Procesul de calculare a rentabilității resurselor întreprinderii (rentabilitatea investiției) pare destul de simplu: adunați costurile, adunați beneficiile și comparați cele două cifre. Cu toate acestea, există o serie de factori care trebuie luați în considerare pentru a vă asigura că rezultatele dvs. sunt valide și utile. Este important să avem o imagine completă a costurilor și beneficiilor, acum și în viitor, atât pentru sistemul existent, cât și pentru noul sistem în curs de evaluare. Următoarele sunt sfaturi de specialitate bazate pe zeci de implementări ERP.

Pregătirea analizei ERP ROI

Utilizați un interval de timp rezonabil pentru analiza rentabilității investiției. Pentru a vă asigura că analiza dvs. va acoperi întregul ciclu de viață atât al costurilor, cât și al beneficiilor, luați în considerare un interval de timp de cel puțin cinci ani.

Căutați diferențe de costuri între sistemul preluat și sistemul ERP de înlocuire. Pentru aceasta, trebuie să enumerați costurile curente pentru a vă menține sistemul preluat, precum și costurile viitoare de upgrade ERP. Amintiți-vă că un motivator cheie pentru a schimba sistemele este de a adăuga noi funcționalități pentru a rămâne competitiv – deci includeți o estimare realistă a costurilor de upgrade pentru sistemul moștenit.

Fiți minuțios. Asigurați-vă că ați adunat fiecare estimare a costurilor: pentru achiziționarea noului sistem, implementarea acestuia și operarea eficientă a acestuia. În multe cazuri, noile costuri de operare ale sistemului vor fi mai mici decât costurile existente ale sistemului. De asemenea, luați în considerare beneficiile preconizate la calcularea randamentului investiției dvs. ERP, recunoscând că aceste beneficii vor fi realizate în timp.

Gândiți-vă pozitiv, dar realist. În cazul în care compania dvs. este bazată pe produse (de exemplu, un distribuitor sau un producător), este posibil să aveți în vedere o reducere semnificativă a inventarului - dar faceți temele pentru a înțelege ce rezultat este tipic. De asemenea, rețineți că economiile nu vor avea loc automat și nici imediat.

De ce această muncă mult detaliată? ROI este adesea necesar în scopuri de planificare financiară. De asemenea, este important să înțelegeți costurile și beneficiile totale ale proiectului pentru a vă justifica investiția ERP și pentru a evalua performanța sistemului în raport cu așteptările odată implementate. Foaia de lucru a calculatorului ERP ROI de mai jos vă poate ajuta să identificați cu precizie costurile dvs., oferind în același timp sfaturi și sfaturi pentru a facilita procesul.

Utilizarea acestei fișe de lucru

Această pagină vă va ghida printr-o serie de tabele care trebuie finalizate. Fiecare pas va oferi informații pentru a ajuta la completarea acestor tabele.

Pe măsură ce parcurgeți procesul, puteți crea propriile foi de calcul definite de utilizator pe baza acestor tabele. De asemenea, am creat o foaie de lucru de șablon ERP ROI descărcabilă pentru a vă ajuta.

Există trei pași majori pentru calcularea rentabilității investiției pentru un upgrade ERP:

• Calculați costurile
• Estimarea beneficiilor
• Calculează rentabilitatea investiției

1. Calcul costuri ERP

Cum va fi implementat sistemul dvs. ERP?

Modul în care sistemul ERP este implementat are un impact semnificativ asupra estimărilor de costuri. Există mai multe opțiuni:

• On-premise (on-prem): Implementarea on-premise este modul tradițional în care sistemele ERP vechi au fost implementate de zeci de ani. Hardware-ul și software-ul sunt achiziționate și instalate pe serverele proprii ale unei companii, iar sistemul este întreținut și modernizat de companie.
• Cloud: Într-o implementare în cloud, sistemul rulează pe internet cu hardware și software deținute și suportate de obicei de un furnizor terț. Companiile se abonează la serviciu – un model de licențiere denumit software ca serviciu (SaaS) ERP.
• Hibrid: În acest model, elementele de implementare on-premise și cloud pot fi combinate pentru a crea un cloud hibrid. Acest lucru oferă companiei flexibilitatea supremă, dar necesită o implicare semnificativ mai mare a personalului IT.

