Eurobank: cumplir rápidamente con una nueva ley laboral gracias a un sistema de gestión del tiempo confiable y preciso
Cumplir con una fecha límite estricta de compliance legal
Cuando Grecia promulgó una ley laboral diseñada para crear condiciones de trabajo transparentes y previsibles, Eurobank S. A. sabía qué hacer. Habiendo implementado ya SAP SuccessFactors HCM, utilizó la solución SAP SuccessFactors Time Tracking y SAP Business Technology Platform para cumplir rápidamente con la legislación al tiempo que mantenía el enfoque en la experiencia del colaborador.
| Industria | Región | Tamaño de la empresa |
| Banca | Atenas, Grecia | 6500 colaboradores |
de compliance de entrada y salida.
de disminución en la frecuencia de salidas sin registrar.
de reducción en errores de carga de datos, lo cual aumenta la precisión.
Head of People Technology and Internal Communication, Eurobank S.A.
Proteger a los colaboradores al tiempo que se garantiza el compliance
Siendo uno de los mayores empleadores de Grecia, Eurobank S. A. fomenta una cultura de responsabilidad corporativa y políticas centradas en los colaboradores. Con una amplia presencia que cuenta con 500 oficinas en Grecia y 120 sedes en toda Europa, la organización bancaria pone un énfasis crítico en garantizar una experiencia fluida para los colaboradores y el bienestar de su fuerza laboral.
La importancia de mantener esta experiencia fluida a lo largo de todos los procesos de RR. HH., mientras se promueve al mismo tiempo un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, pasó a un primer plano tras la promulgación de una nueva ley laboral por parte del gobierno griego. Esta legislación tenía como objetivo fomentar condiciones laborales transparentes y previsibles, al tiempo que simplificaba los procedimientos dentro de la plataforma de información de inspección laboral, ERGANI II. La ley exigía que las organizaciones en sectores específicos realizaran un monitoreo meticuloso de los horarios de trabajo de los colaboradores, la planificación de turnos y las horas extras. Se requería que los colaboradores registraran su entrada y salida cada día, y que los empleadores enviaran estos datos de los colaboradores en tiempo real a la plataforma ERGANI II.
Ante los nuevos requisitos regulatorios, Eurobank necesitaba asegurar un compliance fluido, sin disrumpir sus procesos existentes de RR. HH. El desafío era encontrar una solución de seguimiento de horarios confiable y precisa que pudiera integrarse fácilmente con sus sistemas actuales. La solución de Eurobank fue adoptar tecnología avanzada de seguimiento de horarios que no solo cumplía con los requisitos legales, sino que también se alineaba con el marco de eficiencia y soporte a los colaboradores del banco.
Permitir que sus 5.000 colaboradores griegos afectados registren su entrada y salida todos los días no era tarea fácil, pero un plazo de tolerancia cero significaba que una implementación tardía no era una opción. Eurobank necesitaba evitar posibles multas por estar fuera de regla de aproximadamente EUR 10.000 por colaborador adhiriéndose a un estricto cronograma de proyecto y aplicando estrategias efectivas de gestión de riesgos.
Además de dar soporte al compliance, la nueva solución tenía que simplificar las cargas de trabajo de los administradores de RR. HH. para lograr una mayor eficiencia. “Debía ser simple”, señala Maria Tachataki, la directora de tecnología de personal y comunicación interna del banco. “Queríamos basar los informes y las analíticas en la solución para mejorar la toma de decisiones y combinar los estrictos requisitos legales con una experiencia de trabajo fluida y flexible. Teníamos que ser muy inteligentes al respecto, y necesitábamos hacerlo rápido”.
Head of People Technology and Internal Communication, Eurobank S.A.
Priorizar la precisión de los datos, integración y experiencia del colaborador
Eurobank tuvo una ventaja inicial en lo que respecta a este desafío. Desde 2018, había estado utilizando SAP SuccessFactors HCM para brindar una atractiva experiencia al colaborador. El banco también había introducido recientemente SAP Business Technology Platform (SAP BTP) para ayudarlo a innovar y adaptarse a la evolución de las necesidades del negocio.
