Prezentare generală

Cum funcționează sistemul dvs. ERP pentru dvs.? Este timpul pentru un upgrade ERP? Probabil că nu ți s-au pus aceste întrebări în mod direct (dacă nu ai vorbit cu reprezentanții de vânzări), dar probabil ți-ai fi pus această întrebare, dacă nu în mod explicit. Există o mică îndoială că sistemul dvs. este mai bun într-un fel? Este posibil să fi auzit câteva povești de succes ERP moderne. Sau poate că este mai evident decât atât – poate că există lucruri noi pe care trebuie să le faceți pentru clienții dvs. sau pentru a ține pasul cu concurența pe care sistemul dvs. moștenit nu le poate gestiona fără o mulțime de timp și bani pentru actualizări sau modificări. În orice caz, este o bună practică de gestionare evaluarea continuă a performanței sistemului și identificarea domeniilor de îmbunătățire sau a problemelor emergente care pot deveni probleme în viitorul apropiat.

Există un sistem ERP perfect?

Răspunsul scurt este „nu”. Și chiar dacă sistemul perfect a existat pentru nevoile dvs. specifice la un moment dat în timp, aceste nevoi sunt în continuă schimbare. Prin urmare, este bine să mențineți la curent cu lucrurile, să știți cât de bine ERP vă susține nevoile curente și să identificați tendințele care pot duce la probleme.

Este la modă să se refere la sistemele instalate ca „ERP vechi”, implicând tehnologie veche și sisteme învechite. Acest lucru este nedrept, deoarece multe sisteme instalate sunt întreținute în mod regulat, actualizate continuu și pe deplin capabile să crească și să se adapteze la nevoile și cerințele în schimbare. Acestea fiind spuse, upgrade-urile ERP sunt opționale, deși încurajate puternic de furnizorii de software. Este important să fiți la curent cu remedierile și îmbunătățirile furnizate de furnizorul dvs. de soluții. Dacă identificați probleme sau tendințe nefavorabile, primul lucru pe care ar trebui să îl faceți este să vă asigurați că sistemul dvs. are toate actualizările și versiunile, apoi aflați dacă furnizorul dvs. are disponibile suplimente sau îmbunătățiri suplimentare care ar putea rezolva orice neajunsuri pe care le-ați găsit.

Vă dezamăgește software-ul ERP actual?

În total, păstrați actualizat sistemul dvs. ERP preluat. Dar, de asemenea, urmăriți îndeaproape performanța sistemului. Nevoile și cerințele se vor schimba și trebuie să vă asigurați că sistemul dvs. sprijină cu adevărat nevoile companiei și ale clienților dvs.

Autoevaluarea menționată mai sus poate contribui la identificarea deficiențelor și a domeniilor care prezintă motive de îngrijorare, inclusiv următoarele:

• Sistemul dvs. nu poate îndeplini noile cerințe sau nu poate limita noile inițiative.
• Aceasta nu suportă noile tehnologii sau cerințe sau face acest lucru numai cu dificultate, costuri ridicate și întârzieri. Furnizorul este lent să încorporeze noi caracteristici și funcții.
• Funcțiile sunt dificil de învățat și de utilizat și inhibă mai degrabă decât să sprijine eficiența.
• Timpul de răspuns este extrem de lent. Stocarea și regăsirea informațiilor este inadecvată, greoaie sau pur și simplu nu se ridică la nivelul nevoilor actuale în continuă expansiune.
• Sistemul este costisitor și dificil de întreținut și de sprijinit și nu este susținut în mod adecvat de către furnizorul dvs.
• Dacă sistemul dvs. este cu adevărat un ERP vechi, cu suport în scădere din partea vânzătorului sau o rezervă în scădere de suport tehnic, programatorii și analiștii bine informați vor deveni, fără îndoială, mai costisitori și mai greu de găsit, pe măsură ce sistemul devine mai învechit și mai nefiabil.

Acestea sunt tipurile de probleme care pot evolua încet și pot rămâne nerecunoscute pentru o lungă perioadă de timp. Apoi, brusc, devine clar că deficiențele sistemului cauzează probleme serioase de afaceri - și trebuie făcut ceva.

Cât cheltuiți pe ERP?

Multe companii sunt surprinse când fac analiza și află ce costă cu adevărat să-și mențină sistemul ERP existent și operațional. Acest lucru poate părea ciudat atunci când companiile mijlocii urmăresc, de obicei, cheltuielile foarte îndeaproape, ca parte a responsabilităților lor de gestionare regulată. Dar nu este întotdeauna ușor să separați costurile directe și indirecte asociate cu ERP.

