الإعداد للشراء المباشر مسؤول عن التأكد من أن لديك جميع العناصر الأساسية لصنع الأشياء الأساسية التي تنتجها شركتك. ومن ناحية أخرى، يتضمن الإعداد للشراء غير المباشر كل ما هو ضروري للحفاظ على استمرارية العمل وتشغيله بسلاسة وكفاءة.

تتضمن أنشطة الإعداد للشراء المباشر ميزانيات أكبر وقد تتم إدارتها بشكل مركزي واستراتيجي أكثر. ولكن ما يتم تجاهله في كثير من الأحيان هو أنه في العديد من الشركات، لا تزال تكاليف الإعداد للشراء غير المباشر تشكل جزءًا كبيرًا من النفقات المتعلقة بالإعداد للشراء. وعلى الرغم من ذلك، فإن الإعداد للشراء غير المباشر غالبًا ما يتسم باللامركزية ويدار بصورة غير متسقة مع إمكانية هائلة لتحسينه. تساعدك أفضل التقنيات وممارسات إدارة النفقات اليوم على اتباع أسلوب أكثر توحيدًا وشمولية لجميع عمليات إدارة النفقات الخاصة بك - مما يضمن تكامل فرقك وبياناتك وأنظمتك بسلاسة وتعمل معًا بشكل جيد.

ما هو الإعداد للشراء المباشر؟

يشير الإعداد للشراء المباشر إلى عملية شراء المواد الخام والمكونات والعمالة التي يتم استخدامها مباشرةً في إنتاج البضائع أو الخدمات التي تبيعها شركتك.

يرتبط نشاط الإنفاق هذا ارتباطًا وثيقًا بعمليات أعمالك الأساسية. فهو يمد خط الإنتاج الخاص بك ويؤثر على جودة المنتج النهائي الذي تقدمه لعملائك. ومن الأمثلة على ذلك قيام الشركة المصنعة للسيارات بتحديد مصادر الصلب والإطارات وشرائها. وجه آخر لفهم الإعداد للشراء المباشر هو مدى ارتباطه المباشر بعملياتك الأساسية. بدون اللوازم المكتبية، لا يزال بإمكان شركة تصنيع السيارات أن تصنع السيارات. ولكن بدون المعدن أو المطاط، تتوقف العملية الأساسية تمامًا.

غالبًا ما تستفيد الممارسات المباشرة الجيدة من حلول الإعداد للشراء الإلكتروني وأدواته، بما في ذلك تحليلات الإنفاق وتحديد المصادر الاستراتيجي وتخطيط متطلبات المواد (MRP). وهذا يساعد الشركات على التأكد من أن لديها مورِّدين موثوقين وأنظمة فعالة لإدارة هذه العلاقات—مما يؤدي بشكل مثالي إلى توفر عمليات أكثر كفاءة ومرونة.

ما هو الإعداد للشراء غير المباشر؟

يتضمن الإعداد للشراء غير المباشر تملك البضائع والخدمات المهمة للحفاظ على تشغيل شركتك، ولكنه لا يدخل مباشرةً في إنتاج منتجاتك أو خدماتك الأساسية. تتضمن فئة الإنفاق هذه الصيانة والإصلاح والعمليات (MRO) بالإضافة إلى خدمات تكنولوجيا المعلومات واشتراكات البرامج الخدمية (SaaS) والتسويق والعقارات والمتخصصين في الاستعانة بمصادر خارجية وأكثر من ذلك بكثير.

وفي حين أن تعريف الإعداد للشراء غير المباشر لم يتغير بالفعل خلال 50 عامًا، فقد شهد التحول الرقمي اليوم تحولاً ملحوظًا في كيفية قيام كل من الشركات—وعملائها—بأعمال تجارية. وهناك بعض النفقات غير المباشرة الدائمة، مثل خدمات التنظيف أو لوازم المكتب. ولكن ما تحول بشكل هائل هو اعتمادنا على حلول البرامج الخدمية والأمن السيبراني والبرامج القوية والمتخصصة بشكل متزايد. وغالبًا ما تنفق فِرَق إدارة النفقات اليوم بشكل أقل على الأدوات المكتبية، وخدمات الإعلانات، وحتى العقارات. ولكن ذلك يتعلق أكثر بالتحول نحو الرقمنة، وأدوات التسويق الذاتية، والعمل عن بُعد، بدلاً من تقليص النفقات غير المباشرة بشكل عام. ومع تزايد رقمنة الشركات وشركات التصنيع، فإنها تجد أنه على الرغم من الإنفاق بشكل أقل على بعض المصاريف التجارية ”الكبيرة“، فإنها تشهد حاجة متزايدة لأنواع أخرى من الأدوات والحلول لمساعدتها على النمو والتنافس.

