Procesul de selecție ERP

Există literalmente sute de sisteme ERP din care să alegeți, cu o gamă largă de capabilități, puncte forte, puncte slabe, aplicabilitate și preț. În timp ce alegerea sistemelor poate părea descurajantă, un proces sistematic de comparare a sistemelor ERP vă poate conduce echipa la o decizie bună într-o perioadă rezonabilă de timp.

Metodologia testată în timp prezentată aici vă poate ajuta cu zero în ceea ce privește soluția care satisface cel mai bine nevoile specifice ale companiei dvs. Această metodologie poate fi de bază, dar companiile care efectuează procesul de selecție a furnizorilor ERP fără a urma acești pași logici se confruntă adesea cu întârzieri, costuri suplimentare și personalizare inutilă. Pe de altă parte, companiile care aplică cele mai bune practici de evaluare ERP au, de obicei, procese de selecție mai ușoare și implementări ulterioare. Ca urmare, aceștia se pot bucura mai devreme de beneficiile unui sistem ERP modern și pot concura mai eficient într-o lume digitală.

Metodologie în cinci etape pentru evaluarea sistemelor ERP

După ce o companie a decis să își înlocuiască sistemul ERP preluat, va trebui să asamblați o echipă de proiect pentru a conduce la procesul de comparație, selecție și implementare a software-ului ERP. Echipa își începe activitatea prin dezvoltarea unui plan inițial - care este cu adevărat mai mult o strategie generală în această etapă.

Procesul de selecție a furnizorilor ERP poate fi evidențiat în aceste cinci etape:

1. Definiție necesar ERP
2. Cererea de propuneri (RFP)
3. Prima evaluare tăiată
4. Comparație ERP și evaluare detaliată
5. Decizie finală: selecție ERP și contract

1. Definiția necesarurilor ERP

Va trebui să le spuneți potențialilor dvs. furnizori ERP despre organizația dvs. și despre nevoile sale pentru ca aceștia să configureze, să împacheteze și să prețuiască în mod corespunzător soluția adecvată. Începeți prin a identifica resursele online cheie, cum ar fi demonstrațiile de produse și blogurile, care spun povestea companiei dvs.

Descrieți activitatea dvs. și procesele sale într-un mod general, în loc să creați liste lungi de cerințe și procese specifice. Spune potențialilor furnizori despre dimensiunea afacerii tale, volumul de activitate și tranzacții, complexitatea diverselor procese și orice caracteristici sau factori unici. Concentrează-te pe procesele și cerințele care conferă companiei tale avantajul competitiv. Acestea sunt lucrurile care vor distinge sistemele prospective între ele și în care veți analiza cu atenție cât de bine poate fi configurat fiecare sistem pentru a sprijini acele procese și funcții unice.

Conturați lucrurile care vă plac despre sistemul dvs. curent - veți dori ca noul dvs. sistem să le gestioneze cel puțin la fel de bine. Includeți lucrurile pe care sistemul dvs. existent nu le face (sau nu le face bine). Indicați orice aplicații, funcții sau modificări personalizate care trebuie abordate prin funcționalitatea standard sau prin simpla personalizare (nu modificare) în noul sistem. Cu alte cuvinte, concentrați-vă pe lucrurile care sunt unice pentru afacerea dvs. și presupuneți că lucrurile de rutină vor avea grijă de ele însele. (Veți verifica această presupunere în demonstrațiile și evaluările finale mai aproape de punctul de decizie).

Sfaturi cheie pentru definirea cerințelor ERP

Utilizați cu atenție listele de verificare a cerințelor ERP. Deși listele de verificare au fost de mult timp un instrument industrial standard, acestea nu reușesc adesea să evidențieze diferențele semnificative dintre soluții. Multe articole de pe aceste liste sunt caracteristici de bază pe care aproape fiecare sistem le oferă, conducând majoritatea furnizorilor să verifice pur și simplu "da", chiar și atunci când capacitățile variază foarte mult. În loc să te bazezi pe liste de verificare generice, personalizează-le pentru a reflecta nevoile unice ale afacerii tale. Listele de verificare personalizate vă pot ajuta să comparați mai eficient furnizorii și să vă concentrați pe ceea ce contează cu adevărat pentru organizația dvs.

