CTT: forjar una ventaja competitiva hacia el futuro con un paquete integrado de soluciones en la nube
Explore el recorrido de CTT con SAP
CTT, empresa de servicio postal, conecta a Portugal con el mundo desde hace cinco siglos. Con las soluciones RISE with SAP y SAP Billing and Revenue Innovation Management, ha digitalizado procesos y sistemas de facturación automatizados, lo cual la ayuda a mantenerse ágil, captar oportunidades y salvaguardar esta increíble herencia.
| Industria | Región | Tamaño de la empresa |
| Gobierno | Lisboa, Portugal | 12.200 empleados |
de trazabilidad en los procesos de facturación.
de los procesos de negocio estandarizados.
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Simplificar la facturación en una empresa ágil y preparada para el futuro
Pocas empresas pueden presumir de una trayectoria tan ilustre como la de CTT Correios de Portugal S.A., cuyas raíces se remontan a 1520. Siendo el mayor proveedor de servicios postales de Portugal, CTT maneja más de 1.000 oficinas de correos en todo el país, atendiendo a una población superior a los 10 millones. El grupo de empresas CTT, que incluye a Banco CTT, CTT Express y Dott, brinda servicios postales, de mensajería, e-commerce y finanzas en todo el mundo.
Los servicios postales y de mensajería han cambiado drásticamente en los últimos tiempos, ya que las personas envían menos cartas y reciben más paquetes. El auge del e-commerce ha impulsado en CTT un aumento del 83% en el volumen anual de paquetes desde 2010, alcanzando los 18 millones al año. A su vez, la competencia de los prestadores de servicios de mensajería rivales es intensa, y CTT debe adaptarse rápido a las nuevas expectativas del cliente, tales como la entrega en el mismo día y el seguimiento en tiempo real.
Sin embargo, esta flexibilidad se veía obstaculizada por el entorno de ERP del grupo, que estaba muy personalizado con más de 100 integraciones a sistemas de terceros y nuevas características creadas con código a medida. La complejidad resultante dificultaba la capacidad de responder rápido a las necesidades del negocio y aprovechar las oportunidades de ingresos. Por ejemplo, se necesitaban 10 horas para crear una factura por cada sociedad y 24 para completar el ciclo de facturación mensual. Cualquier corrección requería un esfuerzo manual considerable, y los procesos de facturación eran tan complejos que los operaban los equipos de TI en lugar de finanzas.
La fijación de precios es de por sí complicada en el negocio de mensajería, porque hay que tener en cuenta una serie de variables diferentes tales como la distancia, el peso, tamaño y los servicios especiales. CTT sabía que a medida que se expandiera hacia la banca y otros negocios, la complejidad no haría más que aumentar.
Para simplificar las operaciones de facturación, eliminar la fuga de ingresos y tener éxito en un mercado en evolución, CTT necesitaba llevar sus procesos de negocio centrales a una plataforma digital, y automatizar los flujos de trabajo de facturación. Como explica Nuno Carreira Silva, IT Corporate Director de la empresa, “las nuevas tendencias del mercado exigen una transformación significativa en el sector postal. Las capacidades digitales son esenciales para desarrollar los innovadores nuevos productos y servicios que los clientes desean y, sobre todo, para llevarlos al mercado rápido.”
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Integrar soluciones de manera fluida para una única vista sobre la facturación
CTT tiene una larga relación de confianza con SAP, ya que usa sus soluciones desde hace más de 20 años. La empresa decidió combinar RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition y SAP Billing and Revenue Innovation Management a fin de brindar la escalabilidad necesaria para procesar con precisión datos de facturación complejos.
Nuno Carreira Silva explica: “Creemos que SAP es una empresa líder en el espacio de ERP, y migrar a RISE with SAP nos permitió aprovechar nuestra inversión existente. De los sistemas de facturación que consideramos, solo SAP Billing and Revenue Innovation Management cubría todos nuestros requisitos funcionales. La integración con SAP S/4HANA Cloud Private Edition fue otro importante factor decisivo”.
La empresa comprendió que la integración estándar entre SAP S/4HANA Cloud Private Edition y SAP Billing and Revenue Innovation Management ayudaría a aumentar la eficiencia en un nuevo entorno a partir de flujos de trabajo digitales automatizados.
Además, integrar SAP Billing and Revenue Innovation Management con la existente solución SAP Convergent Mediation by DigitalRoute consolidaría la información de facturación desde diferentes áreas del negocio en una única vista general, lo cual aumentaría la transparencia y aceleraría el procesamiento. El nuevo entorno de contabilidad y facturación también habilitaría mayor flexibilidad de facturación, ayudando a CTT a capturar eventos logísticos a un nivel granular y monetizarlos de diferentes maneras.