الإعداد للشراء المباشر مقابل الإعداد للشراء غير المباشر: ما هي الفروق؟

الفرق الرئيسي بين هذين النموذجين للإعداد للشراء ليس في كيف يتم تنفيذهما، بل في لماذا هما ضروريان و ما المطلوب منهما. يجب تطبيق أفضل الممارسات—بدءًا من تحديد المصادر حتى الدفع—تطبيقًا صارمًا على جميع أنشطة التملك الخاصة بك سواء كانت مباشرة أو غير مباشرة.

• استمرارية الأعمال والأهمية الاستراتيجية: تعتبر أنشطة الإعداد للشراء المباشر ضرورية بشكل فوري لاستمرارية الأعمال. ويمكن أن يؤدي تعطل توريد المواد الخام إلى إيقاف الإنتاج، مما يؤثر على المبيعات وصافي الربح. ولا يؤثر الإعداد للشراء غير المباشر تأثيرًا فوريًا على الأعمال، ومع ذلك، قد يكون لإدارة فئة الإنفاق هذه بشكل فعال على المدى الطويل تأثير كبير على استقرار الأعمال بشكل عام.
• حجم الميزانية وطول مدة العقد: غالبًا ما يتضمن الإعداد للشراء المباشر تخصيصات أكبر للميزانية ومدد أطول للعقد. وعلى النقيض من ذلك، قد ينطوي الإعداد للشراء غير المباشر على مبالغ إنفاق أصغر وأكثر تغيرًا بشروط تعاقدية أقصر، ويركز على المتطلبات التشغيلية التي قد تختلف من سنة إلى أخرى (أو حتى من يوم إلى يوم).
• الإنفاق المخطط مقابل الإنفاق التلقائي: يتطلب الإعداد للشراء المباشر تخطيطًا دقيقًا وتوقعًا متوافقًا مع جداول الإنتاج وطلب السوق. ومع الإعداد للشراء غير المباشر، غالبًا ما يكون هناك قدر أكبر من المرونة، حيث تُجرى عمليات الشراء حسب الحاجة وبناءً على المتطلبات التشغيلية الفورية.
• أهمية علاقات المورِّدين: عادةً ما تكون إدارة علاقات المورِّدين (SRM) في الإعداد للشراء المباشر ذات طابع استراتيجي أكثر، وتشمل شراكات طويلة الأجل لضمان الامتثال والاستفادة من خبرات المورِّدين واقتراحاتهم وضمان استمرارية التوريد وجودة المنتجات. في الإعداد للشراء غير المباشر، يتم التركيز على تشجيع الأشخاص على إجراء عمليات شراء من هؤلاء المورِّدين المعتمدين من أجل الاستفادة من الخصومات على الكميات، وتعزيز مراقبة الجودة، والامتثال للإرشادات واللوائح.
• إدارة المخزون: إدارة المخزون في الإعداد للشراء المباشر هي نشاط استراتيجي يهدف إلى موازنة التكلفة مع متطلبات الإنتاج لتجنب الإفراط في التخزين أو نفاد المخزون. وقد لا يكون الإعداد للشراء غير المباشر عرضة لمخاطر النقص والفائض، تبعًا لطبيعة البضائع أو الخدمات المشتراة.
• الإعداد التنظيمي: يُدار الإعداد للشراء المباشر تقليديًا بواسطة فريق إعداد للشراء محدد، بميزانيات ومؤشرات أداء أساسية واضحة، بينما غالبًا ما يتم التحكم في الإعداد للشراء غير المباشر أو مراقبته بدقة أقل. وعلى الرغم من أن هذا كان يعد فرقًا واضحًا بين المباشر وغير المباشر في الماضي، فمن المهم ملاحظة أن أفضل متخصصي إدارة النفقات اليوم يديرون الإعداد للشراء غير المباشر بطريقة أكثر ارتباطًا وتنظيمًا.

التحديات المشتركة في مجال الإعداد للشراء المباشر

يمكن أن تنشأ العديد من التحديات لفئة الإنفاق هذه خارج شركتك. وللتعامل مع هذه الأنواع من المشكلات، من الضروري أن يكون هناك تعاون جيد بين فِرَقك ومورِّديك—والتأكد من أن أنشطة الإنفاق المباشر الخاصة بك معتمدة على البيانات ومركزية.

