge y las expectativas de los consumidores por entregas rápidas y flexibles son más altas que nunca. Al mismo tiempo, los almacenes están lidiando con la escasez de mano de obra y el aumento de los costos, lo cual acelera la adopción de soluciones automatizadas y basadas en IA.

Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) modernos desempeñan un papel fundamental al habilitar visibilidad en tiempo real sobre el inventario, optimizar los flujos de trabajo y dar soporte a una gestión omnicanal fluida. Estas fuerzas hacen que una gestión de almacenes más rápida, inteligente y eficiente no sea solo una ventaja competitiva, sino una necesidad.

Cinco beneficios de un sistema de gestión de almacenes

Un sistema digital robusto de gestión de almacenes es esencial para cualquier negocio que tenga inventario disponible —y puede ayudar a ahorrar dinero y lograr nuevas eficiencias en muchas áreas—. Los cinco principales beneficios de un sistema WMS son:

1. Eficiencia operativa mejorada: los sistemas de WMS automatizan y optimizan los procesos del almacén, desde los recibos entrantes hasta las entregas salientes —para lograr mayor eficiencia, operaciones más fluidas y manejo de mayores volúmenes—. Reducen errores al retirar y enviar bienes, y eliminan el trabajo duplicado e innecesario. Un WMS también comparte datos con los sistemas de ERP y de gestión del transporte, lo cual le aporta una perspectiva holística que se extiende más allá de su almacén y ayuda a acelerar el movimiento de bienes.
2. Menos desperdicios y costos: si usted tiene inventario perecedero o con fecha de vencimiento, el software de WMS puede identificar qué artículos deben ser retirados primero, o cuáles necesitan un impulso de ventas, para minimizar el desperdicio. También puede ayudar a determinar cuál es el uso más eficaz del espacio del almacén, desde la ubicación del inventario hasta los recorridos óptimos. Algunos sistemas ofrecen simulaciones avanzadas para crear planos de planta y colocar los palés, estanterías y equipamiento en las mejores ubicaciones a fin de operar con la máxima eficiencia y ahorrar tiempo y dinero.
3. Visibilidad sobre el inventario en tiempo real: usando código de barras, etiquetado RFID, sensores u otros métodos de seguimiento de la ubicación, un sistema WMS le brinda información estratégica en tiempo real sobre su inventario cuando ingresa a su almacén, es trasladado por allí y pasa a la siguiente ubicación. Con esta visibilidad, usted puede crear proyecciones de demanda más precisas, ejecutar una estrategia de inventario just-in-time y mejorar la trazabilidad —lo cual es especialmente importante frente a un evento de retiro del mercado—.
4. Gestión mejorada de la mano de obra: un WMS puede ayudar a prever las necesidades de mano de obra, crear cronogramas, optimizar el tiempo de desplazamiento dentro de un almacén y asignar la tarea correcta al empleado adecuado según su nivel de habilidad, proximidad y otros factores. Un buen sistema WMS también puede ayudar a mejorar la moral del personal creando un entorno más relajado, organizado y seguro donde sienta que su tiempo es valorado y usado sabiamente.
5. Mejores relaciones con clientes y proveedores: con un WMS, los clientes disfrutan de un mejor cumplimiento de pedidos, entregas más rápidas y menos imprecisiones —lo cual aumenta su satisfacción y fidelidad y mejora la reputación de la marca—. Los proveedores también pueden experimentar tiempos de espera reducidos en dársenas y muelles de carga, algo que mejora las relaciones.

¿Qué hace un sistema WMS?

Cualquier actividad que fluya hacia y desde el almacén, y aquellas que se expanden hasta la cadena de suministro extendida, puede ser mejorada con un buen sistema WMS —desde recepción y almacenamiento hasta retiro, empaque y envío—. Las principales características de un sistema de gestión de almacenes brindan soporte a tales actividades de las maneras que se describen aquí abajo.

Proceso de recepción y almacenamiento

Un WMS puede ayudar a las empresas a recibir, procesar y almacenar los artículos de la manera más eficiente en base a las reglas del negocio y el flujo del almacén. Antes de que existieran los sistemas de gestión de almacenes, se usaba bolígrafo y papel para recibir los artículos y conciliarlos con los pedidos de compra y recibos físicos —y algunos almacenes pequeños aún hoy usan ese enfoque—.

Un sistema WMS brinda soporte al uso de tecnología RFID y a la integración con software de facturación y otros, para que los artículos se puedan recibir, validar y conciliar automáticamente frente a pedidos de compra digitales con el escaneo de un código de barras y con etiquetas impresas para facilitar el almacenamiento y retiro.

