Watco: Klare geschäftliche Erwartungen dank exakter und aktueller Finanzdaten

Watco Companies LLC wurde 1983 gegründet und entwickelte sich von einem Rangierbetrieb zu einem führenden Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Fracht- und Warentransport, Lieferkette und Logistik. Das Unternehmen ist in ganz Nordamerika und Australien vertreten und unterhält ein Netz von 42 Zubringer-Eisenbahnlinien (Shortline Railroads). Es verfügt über 92 Terminal- und Hafenstandorte für den intermodalen Umschlag und ein internationales Maklergeschäft für den Warentransport per Lkw und Binnenschiff. Das starke Wachstum des Unternehmens um 12 bis 15 % in den letzten 15 Jahren ist auf die Investitionen von Watco in Bereiche wie Schienenwege, Lagerhäuser und Fördersysteme zurückzuführen. Die Kombination des stabilen Kerngeschäfts mit diesen wachstumsstarken Bereichen brachte spezifische Herausforderungen mit sich. So hielt beispielsweise das IT-System mit der Entwicklung nicht Schritt, was besonders problematisch angesichts der gewünschten Verbesserung der Sicherheit, des Kundenservice und der Rentabilität war. Ein weiteres Problem war die Vielzahl an Datenquellen, deren lose Integration sich negativ auf die Datengenauigkeit und die Dauer von Entscheidungsprozessen auswirkte.

Watco hat die finanzielle Performance in nahezu 200 separaten Profitcentern mit eigenständigen Systemen, Managementteams und Gewinn- und Verlustrechnungen gemessen und bewertet. Die Prozesse für Planung, Nachverfolgung, Reporting und Prognose von Einnahmen und täglichen Betriebsausgaben basierten auf Microsoft-Excel-Tabellen. Die Außendienstteams mussten die Vorlagen manuell mit Hierarchieänderungen oder neuen Profitcentern aktualisieren, und es gab keine Kapazitäten, um die bisherigen Wachstumsraten jedes Standorts zu überprüfen und einzubeziehen. Planungsdaten mussten manuell hochgeladen, Informationen dabei häufig nacheinander in Tabellen mit mehr als 200 Registerkarten eingegeben werden. Diese Prozesse waren umständlich und zeitaufwendig, die meist recht umfangreichen, komplexen Tabellen schwer zu konsolidieren, zu pflegen und zu validieren und anfällig für Fehler. Das führte zu Problemen mit der Genauigkeit, Konsistenz, Aktualisierbarkeit und Auswertbarkeit der Daten. Für die Teammitglieder war es schwierig, die Auswirkungen ihrer Finanzinformationen auf die Budgets zeitnah einzuschätzen, und dem Buchhaltungsteam fehlten die Fähigkeiten, um Investitionen zu planen und darüber Bericht zu erstatten. Letztendlich konnte die manuelle Nachverfolgung und Prognose der Betriebsausgaben nicht mit dem Umsatzwachstum Schritt halten.

Für Watco war es wichtig, sich intensiv mit dem Budgetierungsprozess in den 20 bis 30 Profitcentern befassen zu können, die 80 % des Cashflows des Unternehmens ausmachen. Für die verbleibenden rund 180 Center wurde ein übergeordneter Planungsprozess angestrebt, der sich stärker auf Trends und die Nutzung allgemeiner Wachstumsraten und betrieblicher Ausgabensteigerungsraten konzentriert. Das Unternehmen strebte nach Flexibilität, um den Planungsprozess aus diesen beiden unterschiedlichen Blickwinkeln zu steuern. Aufgrund seiner langfristigen Ausrichtung benötigte Watco Prozesse, die eine potenzielle Skalierung von 200 auf 500 Standorte ermöglichen.