• تقلب سلسلة التوريدات: كما أظهرت لنا السنوات القليلة الماضية، إن مقولة "لا تقل أبدًا مستحيل" تعد مبدأ جيدًا للتمسك به في عالم الأعمال اليوم. بدءًا من الأحداث المتعلقة بالطقس حتى الاضطرابات السياسية، يمكن لمجموعة معقدة (ومتنامية) من الأحداث العالمية تعطيل سلسلة التوريدات الخاصة بك. ومن المهم أكثر من أي وقت مضى أن تتعاون فِرَق الإعداد للشراء المباشر مع إدارة سلسلة التوريدات وتستفيد من بيانات تعزيز المرونة الواردة من جميع أقسام الشركة وتحليلها.
• التحكم في الجودة: رغم حسن النية، قد يُقصِّر المورِّدون في تلبية معايير الجودة. يمكن أن تساعدك أساليب إدارة علاقات المورِّدين الجيدة والمراقبة المستمرة لاتجاهات السوق العالمية والإقليمية على توقع المشكلات المتعلقة بالجودة وتغيير الاتجاه حسب الحاجة.
• تقلبات أسعار السلع: قد تكون معرضًا بشكل خاص للتغيرات في الأسعار وتوافر المواد الخام اللازمة للتصنيع الأساسي، وذلك حسب قطاعك. ومن خلال متابعة معلومات السوق باستمرار وإضافة احتياطات إلى ميزانيتك، يمكنك أن تكون أكثر استعدادًا لمثل هذه الظروف.
• الاعتماد على المورّدين: عندما تجد مورّدًا جيدًا، قد يكون من السهل أن تصبح راضيًا. لكن، ومن دون أي تقصير من جانبهم، قد يتعذر على شريك التوريد تسليم البضائع فجأة. وبدون وجود بعض الخيارات الأخرى المُعتمدة والمتاحة، قد تجد نفسك في وضع مرعب.
• الالتزام بالقواعد التنظيمية والاستدامة: عادةً ما يكون إنفاق الإعداد للشراء المباشر أكبر، وقد يتضمن المواد الخام والشحن لمسافات طويلة وقوى العمل الأجنبية ومكونات أخرى معقدة. ويجب أن تكون فِرَق الإعداد للشراء المباشر على دراية تامة بكل من الامتثال المحلي والعالمي عندما يتعلق الأمر باللوائح البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG) واللوائح القانونية والعديد من اللوائح الأخرى التي عادةً ما لا يكون لها نفس التأثير الكبير على أنشطة الإعداد للشراء غير المباشر.

التحديات المشتركة في مجال الإعداد للشراء غير المباشر

غالبًا ما تنشأ تحديات الإعداد للشراء غير المباشر داخل مؤسستك. يعتبر الأمر مزعجًا وجيدًا في نفس الوقت. مزعجًا إذا واصلت التساهل مع الوحدات المنفصلة والأدوات والممارسات القديمة. وجيدًا، إذا كنت مستعدًا لمعالجة هذه المشكلات لأنه—على عكس الأحداث السياسية والأحداث المتعلقة بالطقس—فإن هذه الأنواع من التحديات يمكنك السيطرة عليها.

• ضعف وضوح الإنفاق: حتى إذا اتبعت الأقسام البروتوكولات الصحيحة، إذا لم يتم تسجيل هذا الإنفاق ودمجه مع نفقاتك الأخرى، فقد تفقد الفرصة لإجراء التدقيق المركزي له. وهذا يعني انخفاض القدرة على تحديد فرص توفير التكاليف أو القضاء على الإنفاق غير الضروري.
• الإنفاق غير المنظم: يكون معظم الإنفاق غير المنظم ناتجًا عن نوايا حسنة، ويحدث فقط نظرًا للتصور ببطء الإجراءات عند اتباع القنوات "الرسمية" أو نظرًا لغياب الحلول التي تعمل على أتمتة الامتثال لبروتوكولات الشراء وسياساته. ومع ذلك، يمكن أن يتسبب في أضرار كبيرة، وزيادة التكاليف، وتصاعد مخاطر عمليات الشراء التي لا تفي بالمتطلبات التنظيمية أو الخاصة بالمؤسسة.
• مختزنو البيانات والبيانات المتباينة: يجب تجميع بيانات المصاريف غير المباشرة وبيانات تحديد المصادر وتوحيدها وتحليلها جنبًا إلى جنب مع جميع بيانات الأعمال المهمة الأخرى. وإذا لم يكن لديك سياسة وممارسة صارمة لتسجيل هذه المعلومات وإضفاء الطابع المركزي عليها، فستفقد فوائدها—بما في ذلك التنبؤ الأكثر دقة والتكاليف المخفضة.
• الفوائض والعناصر الزائدة عن الحاجة: غالبًا ما يؤدي الإعداد للشراء غير المباشر إلى وجود فائض في الإمدادات أو خدمات زائدة عن الحاجة بسبب ضعف التنسيق والتخطيط. تساعدك الرؤية المحسَّنة التي توفرها الحلول المؤتمتة على استغلال رأس المال الزائد هذا الذي يمكن استخدامه بشكل أفضل في جانب آخر من الأعمال.
• ثقافة الشركة: العادات القديمة يصعب التخلص منها. في العديد من الشركات، لم يتم اعتماد استراتيجية مخططة للإعداد للشراء غير المباشر. يتطلب دمج النفقات غير المباشرة في عملياتك المركزية أكثر من البرامج الجيدة. يتطلب تواصلاً ووضوحًا شفافين فيما يتعلق بأهمية الرؤية والقضاء على الوحدات المنفصلة في جميع أعمالك.