Adu oamenii potriviți în echipa ta de proiect. Specificația cerințelor este o muncă grea. Are nevoie de membri ai echipei care sunt dedicați organizației, cunosc bine compania și au timp să se dedice proiectului. Evitați tentația de a împacheta echipa cu oameni entuziaști, dar neexperimentați.

Asigurați-vă că RFP-ul dvs. include aceste informații:

• Descrierea afacerii dvs. și a proceselor sale
• Ce face bine sistemul dvs. actual
• Ce nu face la fel de bine ca și cum ai dori
• Ce altceva doriți să facă noul sistem (clasificat după importanță)

2. RFP-ul ERP

Etapa următoare presupune emiterea de invitații pentru răspuns la un grup selectat de furnizori. Numărul de invitații pe care ar trebui să le trimiteți va varia – dar amintiți-vă că va trebui să efectuați o revizuire detaliată pentru fiecare dintre acestea. Experiența a arătat că cu cât numărul potențialilor furnizori este mai mic și cu cât sunt mai detaliate informațiile furnizate, cu atât răspunsurile sunt mai bune. Cel mai bine este să identificați o duzină (sau mai puțin) dintre cei mai buni candidați pentru lista scurtă.

Ca răspuns, furnizorii ERP trebuie să propună un sistem care să ofere funcționalitatea și caracteristicile necesare pentru a îndeplini cerințele pe care le-ați identificat. Propunerile vor conține, de asemenea, informații despre companiile, produsele, experiența în afaceri, resursele pe care le vor angaja pentru implementarea dvs. și alte informații menite să vă câștige încrederea (și, prin urmare, afacerea dvs.).

Deci, cum identificați cei doisprezece (sau mai puțini) candidați pe care să vă concentrați eforturile de selecție? Cum reduceți lista de la sute de furnizori ERP la doar câțiva? Începeți cu publicațiile din industrie care prezintă „povești de succes ERP”. (Rețineți că aceste publicații probabil nu vă vor spune despre dificultăți sau eșecuri, așa că puneți această informație în perspectivă). Utilizați contactele dvs. din industrie - asociații și grupuri de afaceri, de exemplu - pentru a identifica alți profesioniști care ar fi avut o experiență recentă în selectarea și implementarea ERP.

Există, de asemenea, multe directoare online, instrumente de selecție și servicii de selecție a sistemelor care vă pot ajuta să identificați software-ul care are funcționalitatea de care aveți nevoie și / sau are experiență în industria dvs.

Pentru sfaturi personalizate, puteți contracta cu sucursala de consultanță a firmei dvs. de cont sau puteți găsi o resursă independentă de consultanță în zona dvs. locală și/sau în industria dvs. Asigurați-vă că le verificați istoricul și afilierile pentru a vă asigura că sunt cu adevărat independente și nu sunt asociate cu unul sau mai mulți furnizori ERP.

Puteți alege să includeți anumiți furnizori de sistem ERP care prezintă interes din alte motive. Poate că unul sau mai mulți dintre clienții dvs. mai mari și mai importanți utilizează un sistem ERP și v-a încurajat să utilizați același sistem. Sau poate compania dvs. face parte dintr-o companie mai mare sau dintr-un grup industrial care a „standardizat” pe o anumită platformă ERP. Obțineți o propunere de la furnizorul recomandat și oferiți tuturor propunerilor o evaluare echitabilă și imparțială atunci când luați o decizie.

