وغالبا ما تؤخذ وظيفة الشراء على أنها ممنوحة - إلى أن يعيقها شيء ما. المسؤول عن الحفاظ على حركة عجلات الشركة، يضمن الشراء أن المواد واللوازم المناسبة تكون في متناول اليد عند الحاجة. عمليًا في التركيز، لم يتم اعتبار الإعداد للشراء عادةً نظامًا استراتيجيًا - حتى الآن.

ولا يزال احتواء التكاليف يمثل أولوية، لا سيما بالنظر إلى التضخم وارتفاع تكلفة الإمدادات. ومع ذلك، فإن مراقبة التكاليف ليست سوى أحد الضغوط التي تؤثر على المشتريات اليوم. مع الضغط بين التهديد بنقص التوريد ونفقات تخزين المخزون الإضافي، يجب أن تدعم المشتريات بطريقة ما مرونة سلسلة التوريدات، حتى عندما تعيق الأحداث المناخية أو غيرها من الاضطرابات التسليم. إن الحاجة إلى شراء سلع مستدامة والالتزام بالمتطلبات التنظيمية المتزايدة يعني أنه يجب على الشركات إضافة طبقة إضافية من جمع البيانات والتدقيق في عمليات تحديد المصادر الخاصة بها. يضاف الضغوط الجيوسياسية والخطر إلى المعادلة - مع الندرة المادية الناتجة - والمشتريات فجأة في عين العاصفة.

واليوم، لم يعد دور كبير موظفي المشتريات وظيفة مكتب خلفي يهتم أساسا بخفض التكاليف والامتثال لها.

تعريف الاقتناء

المشتريات هي وظيفة تجارية حيوية، مسؤولة عن تأمين جميع السلع والخدمات التي تحتاجها المنظمة. بالنسبة لشركات التصنيع، يعد توفر التوريد أمرًا بالغ الأهمية لأنه من المستحيل إنشاء بضائع نهائية بدون المواد الضرورية. يجب على أقسام المشتريات التواصل مع الجهات المعنية الداخلية لجمع توقعاتهم ومتطلباتهم، ومن ثم تحديد مصادر أفضل الموردين بأفضل تكلفة.

وبفضل مخطوطات البردي التي تسجل تفاصيل الإمداد والنقل، يمكن إرجاع وظيفة الشراء إلى بناء الأهرامات. بمرور الوقت، شهد الشراء تحولات عديدة - تطورت من مهمة حفظ السجلات البسيطة إلى الانضباط الذي يتطلب التفكير الاستراتيجي والتفاوض.

خلال الثورة الصناعية، اكتسبت المشتريات أهمية كعمليات التصنيع المزدهرة اللازمة لمصدر وشراء ونقل المواد. في منتصف القرن العشرين، عندما كان الاقتصاد مزدهرًا، ساعدت الفرص والمناقصات التنافسية على إعادة تعريف هذه الممارسة مرة أخرى. وتم تدريب الأفراد على جوانب مختلفة من إدارة سلسلة التوريد، واكتسبوا مكانة مهنية. وأصبح الاشتراء يعتبر وظيفة إدارية وليس وظيفة كتابية.

اليوم، تمر المشتريات مرة أخرى بتحول دراماتيكي - يمكن القول إنها ذات أهمية مثل أي من التحولات في الماضي.

لماذا يعد الإعداد للشراء مهمًا للغاية في الأعمال اليوم؟

ما كان وظيفة إدارة المكتب الخلفي هو الآن مركز المرحلة—شريك استراتيجي في قرارات استراتيجية C-suite المعقدة.

كما يسيطر الشراء على شريحة كبيرة من تكاليف الشركة - 40٪ إلى 80٪ وفقا لبعض التقديرات - لذلك فهو ضروري لاعتبارات الميزانية. ولكن ممارسات الشراء الفعالة تعزز أيضا تقييم المخاطر، والرقابة على الموردين، وإمكانية خلق القيمة ضمن سلسلة التوريد.