Gestión de inventario

El software para gestión de almacenes brinda visibilidad en tiempo real sobre el inventario de una organización en cualquier ubicación, incluyendo los artículos en tránsito y en las tiendas. Ofrece información de seguimiento usando tecnología de identificación automática y captura de datos (AIDC) tal como códigos de barras o RFID. Además, muchos sistemas dan soporte al conteo cíclico y la proyección de la demanda usando analíticas avanzadas e información estratégica sobre el rendimiento de productos y proveedores. Con esa información estratégica, las empresas pueden adaptar sobre la marcha los niveles de inventario para garantizar que haya suficiente para cubrir la demanda de los clientes, ya sea en la tienda u on-line.

Un preciso seguimiento del inventario y otras prácticas son clave para mejorar las tasas de pedidos —es decir, aquellos que llegan completos, a tiempo, sin daños y con una factura apropiada—. También pueden ayudar a asignar el inventario de acuerdo con flujos de trabajo personalizados y lógicas de retiro para poder moverlo más rápido, tanto dentro como fuera del almacén.

Retiro, empaque y cumplimiento de pedidos

El lugar más común para las actividades de empaque y cumplimiento de pedidos sigue siendo el almacén. Y la investigación aún muestra que la preparación de pedidos representa más de la mitad de los costos totales de almacenamiento, lo que la convierte en uno de los procesos que consume más recursos.

Los sistemas WMS pueden ayudar a reducir estos costos guiando la manera más eficiente de almacenar, recuperar y realizar el empaque de productos. También dan soporte a tecnologías de retiro que optimizan el proceso, tales como radiofrecuencia (RF) con y sin verificación por escaneo, tecnología de pick-to-light y pick-to-voice, robótica y algoritmos de IA que pueden ayudar a optimizar las rutas.

Algunas soluciones para gestión de almacenes facilitan el cumplimiento de pedidos usando técnicas tales como retiro de un solo pedido, retiro por lote, por zona, por fase, cross-docking, sistemas put-wall y más —todo lo cual ayuda a optimizar el cumplimiento—.

Envío

Muchos sistemas de almacén se integran con softwares de logística y de gestión del transporte que habilitan innumerables maneras de acelerar el proceso de cumplimiento —generando automáticamente conocimientos de embarque, listas de empaque, facturas y notificaciones para los envíos, por ejemplo—.

Con las características de trazabilidad en tiempo real, las empresas pueden controlar si los paquetes llegan puntualmente y al destino correcto.

Vale la pena entenderlo bien. Las mejores operaciones de almacén de su clase logran que la amplia mayoría de los envíos salgan de la dársena y estén en tránsito hacia su destino a tiempo.

Gestión laboral

Obtener información estratégica sobre los costos relacionados con el trabajo y la productividad puede ayudar a los almacenes a manejar operaciones más ágiles y eficientes. Un WMS puede brindar visibilidad en tiempo real de los empleados del almacén, costos de mano de obra, tiempos de respuesta, brechas de productividad, tendencias para planificar y más —para que las empresas puedan reaccionar en consecuencia—.

Además de brindar información estratégica clave, muchos sistemas también dan soporte al intercalado de tareas basado en factores tal como la prioridad o la proximidad para ayudar a minimizar el tiempo de viaje general de los trabajadores, así como el "tiempo muerto" o tiempo perdido. También pueden ayudar con la planificación y la gestión del cronograma, ya sea directamente o mediante la integración con otros sistemas.

Gestión de predios y dársenas

Las características para gestión de predios y dársenas pueden ayudar a que los conductores de camiones encuentren rápido los puntos de carga correctos. El soporte para cross-docking, donde los bienes que llegan al almacén se colocan inmediatamente en envíos salientes sin que tengan almacenamiento intermedio, es ideal para los productos comestibles frescos. El software ayuda con todo esto chequeando los escaneos de recepción frente a los pedidos de venta, para notificar luego a quien los recibe si los bienes deben colocarse en una ubicación de cross-docking.

Métricas y analíticas de almacén

Los datos en tiempo real se pueden recopilar automáticamente a través de un WMS en lugar de confiar en métodos manuales, eliminando así errores de tipeo y acelerando drásticamente el proceso. Estos datos también se pueden integrar con analíticas para hacer seguimiento de métricas importantes tales como envíos a tiempo, precisión del inventario, costos de distribución, tasa de cumplimiento de pedidos o de líneas de pedidos, tiempos de ciclos y más. El sistema es entonces capaz de crear informes visuales que se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas y usarse para hacer ajustes.

