Stadt Hamburg: Schnellere Auszahlung von Fördermitteln mit einer KI-gestützten Technologieplattform
Der gemeinsame Weg von Hamburg und SAP
Die Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg wurde mit der Entwicklung einer Plattform zum Beantragen von Finanzhilfen für Kulturschaffende und -institutionen beauftragt. SAP Business Technology Platform, SAP AI Services und weitere Lösungen ermöglichten es, während der Energiekrise über die Plattform fast 100.000 Anträge auf finanzielle Unterstützung effizient zu bearbeiten. Die Plattform ging nach nur zwei Wochen in Betrieb.
| Branche | Region | Unternehmensgröße | Partner |
| Landes- und Kommunalverwaltung | Hamburg, Deutschland | 70.000 Beschäftigte | Dataport und D-LABS GmbH |
bis zum Start der Fördermittelplattform für den Kulturfonds Energie
automatisch ausgewertete und klassifizierte Dokumente
Anträge auf Kulturfördermittel, die auf der Plattform eingereicht wurden
Haushaltsdirektor, Freie und Hansestadt Hamburg
Aufbau einer Plattform für die finanzielle Unterstützung des Kulturbereichs in sehr kurzer Zeit
Der Kultur- und Kreativsektor ist wichtig für die Wirtschaft und den Arbeitsmarkt und fördert Innovationen. Zudem profitiert die Gesellschaft von den positiven Auswirkungen dieses Sektors auf Wohlbefinden, Gesundheit, Bildung, Inklusion und Stadterneuerung. Als einen der am stärksten von der Pandemie betroffenen Wirtschaftsbereiche wollte die Bundesregierung die Kulturbranche für die negativen Auswirkungen der Beschränkungen während der COVID-19-Pandemie entschädigen. Daher bat sie die Freie und Hansestadt Hamburg, die für ihre moderne IT-Landschaft bekannt ist, die Leitung beim Aufbau einer skalierbaren Plattform zu übernehmen, auf der Kulturschaffende kurzfristige finanzielle Unterstützung für ausgefallene oder verschobene Kulturveranstaltungen im ganzen Land beantragen und erhalten konnten. Mit 2,5 Milliarden Euro war der Sonderfonds für Kulturveranstaltungen das bisher größte Kulturförderprogramm in Deutschland.
Der starke Anstieg der Energiepreise (für Strom und Gas) kurze Zeit später belastete insbesondere öffentliche und private Kultureinrichtungen wie Theater, Bibliotheken, Museen und Kinos erneut. Daher richtete die Bundesregierung den Kulturfonds Energie des Bundes ein, um den Kunst- und Kultursektor mit 1 Milliarde Euro zu unterstützen und so die Breite und Vielfalt des Kulturangebots zu erhalten.
Entscheidend für die Implementierung der Lösung war eine schnelle Bereitstellung, um Bedürftigen so schnell wie möglich zu helfen, und die Möglichkeit, den gesamten Prozess vom ersten Beihilfeantrag bis zur Auszahlung abzudecken und zu digitalisieren. Außerdem musste die Lösung in allen 16 Bundesländern und über verschiedene Regelungen hinweg anwendbar sein. Die Transparenz der Daten und des Prozesses war wichtig, ebenso wie ein Instrument zum Schutz vor möglichem Betrug.
Haushaltsdirektor, Freie und Hansestadt Hamburg
Eine umfassende digitale Plattform für finanzielle Unterstützung
Die Dienstleisterin Kasse.Hamburg in der Hamburger Finanzbehörde – insbesondere die Digitalfabrik, die als digitales Innovationslabor fungiert – übernahm die Verantwortung für die Schaffung einer Plattform. Über diese wurden im Auftrag der Bundesregierung Finanzhilfen für die von den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie betroffenen Kulturschaffenden bearbeitet und ausgezahlt. Grundlage für dieses Projekt bildete die SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Sie wurde als leistungsstarke Technologie verwendet, die viele Services für die Entwicklung einer integrierten Cloud-Anwendung bietet.
SAP Business Application Studio ermöglichte die Entwicklung einer flexiblen Anwendung, die den spezifischen Anforderungen der 16 Bundesländer Rechnung trägt. Und dank der Funktionen von SAP AI Services, insbesondere der Services Document Information Extraction und Ermittlung von Geschäftsentitäten, konnten die Behörden bei der Auswertung von Anträgen auf Fördermittel auf einen KI-basierten und hochgradig automatisierten Prozess zurückgreifen. Mithilfe dieser Services ließ sich überprüfen, ob die hochgeladenen Daten wie etwa Nachweise über Kosten für Veranstaltungen und Einnahmen bzw. die Identität mit den Angaben im Antrag auf Fördermittel übereinstimmen.
SAP HANA Cloud und die Lösung SAP Analytics Cloud ermöglichten die kartenbasierte Visualisierung von Live-Daten und stellten Funktionen zum Erstellen von Berichten in Echtzeit bereit. Zur Betrugsprävention wurde ELSTER, der Authentifizierungsservice der deutschen Steuerverwaltungen, über die API-Management-Funktion von SAP Integration Suite integriert. Die Hilfszahlungen wurden über SAP S/4HANA abgewickelt. Diese Software für Kernfunktionen im Finanzwesen war bereits vorhanden und in die Plattform für finanzielle Unterstützung integriert.