فيما يلي بعض الطرق الرئيسية التي من خلالها يكون الإعداد للشراء مهمًا في الأعمال:

• توفير التكاليف: الشراء هو خط الدفاع الأول لخفض التكلفة واستقرار التدفق النقدي في الأعمال التجارية، مما يؤثر على هوامش الربح والخط السفلي. يمكن أن يؤدي تحديد مصادر المنتجات التنافسية والمفاوضات حول العقود إلى توفير كبير في التكاليف. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون لتبسيط عمليات الشراء تأثير حقيقي على النتائج المالية.
• الجودة: شراء المواد الخام المناسبة في الوقت المناسب أمر بالغ الأهمية لتصنيع منتجات عالية الجودة. تشمل الجودة كل جانب من جوانب عملية الإعداد للشراء، حيث يؤثر اختيار المواد والمورِّدين بشكل مباشر على جودة المنتجات والخدمات. يعد تحديد أفضلية الجودة أمرًا أساسيًا للحد من المخاطر المتعلقة بالسمعة والإنتاج والمخاوف القانونية.
• تنسيق الأهداف: يعمل تحديد المصادر الاستراتيجي على مواءمة عمليات الشراء مع أهداف الشركة. على سبيل المثال، إذا كان تحسين المرونة والمرونة قيمة أساسية لأعمالك، فيجب تضمين الأدوات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف في عملية الإعداد للشراء الخاصة بك. يمكن أن يساعد التحليل التفصيلي للسوق بالإضافة إلى متطلباتك الداخلية في تحديد المورِّدين الأكثر وضعًا لتلبية احتياجاتك.
• الحد من المخاطر: يمكن أن تحدث المخاطرة في كل خطوة من عملية الإعداد للشراء - بدءًا من تحليل الاحتياجات غير الدقيقة وحتى مشكلات تسليم المورِّد. وتأتي مخاطر إضافية من الاستجابات غير الفعالة لالتزامات الامتثال، والمعايير الأخلاقية غير الواضحة، والحوادث المتعلقة بالطقس، والاضطرابات العالمية، والتحديات المماثلة. يمكن أن توفر عمليات الإعداد للشراء المدعومة بالتكنولوجيا اليوم الرؤية اللازمة لتحديد المخاطر وتقييمها والحد منها بشكل استباقي.
• الاستدامة والأخلاقيات: يجب على فريق الإعداد للشراء أن يتوافق مع قيم شركته حول التأثير البيئي، وتحديد المصادر الأخلاقية، والالتزامات البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG) ، والمزيد لضمان الامتثال والحماية من المخاطر والأضرار التي تلحق بالسمعة والنفقات غير الضرورية. إدارة تحديد المصادر المستدامة والالتزام هي مسؤولية رئيسية لمهمة الإعداد للشراء.

أنواع إدارة الاقتناء

هناك أربعة أنواع رئيسية من الإعداد للشراء:

1. الإعداد للشراء المباشر: يتضمن ذلك شراء أي شيء يدعم مباشرة إنتاج البضائع التي تبيعها الشركة، بما في ذلك المواد الخام والمكونات وقطع الغيار والخدمات وبنود البيع بالجملة. كل هذه العوامل لها تأثير على الإيرادات والنمو والسمعة، لذا تعد علاقات المورِّدين بالغة الأهمية في الإعداد للشراء المباشر.
2. الإعداد للشراء غير المباشر: أي شيء غير مرتبط مباشرة بالإنتاج، بما في ذلك المواد والسلع والخدمات للاستخدام الداخلي وعمليات الأعمال اليومية، يندرج ضمن الإعداد للشراء غير المباشر. ويشمل ذلك بنودًا مثل اللوازم المكتبية والمرافق ومصاريف السفر.
3. شراء البضائع: يمكن أن يندرج الاشتراء المباشر وغير المباشر على حد سواء ضمن مشتريات السلع، التي تشمل شراء أي أشياء ملموسة، سواء كانت نهائية أو غير نهائية - كل شيء من المعدات إلى المواد الخام إلى رؤساء المكاتب.
4. المشتريات من الخدمات: الخدمات المهنية، والخدمات القائمة على الأشخاص مثل الخدمات الاستشارية، والوكالات، وشركات المحاماة، وتكنولوجيا المعلومات الخارجية، والخدمات الأمنية، وتقديم البرمجيات الخدمية (SaaS)، وإصلاح المرافق كلها تندرج ضمن مشتريات الخدمات. وهي ضرورية لسير العمل الفعال وملء أي ثغرات في القوى العاملة.