Sistemas de gestión de almacenes en acción

Los sistemas y herramientas para gestión de almacenes se usan en casi todas las industrias, aunque más habitualmente recaen sobre los mayores distribuidores, centros de reparto de e-commerce y proveedores de logística tercerizada (3PL) —que a menudo tienen múltiples almacenes—. Las empresas de farmacia, cuidado de la salud y almacenamiento en frío también son usuarias habituales. Con frecuencia, las soluciones de WMS se integran con los sistemas de transporte y logística para mejorar la transparencia, la eficiencia y el ahorro.

A continuación, vea cómo estas empresas usaron un sistema de gestión de almacenes y tecnologías modernas para maximizar la eficiencia.

• Nadro transforma la distribución farmacéutica con los procesos para almacén digital para mejorar la eficiencia de sus 480.000 envíos mensuales, lo que se traduce en una mejora del 30% en la precisión de recolección.
• Delta Light gestiona la planificación, almacenamiento y transporte de la producción conectando todos los sitios en una vista única para mejorar la toma de decisiones y resolución de problemas.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

Existen tres tipos principales de software de WMS: independientes (sistemas on-premise propios y a menudo heredados), basados en la nube y aplicaciones incorporadas dentro de plataformas de ERP o de gestión de la cadena de suministro (ya sea on-premise o alojadas en la nube). Cada tipo de WMS tiene ventajas y desventajas, y cuál es el mejor diferirá de una empresa a otra:

• WMS independiente: estos sistemas suelen implementarse on-premise utilizando el propio hardware de la empresa. Por lo general, pueden dar soporte a una mayor personalización (aunque esta puede ser costosa) y la organización puede mantener un control más estricto sobre sus datos y software. Aunque el costo inicial del sistema es sustancialmente superior al de otras opciones, una vez que una empresa es su propietaria, lo posee. Asimismo, las actualizaciones, mantenimiento y costos asociados con estos sistemas son responsabilidad de la organización. A medida que el WMS envejece, es cada vez más difícil integrarlo con otras plataformas e implementar nuevas tecnologías.
• WMS en la nube: los sistemas de WMS basados en la nube se pueden implementar rápidamente con costos iniciales más bajos. Entregados en forma de software como servicio (SaaS), brindan más flexibilidad para dar soporte a las condiciones estacionales y otros cambios del mercado —además de ser más fáciles de escalar a medida que las empresas crecen—. Mediante actualizaciones periódicas, la gestión de almacenes en la nube ofrece un camino más rápido hacia la innovación. Y un tercero asume la carga de mantener y actualizar el sistema. Los proveedores de SaaS también invierten mucho dinero y expertise en medidas de seguridad y brindan capacidades de recuperación ante desastres. Los sistemas de gestión de almacenes en la nube también se pueden integrar más fácilmente con otras soluciones.

• ERP integrado y WMS basado en SCM: algunos sistemas de gestión de almacenes están construidos como módulos o aplicaciones que se integran con plataformas de ERP y de cadena de suministro. Su ventaja es que son capaces de trabajar mejor con otras soluciones en áreas superpuestas, tales como contabilidad y business intelligence. Brindan una visión holística sobre toda la cadena de negocios y logística para habilitar la transparencia de punta a punta, y para que los procesos de almacenamiento y logística se orquesten y ejecuten juntos. En última instancia, estas capacidades se pueden usar para optimizar las operaciones y brindar experiencias de cumplimiento rápidas y ágiles.

Tecnología de almacenamiento inteligente

Para cubrir los cambiantes patrones de compra, canales y expectativas del cliente —y para seguir el ritmo de mercados en evolución y nuevas disrupciones— las empresas necesitan tecnologías de almacenamiento inteligentes, desde IA y machine learning hasta robots autónomos.

Automatización de almacenes

Las tecnologías de automatización están teniendo un impacto significativo en los almacenes y centros de distribución. Los flujos de trabajo y procesos de almacenamiento que se pueden optimizar mediante la automatización incluyen recopilación de datos, asignación de código de barras, escaneo, retiro y empaque, envío, y seguimiento del inventario. Esta automatización permite operar de manera mucho más eficiente y escalar según una demanda cambiante. También reduce errores humanos tales como tipear mal la dirección de envío o el SKU.

