Introduzione al sourcing strategico

Nella gestione della supply chain, il procurement si occupa dell'approvvigionamento di tutti i beni e servizi di cui un'azienda ha bisogno per operare, quali materie prime, software e forniture da ufficio.

Il sourcing condensa le attività di reperimento, valutazione e onboarding dei fornitori che possono offrire tali beni e servizi. In questo processo entrano in gioco la valutazione delle loro capacità, la negoziazione di termini e prezzi e la gestione delle relazioni. Un sourcing efficace si traduce in risparmi sui costi, una migliore qualità dei prodotti e una maggiore resilienza della supply chain.

Il sourcing strategico adotta un approccio più olistico al reperimento dei fornitori, tenendo conto di come la loro scelta per gli acquisti possa supportare obiettivi aziendali più ampi, quali la crescita, la sostenibilità o l'innovazione. È una metodologia che diverge dal sourcing tradizionale, nel quale si dà priorità all'acquisizione di beni e servizi al minor costo possibile.

L'obiettivo del sourcing strategico è procurarsi beni e servizi in modo da liberare il massimo valore per l'azienda. È un processo analitico basato sui dati che consiste in una rivalutazione continua del modo in cui un'azienda spende, del grado di affidabilità dei fornitori, dell'andamento dei mercati e delle conseguenze delle interruzioni delle forniture sulle attività operative.

Forti di una maggiore visibilità, le aziende possono ottimizzare le supply chain ponendo le basi per il successo a lungo termine.

Perché il sourcing strategico oggi è importante

Il sourcing strategico è importante perché innalza l'efficienza in tutte le categorie di spesa, riduce al minimo i rischi di fornitura grazie a una selezione più accurata dei fornitori e offre visibilità su prezzi e previsioni.

Con il sourcing strategico le aziende sviluppano una supply chain diversificata e resiliente. La visibilità che offre le mette in condizione di prevedere, resistere e risollevarsi da situazioni di crisi come le carenze di materie prime o gli eventi meteorologici estremi.

Inoltre, le aziende che implementano un processo di sourcing strategico automatizzato e digitalizzato realizzano risparmi significativi e sostenibili sui costi, promuovono la collaborazione con i fornitori e rafforzano la resilienza generale della supply chain. Una singola piattaforma di sourcing integrata può snellire il processo source-to-contract mettendo in connessione le persone, i processi e le informazioni giuste, garantendo in pratica un'orchestrazione a 360 gradi dell'intero processo di gestione del ciclo di vita dei contratti.

Il processo di sourcing strategico in 7 fasi

Il processo di sourcing strategico in 7 fasi è un manuale di orientamento generale rivolto alle aziende che puntano ad andare oltre le tecniche di sourcing tradizionali. È un modello che i leader del procurement possono personalizzare in base alle esigenze e agli obiettivi della propria organizzazione.

1. Analizza la spesa e la domanda: inizia centralizzando la raccolta dei dati di tutti i fornitori. I team di procurement ottengono così una visione chiara di come e quanto spende l'azienda. Una volta consolidati i dati, l'analisi può iniziare a individuare inefficienze e rischi potenziali.
2. Valuta il mercato dei fornitori: questa fase prevede la compilazione di un portafoglio di potenziali fornitori e la loro valutazione in base al rischio, al costo totale di proprietà (TCO) e alle capacità di consegna. Avere un portfolio può essere utile anche per individuare fornitori alternativi durante le situazioni di crisi.
3. Elabora la strategia di sourcing: un team multidisciplinare sfrutta gli insight dell'analisi di mercato per delineare la strategia di sourcing. I fornitori vengono valutati secondo il grado di allineamento agli obiettivi dell'azienda a lungo termine.
4. Invia richieste di informazioni e di offerte: indirizzale ai fornitori che si adattano meglio alle esigenze delineate nella strategia di sourcing. Questa fase permette di raccogliere informazioni con cui restringere la selezione dei fornitori.
5. Negozia con i fornitori: i team di procurement mediano i termini contrattuali riguardanti prezzi, quantità, tempi di consegna e condizioni di pagamento.
6. Esegui l'onboarding dei fornitori: una volta selezionati, i fornitori vengono inseriti nei sistemi interni e nei workflow esistenti. Un efficace onboarding prevede la creazione di canali di comunicazione, la definizione delle aspettative in termini di performance e la creazione di cicli di feedback per dare continuità alla collaborazione e al miglioramento.
7. Monitora le performance e ottimizza: i team di procurement si affidano a metriche chiave per monitorare costantemente le prestazioni dei fornitori. Grazie al feedback ricevuto riescono a individuare le aree di ottimizzazione e ad adeguare le strategie di sourcing per mantenere il valore.