12 خطوة في عملية الإعداد للشراء

في حين يمكن أن تختلف عملية الإعداد للشراء من شركة إلى أخرى، فإنها تتضمن بشكل عام 12 خطوة التالية:

1. تحديد الاحتياجات: تتمثل الخطوة الأولى من أي عملية شراء في تحديد المواد أو المنتجات أو البرامج أو الخدمات المحددة اللازمة بسبب النقص أو المشروعات الجديدة أو المتطلبات التشغيلية المنتظمة. تتضمن هذه المرحلة تخطيط الطلب وتوقعه.

2. المورِّدون المصدر: يتم إجراء البحث عن أفضل المورِّدين المحتملين وتقييمهم لاحتياجات أعمالك مبكرًا في عملية الإعداد للشراء. يمكن أن يساعد تطوير مورِّدين بدلاء في إدارة المخاطر من خلال منحك خيارات في حالة النقص أو الاضطرابات.

3. تقديم طلب شراء: يؤدي تقديم طلب شراء بمواصفات مثل السعر والإطار الزمني والكمية للمراجعة الداخلية والاعتماد إلى بدء تشغيل عملية الشراء.

4. تقييم المورِّدين وتحديدهم: يتضمن اختيار أفضل مورِّد من خلال عملية تقديم عطاءات تنافسية مثل طرح طلب اقتراح (RFP) أو طلب عرض أسعار (RFQ) أو مزادات إلكترونية أو "ثلاثة عطاءات وشراء" تقييم المورِّدين حسب التكلفة بالإضافة إلى الجودة والسمعة والموثوقية والسرعة والاستدامة.

5. التفاوض على السعر والشروط: بعد تحديد مورِّد، يتفاوض فريق الإعداد للشراء مع شروط شراء متنوعة، بما في ذلك السعر والكمية والجداول الزمنية للتسليم وشروط الدفع.

6. إنشاء أمر شراء: بمجرد اختيار مورِّد وإنهاء الشروط، تقوم الشركة بإصدار أمر شراء رسمي إلى هذا المورِّد يوضح بالتفصيل البضائع والخدمات والشروط المحددة المضمَّنة في الأمر.

7. استلام البضائع وفحص الجودة: عند استلام البضائع، تتمثل الخطوة التالية في التأكد من تطابق جودتها وكميتها مع ما تم طلبه من خلال فحصها بعناية للتلف أو الأخطاء.

8. معالجة الفاتورة واستيفاء شروط الدفع: عند تأكيد أن تسليم البضائع قد اجتاز فحص الكمية والجودة، يمكن معالجة فاتورة المورِّد من خلال المدفوعات (AP) لضمان الدفع في الوقت المحدد. واعتمادًا على شروط العقد، قد يتم تطبيق خصومات الدفع المبكر، وقد يتم استخدام مجموعة متنوعة من أساليب الدفع.

9. إنشاء علاقات جيدة مع المورِّدين وإدارتها: من الإستراتيجي لفريق الإعداد للشراء بناء علاقات مستمرة إيجابية مع المورِّدين. وتشمل المزايا أداء أفضل للمورِّدين وشروط وخصومات وتعاون وموثوقية.

10. إدارة العقود: تغطي إدارة عقود الإعداد للشراء مراقبة العقود وضمان الامتثال وإعادة التفاوض على الشروط حسب الحاجة. من المهم تحديد ومعالجة القضايا المحتملة، لضمان تحقيق الوفورات المتفاوض عليها - والوصول إلى أدنى حد ممكن.

11. إدارة المخاطر: جزء مما يجعل فريق الإعداد للشراء جزءًا لا يتجزأ من المنظمة هو دوره في إدارة المخاطر. من الضروري توقع المشكلات المحتملة وإدارتها مثل حالات النقص وتعطل سلسلة التوريدات وتنفيذ التدابير اللازمة للتخفيف من حدتها. كما أن الالتزام بالقواعد التنظيمية والمتطلبات - وتحديد أي خطر من عدم الامتثال - هو عنصر أساسي لإدارة المخاطر.