Tecnología de retiro por voz

El retiro por voz, también conocido como almacenamiento dirigido por voz y pick-by-voice, les permite a los operadores llevar a cabo las tareas y comunicar que se han completado sin tener que usar papel ni sus manos y ojos. Usan un dispositivo, por lo general un auricular o terminal de voz, para recibir instrucciones habladas desde el sistema WMS sobre dónde y cuándo retirar los pedidos entrantes. Los trabajadores pueden usar el lenguaje cotidiano para enviar actualizaciones en tiempo real al sistema de almacenamiento, incluso cuando se completan lotes.

Dispositivos móviles

El personal de primera línea de almacén depende cada vez más de dispositivos móviles para trabajar de manera más eficiente. Según la encuesta "2025 Warehouse/DC Operations", el 77% de los almacenes usan tecnologías móviles e inalámbricas para recolectar datos y el 76% emplean escáneres de códigos de barras. Las tabletas y smartphones robustos son ahora herramientas estándar para escanear, asignar tareas e integrar en tiempo real con el WMS. Un WMS que brinde soporte a una conectividad fluida con estos dispositivos es fundamental para lograr velocidad, precisión y flexibilidad en las operaciones de cumplimiento modernas.

Robots de almacén

Los robots que operan en almacenes se basan en IA y machine learning para tomar decisiones a partir de los inputs de su entorno. Y usando una combinación de sensores ópticos, acústicos, térmicos y hápticos, pueden medir la temperatura ambiente e incluso percibir el tacto. Si la integración es compatible, el software de WMS dirige las actividades robóticas.

Actualmente, hay una variedad de robots usados en centros de distribución y almacenes que pueden aumentar algunas tareas de la fuerza laboral y automatizar otras.

Los vehículos guiados automatizados (AGV), por ejemplo, usan una pista o una banda magnética para trasladar el inventario dentro del almacén, mientras que los robots móviles autónomos (AMR) dependen de tener a bordo sensores, computadoras y mapas para moverse por él y cambiar de ruta cuando es necesario. Los AMR pueden identificar la información incluida en los empaques para ayudar con los chequeos de surtido e inventario. Los drones aéreos están equipados con sensores ópticos y usan tecnologías de deep learning para escanear rápido artículos que están en lugares altos y peligrosos y cargar los últimos recuentos en el sistema WMS, siempre y cuando este pueda dar soporte a la integración. Y los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS) pueden hacer su tarea asistidos por un software que dirige sus operaciones. Estos pueden tomar la forma de shuttles, grúas o incluso robots trepadores.

Hay una gran cantidad de ventajas en usar robots en el almacén, siendo la más obvia la aceleración de las operaciones. Pero la seguridad y el ánimo del personal también puede mejorar a medida que los trabajos peligrosos y triviales son reemplazados por tareas más estratégicas.

Apps de realidad virtual y aumentada

La tecnología de realidad aumentada (AR) implica usar una cámara para capturar un entorno real, tal como el pasillo de un almacén, y luego superponer instrucciones o información sobre ese entorno —en un dispositivo móvil—. Los visores inteligentes de AR, por ejemplo, les permiten a los operadores realizar tareas sin usar sus manos. Estas apps pueden trazar rutas, mostrar dónde están los contenedores y más. Las tecnologías de realidad virtual (VR) también están siendo usadas para todo, desde capacitar a los operadores de montacargas hasta mejorar la seguridad de las rutas de entrega.

IA en la gestión de almacenes

La inteligencia artificial está transformando las operaciones de cadena de suministro y almacenes, haciéndolas más inteligentes, rápidas y resilientes. Aprovechando la planificación predictiva, la asignación automática de tareas y la información estratégica en tiempo real, las empresas pueden optimizar los recursos y acelerar el cumplimiento.

Por ejemplo, la planificación de demanda laboral impulsada por IA con soluciones SAP ayuda a los almacenes a reducir los costos de planificación y supervisión laboral hasta en un 20%, mientras mejora la puntualidad en las entregas y la confiabilidad operativa. Estas capacidades habilitan a los supervisores para planificar los turnos con mayor precisión, obtener transparencia en las operaciones y mejorar la satisfacción de los clientes —al tiempo que incrementa la eficiencia y escalabilidad—.

Internet de las cosas

Los datos de IoT siguen siendo un elemento fundamental para mejorar la gestión de almacenes, especialmente cuando se combinan con capacidades de IA. Los sensores de IoT capturan información crítica de equipamiento, inventarios y dispositivos móviles, mientras que la IA analiza estos datos para proyectar tendencias, optimizar flujos de trabajo y adaptarse a las condiciones cambiantes. Juntas, estas tecnologías ayudan a las empresas a pasar de procesos más rígidos a un modelo dinámico y orientado a la demanda —lo que reduce costos, mejora la precisión y acelera el cumplimiento—.

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