Pe lângă taxele lunare și anuale pentru furnizorii de software și furnizorii de hardware, vor exista costuri continue pentru servicii și asistență din partea diferiților furnizori de servicii (de exemplu, servicii hardware, consultanță sau rețele). Asigurați-vă că includeți costurile de actualizare dacă ați detectat (sau suspectat) că pot fi necesare actualizări sau îmbunătățiri pentru a rezolva problemele existente sau anticipate, după cum s-a menționat mai sus.

De asemenea, luați în considerare costurile directe ale departamentului IT intern, inclusiv salariile și beneficiile, spațiul, utilitățile și livrările. Încercați să separați cele care vă sprijină direct ERP-ul. Rețineți că cel puțin o parte din aceste costuri vor rămâne după ce efectuați upgrade-ul și implementați un sistem nou, în special dacă înlocuiți un sistem local tradițional cu alt sistem local. Structura costurilor pentru software-ul bazat pe cloud ca serviciu (SaaS) este diferită, dar veți avea în continuare nevoie de un punct de comparație pentru a lua o decizie defensibilă dacă să rămâneți cu sistemul dvs. existent, să începeți un upgrade ERP sau să urmăriți o înlocuire de sistem preexistentă.

Cât ar costa un nou sistem?

Ai neliniște cu privire la costul potențial al trecerii la un nou sistem ERP? Acest lucru este de înțeles. Un nou sistem ERP este probabil unul dintre cele mai mari cheltuieli pentru echipamentele neproductive pe care o companie le va face într-un anumit an. Cu toate acestea, în contextul beneficiilor disponibile și în comparație cu suma cheltuită în prezent pentru menținerea sistemului actual, majoritatea întreprinderilor consideră că acest cost este pe deplin rezonabil și justificabil. Amintiți-vă să vă gândiți la costurile ciclului de viață - costul total pe o perioadă de timp, cum ar fi cinci până la șapte ani.

Atunci când vă uitați la costul de a achiziționa și de a implementa un sistem de înlocuire, rețineți că costurile de licență hardware și software sunt doar o parte a ecuației. De asemenea, trebuie să includeți următoarele în evaluarea dumneavoastră:

• Rețea și dispozitive periferice, cum ar fi scanere de coduri de bare, stații de intrare la distanță, dispozitive mobile și software client plus suport.
• Conversia datelor și introducerea datelor în noul sistem, precum și furnizarea pentru arhivarea și accesarea înregistrărilor istorice.
• Pregătirea pentru dezastre, inclusiv sistemele de backup sau de defectare, resursele de recuperare a datelor, conectivitatea redundantă și comunicațiile.
• Educatie si instruire pentru echipa de implementare ERP si pentru toti viitorii utilizatori. (Acest lucru este extrem de important. Nu deranja aici.)
• Dezvoltarea și documentarea fluxului de lucru nou.
• Asistența pentru punerea în aplicare. Probabil că un anumit nivel de asistență va fi inclus în pachet de la furnizorul de sistem primar, dar este posibil să doriți să beneficiați de asistență suplimentară din partea furnizorului/furnizorilor, consultanților externi, firmei de contabilitate sau altora pentru unele sau toate articolele enumerate mai sus.
• Sarcina suplimentară asupra angajaților dvs. în timpul implementării sub formă de ore suplimentare, angajarea de temp-uri pentru a ajuta la sarcinile regulate, astfel încât aceștia să aibă timp să lucreze la implementare, sau bonusuri și alte stimulente pentru a menține lucrătorii motivați.

Rețineți că structura costurilor pentru sistemele SaaS bazate pe cloud este destul de diferită de abordarea tradițională de cumpărare și implementare, on-premise. Cu SaaS, există un cost inițial mic sau deloc pentru hardware, deoarece este, în esență, o situație de abonament. Dar un contract SaaS include, de obicei, o mare parte din costurile de întreținere și asistență, astfel încât costurile IT în curs de desfășurare vor fi mult reduse. Majoritatea companiilor consideră că costul total pe o perioadă de cinci până la șapte ani cu SaaS va fi probabil mai mic decât costul total de cumpărare și sprijin intern.

Pe măsură ce cântăriți decizia de a vă păstra sistemul existent sau de a vă uita la un înlocuitor, luați în considerare tranzacțiile comerciale. Cu o nouă soluție ERP, veți obține o interfață de utilizator modernă, caracteristici și funcții suplimentare și vă veți îmbunătăți avantajul competitiv, în timp ce dacă vă păstrați sistemul preluat, limitați capacitatea de a rămâne agil, productiv și competitiv. Deși nu căutați în primul rând economii de costuri, poveștile moderne de succes ERP demonstrează că beneficiile trecerii la un nou sistem costă adesea mai puțin și depășesc costul implementării unui upgrade.