Ce opțiuni de implementare veți compara?

Calculați costul ERP pentru ambele sisteme

Această secțiune a fișei de lucru este concepută pentru a calcula costul total de proprietate (TCO) atât pentru sistemul ERP preluat existent, cât și pentru noul sistem de înlocuire. În general, există patru domenii de investiții:

• Infrastructură
• Software
• Implementare
• Costuri de personal în curs

Pentru justificarea inițială a proiectului, va fi necesar să se estimeze aceste costuri (înainte de a ieși pentru propuneri și cotații). Multe sau majoritatea articolelor enumerate aici pot fi incluse într-o ofertă de preț de pachet, dar se așteaptă să plătească pentru servicii suplimentare, instruire, hardware și software pentru a finaliza sarcina.

Costurile de creștere și suport vor fi semnificativ mai mari dacă sistemul dvs. existent este vechi, nu este bine susținut de dezvoltator sau dacă este "down-level", adică nu este la curent cu remedierile și lansările dezvoltatorului.

Costuri infrastructură ERP

Pe lângă costurile inițiale, estimați costul modernizărilor și al extinderii dincolo de achiziția inițială. Deoarece aceasta este o estimare orientată pe timp - toate costurile vor fi replicate (și escaladate) pe parcursul celor cinci ani (cel puțin) ai ciclului de viață - plasați aceste costuri de upgrade și de extindere în anii următori, deoarece este puțin probabil să trebuiască să efectuați upgrade sau să vă extindeți în primul an.

• Hardware-ul inițial: Achiziționarea sau închirierea costurilor calculatoarelor, serverelor, imprimantelor, de exemplu. În tabelul de comparație, această cheltuială ar fi trebuit să fie deja cheltuită pentru „sistem preluat”.
• Actualizări și întreținere în curs: costuri continue pentru infrastructura de mai sus. Cu SaaS nu vor exista costuri sau costuri reduse de întreținere a infrastructurii.
• Licență software de sistem: Include sistem de operare, bază de date, utilități, de exemplu.
• Upgrade-uri și întreținere software de sistem: Costuri permanente pentru software-ul de sistem de mai sus. Să nu se aștepte costuri de întreținere a infrastructurii sau costuri reduse cu SaaS.
• Echipament de rețea și taxe: Buget inițial pentru echipamente și servicii de rețea.
• Dispozitive utilizator: Cost pentru achiziționarea, înlocuirea și întreținerea diferitelor PC-uri, tablete, scanere și așa mai departe.
• Taxe pentru instalațiile de infrastructură: Costurile calculate pentru spațiu și utilități, de exemplu, pe care sistemul le impune.

Costuri software ERP – aplicații pentru afaceri și productivitate

Aici, veți dori să bugetați costul upgrade-urilor și extinderii dincolo de achiziția inițială. Taxele anuale pot crește în timp pe măsură ce sunt adăugați utilizatori sau aplicații suplimentare, în funcție de strategia de tarifare a furnizorului.

• Costul inițial al taxei de licență permanente: costurile inițiale, în special pentru on-premise, plus unele opțiuni de licențiere găzduite și hibride. Aceasta a fost deja cheltuită pentru sistemul preluat.
• Perpetual licență în curs de desfășurare taxă anuală: Aceasta acoperă actualizările și un anumit nivel de suport. Pentru un sistem ERP, acesta este, de obicei, 16-20% din prețul de listă anual. La 20% anual licența este „răscumpărată” o dată la cinci ani.
• Abonament anual (SaaS): Utilizați costurile de abonament anuale cotate sau estimate pentru aplicațiile cloud.
• Tarifele anuale de întreținere (SaaS): Tarife de suport suplimentare care vor fi necesare pentru software-ul care nu este inclus în altă parte. Majoritatea taxelor de mentenanță software SaaS sunt incluse în abonament.