Oggi le piattaforme di sourcing digitale facilitano gran parte del processo strategico rendendolo più agile, trasparente e scalabile.

Il ruolo della tecnologia nella trasformazione del sourcing strategico

La tecnologia digitale sta ridefinendo il sourcing strategico, offrendo ai team di procurement potenti strumenti con cui riconoscere il valore nei loro fornitori, valutare i rischi insiti nella supply chain e assumere decisioni più mirate in un'ottica sia di resilienza che di crescita.

Le piattaforme più evolute snelliscono il processo di sourcing strategico nell'ambito di una piattaforma unificata in cui convergono sourcing, workflow dei contratti, strategie di categoria, raccolta dati, analisi della spesa, ricerche di mercato e processi di negoziazione.  Oltre a contenere il rischio, tale integrazione fornisce anche una visibilità a 360 gradi sull'intero ciclo di vita del processo source-to-contract.

Queste piattaforme forniscono insight dettagliati sulle tendenze di spesa, permettendo ai team di procurement di prendere decisioni più rapide, disporre di maggiore potere negoziale e allineare le strategie di sourcing agli obiettivi aziendali di più ampio respiro. I dati possono anche servire per mettere le performance a confronto, facendo emergere le inefficienze in un'ottica di ottimizzazione continua.

Anche l'AI sta giocando un ruolo sempre più preminente in questa trasformazione. Oltre a formulare suggerimenti intelligenti di fornitori basati su dati storici e in tempo reale, può anche aiutare i team di procurement a creare e gestire le pipeline di sourcing in modo più efficiente, a mettere insieme i workflow di sourcing e contratti e a integrare strategie di categoria e intelligence dei fornitori.

Grazie all'interazione conversazionale, condotta in linguaggio naturale, l'AI può essere utilizzata in modo più rapido e facile. Con le supply chain che diventano via via più complesse e le condizioni del commercio internazionale sempre più incerte, questa semplificazione diventa essenziale. In un quadro di normative commerciali in piena evoluzione e di tensioni geopolitiche particolarmente accese, i responsabili del procurement hanno bisogno di strumenti che li aiutino non solo a reagire alle turbolenze, ma anche ad anticiparle.

Solo riuscendo a prevedere e a prepararsi potranno trasformare la loro supply chain in una realtà resiliente.

I vantaggi della tecnologia di sourcing strategico

Il sourcing strategico e la tecnologia che lo supporta permettono alle imprese di realizzare risparmi significativi sui costi. Insieme, possono trasformare una supply chain allineandola più strettamente alla strategia a lungo termine di un'azienda.