Esto hizo que la solución SAP SuccessFactors Time Tracking fuera la elección obvia. La solución se integraría fácilmente con diversos softwares en el ecosistema unificado de RR. HH., fomentando así la consistencia de los datos, ayudando a eliminar silos de datos y facilitando el intercambio eficiente de información entre diferentes funciones de RR. HH. Y su experiencia de usuario intuitiva y personalizada en múltiples dispositivos alentaría la adopción y el compliance.
La integración fluida entre la solución SAP SuccessFactors Employee Central y SAP SuccessFactors Time Tracking fue clave. Mientras que la primera alberga datos centrales de los colaboradores tales como roles, condición de empleo y asignaciones organizacionales, la segunda maneja los detalles granulares de licencias, horarios de trabajo, horas extras y horas trabajadas. Trabajando en conjunto, ambas soluciones ayudarían a garantizar que los datos relacionados con el tiempo fueran precisos, actualizados y más fáciles de gestionar.
Por ejemplo, Eurobank ya había habilitado la funcionalidad de gestión de licencias dentro de SAP SuccessFactors Employee Central, lo cual significaba que los horarios de los colaboradores, perfiles de horario y otros datos existentes relacionados con el tiempo podrían conectarse de forma nativa con SAP SuccessFactors Time Tracking. De manera similar, la funcionalidad de hoja de horarios consolidó diversos aspectos del tiempo y las licencias de los colaboradores, incluyendo horas programadas, permisos y horas extras. Con esta información centralizada, los gerentes tenían una imagen completa de cómo se utilizaba el tiempo de los colaboradores, y podían realizar ajustes a la dotación de personal, la asignación de trabajo y la planificación en consecuencia.
Por su parte, SAP BTP y ofertas como SAP Integration Suite, SAP HANA Cloud y el entorno de ejecución Cloud Foundry para SAP BTP habilitarían flexibilidad y escalabilidad al permitir que Eurobank adaptase SAP SuccessFactors Time Tracking a sus necesidades. El banco personalizó una interfaz para que la recopilación de datos se ajustara precisamente a los requisitos de la ley griega. En total, el equipo desarrolló 28 interfaces para facilitar el intercambio de datos 24x7 con la plataforma de inspección laboral.
Después de un proyecto intensivo que incluyó una fase de planificación e interacciones casi diarias con el Ministerio de Trabajo, Eurobank puso en marcha SAP SuccessFactors Time Tracking en seis meses.
Un programa de gestión del cambio que abarcara una sólida participación de las partes interesadas y estrategias de comunicación fue vital para el éxito del proyecto. Las medidas para fomentar la adopción incluyeron talleres y grupos focales para debatir preocupaciones, así como programas piloto que permitieron a los colaboradores experimentar el nuevo sistema en un entorno controlado y proporcionar feedback.
“Brindamos mucha capacitación y soporte antes de salir en vivo”, afirma Tachataki. “Pasamos por un proceso de gestión del cambio con nuestros colaboradores para darles tiempo de adaptarse a esta nueva realidad”.
Dar soporte a la transparencia con información estratégica en tiempo real y aplicaciones intuitivas
Cada día laboral para 5.000 colaboradores de Eurobank ahora comienza registrando su entrada en una aplicación personalizada habilitada por SAP SuccessFactors Time Tracking. Midiendo la puntualidad de los colaboradores y la adhesión a las horas de trabajo programadas, la solución brinda soporte al compliance con las leyes laborales y a garantizar que reciban su paga con precisión y a tiempo.
Ya sea al registrar la entrada o la salida, los trabajadores ven una interfaz limpia y simplificada que les permite actuar rápidamente y ver su horario — incluyendo tiempo flexible, horas extras aprobadas y tiempo estimado de licencia—.
