Hace no muchos años, sus clientes estaban felices de esperar días o incluso semanas que les entregaran los productos. Usted sabía quiénes eran sus competidores, y las tendencias del mercado solían ser graduales y estables. Hoy no sucede nada de eso. Los consumidores modernos compran en tiempo real desde un catálogo global y normalmente digital. Las tendencias en productos (e incluso en la industria) se pueden afianzar en semanas, si no días. Añádale a la mezcla una confusa colección de disrupciones en la cadena de suministro, desde una pandemia hasta acontecimientos políticos y meteorológicos —y equivale a una situación bastante vertiginosa—. Así como su negocio se construye a partir de sus clientes, sus proveedores son la base sobre la cual existe. Las mejores soluciones de software e innovaciones operativas de hoy están ayudando a las empresas a desarrollar las estrategias para gestión de relaciones con el proveedor que necesitan para no solo competir sino también prosperar en el complejo y cambiante mundo actual.

Significado de la gestión de relaciones con el proveedor

La práctica de gestión de relaciones con el proveedor (SRM) se originó en la década de 1980 como una forma de ofrecer a las empresas una estrategia sistemática y coherente de evaluar a sus proveedores. Las raíces de la SRM se remontan al trabajo del reconocido analista de compras corporativas y cadena de suministro, Peter Kraljic, quien introdujo una perspectiva innovadora sobre la segmentación de proveedores. Desarrolló la llamada "matriz Kraljic", que esencialmente mapea a los proveedores en función de dos dimensiones fundamentales: riesgo y rentabilidad. Por ejemplo, una empresa de electrónica necesita tanto microprocesadores como suministros de oficina, pero el proveedor que le suministra los primeros es mucho más esencial para su éxito que el segundo. Por esta razón, la gestión de relaciones con el proveedor postula que, si bien es importante tener buenas interacciones con todos sus proveedores, es especialmente crucial cultivar vínculos sólidos y transparentes y estrategias de evaluación continuas con aquellos de quienes más depende su negocio.

Las prácticas y soluciones modernas para la gestión de relaciones con el proveedor aprovechan componentes analíticos y estratégicos que pueden ayudar a las empresas a revolucionar su enfoque para gestionar las relaciones con el proveedor.

SRM vs. gestión de proveedores

Los términos "gestión de relaciones con el proveedor" y "gestión de proveedores" a menudo se utilizan indistintamente, pero técnicamente no son lo mismo. La primera es exactamente lo que dice su nombre: la práctica de gestionar las relaciones con el proveedor. Por su parte, la gestión de proveedores es más amplia que eso. Incluye gestión de relaciones, pero también información, gestión de riesgos y rendimiento del proveedor —y actividades tales como la colaboración en proyecciones—.

El término "SRM" existe desde mucho antes, y se sigue utilizando en muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas que no necesitan la funcionalidad completa de una suite para gestión de proveedores de punta a punta. Hoy, sin embargo, gestión de proveedores es el término más moderno, y se lo suele utilizar para describir herramientas nuevas y avanzadas basadas en la nube que cubren las complejas necesidades de las medianas y grandes empresas.

El proceso de gestión de relaciones con el proveedor

El proceso de SRM se compone de cinco pasos críticos:

1. Segmentación de proveedores: esta fase inicial implica categorizar la base de proveedores. Eso ayuda a brindar información estratégica, resaltar riesgos potenciales, descubrir oportunidades de ahorro y mejorar las relaciones con el proveedor. La segmentación se puede realizar en base a varios criterios, tales como tipo de artículo, cantidad, riesgo (utilizando la matriz Kraljic), ubicación, precio, sostenibilidad, etc., según lo que genere el mayor valor para el negocio.
2. Desarrollo de la estrategia de trabajo con proveedores: tras equiparse con la información estratégica proveniente de la segmentación, el siguiente paso es elaborar una estrategia personalizada. Esto implica negociar contratos y precios, mejorar los procesos de comunicación, e intentar diversificar el negocio entre proveedores adicionales para minimizar riesgo y dependencia.
3. Construcción de relaciones: esta etapa se enfoca en profundizar su conexión con los proveedores. Va más allá de las transacciones, fomentando una relación que incluye comunicación de punta a punta que puede incluir cuestiones tales como notificaciones tempranas sobre cambios de precios, promociones y potenciales faltantes. Básicamente, garantiza que sus proveedores conozcan su negocio y estén en sintonía con sus necesidades.
4. Ejecución de la estrategia: aquí se ponen en acción las tácticas e iniciativas identificadas durante la etapa de desarrollo de la estrategia para mejorar el rendimiento, impulsar el valor y lograr los objetivos establecidos en cada grupo de proveedores segmentado. Esto puede abarcar gestión de contratos, cumplimiento de pedidos, gestión del rendimiento y colaboración proactiva con los proveedores para garantizar que los objetivos estratégicos se traduzcan en resultados tangibles que beneficien tanto a la organización compradora como a sus proveedores.
5. Monitoreo y mejoras continuas: el monitoreo permanente del rendimiento del proveedor es esencial para una gestión eficaz de las relaciones. Esto puede incluir evaluar puntualidad y precisión de las entregas, calidad del producto, rentabilidad, plazos de entrega y capacidad de respuesta. Los datos sobre rendimiento vuelven al ciclo, fundamentando la siguiente ronda de segmentación y desarrollo de estrategias, lo cual crea un bucle que se hace más sólido y esclarecedor en cada vuelta.