• Obiettivi aziendali allineati: le piattaforme di sourcing evolute consentono una più stretta collaborazione con i fornitori , in modo da garantire l'allineamento con le priorità aziendali a lungo termine quali la sostenibilità. È un lavoro di squadra che può anche dare vita a una cultura collettiva del miglioramento continuo e tradursi in una maggiore qualità del prodotto.
• Riduzione del costo totale di proprietà (TCO):  gli strumenti analitici permettono di individuare i fornitori che offrono il miglior valore complessivo, per far sì che le organizzazioni possano ridurre i costi senza rinunciare alla qualità o all'assistenza.
• Maggiore visibilità: l'analisi e la rendicontazione in tempo reale generano insight sulle tendenze di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulla compliance, aiutando i team di procurement a prendere decisioni migliori.
• Maggiore efficienza operativa: la tecnologia di sourcing strategico snellisce i workflow e facilita il coordinamento tra reparti e regioni, accelerando i tempi dei cicli di reperimento delle fonti d'acquisto e velocizzando l'onboarding dei fornitori.
• Rischio mitigato: la valutazione continua della stabilità dei fornitori permette di riconoscere e anticipare i rischi prima che influiscano sulle attività operative.

Sourcing strategico globale: gestione della complessità su vasta scala

Il sourcing strategico globale estende i principi del sourcing strategico e li applica su scala internazionale, permettendo alle aziende di guardare oltre i fornitori locali e di attingere a una base di aziende più diversificata.

Un maggior numero di fornitori in più paesi consente anche alle aziende di ovviare alle crisi scatenate da eventi geopolitici o naturali. Il sourcing strategico globale non è tuttavia esente da problematiche. L'espansione oltre i confini nazionali introduce nuovi livelli di complessità. A livello macroeconomico, le aziende potrebbero trovarsi ad affrontare normative commerciali internazionali come i dazi, che potrebbero vanificare gli stessi risparmi ottenuti attraverso l'approvvigionamento dall'estero. La stessa instabilità politica e finanziaria del paese di un fornitore può rappresentare un rischio. A livello microeconomico, le differenze culturali potrebbero ostacolare lo sviluppo di un rapporto di fiducia e collaborazione tra i partner.

Le piattaforme avanzate di sourcing possono concorrere a gestire queste complessità generando, per esempio, analisi predittive per determinare i costi di logistica, il tracciamento della conformità in tempo reale per evitare ritardi e sanzioni alla dogana, e cruscotti di monitoraggio dei rischi con cui informare tutte le parti in causa sulle eventuali turbolenze. Tutto questo su uno spazio di lavoro centralizzato e in cloud che si sincronizza con l'estero e include strumenti di comunicazione con cui superare l'ostacolo della lingua: in altre parole, una soluzione pronta per l'estensione su vasta scala.

La trasformazione del procurement in un vantaggio competitivo

Nel contesto volatile e dinamico dell'economia globale di oggi, i responsabili del procurement devono riconsiderare il modo di approvvigionarsi di beni o servizi dalle supply chain. La massima priorità non dovrebbe essere data al prezzo più basso, ma al massimo valore per l'organizzazione e i suoi obiettivi a lungo termine, quali la crescita o l'innovazione.

La moderna tecnologia di sourcing rende più facile affrontare questa sfida. Con l'analisi avanzata, la visibilità in tempo reale e gli insight basati sull'AI, i team di procurement possono superare le complessità con sicurezza, anticipando i rischi, cogliendo opportunità di efficienza e prendendo decisioni più mirate che si riverberano sull'intero business. Non si tratta solo di scegliere i fornitori giusti, ma di costruire un vantaggio strategico attraverso ogni decisione di sourcing.

Adottando il sourcing strategico e le piattaforme digitali che lo rendono possibile, le aziende possono trasformare il procurement in un potente vantaggio competitivo. Possono snellire le attività operative, rafforzare le relazioni con i fornitori e reagire alle turbolenze con agilità e lungimiranza.

La resilienza della supply chain è il fermo presupposto da cui possono scaturire nuove possibilità. Il futuro appartiene a chi saprà vedere nel sourcing non tanto un centro di costo, quanto un motore di crescita. La strategia giusta, supportata dalla tecnologia adeguata, farà in modo che la tua supply chain sia sempre pronta, quali che siano gli eventi futuri.