Grupo Ageas Portugal: Die Beschaffung für das digitale Zeitalter modernisieren
Der gemeinsame Weg von Grupo Ageas Portugal und SAP
Die Beschaffungsorganisation von Grupo Ageas Portugal ist jedes Jahr für Tausende von Käufen verantwortlich. Um mit maximaler Effizienz zu arbeiten, war es notwendig, das Lieferantenmanagementsystem zu optimieren, zu zentralisieren und zu digitalisieren. Dazu musste zunächst eine Technologie ausgewählt werden, die eine enge Zusammenarbeit mit Partnern und ein gut organisiertes Rollout ermöglicht.
| Branche | Region | Unternehmensgröße | Partner |
| Versicherungswesen | Lissabon, Portugal | 1.335 Mitarbeitende | SCORE Consulting |
Lieferanten, die im Lieferantenmanagementsystem des Unternehmens registriert sind
aktive Verträge, die über SAP-Ariba-Lösungen verwaltet werden
transaktionsbezogenes Volumen, das jährlich dokumentiert wird
Head of Procurement, Grupo Ageas Portugal
Umstellung auf eine papierlose Beschaffung
Grupo Ageas Portugal ist Teil der Ageas AG, die seit fast 200 Jahren eine führende Versicherungsgesellschaft für Privat- und Geschäftskunden in Europa ist. Menschen in ganz Portugal vertrauen darauf, dass Grupo Ageas Portugal ihre Existenzgrundlage absichert. Das Beschaffungs- und Kreditorenteam des Unternehmens verwaltete 109 Millionen USD für die wichtigsten Organisationen des Unternehmens – mit über 500 aktiven Verträgen, 6.500 Bestellungen und 20.000 Rechnungen jährlich.
Um die geschäftige Einkaufsorganisation maximal effizient zu machen, wollte das Unternehmen sein Lieferantenmanagementsystem digitalisieren. Die wichtigsten Verbesserungsbereiche waren die manuellen Prozesse, dezentrale Vertragsrepositorys und komplexe Audit-Trails. Die Umstellung auf papierlose Prozesse erwies sich als Gamechanger bei der Optimierung der täglichen Aufgaben für die Mitarbeitenden von Grupo Ageas Portugal.
Die Vision war ein erstklassiges Beschaffungssystem mit einem optimalen Benutzungserlebnis und einer besseren Lieferantenkommunikation. Ein System, das teamübergreifende Anforderungen unterstützt und den Teams in Beschaffung und Rechnungsstellung Freiräume für wertschöpfende Aufgaben verschafft.
Ein langfristig angelegtes Lieferantenmanagemensystem
Zur Unterstützung der ambitionierten Initiative entschied sich das Unternehmen für einen dreistufigen Ansatz, um die Systembereitschaft und -akzeptanz zu maximieren. Dazu musste das Kernteam mit internen und externen Partnern zusammenarbeiten, um die Anforderungen zu bewerten. Dann galt es die richtige Technologielösung zu finden, ein umfassendes Änderungsmanagement und Schulungen umzusetzen sowie die Nutzung und Ergebnisse genau zu überwachen.
Mit Unterstützung von SAP und ihrem Partner SCORE Consulting integrierte die Grupo Ageas Portugal eine Suite von SAP-Ariba-Lösungen, um die Transformation des Lieferantenmanagements zu unterstützen.
In der ersten Phase wurden folgende Lösungen implementiert: SAP Ariba Lifecycle and Performance zur Ermöglichung von Funktionen für das Lieferantenmanagement und SAP Ariba Sourcing zur Nutzung von Tools für die Lieferantenauswahl und Budgetierung. In dieser Phase implementierte das Unternehmen auch SAP Ariba Buying für das Management der Beschaffungsworkflows und des Lieferantenportals sowie SAP Business Network Commerce Automation, um Funktionen für die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Ausgabentransparenz und Compliance zu erhalten.
In der zweiten und dritten Phase ergänzte das Team die Lösung SAP Ariba Contracts für digitale Verträge und das entsprechende Repository sowie die App SAP Invoice Management by OpenText, um die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren und zu automatisieren. Durch die Verknüpfung all dieser SAP-Lösungen erhielt das Beschaffungs- und Rechnungsteam ein umfassendes, effizientes und digitalisiertes Lieferantenmanagementsystem.
Die Vorteile für die Beschaffung mit SAP-Ariba-Lösungen
Ein äußerst wichtiger Faktor für die Modernisierung der Beschaffung von Grupo Ageas Portugal war der in einzelne Phasen aufgeteilte Implementierungsplan. Mit SAP-Ariba- und anderen SAP-Lösungen hat das Unternehmen viele wichtige Voraussetzungen für den Erfolg der Initiative geschaffen. Dazu gehörte die Unterstützung seitens der Führungskräfte für das organisationsübergreifende Leitungsteam. Der Schwerpunkt lag darauf, Lösungsfunktionen anstelle von Anpassungen zu nutzen, einen soliden Kommunikationsplan für interne Teams und Lieferanten zu erstellen sowie umfassende Benutzerschulungen und -support durchzuführen.
Für das digitalisierte und zentralisierte Lieferantenmanagement haben sich mehr als 1.100 Lieferanten des Unternehmens registriert. Zudem gibt es über 500 Verträge, 1.400 Ausschreibungen sind erfasst und es werden jährlich mehr als 115 Mio. EUR Transaktionsvolumen dokumentiert.
Der manuelle Aufwand wurde auf ein Minimum reduziert, da jeder Schritt im Beschaffungsprozess in SAP-Ariba-Lösungen verfolgt wird. Die Rechtsabteilung der Grupo Ageas Portugal kann Verträge digital validieren, und sowohl Lieferanten als auch interne Stakeholder können Verträge digital unterzeichnen. Budgets werden durch Lieferantenkostenvergleiche, optimale Preise und weitere Einsparungen für das Unternehmen besser gesteuert. Beschaffungs- und Rechnungsteams können sich auf anspruchsvollere Aktivitäten statt auf manuelle Aufgaben konzentrieren. Dank der Lösungen von SAP hat das Unternehmen den Übergang von der einfachen administrativen zu einer Compliance-Beschaffung viel schneller vollzogen. Jetzt kann es sich voll der Aufgabe widmen, durch die Optimierung der Kosten und die strategische Planung der Beschaffungsaktivitäten mit internen Stakeholdern einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
Technologieinvestitionen schaffen einen Mehrwert
Das Unternehmen prüft regelmäßig die Funktionen von SAP-Lösungen sowie deren Nutzung, um die Akzeptanz zu maximieren. Zudem erhält das Team kontinuierlichen Support und Schulungen durch die SAP Training and Adoption Services sowie den Service SAP Ariba Best Practices Center. Dadurch lernt es neue Möglichkeiten kennen, die Funktionen des Lieferantenmanagements bestmöglich zu nutzen und maximal effizient zu arbeiten.
SAP-Partner im Fokus
SCORE Consulting ist der Partner, der die Beschaffungstransformation von Grupo Ageas Portugal begleitet. Das Unternehmen stellte Implementierungsservices bereft und arbeitet mit der Organisation weiterhin an Systempflege und -verbesserungen.