Costuri de implementare ERP

Apoi, trebuie să estimați costurile implementării atât a sistemului inițial, cât și a upgrade-urilor planificate pe o perioadă de cinci ani. Majoritatea furnizorilor de software au una sau două lansări majore pe parcursul unui an. Fiecare versiune este, de fapt, o mini implementare. Mai întâi, echipa de proiect trebuie să revizuiască eliberarea pentru a determina impactul global asupra procesului de afaceri curent. Apoi, versiunea este încărcată și testată. Înainte de a intra în producție, utilizatorii ar trebui să fie suficient de instruiți cu privire la noul software. Costurile potențiale care trebuie luate în considerare includ:

• Echipa de proiect a personalului: Factor în timpul alocat (inclusiv orele suplimentare) pentru personalul IT și utilizatori.
• Taxe de consultanță: Determinați asistența inițială de care aveți nevoie dincolo de ceea ce va fi furnizorul.
• Conversia, introducerea și testarea datelor: Utilizați personalul sau temp-urile pentru introducerea datelor, testare sau orice alte sarcini de bază pe care trebuie să le acoperiți. (Acest lucru este adesea inclus în buget, ceea ce poate duce la probleme de calitate a datelor.)
• Instruirea și instruirea utilizatorilor: Furnizorul va include o parte din instruirea inițială a utilizatorilor finali, dar pentru a profita la maximum de sistemul dvs. de educație suplimentară este foarte recomandat.

Costuri de personal ERP în curs

Estimează costurile operaționale „normale” pentru a-ți menține noul sistem ERP funcțional. Atunci când se iau în considerare costurile în curs (recurente), să fie cât mai realiste posibil și să includă o așteptare rezonabilă de creștere sau inflație de la an la an. Principalele elemente vor fi un amestec de personal IT intern și timpul și cheltuielile consultanților, cum ar fi:

• Costurile de sprijin pentru infrastructură: aceasta acoperă timpul alocat pentru asistență dincolo de ceea ce a inclus recomandarea furnizorului. Cu SaaS, fie nu vor exista costuri de întreținere a infrastructurii, fie costuri minime.
• Backup și recuperare în caz de dezastru: include practici externalizate sau interne.
• Suport pentru rețea și dispozitive: Este necesar suport estimat pentru rețea, PC-uri și dispozitive mobile, de exemplu.
• Remedieri periodice de erori: Acest lucru este pentru personalul IT să aplice fluxul de corecții de erori.
• Integrări software: Așteptați să se mențină în mod regulat pe măsură ce produsele software sunt actualizate.
• Personalizări software: Actualizate sau reaplicate în ciclurile de lansare a software-ului.
• Suport pentru dispozitivul mobil al utilizatorului: Efortul necesar pentru dezvoltarea și suportul aplicațiilor.

Determină costul total al ERP vechi vs. sistemul ERP nou

Din cele patru tabele de mai sus, transferați totalul pentru fiecare domeniu de investiții, precum și subtotalurile noilor costuri de sistem, în tabelul de mai jos. Acum veți putea vedea economiile totale sau costurile suplimentare pentru a merge la un nou sistem. Așteptați o combinație de subtotaluri negative și pozitive pentru „Diferența de 5 ani”.

Ce trebuie să faceți cu aceste informații

• Dacă „Diferența totală de 5 ani” este pozitivă, înseamnă că este mai scump să întrețineți sistemul dvs. preluat, apoi să îl înlocuiți. Suma respectivă este un beneficiu direct și trebuie adăugată în tabelul 8: Rezumatul beneficiilor ERP (mai jos).
• Dacă „Diferența totală de 5 ani” este negativă, înseamnă că noul sistem va fi mai scump de implementat, apoi pentru a vă întreține sistemul existent. Beneficiile suplimentare vor fi acoperite în secțiunea următoare.
• Totalul costurilor pe 5 ani ale noului sistem va fi utilizat mai jos în calculul ROI ca „investiția”.

2. Estimare beneficii ERP

Dacă costul de cinci ani al noului sistem este mai mare decât costul de întreținere a sistemului vechi, atunci veți avea nevoie de suficiente beneficii suplimentare pentru a justifica efectuarea schimbării - în caz contrar, de ce să faceți schimbarea?