تأثير الإعداد للشراء المباشر وغير المباشر على إدارة النفقات

على الرغم من أن الإنفاق المباشر يشكل جزءًا كبيرًا من التكاليف الإجمالية، فهو يوفر فرصًا لتحقيق وفورات الحجم وخصومات الكميات التي يمكن أن تساعد بشكل فعال في الحفاظ على التحكم في تكاليف المخزون. وعلى العكس من ذلك، في حين أن الإنفاق غير المباشر ليس له نفس التأثير على تكلفة البضائع المبيعة، أصبح الأمر أكثر أهمية لنجاح الأعمال، حيث يمكن أن تؤدي أوجه القصور إلى زيادة النفقات والتسبب في تأخيرات واضطرابات في العمليات. وبالتالي، تصبح إدارة النفقات الشاملة ضرورية في موازنة هذه الفئات (وجميع) فئات الإنفاق، مما يضمن مساهمة كل منها قدر الإمكان في الصحة المالية الشاملة والنمو والمرونة التشغيلية لمؤسستك.

ما تبحث عنه في برامج الإعداد للشراء المباشر/غير المباشر

أثناء تقدمك في رحلة تحولك الرقمي، اختر برنامجًا يحتوي على ميزات من شأنها تعزيز قدرتك على دمج أنشطة إدارة النفقات وتخصيصها وأتمتتها، بما في ذلك:

1. إمكانات التكامل الشاملة: يضمن التكامل على مستوى أنظمة تخطيط موارد المؤسسة وإدارة النفقات لديك اتساق بيانات الإعداد للشراء مع متطلبات الإنتاج والمتطلبات التشغيلية، وهو أمر ضروري لإنشاء توازن بين الإعداد للشراء المباشر والإعداد للشراء غير المباشر.
2. التحليلات المتقدمة وإعداد التقارير: نظرًا لاختلاف جوانب التركيز والتأثيرات للإعداد للشراء المباشر وغير المباشر، فإن التحليلات ضرورية للتمييز بين التحديات والفرص الفريدة لكل منها وإدارتها.
3. واجهة سهلة الاستخدام: أي أداة لا تكون فعالة إلا بقدر استعداد فِرَقك وقدرتها على استخدامها. ابحث عن واجهة ولوحة معلومات سهلة الاستخدام وبسيطة.
4. إدارة تدفق العمل المؤتمتة: تعمل الأتمتة على تبسيط العمليات وتقليل المهام اليدوية وتحسين الدقة والسرعة. وهذا يتيح لفِرَقك التركيز على الأمور الاستراتيجية، وهم واثقون من أن المهام اليدوية تتم مراقبتها بشكل منتظم.
5. أدوات إدارة المورِّدين القوية: بغض النظر عن الخدمات أو البضائع التي يوفرها المورِّد، فإن ميزات إدارة المورِّدين الموحدة والموثوق بها ضرورية للحفاظ على الجودة والموثوقية في كل من الإعداد للشراء المباشر وغير المباشر.
6. خيارات التخصيص المرنة: بدءًا من التقارير إلى تدفقات العمل والعمليات المؤتمتة، يساعد التخصيص على ضمان تمكن الفِرق لديك من التكيف مع المتطلبات والتحديات الفريدة المرتبطة بكل مورِّد أو بائع أو نشاط تشغيلي.
7. ميزات الأمان والالتزام: عندما يتعلق الأمر بالالتزام بالقواعد التنظيمية وحماية بيانات المعامَلات الحساسة، فإن ميزات الأمان القوية المعتمدة على الذكاء الاصطناعي أصبحت أكثر من ضرورية لحماية سمعتك وعملائك ومورِّديك وأعضاء فريقك.
8. الحلول المحسَّنة للأجهزة المتنقلة: مع تزايد دقة أنشطة الإعداد للشراء الخاصة بك وتكاملها بشكل أفضل على مستوى شركتك بالكامل، ستريد التأكد من أن حلول إدارة النفقات لديك تدعم الاستخدام المرن—سواء على جهاز سطح المكتب أو على جهاز متنقل.