Diakonie Nord Nord Ost: Effiziente Pflege und wertstiftende Arbeitsplätze dank schlanker und automatisierter Beschaffung
Einführung von Ende-zu-Ende-Prozessen mit SAP
Die Diakonie Nord Nord Ost hilft in 100 sozialen Einrichtungen, Pflegeheimen und Fachkliniken Menschen in jeder Lebenssituation. Mit den innovativen Lösungen SAP Ariba und SAP S/4HANA Cloud optimiert die gemeinnützige Organisation die Beschaffung und unterstützt die Mitarbeitenden bei der Erfüllung des sozialen Auftrags.
| Branche | Region | Unternehmensgröße |
| Öffentlicher Sektor | Lübeck, Deutschland | 4.900 Mitarbeitende |
Mitarbeitende haben einfachen Zugriff auf benötigte Arbeitsmittel
Zeitersparnis bei der Buchung von Lieferantenrechnungen
Verkürzung der Bestellzeiten durch digitale Workflows
Abteilungsleiterin Procurement, Diakonie Nord Nord Ost
Beschleunigung und Vereinfachung der Beschaffung an 100 Standorten
Die Diakonie Nord Nord Ost ist eine der größten Wohltätigkeitsorganisationen im Norden Deutschlands. Die gemeinnützige christliche Organisation verfügt über ein jährliches Gesamtbudget von rund 200 Millionen Euro und realisiert damit ein breites Spektrum an Gesundheits-, Pflege- und Bildungsangebote in Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern. Die Diakonie Nord Nord Ost erkannte das enorme Potenzial der digitalen Transformation für die Branche und wurde durch Einsatz modernster Cloud-Lösungen zum Innovationsführer, um so den Nutzen der begrenzten Ressourcen für die Gesellschaft zu maximieren.
Bernd Springer, Applications Owner SAP bei der Diakonie Nord Nord Ost, erklärt: „Der Fachkräftemangel ist für uns ein echtes Problem. Deshalb wollen wir Technologie als Wegbereiter nutzen, um zeitraubende Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, damit unsere Mitarbeitenden ihre wertvolle Zeit auf die Arbeit mit den Menschen konzentrieren können. Wir bieten Dienstleistungen für alle Lebensphasen an und wollen unsere Fachkräfte und Ehrenamtlichen in die Lage versetzen, jedem Menschen in jeder Situation die bestmögliche Pflege und Unterstützung zukommen zu lassen.“
Was die Diakonie Nord Nord Ost von anderen gemeinnützigen Organisationen unterscheidet, ist das breite Spektrum der Branchen und Angebote. Die Diakonie Nord Nord Ost bietet Betreuung und Hilfe für obdachlose Menschen, Suchtberatung, Kindertagesstätten und psychiatrische Kliniken für Jugendliche und schafft außerdem Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen in Bäckereien, Cafés, Wohnheimen, auf einem nachhaltigen Bauernhof, in einer Designagentur mit Druckerei sowie in einem Veranstaltungszentrum mit Fokus auf Kultur und Musik. Hinzu kommt der Betrieb von Seniorenpflegeeinrichtungen und Wohnen mit Service für Senioren.
Die Diakonie Nord Nord Ost wollte all diese Aktivitäten und Unternehmungen mit zentral gesteuerten, schlanken und benutzerfreundlichen Beschaffungsprozessen unterstützen.
Applications Owner SAP, Diakonie Nord Nord Ost
Einführung einer integrierten und automatisierten E-Procurement-Lösung
Um das E-Procurement zu modernisieren, entschloss sich die Diakonie Nord Nord Ost nach Evaluierung verschiedener Alternativen zur Einführung von SAP Ariba Lösungen. In Zusammenarbeit mit SAP Services and Support, SAP Enterprise Support Services, dem SAP Procurement Product Team sowie dem Partner apsolut Group integrierte die Diakonie Nord Nord Ost SAP Ariba mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition, um so eine durchgehende Automatisierung in allen Prozessschritten von der Bestellanfrage über die Zahlung bis hin zur Buchung zu ermöglichen.