Objetivos y beneficios de la gestión de relaciones con el proveedor

Cuando mejora su capacidad para interactuar con sus proveedores, usted impulsa sus oportunidades de éxito.

• Relaciones más estrechas con los proveedores: ello significa profundizar sus interacciones más allá del nivel transaccional. Implica forjar asociaciones y generar confianza, comprensión mutua y objetivos compartidos. Esto le da a usted y a sus proveedores una mejor comprensión de objetivos, amenazas y oportunidades de cada uno.
• Costos más bajos: comprendiendo las operaciones y estructuras de costos de los proveedores, las empresas pueden trabajar con ellos para identificar áreas de reducción de costos sin comprometer la calidad. Esto puede conducir a mejores negociaciones de precios, ventajas en las compras a granel y un costo total de propiedad reducido.
• Menor riesgo del proveedor: una estrategia de gestión de relaciones con el proveedor bien implementada aporta mayor conciencia y visibilidad en tiempo real, ayudando a identificar, evaluar y mitigar los riesgos con mayor velocidad y precisión. Parece un juego de palabras, pero usted no sabe lo que no sabe. Aprovechar soluciones de compras corporativas y prácticas de SRM inteligentes garantiza que usted tenga más preparación y confianza.
• Mejor capacidad de respuesta del proveedor: cuando sus proveedores conocen su negocio y se sienten involucrados en su éxito, es más probable que hagan un esfuerzo adicional para cubrir sus necesidades, especialmente en situaciones urgentes. Esta capacidad de respuesta puede marcar la diferencia en escenarios sensibles al tiempo o inesperados. Cuanto más estrecha sea la relación entre compradores y vendedores, mayor será la capacidad de respuesta.
• Colaboración más rápida con el proveedor: brindando a sus proveedores métodos digitales y en tiempo real para colaboración e intercambio de información, usted puede reaccionar más rápido a la disrupción y mejorar la agilidad del negocio. A menudo, esto se hace en una red de negocios multiempresa para la cadena de suministro —una plataforma de colaboración B2B de muchos a muchos donde compradores y vendedores pueden conectarse, realizar transacciones, y asociarse en información y procesos compartidos—.
• Mayor visibilidad y transparencia: una buena gestión de relaciones con el proveedor es transparente. Comunica claramente las métricas de rendimiento, su importancia para todos y el hecho de que cada integrante está sujeto a escrutinio. Este enfoque sincero y honesto da una buena impresión y anima a los proveedores a mantener altos estándares como parte de su asociación con usted, en lugar de hacerlo simplemente por miedo a la vigilancia.
• Cadena de valor optimizada: alineando las operaciones del proveedor con sus objetivos de negocio, las estrategias para gestión de relaciones con el proveedor ayudan a dar soporte a una cadena de suministro y valor cada vez más optimizada. Esto garantiza que de punta a punta, cada eslabón de la cadena sea visible, funcione de manera eficiente y contribuya al éxito general del negocio.
• Información estratégica sobre las capacidades de los proveedores: con acceso a datos e inteligencia, usted puede comprender mejor las fortalezas, capacidades y potencial del negocio de sus proveedores. Si está introduciendo nuevos productos o modelos de negocio, por ejemplo, puede evaluar si su base de suministro actual es capaz de cubrir esas necesidades —o si necesita encontrar nuevos proveedores—. Captando la capacidad y limitaciones que hay dentro de su entorno de proveedores, usted puede recalcular y pivotar con mayor seguridad y previsión.

Protegerse contra la disrupción de la cadena de suministro

Hizo falta la catástrofe del COVID-19 para que las personas apreciaran plenamente cuán dependientes somos de las cadenas de suministro. Conscientes de lo cerca que estuvieron del límite, las mejores empresas comenzaron a optimizar agresivamente sus cadenas de suministro, así como los sistemas y procesos que las operan. Parte de ello llevó a la adopción urgente de mejores prácticas de gestión de relaciones con el proveedor para ayudar a navegar por las incertidumbres con resiliencia y confianza. Cultivando relaciones sólidas con los proveedores y manteniendo una supervisión continua, usted puede anticipar la disrupción y responder con agilidad.

Desafíos de la gestión de relaciones con el proveedor

Incluso teniendo sólidos procesos de gestión de relaciones con el proveedor, aún existen riesgos y desafíos sobre los cuales usted siempre debe permanecer alerta.