Sfaturi cheie pentru RFP-ul dvs. ERP

Să se asigure că toate părțile interesate își identifică cerințele. RFP-ul dvs. ar trebui să includă informații de la toate părțile interesate – altfel riscați să alegeți un sistem ERP care servește doar unora dintre funcțiile dvs. de afaceri, care necesită alte domenii pentru a investi în sisteme autonome. Evaluați sistemele care funcționează pentru întreaga afacere și utilizați programul de implementare pentru a livra mai întâi module prioritare.

Acordați atenție clasificării cerințelor. Adesea, RFP-ul este împărțit în zone funcționale cu secțiuni pentru fiecare departament de completat. Fiecare domeniu - fie HR sau operațiuni - efectuează de obicei o funcționalitate excelentă de clasificare a locurilor de muncă pentru unitatea sa de afaceri, dar este posibil ca prioritățile lor să nu se alinieze la obiectivele generale de afaceri. Depinde de echipa dvs. de evaluare a proiectului să ajusteze prioritățile dintr-o perspectivă mai largă. Ce cerințe sunt vitale, importante sau pur și simplu drăguțe?

Verificați disponibilitatea efectivă a caracteristicii. Companiile de software au departamente de marketing excelente; unele vând produse care nu au fost dezvoltate și testate complet. Faceți cercetări cu privire la caracteristicile "care vin într-o versiune viitoare" față de cele utilizate de referințele de astăzi. Este perfect în regulă să luați în considerare caracteristicile în dezvoltare, dar nu pariați proiectul dvs. pe următoarele funcții, dacă acestea sunt esențiale pentru un proiect de succes.

Evaluează-ți procesele. Procesele integrate în pachete de software ERP sunt considerate „cele mai bune practici”. Consultanții și implementatorii ERP experimentați vă vor spune că este aproape întotdeauna mai bine să schimbați procedura pentru a se potrivi software-ului (recunoscând aspectul de „cele mai bune practici”) decât să schimbați software-ul pentru a se potrivi procedurii existente. Cu toate acestea, această decizie este a ta de a face. Dar amintiți-vă că noile procese pot determina îmbunătățirile și beneficiile pe care le obțineți de la un sistem nou. De asemenea, amintiți-vă că toate software-ul ERP modern este adaptabil, astfel încât să aveți o flexibilitate considerabilă pentru a schimba layout-uri de ecran și flux, proceduri, caracteristici de date și tratament, și mai mult - fără a modifica codul.

Luați în considerare rentabilitatea investiției dvs. ERP. Majoritatea companiilor necesită analiza rentabilității investițiilor ERP (ROI) ca o condiție prealabilă pentru autorizarea și finanțarea oricărui proiect major. După cum sugerează și denumirea, aceasta este o însumare a costurilor legate de achiziționarea și implementarea noului sistem plus diferențele de costuri de operare în comparație cu cele ale sistemului existent. ROI ia în considerare, de asemenea, beneficiile în plus față de economiile directe de costuri, inclusiv îmbunătățirea performanței, servicii mai bune pentru clienți și productivitatea la locul de muncă.

3. Evaluare ERP prima dată

Evaluarea are loc în două faze. În această primă fază, toate propunerile sunt evaluate pentru a vedea cât de bine se potrivesc mediului și cerințelor dvs., așa cum sunt evidențiate în RFP-ul dvs. (Această fază nu include compararea furnizorilor – acel pas se încadrează în a doua fază de evaluare).

Obiectivul în acest moment este de a elimina pe cei care nu îndeplinesc criteriile dvs. și de a clasifica cele care par să se potrivească facturii. Rezultatul este o listă scurtă a celor mai bune propuneri. Acestea, și numai acestea, vor fi supuse unei evaluări detaliate care va duce la selecția finală.

Dacă aveți multe răspunsuri de revizuit, detaliile vor tinde să se estompeze, ceea ce face dificil de reținut care răspunsuri RFP sunt deosebit de puternice (sau slabe) și în ce domenii. O scală de evaluare numerică vă poate ajuta să păstrați totul în ordine și să documentați procesul de luare a deciziilor.