Durch Auswahl der SAP Ariba Snap Buying Lösung profitierte die Diakonie Nord Nord Ost von einer bereits vorkonfigurierten Anwendung, die auf Best Practices basiert und dadurch die Implementierung beschleunigte. Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die hochgradig automatisierte Migration vom vorherigen System. „Als erfahrener Anbieter und Innovationspartner verstand SAP die Komplexität unserer Ende-zu-Ende-Prozesse und half uns, etablierte Best Practices zu unserem Vorteil zu nutzen“, erklärt Bernd Springer. „Dank des praxisbezogenen Projektmanagements des Partners apsolut Group, das die besonderen Herausforderungen von Cloud-Implementierungen berücksichtigte, konnten wir sehr effektiv zusammenarbeiten und unseren Einkauf erfolgreich neu aufstellen.“
Die reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam, dem Implementierungspartner und SAP Services and Support war ein zentraler Baustein, damit die Diakonie Nord Nord Ost das für eine effektive Cloud-Transformation benötigte neue Wissen und eigene Expertise aufbauen, und den Go-Live der neuen Prozesse erfolgreich meistern konnte . Mit umfassender Unterstützung auch bei der Bewältigung technischer Integrationsherausforderungen half SAP Services and Support dabei, eine klare Projektvision als Grundlage für die Implementierung zu entwickeln. Diese Vision bildet auch zukünftig den Rahmen für weitere, schrittweise Verbesserungen und treibt die Einführung der neuen Arbeitsabläufe in der gesamten Organisation weiter voran, was den alltäglichen Betrieb in der Diakonie Nord Nord Ost kontinuierlich verbessert.
Um die schnelle und flächendeckende Einführung der neuen, vollständig digitalen Beschaffungsprozesse zu unterstützen, entwickelte die Diakonie Nord Nord Ost interne Schulungsprogramme. Dabei lag der Fokus auf der Bereitstellung flexibler und ansprechender Online-Trainings, insbesondere für die vielen neuen Nutzer, die vorher noch nie mit SAP Lösungen gearbeitet hatten.
Abteilungsleiterin Procurement, Diakonie Nord Nord Ost
Kosteneinsparungen durch effektive Beschaffungsstrategien
Inzwischen ist die Diakonie Nord Nord Ost auf hochautomatisierte, papierlose digitale Workflows auf Basis von SAP Ariba und SAP S/4HANA Cloud umgestiegen und hat schon über 20.000 Artikel in den Beschaffungskatalog aufgenommen. „Wir haben mit den wichtigsten Kategorien begonnen und vergrößern nach und nach die Anzahl der Artikel, die die Mitarbeitenden über SAP Ariba beziehen können“, erklärt Annabel Rickert, Abteilungsleiterin Procurement bei der Diakonie Nord Nord Ost. „Es ist eine moderne Lösung, die von sehr einfachen, günstigen und sehr häufigen Einkäufen bis hin zu hochkomplexen Bestellungen alles abdeckt. Wir haben die Lösung vielen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, die vorher noch nie mit solchen Geschäftsanwendungen gearbeitet haben, und das Feedback war sehr positiv. Unseren Mitarbeitenden gefällt es sehr, wie schnell und schlank der neue Prozess ist.“
Die Diakonie Nord Nord Ost hat die manuellen Prozesse vollständig automatisiert, so dass die Mitarbeitenden keine Papier- oder digitalen Formulare mehr auszufüllen und per E-Mail zu verschicken brauchen. Eine einfache Suchfunktion, kombiniert mit angepassten Listen für regelmäßige Wiederholungskäufe, hilft den Mitarbeitenden, jedes Produkt mit Hilfe der SAP Ariba Guided Buying Funktion schnell zu finden. Integrierte, dynamische und mobile Freigabeworkflows beschleunigen Entscheidungen und sorgen dafür, dass alle produktiver arbeiten können. „Zusammengenommen bringt das eine große Zeitersparnis für alle Beteiligten“, ergänzt Bernd Springer. „Unvollständige Aufträge mit fehlenden Informationen gibt es einfach nicht mehr, zeitraubende Abstimmungen zwischen Abteilungen entfallen. Und durch die Einbeziehung aller Beteiligten können auch die vielen Menschen mit Behinderungen, die überall im Unternehmen arbeiten, neue digitale Kompetenzen erwerben, die sie dabei unterstützen, vollständig an den betrieblichen Abläufen und dem Arbeitsalltag teilzuhaben.“