12. المراجعة والتحليل: هذه الخطوة النهائية في عملية الإعداد للشراء مستمرة. تلعب مراجعة مؤشرات الأداء الأساسية للإعداد للشراء وتحليلها لتحديد الفجوات والكشف عن الفرص الجديدة لتحقيق التوفير والحد من المخاطر دورًا رئيسيًا في نجاح الأعمال.

عادة ما يُنظر إلى هذه الخطوات الـ 12 على أنها دورة حياة الاقتناء - حيث تتداخل المهام وتكون العملية مستمرة. تتطلب دورة حياة الإعداد للشراء الناجحة التكامل مع مناطق الأعمال الأساسية الأخرى، مثل إعداد الميزانية والتوقع وإدارة سلسلة التوريدات.

الإعداد للشراء مقابل الشراء وتدفقات العمل الأخرى ذات الصلة

تستخدم العديد من المؤسسات مصطلحي "الإعداد للشراء" و"الشراء" و"تحديد المصادر" و"إدارة سلسلة التوريدات" بالتبادل، ولكنها ليست نفس الشيء. وإليك كيفية اختلافها:

الإعداد للشراء مقابل الشراء: الشراء هو جزء من عملية الإعداد للشراء التي تركز على المعامَلات. ويشمل التفاوض، وطلب المنتجات، واستلام البضائع والخدمات، وتقديم الدفعات. في حين أن الشراء جزء مهم من الإعداد للشراء، فإن عملية الإعداد للشراء الشاملة أوسع بكثير.

الإعداد للشراء مقابل تحديد المصادر: يُعد تحديد المصادر جزءًا أساسيًا من مرحلة مبكرة من عملية الإعداد للشراء الشاملة، ويغطي تحديد الاحتياجات، وإيجاد المورِّدين، وإصدار طلبات الشراء، وتقييم الموردين واختيارهم، والتفاوض بشأن الأسعار والشروط. مرحلة تحديد المصادر هي التي يمكن فيها إنشاء علاقات قوية للمورِّدين.

المشتريات مقابل إدارة سلسلة التوريد: الشراء هو جزء من عملية إدارة سلسلة التوريد الشاملة التي تركز على الحصول على السلع والخدمات اللازمة لتصنيع المنتجات والحفاظ على العمليات الداخلية. يتفاعل الإعداد للشراء ديناميكيًا مع مقاطع سلسلة التوريدات الأخرى، مثل الإمداد والتموين وإدارة المخزون وتخطيط الطلب.

إدارة المشتريات المستدامة

إن الشراء المستدام، الذي يدمج معايير الممارسات البيئية والاجتماعية والحوكمة في ممارسات الشراء واتخاذ القرارات، ليس مجرد اتجاه للشراء؛ بل إنه اعتبار بالغ الأهمية.

وتشمل تحديات الشراء المستدام تعقيد سلسلة التوريد وشفافيتها، وقياس الأداء، وضمان الامتثال للمعايير، وبناء القدرات. من الصعب بالفعل تحديد مصادر المواد ذات كثافة الانبعاثات المنخفضة، مثل الصلب الأخضر والألمنيوم المعاد تدويره والبلاستيك، ولن يزداد الأمر إلا صعوبة. بالإضافة إلى ذلك، يرغب العملاء على نحو متزايد في الشراء من العلامات التجارية التي يمكن أن تثبت حسن نيتها المستدامة، مما يجعل الشراء المستدام جزءًا لا يتجزأ من الأعمال.

خذ جانبًا واحدًا فقط من جوانب الإعداد للشراء المستدام—الحد من انبعاثات سلسلة التوريدات. ويمكن أن تستغرق العملية سنوات، لذا فإن البدء بالانتقال الآن سيقيم الشركات لتكون أكثر قدرة على المنافسة والمرونة في المستقبل.