Para minimizar el riesgo de disrupción del negocio, el grupo adoptó un enfoque gradual e implementó primero la oferta de RISE with SAP para el servicio de mensajería y el Banco CTT, antes de pasar a otras empresas. Trabajando con SAP, consolidó múltiples sistemas heredados en RISE with SAP, cubriendo los procesos de negocio centrales y brindando a los usuarios de todo el grupo una interfaz intuitiva y flujos de trabajo fáciles de usar basados en la experiencia de usuario de SAP Fiori.
IT Corporate Director, CTT Correios de Portugal S.A.
Adaptarse de manera ágil para cubrir las necesidades cambiantes de clientes y del mercado
Gracias a RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition y SAP Billing and Revenue Innovation Management, los procesos de negocio centrales de CTT están conectados, digitalizados y potenciados por flujos de trabajo automatizados, lo cual reduce la complejidad y aumenta la eficiencia. CTT puede responder más rápido a nuevos requisitos de negocio y oportunidades de ingresos, introduciendo con agilidad ofertas innovadoras para compensar la caída de los volúmenes del correo tradicional.
Por ejemplo, su nuevo servicio de mensajería exprés, que usa la característica de créditos de consumo en SAP Billing and Revenue Innovation Management, les permite a los clientes pagar los envíos de paquetes como un servicio prepago. Además, integrando la aplicación de SAP Extended Warehouse Management y las apps de SAP Fiori, la empresa ha diseñado un proceso móvil novedoso y eficiente que, según Nuno Carreira Silva, la ayudará a crecer como proveedora de logística externa. Asimismo, puede incluir automáticamente servicios logísticos en una factura recopilando datos de los procesos de almacenamiento y transformándolos en ítems facturables.
Con un sistema de facturación estándar, CTT ha establecido una única fuente de verdad y ha aumentado la transparencia. Tiene la flexibilidad de dar soporte a diferentes modelos de precios, tales como tarifas recurrentes, únicas y basadas en el consumo. El equipo de facturación, que ahora ejecuta el 100% de sus procesos en lugar del departamento de TI, puede facturar con precisión usando datos sólidos sobre cobro y facturación, y rastrear dichos procesos de forma integral desde una única fuente. Los procesos de negocio automatizados y acelerados han empoderado al personal para que trabaje de manera más productiva y precisa, creando facturas en solo dos horas y recortando un día del proceso de cierre financiero mensual.
Además, la empresa ha podido aumentar significativamente el número de eventos diarios en SAP Convergent Mediation by DigitalRoute a 800.000, lo que le permite facturar correctamente a los clientes durante las temporadas de alta demanda, tales como el período de vacaciones, mientras minimiza la pérdida de ingresos.
Por el lado operativo de TI, SAP S/4HANA Cloud Private Edition sirve como repositorio de datos maestros para sistemas de terceros, los cuales se integran mediante API en lugar de conexiones punto a punto tradicionales. Esto redujo a la mitad el número de interfaces, simplificando la infraestructura del sistema, disminuyendo el costo total de propiedad y acortando el tiempo de entrega de las nuevas implementaciones. CTT ya no depende de un código personalizado heredado para desarrollar e implementar nuevas funcionalidades. Y en cuanto a mantenimiento de TI, Nuno Carreira Silva dice: “Confiamos en SAP para mantener en funcionamiento nuestro entorno de software de la empresa. No necesitamos comprobar si el problema está en la CPU o en los parámetros de nuestro sistema: ahora esa es siempre una pregunta para SAP”.
Implementar tecnología inteligente en el próximo capítulo de su historia
De cara al futuro, CTT planea continuar refinando sus procesos de negocio y aumentando sus soluciones de SAP para responder a los cambios de las necesidades del mercado. El principal objetivo de la empresa es mantener la escalabilidad del nuevo entorno y continuar dando soporte al negocio con funcionalidad estándar. Un hito clave es migrar los restantes sistemas de TI on-premise a RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition.
La empresa también está colaborando con SAP para buscar formas de usar SAP Business Technology Platform y aumentar su nuevo entorno. Los proyectos actuales incluyen investigar cómo pueden aprovechar el poder de la IA en SAP Billing and Revenue Innovation Management usando el copiloto Joule. Como dice Nuno Carreira Silva, “poder charlar con Joule sobre ítems cargados y facturables será un sueño hecho realidad”.
CTT ha prosperado durante medio milenio adaptándose a las necesidades de los clientes y a los cambios en las expectativas del mercado. Con un entorno de TI integrado basado en las soluciones de SAP, la empresa está preparada para cumplir con precisión los desafíos que surjan en los próximos 500 años.