Gracias a esta interfaz optimizada, las notificaciones en tiempo real y las capacidades avanzadas de generación de informes, el compliance mejoró rápidamente en alrededor del 75% dentro de los dos meses posteriores a la implementación, para llegar finalmente al 99%. El pleno compliance diario no es posible en ninguna organización, pero SAP SuccessFactors Time Tracking acerca a Eurobank a este objetivo, permitiendo una mayor precisión y transparencia de los datos.
Rastrear las salidas sin registrar y reducir su frecuencia ha sido una de las mejoras más críticas. Las notificaciones oportunas de salidas no registradas ayudan a los colaboradores a reaccionar al instante, y los informes avanzados permiten a los gerentes abordar rápidamente los problemas antes de que afecten el compliance.
Eurobank puede monitorear mejor las horas extras preaprobadas, lo cual permite una gestión eficiente de los costos laborales en un entorno de aumente de las cargas de trabajo. Con información estratégica sobre estos patrones de horas extras, los gerentes pueden tomar decisiones fundamentadas sobre la dotación de personal y la asignación de recursos. El banco puede identificar picos de carga de trabajo y ajustar el personal de manera proactiva, alineando los esfuerzos de los colaboradores con sus necesidades y brindando el soporte adecuado durante los períodos de mayor actividad.
Las métricas robustas también ayudan al banco a monitorear las tendencias de ausencia de colaboradores y gestionar la cobertura de la fuerza laboral de manera más efectiva. Abordar las posibles brechas en el rendimiento del equipo debido a licencias no planificadas ayuda a mantener alta la productividad y minimizar las disrupciones operativas.
Y por el lado de TI, una conexión robusta con la plataforma de inspección laboral —que atiende 131.000 llamadas API cada mes— ha agilizado significativamente la carga de datos, reduciendo errores, fallas y riesgos.
Continuar prosperando dentro de un entorno conectado
Eurobank ahora ve muchas posibilidades para usar soluciones adicionales de SAP para mejorar la vida de sus colaboradores.
Integrando soluciones innovadoras y aprovechando la tecnología avanzada, se busca crear un entorno donde los colaboradores puedan prosperar y crecer.
La visión estratégica de Eurobank incluye implementar el centro de inteligencia de talento y las funcionalidades de perfil de crecimiento dentro de las soluciones SAP SuccessFactors, para aprovechar la inteligencia artificial y la analítica de personas, y así facilitar decisiones basadas en datos que optimicen la adquisición, el desarrollo y la retención de talento. Además, enfocarse en una taxonomía de habilidades integral permitirá a la organización relacionar eficazmente las capacidades de los colaboradores con roles adecuados, fomentando así una fuerza laboral más dinámica y con capacidad de respuesta. Este enfoque no solo mejora la eficiencia operativa del banco, sino que también brinda soporte a su objetivo más amplio de convertirse en una organización basada en habilidades.
El banco también tiene la intención de utilizar la sólida infraestructura de SAP BTP para construir aplicaciones personalizadas innovadoras que agilicen y digitalicen las operaciones y mejoren la satisfacción de los colaboradores. El objetivo del banco es que las aplicaciones ligeras centradas en los colaboradores, construidas sobre SAP BTP, aumenten la productividad y el compromiso, brindando acceso en tiempo real a ofertas esenciales de RR. HH., que incluyen herramientas de autoservicio, feedback y recomendaciones de capacitación personalizadas.
También está en la agenda explorar cómo el copiloto Joule puede ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia simplificando y automatizando los procesos de RR. HH.
Juntos, la empresa planea que estos creen un ecosistema de RR. HH. aún más integrado y con mayor capacidad de respuesta. Automatizando tareas rutinarias y brindando mejor información estratégica sobre el comportamiento y rendimiento de los colaboradores, Eurobank puede seguir imaginando "un mundo lleno de prosperidad" tanto para sus clientes como para su gente.