Früher war es oft schwierig, Einkäufe effektiv zu kontrollieren und zu managen. Die Abläufe waren langsam und nicht klar strukturiert. Mit SAP Ariba treffen die Budgetverantwortlichen nun intelligentere Einkaufsentscheidungen und haben jederzeit einen Überblick über den aktuellen Budgetverbrauch und den Status aller Einkäufe. „Wir können strategische Beschaffungsinitiativen jetzt konsequenter und erfolgreicher umsetzen und das so genannte ‚Maverick Buying‘ unternehmensweit einschränken, um die Kosten zu senken und die Gesamteffizienz zu steigern“, berichtet Annabel Rickert. „Durch bessere Transparenz, Kontrolle und Auswertungen haben wir die Zusammenarbeit mit unseren Hauptlieferanten bereits verbessert. Und auch sie profitieren von der Automatisierung, da die Zahlungen schneller abgewickelt werden.“
Die E-Procurement-Lösung bietet nun einen vollautomatisierten Ende-zu-Ende-Prozess, von der Bestellung aus einer der 100 Einrichtungen der Diakonie Nord Nord Ost bis zur zentralen Buchung und Bezahlung in der Buchhaltungslösung. „Wenn eine Rechnung über das SAP Business Network eingeht, prüft die Lösung, ob es dazu eine Bestellung gibt und ob auch ein Lieferschein erfasst wurde“, erläutert Stefanie Königs, Abteilungsleitung Finanz- und Rechnungswesen bei der Diakonie Nord Nord Ost. „Und wenn alles übereinstimmt, muss niemand mehr manuell etwas in der Buchhaltungsanwendung überprüfen oder anpassen. Damit erhalten wir sofort eine komplette Transparenz unserer Finanzlage in Echtzeit.“
Abteilungsleitung Finanz- und Rechnungswesen, Diakonie Nord Nord Ost
Mit intelligenten KI-Funktionen in die Zukunft
Auf Basis der bereits erzielten Erfolge, plant die Diakonie Nord Nord Ost, die Beschaffung durch Reduzierung der Anzahl der Lieferanten und gleichzeitige Verhandlung besserer Konditionen weiter zu optimieren. Die neue SAP Cloud Lösung bietet ein stabiles Fundament für zukunftssichere Beschaffungsprozesse mit intelligenteren und nachhaltigeren Beschaffungsstrategien durch KI-gestützte Entscheidungen auf Grundlage personalisierter Empfehlungen, zum Beispiel bei Nachbestellungen mit SAP Ariba Buying 360.
Die Diakonie Nord Nord Ost plant, weitere Prozesse zu integrieren und zu automatisieren, darunter das Reise- und Spesenmanagement mit SAP Concur Lösungen sowie umfassendere Lieferantenanalysen mit den Lösungen SAP Ariba Supplier Lifecycle und SAP Ariba Performance. Darüber hinaus will die Diakonie Nord Nord Ost die von SAP empfohlene Anwendung Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA Cloud verstärkt nutzen, um das nachhaltige Gebäudemanagement weiter zu verbessern.
„Mit der Umstellung auf SAP Ariba haben wir einen wichtigen Schritt getan“, fasst Bernd Springer zusammen. „Diese neue Lösung ermöglicht es uns, das große Ganze zu erfassen und neue Einblicke in die internen Auftragsflüsse zwischen Teams, Abteilungen und Geschäftsbereichen zu gewinnen. Das hilft uns dabei, die Effizienz der gesamten Organisation zu steigern und den Menschen, die sich auf uns verlassen, noch bessere Hilfe zu bieten.“
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Featured partner
Die apsolut Group ist ein führendes Beratungsunternehmen und SAP Gold Partner, das Kunden bei der digitalen Transformation der Beschaffung und bei der Effizienzsteigerung unterstützt. Das Unternehmen wurde wiederholt als SAP Ariba MEE Partner of the Year ausgezeichnet. Mit rund 400 kompetenten Mitarbeitenden an 13 Standorten in 11 Ländern, in Europa, dem Mittleren Osten und Asien hat die apsolut Group bis heute mehr als 3.000 Projekte erfolgreich abgeschlossen.