Iată mai multe sfaturi pentru a vă ajuta în timpul acestei etape de documentație:

• Configurați un formular sau o foaie de calcul aranjată astfel încât revizorii să poată evalua fiecare propunere în conformitate cu principalele criterii pe care le-ați specificat în RFP-ul dvs. Fiecare revizor trebuie să atribuie o notă numerică (scala poate fi de la unu la zece, de la unu la cinci, de la unu la trei sau orice nivel de granularitate pe care îl considerați adecvat) pentru fiecare criteriu de evaluare. Puteți avea cât mai mulți sau câți revizori doriți.
• Lăsați spațiu pentru note și orice întrebări referitoare la răspunsul ulterior. Puteți solicita clarificări în această etapă sau așteptați până la evaluarea detaliată a propunerilor preselecționate. Alocă o pondere fiecărui criteriu în funcție de cât de critică este funcția sau procesul pentru afacerea ta.
• Înmulțește punctajul acordat de fiecare revizor cu ponderea pentru fiecare criteriu și calculează un punctaj total pentru fiecare furnizor. Cel mai adesea, vor fi mai mulți care se clasează în apropierea vârfului scalei, un grup de răspunsuri puțin mai departe în clasament, și câțiva care nu fac tăierea. Ar trebui să aveți acum lista scurtă de finaliști - în mod ideal, trei până la cinci candidați - pentru evaluarea finală.
• Șansele sunt bune că veți putea identifica cei mai buni candidați, dar dacă nu este atât de clar, reveniți la evaluările individuale și discutați cu echipa.

Sfaturi cheie pentru evaluările dvs. ERP preliminare

Tratați toți furnizorii potențiali în mod egal. Nu acceptați demonstrații live, întâlniri speciale în persoană sau vizite la fața locului, cu excepția cazului în care sunteți dispus să oferiți același acces tuturor vânzătorilor – este important să păstrați condiții de concurență echitabile. O tehnică comună este găzduirea unei „conferințe a ofertanților” la sediul dvs. pentru a arăta tuturor potențialilor furnizori din jur și pentru a răspunde la întrebările lor (în fața tuturor).

Rețineți că o propunere este un document de vânzări. Răspunsurile vor conține informațiile pe care le-ați solicitat și multe altele. Să presupunem că fiecare afirmație este veridică; puteți verifica majoritatea, dacă nu toate, revendicările în timpul procesului de evaluare. Dar să înțeleagă că scriitorii de propuneri vor răspunde la întrebările dvs. într-un mod care pune produsele lor în lumina cea mai favorabilă.

Căutați valori atipice. Acordați o atenție deosebită oricăror criterii în care evaluările prezintă o mare variație. Dacă un revizor evaluează o propunere foarte mare pentru un criteriu și un alt recenzor o evaluează foarte puțin, merită o discuție. Întrebați-i pe amândoi recenzorii într-un mod constructiv, neamenințător, pentru a afla ce gândește fiecare. Probabil că unul sau ambii au observat ceva pe care ceilalți recenzori l-au ratat sau pe care nu l-au considerat important. Ca urmare a acestor discuții, este posibil să doriți să ajustați evaluările pentru un anumit criteriu - și acest lucru ar putea modifica clasamentul general.

4. Comparație ERP și evaluare detaliată

După ce ați identificat trei-cinci finaliști, este timpul să treceți la verificarea cererilor și validarea referințelor.

Cum să începeți evaluările ERP

Ia legătura cu fiecare dintre potențialii furnizori și oferă-le vestea bună: au făcut lista scurtă! (Este în regulă să le spui câți alți finaliști există și chiar să le spui cu ce companii concurează, dacă te simți confortabil să faci acest lucru).