فيما يلي بعض الأمثلة على الإعداد للشراء المستدام:

• تحديد المصادر الخضراء أو الإعداد للشراء باللون الأخضر: يتضمن تحديد المصادر الأخضر شراء المنتجات والخدمات بشكل استراتيجي ذي تأثير بيئي أصغر. وتشمل المشتريات الخضراء التخلص من المواد البلاستيكية وحيدة الاستخدام وغيرها من المواد التي يمكن التخلص منها، ودمج المواد الخام المعاد تدويرها أو المتصاعدة، واعتماد التكنولوجيا النظيفة أو الوقود. يمكن للإعداد للشراء الأخضر تقليل تكاليف الإنتاج، والمساهمة في مبادرات المسؤولية الاجتماعية للشركة الخاصة بشركتك، وحتى تعزيز المبيعات من خلال جذب المستهلكين الواعين بالبيئة.
• المواد التي يتم الحصول عليها من الناحية العرقية: تعتمد المشتريات المستدامة على تحديد المصادر الأخلاقية. وهذا يعني شراء المنتجات من الشركات التي تضمن أجرًا معيشيًا، وتوفر ظروف عمل جيدة، ولا تشارك في عمل الأطفال، وتقدم مساهمات إيجابية للمجتمعات التي هي جزء منها، وتستوفي المعايير الأخلاقية الأخرى.
• انخفاض البصمة الكربونية واستهلاك الطاقة: خفض انبعاثات الكربون واستهلاك الطاقة لشركتك لا يتعلق فقط بخفض الانبعاثات المنشأة مباشرة من عملياتك اليومية من المصانع والنقل؛ بل يتعلق الأمر أيضًا بخفض الانبعاثات على طول سلسلة التوريدات.

الذكاء الاصطناعي في الإعداد للشراء: رؤى وأتمتة أكثر ذكاءً

يمكن للذكاء الاصطناعي في الإعداد للشراء أتمتة المهام المعقدة وتبسيطها مثل تحليل الإنفاق وإدارة العقود وتحديد المصادر الاستراتيجي وإدارة الالتزام. كما يمكنه دعم التحليلات واتخاذ القرارات بشكل أكثر ذكاءً؛ ومساعدتك على تحديد الفرص البيعية، وتوفير التكاليف المحتملة، وحالات الخلل؛ وتسهيل التعرف على المورِّدين الجدد - مع المساعدة في القضاء على الاحتيال في الإعداد للشراء والحد من الأخطاء.

كما يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لخلق قيمة تجارية من خلال تفكيك ما تحتاجه الأعمال بالفعل، وتحدي العمليات الراسخة، والاستفادة من المعرفة من النقاط المرجعية الجديدة، وتصميم سلسلة التوريدات بطرق جديدة ومختلفة.

الذكاء الاصطناعي الإنشائي لديه أيضًا إمكانات ضخمة للإعداد للشراء. كما أن قدرته على أتمتة المهام وتوفير الرؤى وتحسين الشفافية تدعم الكفاءة والإنتاجية وتحسين اختيار المورِّدين وإدارتهم. يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي أيضًا المساعدة في الحد من المخاطر وتقليل الإنفاق.

استخدام الذكاء الاصطناعي لدعم الإعداد للشراء في اتخاذ قرارات أفضل وتحديد الفرص الجديدة وأتمتة المهام وتحسين الكفاءة التشغيلية يعني أن فريق الإعداد للشراء لديك يمكن أن يركز على المكان الذي تكون فيه خبراته البشرية أكثر قيمة.

ما الذي تبحث عنه في برامج الإعداد للشراء

عند تحديد برامج الإعداد للشراء، تحديد أفضلية الأدوات التي لا تقوم برقمنة عمليات الإعداد للشراء وتبسيطها فحسب، بل تحسِّن عملية اتخاذ قراراتك الاستراتيجية أيضًا. يجب أن تزخر البرامج المثالية بإمكانات قوية للبنية الأساسية المستندة إلى الشبكة السحابية والذكاء الاصطناعي، مما يبسط مهام الإعداد للشراء المعقدة. وتشمل الميزات الأساسية التكامل السلس مع الأنظمة المالية وأنظمة سلسلة التوريدات الحالية، والواجهات سهلة الاستخدام، والتحليلات الشاملة لتحليل الإنفاق المتعمق.

يمكنك اختيار الحلول التي توفر الرؤى وإعداد التقارير في الوقت الفعلي، مما يسهل الإدارة الاستباقية لأنشطة الإعداد للشراء. تأكد من أن البرنامج قابل للتطوير وقادر على التطور مع شركتك ويساهم بنشاط في مسار نمو شركتك.

أسئلة متكررة