Cum justificați financiar un nou sistem ERP?

Atunci când iau o decizie de această dimensiune, majoritatea companiilor necesită o analiză cost-beneficiu sub forma unei declarații privind rentabilitatea investiției (ROI). Costul este ușor – adunați costurile preconizate, după cum s-a subliniat mai sus. În ceea ce privește beneficiile, pot exista economii directe în costurile IT, dar enumerarea beneficiilor ERP majore necesită ca compania să își imagineze modul în care sistemul va schimba locul de muncă și va permite o performanță mai ridicată, o productivitate îmbunătățită și servicii mai bune pentru clienți.

Performanță îmbunătățită

Multe proiecte de sisteme ERP sunt justificate într-o mare măsură pe îmbunătățirile preconizate ale eficienței (reduceri directe ale forței de muncă) și a economiilor de costuri (inclusiv, dar fără a se limita la, reduceri de stocuri), și pe bună dreptate, astfel încât acestea sunt beneficii uriașe de rambursare în multe implementări ERP de succes. Rețineți, totuși, că sistemul nu creează aceste beneficii prin simpla sa existență în compania dumneavoastră. Sistemul organizează, analizează și prezintă datele în așa fel încât managerii să poată utiliza mai bine oamenii și să ia decizii mai bune, ceea ce va genera marile beneficii. Rețineți acest lucru atunci când plătiți pentru instruirea utilizatorilor și punerea în aplicare a procedurilor îmbunătățite.

Servicii mai bune pentru clienți

Aceste beneficii sunt mai puțin directe, dar chiar mai valoroase. Prin deservirea mai bună a clienților, teoretic, puteți crește vânzările și profiturile, puteți crește cota de piață și poate chiar puteți crește marjele, deoarece un serviciu bun pentru clienți adaugă valoare clientului fără a adăuga costuri produsului în sine. În unele cazuri, îmbunătățirile serviciului pentru clienți devin cerințe de supraviețuire, deoarece atunci când un client nou sau bun se așteaptă la capacități precum comanda electronică sau raportarea electronică îmbunătățită, sistemul dvs. ERP trebuie să livreze.

Modificări la locul de muncă

Sistemele de astăzi sunt concepute pentru utilizare (UX sau experiența utilizatorului este cuvântul cheie curent) pentru acces rapid și ușor la informații. Deoarece activitatea și fluxul de lucru ale fiecărui utilizator sunt unice, sistemele de astăzi sunt foarte adaptate pentru a oferi fiecărui utilizator cele mai eficiente și confortabile ecrane și procese de lucru. Gândiți-vă mai degrabă la evitarea costurilor decât la reducerea costurilor pentru acest beneficiu. Această eficiență sporită va ajuta angajații actuali să facă mai mult și să gestioneze un volum mai mare de afaceri fără noi angajări. Nu este recomandabil să justificați sistemul bazat pe numărul redus de angajați – probabil că nu se va întâmpla, iar perspectiva pierderii locurilor de muncă nu va motiva lucrătorii să îmbrățișeze sistemul și să îl ajute să reușească.

Selecția ERP este doar începutul

În timp ce urmați sfaturi pentru evaluarea sistemelor ERP, rețineți că înlocuirea sistemului vechi nu este un proces simplu sau rapid - dar merită investiția, deoarece poate oferi beneficii considerabile atunci când este selectat și implementat în mod corespunzător.

O întrebare pe care majoritatea companiilor o au în partea de sus a listei lor în acest moment al procesului este „Cât timp va dura selectarea și implementarea unei înlocuiri de sistem vechi?” Nu există un singur răspuns la această întrebare – depinde de dimensiunea și complexitatea organizației, fie că fie că ambele sisteme (vechi și noi) sunt bazate pe cloud, dinamica companiei și a echipei de implementare, nivelul angajamentului managerial față de proiect și cantitatea de cooperare sau rezistență între comunitatea utilizatorilor … pentru a numi doar câteva dintre variabile. Unele implementări pot fi finalizate în câteva luni; altele durează un an sau mai mult. Un partener de implementare experimentat vă poate ajuta să dezvoltați un calendar realizabil atunci când vă prezentați planul de proiect în etapele incipiente ale planificării implementării.

Nu trebuie să vă spunem că înlocuirea coloanei vertebrale a managementului strategic al informațiilor al companiei dvs. trebuie să fie perturbatoare. Acest lucru nu poate fi în întregime evitat, dar perturbarea poate fi minimizată cu un efort de implementare bine planificat și gestionat.

Citiți mai multe în această serie