• În unele cazuri, le puteți solicita, de asemenea, să își rafineze propunerile.
• Discutați cu (sau vizitați) utilizatorii existenți ai sistemului, de preferință în sectorul dvs. industrial (sau într-o piață similară) și în apropierea dimensiunii companiei dvs.
• Securizează referințele dacă furnizorii nu le-au furnizat deja. (Vânzătorii pot ezita să furnizeze referințe din cauza preocupărilor concurențiale. Dar ar trebui să insistați. Asigurați-le că veți semna și veți respecta acordurile de confidențialitate).

Cum să gestionați demonstrațiile sistemului ERP

Acesta este, de asemenea, timpul de a invita candidații preselecționați pentru a efectua demonstrații detaliate ale sistemelor lor - dar trebuie să controlați aceste demo-uri.

• Furnizați fiecărui candidat un script sau o listă de funcții pe care doriți să le vedeți înainte de demonstrația programată. Toți furnizorii potențiali ar trebui să obțină aceeași listă.
• Permiteți-le să afișeze orice caracteristici speciale pe care doresc să le evidențieze numai după ce v-au arătat caracteristicile și procesele evidențiate în RFP.
• Asigurați-vă că scriptul sau lista dvs. include cerințele univoce identificate în prima etapă. Sistemele ERP gestionează procesele normale în același mod; excepțiile de la procesele normale sunt cele care prezintă provocarea. (De exemplu, capacitatea de a introduce comenzi pentru articole care nu sunt în stoc; cerința de a vinde grupuri sau articole în pachete, kituri sau seturi; sau suport pentru un proces unic de comparare a facturilor).
• În timpul demonstrației, veți dori să vedeți cum software-ul poate fi configurat și adaptat pentru a sprijini procesele și procedurile dvs. unice. Acestea fiind spuse, rămâneți deschiși în măsura în care ați putea descoperi unele bune practici în acele funcții standard care ar îmbunătăți operațiunile și rezultatele în compania dvs.
• În mod ideal, demonstratorul va putea afișa funcția de sistem utilizând propriile dvs. date. Acest lucru nu este întotdeauna posibil, dar atunci când este, vă va oferi o demonstrație mult mai bună a modului în care sistemul ar funcționa în mediul dvs.

Sfaturi cheie pentru evaluarea dvs. ERP detaliată

Nu fi uimit de demonstrații. Profesioniștii care demonstrează software-ul sunt de obicei foarte experimentați și au personalități mari. Scopul lor este de a vă câștiga și de a vinde software-ul lor. Nu vă distrageți de persoana sau de terenul de vânzări, indiferent de cât de distractiv. Concentrează-te pe modul în care procesele de afaceri îndeplinesc nevoile tale.

Profitați la maximum de vizitele de referință ale site-ului. Selectați cu atenție pe cine intenționați să vizitați. Efectuați un scurt apel către gazda dvs. pentru a vă asigura că au implementat software-ul și că au realizat beneficiile promise. Sunt de acord cu ceea ce vă vor arăta și cu oamenii pe care îi veți întâlni în timpul vizitei. Odată ajuns la fața locului, evaluați cu atenție dacă succesul lor este reproductibil în mediul dumneavoastră. De asemenea, puneți întrebările dificile: „Care au fost cele mai mari surprize ale dvs.?” Și „Dacă ar trebui să o faci din nou, ce ai face diferit?”

Continuați să puneți întrebări. Incurajeaza-ti echipa de selectie sa puna intrebari, daca doar sa clarifice raspunsurile. Faceți acest lucru în revizuirea RFP, precum și în timpul demonstrațiilor; acest lucru va reduce semnificativ șansele de surprize viitoare. Acum este momentul să descoperiți orice răspuns nu vă place – înainte de începerea negocierilor. De asemenea, rețineți că veți obține răspunsurile gratuit în această etapă, deci învățați cât mai mult posibil. Odată ce ați început să implementați produsul, este posibil să trebuiască să așteptați pentru asistență sau chiar să plătiți pentru răspunsuri la întrebările dvs.