• Falta de diversidad de proveedores: construir grandes relaciones con un pequeño número de proveedores es excelente por muchas razones. Pero siempre hay vulnerabilidad y riesgo asociados con tener demasiados huevos puestos en la cesta de un solo proveedor. Afortunadamente, las soluciones de software SRM pueden ayudar a gestionar muchos de los elementos administrativos de la relación que consumen mucho tiempo, permitiendo que usted cree nuevas relaciones de uno a uno y atraiga más proveedores de los que, de otro modo, no habría tenido tiempo de gestionar.
• Desalineación: a veces los proveedores pueden convertirse en competidores. O sus agendas y modelos de negocio pueden cambiar, y ya no estar alineados en condiciones y precios como alguna vez lo estuvieron. Esto puede ser incómodo cuando se construyen relaciones cercanas y amistosas, así que es esencial anticipar estos escenarios y armar diplomáticos planes de comunicación y negociación en caso de que esto suceda.
• Obstáculos al riesgo y la continuidad: desde la política global hasta pandemias y crisis climáticas, estamos aprendiendo a "nunca decir nunca" en relación al próximo potencial evento de la cadena de suministro. Garantizar relaciones excelentes con sus proveedores es un amortiguador esencial contra la incertidumbre —pero lamentablemente, no es la panacea—. En estos días, también es crucial seguir avanzando con soluciones de compras corporativas habilitadas por IA que ayuden a lidiar mejor con los datos, ver lo que podría pasar y poner en marcha planes de contingencia.
• Desafíos de visibilidad: si bien la gestión de relaciones con el proveedor mejora la visibilidad de sus operaciones con ellos, es imposible lograr una transparencia completa. Equilibrar la confianza con ayudas tecnológicas tales como sensores de IoT, blockchain y seguimiento de GPS puede ayudar a mantener una línea de visión clara sin interferir en la autonomía del proveedor.

Ejemplos de gestión de relaciones con el proveedor

Las estrategias y soluciones para gestión de relaciones con el proveedor están ayudando a estos importantes sectores a gestionar sus necesidades y problemas únicos.

1. Cuidado de la salud: desde medicina hasta equipamiento quirúrgico, la calidad del producto es literalmente una cuestión de vida y muerte en este sector. La gestión de relaciones con el proveedor en el cuidado de la salud a menudo implica rigurosos procesos de investigación sobre proveedores, auditorías de calidad periódicas, y estrictos chequeos de compliance para adherirse a los estándares y regulaciones de la industria. Por ejemplo, un hospital podría recibir alertas en tiempo real si el producto de un proveedor ha sido objeto de retiro del mercado o problemas de calidad, habilitando una acción rápida para encontrar fuentes alternativas y evitar posibles daños.
2. Comercio minorista: con el ritmo de las redes sociales, las tendencias de la moda van y vienen —a veces casi de la noche a la mañana—. La gestión de relaciones con el proveedor en el comercio minorista facilita la proyección y planificación colaborativas con los proveedores para garantizar que los productos correctos estén disponibles cuando sean novedosos y que no estén quietos juntando polvo una vez que no lo sean. Por ejemplo, el minorista de un artículo de edición limitada de precio alto puede trabajar estrechamente con los proveedores para adaptar sus pedidos por región, garantizando un suministro sin excedentes.
3. Energía: las empresas de servicios públicos suelen lidiar con activos que tienen décadas de antigüedad y requieren piezas y equipamiento raros e inusuales para mantenerse en funcionamiento. Además, enfrentan una presión cada vez mayor para reducir las emisiones y desarrollar medidas de sostenibilidad más sólidas. Los proveedores de piezas de la vieja escuela y los modernos vendedores de alta tecnología para equipamiento de energía inteligente tienen prácticas y métodos muy diferentes. La gestión de relaciones con el proveedor puede ayudar a las empresas de servicios públicos a centralizar y unificar la forma en que gestionan estos tipos dispares de proveedores —asegurándose de que cubran las necesidades energéticas cruciales de los clientes y mantengan el compliance con los estándares de sostenibilidad—.
4. Transporte: estas empresas dependen de equipamiento confiable y entrega oportuna de suministros. Un SRM eficaz en este sector podría implicar, por ejemplo, una estrecha gestión de relaciones con el proveedor de piezas para el mantenimiento de vehículos, garantizando que todo esté disponible cuando sea necesario sin tener un excedente de inventario. Una empresa de logística puede utilizar herramientas de gestión de relaciones con el proveedor para evaluar la confiabilidad de una red de diversos proveedores, lo cual le da confianza para expandir y diversificar su negocio.
5. Construcción: las empresas de este sector están bajo constantes presiones de plazos y deben mantener relaciones con una vertiginosa variedad de proveedores de materiales. Una empresa de construcción podría utilizar software de gestión de relaciones con el proveedor para hacer seguimiento de su rendimiento en múltiples proyectos, identificando a aquellos que hacen las entregas a tiempo y cumplen con las especificaciones de calidad de manera consistente. Esto las ayuda a mantenerse encaminadas tanto con los costos como con los plazos.