Da die Technologie und die erfahrenen Mitarbeitenden bereits vorhanden waren, konnte das Team der Hamburger Finanzbehörde die Plattform für finanzielle Unterstützung schnell nutzen, als der Kulturfonds Energie eingerichtet wurde. Zudem konnte die Plattform mit GenAI-Funktionen erweitert werden, um die Effizienz weiter zu steigern. Durch den Einsatz der Premium Edition von Document Information Extraction wurde bei der Bearbeitung der Anträge und der Durchführung von Berechnungen viel Zeit gespart. Die KI-Funktionen ermöglichten den Datenabgleich und die Datenvalidierung mit einer Plausibilitätsprüfung, um Fehler zu vermeiden und ein besseres Verständnis der Kostenschätzungen zu erreichen. Über die Funktionen zum Einchecken von Dokumenten und den Posteingang für Anträge erfolgte das Auslesen und Vorbereiten relevanter Informationen. Viele Bearbeiterinnen und Bearbeiter waren mit den Besonderheiten des Energiemarktes nicht besonders vertraut und diese Funktionen halfen ihnen, den in den Anträgen angegebenen Energieverbrauch schneller zu bewerten. Die GenAI-Hub-Funktion in der SAP-AI-Core-Infrastruktur unterstützte die Generierung von Textvorlagen auf der Grundlage des Antrags – ohne Weitergabe sensibler Daten an externe LLM-Anbieter. Die Vorlagen konnten bearbeitet und an die Antragstellerinnen und Antragsteller gesendet werden.
In der Zwischenzeit wurde die Lösung SAP Preferred Success genutzt, um Fachwissen in den Bereichen Architekturdesign sowie Projektrealisierung und -management aufzubauen. Als wichtigster Partner koordinierte die Behörde auch die externen Partner Dataport und D-LABS und arbeitete diese ein. Die Partner waren für die Backend-Integration, den Betrieb der Lösung, die Bereitstellung des technischen Supports und die Entwicklung eines benutzerfreundlichen Portals zuständig.
Haushaltsdirektor, Freie und Hansestadt Hamburg
Rasche Auszahlung von Finanzhilfen an Bedürftige
Mithilfe von SAP BTP und SAP Business AI entwickelte die Stadt Hamburg eine Plattform, die auf ihre eigene innovative Infrastruktur setzt, um einen digitalisierten Prozess zur Beantragung von Fördergeldern zu unterstützen – vom ersten Antrag über Plausibilitätsprüfungen und die Bearbeitung von Widersprüchen bis zur Auszahlung. Durch die Zusammenarbeit mit den 16 Bundesländern ermöglichte die intuitive Selfservice-Plattform eine effiziente Antragsbearbeitung und einheitliche Zahlungen. Dabei stellte eine Stadt die Technologie für alle bereit. Die Plattform für finanzielle Unterstützung wurde in einer hybriden Landschaft als parallele Erweiterung entwickelt. Dadurch war eine schnelle Implementierung des Fonds für Kulturveranstaltungen in nur drei Wochen möglich.
Aufgrund der Flexibilität und Skalierbarkeit der Plattform konnte ihr technisches Fundament an wachsende Anforderungen angepasst werden. Es dauerte nur zwei Wochen, um die Plattform zu aktualisieren und für den Kulturfonds Energie einzusetzen. Von rund 7.000 Kulturschaffenden gingen nahezu 100.000 Anträge ein. Der Einsatz von KI und generativer KI war enorm hilfreich, um die Antragsbearbeitung zu beschleunigen. Die Funktionen boten Unterstützung beim Zugriff auf Daten, Überprüfen von Anträgen, Erstellen von Vorschlägen und der Bearbeitung von Textbausteinen. Dadurch wurden die nötigen Arbeitsstunden erheblich reduziert, die Kommunikation mit den Kultureinrichtungen wurde verbessert und die Auszahlungen erfolgten schneller. Insgesamt wurden sechs Millionen Dokumente ausgewertet. KI-gestützte Entscheidungshilfen sorgten dafür, dass der Prozess von den Behörden mit einem begrenzten Personalbestand bewältigt werden konnte. Durch die Live-Berichterstattung erhielten Landes- und Bundesbehörden wichtige Informationen, beispielsweise über beantragte Mittel und den Antragsstatus, in Echtzeit.
Insgesamt hat das Projekt der beiden Fonds dazu beigetragen, dass in deutschen Städten und Gemeinden das vielfältige kulturelle Leben trotz der Pandemie und der Energiekrise nicht zum Erliegen kam. Der Erfolg des Projekts dient als Best-Practice-Modell, um künftig auch in anderen Bereichen oder Situationen Bedürftigen schnell und zuverlässig zu helfen.
Haushaltsdirektor, Freie und Hansestadt Hamburg
SAP-Partner im Fokus
Dataport ist IT-Dienstleister für verschiedene Bundesländer und ein IT-Verbund von lokalen Behörden. Dataport hat es sich zur Aufgabe gemacht, den digitalen Wandel zu fördern, und setzt dabei auf benutzerorientierte Services und Sicherheit.
Die D-LABS GmbH ist ein innovatives Design- und Beratungsunternehmen für die digitale Wirtschaft. Seit 2006 entwickelt das Expertenteam von D-LABS herausragende digitale Lösungen ganz nach den Prinzipien der Entwicklung von Technik mit Fokus auf den Menschen.