5. Selecție ERP și contract

După ce ați finalizat evaluările detaliate, veți descoperi probabil că aveți doi sau trei furnizori care îndeplinesc criteriile dumneavoastră. Selectează-l pe cel despre care crezi că îndeplinește cel mai bine nevoile tale actuale și viitoare, dar nu îi respinge pe ceilalți. În schimb, anunțați-i că sunt potriviți, dar nu prima alegere; acest lucru lasă ușa deschisă în cazul în care negocierile dvs. cu candidatul principal nu funcționează conform planului.

Acum puteți începe să negociați detaliile contractului cu principalul candidat. Majoritatea companiilor știu cum acest pas „ar trebui să funcționeze”. Dar, la fel ca orice alt pas în procesul de evaluare și selecție ERP, s-ar putea să întâlniți câteva surprize aici.

Puterea este de partea dumneavoastră în negocieri. Cu toate acestea, cel mai bine este să considerați că furnizorul este un partener în succesul viitor al companiei dvs., nu un adversar în negocieri. Scopul este de a încheia un acord echitabil care să stimuleze ambele părți să pună în aplicare sistemul în mod eficient și să funcționeze eficient.

Fiecare aspect al implementării sistemului și al sprijinului continuu trebuie discutat și documentat – detaliind prețul, cine este responsabil și, în unele cazuri, timpul necesar. Există multe aspecte ale contractului, inclusiv (dar fără a se limita la):

• Achiziție, închiriere sau licență inițială de hardware și software
• Implementarea hardware-ului și a software-ului (specificarea „implementării”)
• Costul și calendarul pilotului sălii de conferințe (înainte sau după plata software-ului)
• Costuri de formare inițială și continuă
• Suport de întreținere permanentă pentru hardware și software (și la ce nivel)
• Conversia și integrarea datelor în alte sisteme
• Colaborare în rețea și securitate
• Customizări (inițiale și cu versiuni viitoare)

Sfaturi cheie pentru selecția finală a software-ului ERP

Nu anunța selecția finală înainte de negocieri. La finalul etapei de evaluare detaliată, echipa poate dori să declare un „câștigător”. Cu toate acestea, informarea candidatului principal că este „ales” nu este în interesul companiei. Nu este neobișnuit să existe surprize în procesul de negociere și s-ar putea să fie nevoie să vă revizuiți alegerea.

Planifică pe termen lung. În graba de a începe, asigurați-vă că revizuiți cu atenție costurile pe termen lung, astfel încât estimările dvs. să fie corecte și să nu micșorați numerele ERP ROI. Unii furnizori oferă mai multe servicii gratuite pentru o perioadă mai lungă de timp, iar unii își pot externaliza sprijinul pe termen lung către o firmă de tip pay-by-support. Unii furnizori au un plafon pentru cât de mult vor crește ratele anuale de întreținere sau de abonament, iar mulți nu. Alții vând un abonament software as-a-service scăzut (SaaS) și după câțiva ani încep să-l ridice semnificativ. Unii furnizori furnizează o actualizare anuală, dar nu oferă un sprijin semnificativ în procesul de actualizare. Puneți întrebări și obțineți răspunsuri în scris pentru a vă asigura că vă înțelegeți pe deplin costurile pe termen lung.

Este nevoie de un sat (sau, cel puțin, o echipă)

Cel mai important factor în succesul procesului de evaluare a sistemului ERP este echipa de proiect. Această echipă ar trebui stabilită foarte devreme și ar trebui să fie forța motrice în dezvoltarea, distribuția și evaluarea RFP și selectarea noului sistem ERP.

În experiența noastră, atunci când echipele se află în mijlocul investigațiilor detaliate și al evaluării, sunt luate adesea scurtături. Dar dacă echipa dvs. de proiect urmează acești cinci pași și acordă atenție lecțiilor învățate, ei vor putea găsi soluția optimă pentru a satisface cerințele companiei dvs., acum și pentru viitor.

Citiți mai multe în această serie