De exemplu, dacă anticipați mai multe venituri și marje mai mari ca urmare a upgrade-ului la un ERP nou sau dacă sistemul va oferi mai multă valoare și un nivel mai ridicat de asistență pentru clienți, aceste beneficii vă pot ajuta să raționalizați upgrade-ul la un ERP nou.

Unele dintre beneficiile noului sistem sunt, prin natura lor, ceva mai greu de separat și de atribuit noului sistem, dar merită efortul de a face acest lucru. În majoritatea cazurilor, vor exista o mulțime de beneficii directe pentru mai mult decât să justifice punerea în aplicare a noului sistem. Dar documentarea și estimarea beneficiilor indirecte vor ajuta la planificarea proiectului, stabilirea priorităților și măsurarea rezultatelor implementării ERP asupra organizației. Chiar dacă nu puteți aloca o valoare monetară acestor beneficii, continuați să le listați în foaia de lucru ROI și în planul proiectului.

Exemple de beneficii ERP

Pentru această fișă de lucru, exemplele de beneficii ERP au fost organizate în cinci domenii de îmbunătățire:

• Productivitatea persoanelor
• Luarea deciziilor
• Finanțe și contabilitate
• Operațiuni
• Tehnologie de afaceri

Listele de mai jos sunt exemple de beneficii. Vor fi mult mai multe pe care tu și echipa dvs. le veți descoperi atunci când revizuiți poveștile de succes ale clienților, rapoartele analiștilor, cerințele de afaceri, opțiunile software și noua tehnologie. Enumerați posibilele beneficii și capturați estimările inițiale pentru îmbunătățirile de proces și valoarea lor financiară.

Productivitatea persoanelor

• Suportă dispozitivele mobile pentru a permite lucrul oriunde în orice moment.
• Îmbunătățiți eficiența și acuratețea introducerii datelor datorită procedurilor incomode și răspunsului lent al sistemului asociat cu sistemele ERP mai vechi, care nu sunt „ușor de utilizat”.
• Reduceți timpul până la productivitate cu o interfață de utilizator modernă bazată pe rol (UI) care reduce timpul de instruire necesar pentru ca utilizatorii să înceapă să funcționeze.
• Ajută la stabilirea unui mediu controlat și gestionat pentru a reduce variabilitatea cu procesele standard.

Luarea deciziilor

• Consolidați sistemele pentru a reduce inexactitățile datelor și pentru a elimina datele redundante.
• Centralizați și gestionați informațiile (o singură sursă de adevăr) pentru a face comunicațiile intracomunitare mai eficiente și pentru a ajuta la evitarea neînțelegerilor și a confuziilor.
• Accesați Big Data cu instrumente analitice moderne pentru a oferi perspective pentru o mai bună luare a deciziilor.
• Furnizați instrumente ușor de utilizat, cum ar fi alerte și tablouri de bord, pentru a permite interogări rapide și precise de self-service.

Finanțe și contabilitate

• Optimizează procesele financiare și contabile din cadrul companiei.
• Accelerează închiderea lunară și îmbunătățește acuratețea raportării financiare.
• Îmbunătățește contabilitatea clienților reducând numărul de zile de recuperare a creanțelor (DSO).
• Reduceți stresul auditurilor deoarece datele sunt organizate și ușor disponibile, precum și exacte și complete.
• Facilitarea conformității cu reglementările.

Operațiuni

• Îmbunătățește operațiunile de afaceri la nivel de companie și modernizează procesele învechite.
• Integrează comerțul electronic în gestiunea clienților și a comenzilor.
• Scade costurile cu forța de muncă operațională prin sisteme de planificare mai bune.
• Crește satisfacția clienților cu un produs ferm sau cu o dată de livrare fermă în momentul ofertării.
• Ajută aprovizionarea să devină proactivă și controlată, mai degrabă decât haotică și să se bazeze pe accelerare.
• Reduceți stocurile fără a crește numărul de lipsuri, comenzi neonorate sau dezamăgirea clienților printr-o mai bună planificare și control al stocurilor.

Tehnologie de afaceri

• Înlocuiți infrastructura învechită care reține afacerea.
• Îmbunătățiți interacțiunea dintre sistemele de afaceri ale diferitelor departamente.
• Consolidați aplicațiile preluate autonome și reduceți utilizarea foilor de calcul Excel și a soluțiilor alternative manuale.
• Accesați tehnologii noi, precum inteligența artificială (AI), învățarea automată și internetul obiectelor (IoT).
• Oferă o cale către scalabilitate cu sisteme moderne care sunt concepute pentru a se dezvolta pe măsură ce se dezvoltă o afacere.
• Aplicați securitatea datelor cu sisteme și controale actualizate.
• Eliminați problema găsirii suportului pentru sistemele preluate care nu mai sunt suportate de furnizor.

Documentați îmbunătățirile ERP

Fișa de lucru de mai jos este un exemplu de foaie de calcul pentru documentarea observațiilor și estimărilor dvs. pentru îmbunătățirile proceselor și valoarea lor financiară. Nu uita să populezi fiecare coloană din propria foaie de calcul.

• Creați o foaie de lucru pentru fiecare dintre cele cinci domenii de îmbunătățire enumerate mai sus.
• Înregistrați procesele sub fiecare care vor fi îmbunătățite.
• Estimarea sumelor anuale directe și indirecte.
• Calculați valoarea totală pe cinci ani.
• Specificați beneficiul, chiar dacă suma în dolari nu poate fi determinată.

Identificați beneficiile directe și indirecte pentru fiecare departament din organizația dvs. Urmează un exemplu de beneficii în domeniul financiar și contabil. Veți avea nevoie de un tabel ca acesta pentru fiecare departament din organizația dvs.

Rezumați toate beneficiile ERP

Odată ce au fost luate în considerare toate domeniile de îmbunătățire, adăugați suma totalului de cinci ani de la fiecare departament pentru a determina beneficiul total.

De asemenea, dacă ați constatat că „Diferența totală de 5 ani” din tabelul 6: rezumatul costurilor din a fost pozitiv, atunci în mod clar va fi mai scump să întrețineți sistemul dvs. preluat, apoi să îl înlocuiți. Valoarea economiilor este o valoare a beneficiului direct și ar trebui adăugată în tabelul de mai jos, în Linia 6. Dacă acel număr a fost negativ (noul sistem costă mai mult decât există), plasați un zero (0) în linia 6.

3. Calculare ROI ERP

Nu veți avea nevoie de o foaie de calcul pentru această fază.

În acest moment, ar trebui să aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a calcula rentabilitatea investiției dvs. ERP utilizând această formulă:

ROI = (Beneficii – Investiții)/Investiții

Aici găsiți informațiile:

• „Investiția” este „Costurile totale pe 5 ani ale sistemului nou”, care este totalul din Tabelul 6: Rezumatul costurilor ERP
• „Beneficiile” sunt „Beneficiile ERP totale ale proiectului” din Tabelul 8: Rezumatul beneficiilor ERP

În cele mai multe cazuri, beneficiul va fi mai mare decât investiția și veți ajunge cu un raport mai mare de 1.

De exemplu, dacă beneficiul pe cinci ani este de 2.000.000 USD și investiția pe cinci ani este de 575.000 $, raportul ar fi ($2,000.000 – $575,000) / 575,000 $ = 2.479 și acesta este rotunjit la 2,5.

Înmulțește raportul cu 100 pentru a obține procentul de rentabilitate a investiției care rezultă din upgrade-ul sistemului tău ERP. În exemplul nostru, raportul de 2,5 reprezintă o rentabilitate a investiției de 250%.

Pasul următor

Dacă beneficiile și rentabilitatea investiției sunt solide, următorul pas este de a extinde efortul pentru a se potrivi cu procesul de planificare și bugetare al companiei dvs. Deoarece software-ul afectează atât bugetele operaționale, cât și pe cele de capital, este posibil să fie nevoie să implicați mai multe părți interesate.

• Comunicați cu directorii sponsorizați și cu membrii echipei care au creat estimările.
• Furnizați vânzări, costuri și alte documente de suport.
• Creați prognoze de vânzări și costuri specifice după an.
• Pregătiți datele de analiză financiară pentru costurile totale de proprietate (TCO), perioada de rambursare și alte calcule.