In un quadro di costante oscillazione dei mercati globali delle forniture e di rapida evoluzione dei fabbisogni aziendali, il procurement è diventato incredibilmente complesso. Le aziende necessitano di sistemi più efficaci per gestire in modo proattivo la base di fornitori e ottimizzare le spese per gli acquisti. È in questo contesto che si rivela particolarmente utile la gestione per categorie, diventata ormai una pratica di eccellenza irrinunciabile per un gran numero di aziende.

Definizione di Category management

Il category management è il processo di approvvigionamento di merci e servizi mediante il raggruppamento in categorie basate su caratteristiche simili, quali tipologia, valore, fornitore, rischio, ubicazione o reparto. Questo processo semplifica la comprensione e il controllo del costo totale di proprietà per ciascuna categoria, oltre a massimizzare i risparmi e il valore per ogni acquisto. Attraverso la gestione delle categorie le aziende possono anche snellire il processo di approvvigionamento, rafforzare le relazioni con i fornitori, migliorare l'analisi della spesa, mitigare il rischio e altro ancora.

L'evoluzione del Category management

Sviluppata nel corso degli anni '80, la gestione delle categorie è stata storicamente un lavoro di tipo manuale, con passaggi disconnessi ed estenuanti condotti tramite fogli di calcolo, presentazioni e documenti isolati. Il tempo assorbito dalla raccolta manuale dei dati, e dalla relativa analisi e rendicontazione, finiva per costringere i team di procurement a dedicare meno tempo alla strategia e alla realizzazione di valore.

Passando rapidamente all'oggi, il software per il category management ora è in grado di automatizzare e velocizzare molte delle fasi di questo processo. Permette ai category manager di analizzare grandi quantità di dati e di snellire l'azione di sviluppo, esecuzione e monitoraggio delle strategie di categoria, riuscendo così a essere molto più efficienti e strategici nelle loro attività quotidiane. Grazie a soluzioni evolute, i manager dispongono di insight sulle categorie, di una guida ai processi e di modelli, suggerimenti forniti dall'AI e altro ancora con cui poter raggiungere, e spesso superare, i propri obiettivi di spend management.

Category management e Sourcing strategico a confronto

Per quanto spesso utilizzati indistintamente, i termini category management e sourcing strategico non sono equivalenti. Il sourcing strategico è un processo di approvvigionamento incentrato sulla selezione dei fornitori idonei e sulla negoziazione dei prezzi migliori per raggiungere obiettivi organizzativi di breve termine. L'obiettivo principale del sourcing strategico è la riduzione dei costi. La gestione delle categorie, invece, suddivide gli acquisti in categorie per aiutare i responsabili a identificare opportunità di risparmio e migliorare la qualità, le prestazioni dei fornitori e l'efficienza. Il category management è un processo continuo condotto nel lungo periodo, che spesso include lo stesso sourcing strategico come fase iniziale.

I 6 principali vantaggi del Category management

Grazie anche al minor numero di ridondanze e a trattative più semplici con i fornitori, l'approvvigionamento guidato dalle categorie offre una serie di vantaggi distinti che possono aiutare i team di acquisto a tenere salde le briglie e a individuare nuove opportunità:

1. Conoscenze più approfondite. Grazie alla categorizzazione della spesa e a un interlocutore unico per tutti i fornitori correlati, le aziende possono acquisire una visione più nitida dei costi, delle prestazioni dei fornitori e dei potenziali problemi della supply chain. Inoltre, la profonda familiarità con i contratti, i prezzi e le tendenze del mercato può essere sfruttata per assumere decisioni di approvvigionamento più oculate e redditizie.
2. Maggiori risparmi. Forti della loro conoscenza delle categorie e degli insight ottenuti tramite la categorizzazione, i manager possono negoziare prezzi migliori e innalzare le prestazioni per ridurre i costi. E trattandosi di acquisti inquadrati nel lungo termine, i manager possono sfruttare le economie di scala per ottenere ulteriori risparmi.
3. Minore esposizione al rischio. Grazie alla conoscenza approfondita di ciascun rivenditore e a relazioni professionali efficaci e di più ampio respiro, i team di categoria possono adottare un approccio più proattivo alla gestione dei fornitori e ridurre il rischio di trattare con interlocutori sconosciuti o di incerta affidabilità.
4. Maggiore efficienza del procurement. Grazie a processi collaudati nel tempo, digitalizzati e automatizzati, i team possono rispondere più rapidamente ai cambiamenti del mercato e liberare tempo per attività a valore aggiunto.
5. Maggiore adesione agli impegni di ESG e SR. Grazie all'allineamento, alla trasparenza e al monitoraggio degli obiettivi di categoria, diventa più facile per le imprese rispettare gli impegni assunti in materia di responsabilità ambientale e sociale.
6. Aumento della spesa gestita. Attraverso l'automazione intelligente, il procurement può gestire un numero maggiore di categorie, incrementando così la quota di spesa gestita.

Tipi di categorie di approvvigionamento

I raggruppamenti di categoria possono variare da un'azienda all'altra a seconda del settore, delle politiche di spesa e del mercato specifico. In genere, ogni categoria di approvvigionamento si risolve in un gruppo di prodotti o servizi con caratteristiche simili, quali tipologia, fornitore, valore, ubicazione o reparto. HR, tecnologia, manutenzione e viaggi sono esempi comuni di categorie. HR, tecnologia, manutenzione e viaggi sono esempi comuni di categorie.

È inoltre pratica comune operare una ripartizione tra spese dirette e indirette all'interno di ciascuna categoria. La spesa diretta riguarda gli articoli necessari per i prodotti e i servizi del core business, quali le materie prime e i materiali da imballaggio). La spesa indiretta riguarda invece beni e servizi che supportano le operazioni aziendali correnti, quali le forniture per ufficio. Il fatto di raggruppare le spese indirette, spesso gestite in compartimenti stagni in varie aree dell'azienda, può contribuire a standardizzare e ridurre i costi degli acquisti indiretti.

Per orientarsi nella determinazione delle proprie categorie alcune aziende si rivolgono a uno standard globale come il codice UNSPC (United Nations Standard Products and Services Code), ma la maggior parte di esse crea la propria tassonomia di spesa interna. Indipendentemente dall'esatta articolazione delle categorie, un valido sistema di category management presuppone l'applicazione di un quadro standard per la segmentazione dei beni e dei servizi necessari alla conduzione di un'attività imprenditoriale.

3 fasi chiave nel processo di Category management

Ferme restando le possibili variazioni tra un'organizzazione e l'altra, il processo di gestione per categorie prevede generalmente tre passaggi:

1. Definizione dei profili di categoria. Come prima cosa, i team analizzano la spesa corrente e ponderano una serie di fattori, dai rischi e regolamenti fino alla pura logica aziendale, per individuare le categorie. Il risultato è una tassonomia di categorie consolidata per gli acquisti che può essere utilizzata nell'intera organizzazione.
2. Definizione e pianificazione della strategia. In questa fase i team valutano le proprie categorie in base alla determinazione del prezzo, alle prestazioni dei fornitori, alle previsioni di domanda e offerta e ad altri fattori, per poi individuare le opportunità di ottimizzare la spesa e aumentare il valore. Sulla base di queste informazioni viene elaborata una strategia generale finalizzata al raggiungimento degli obiettivi di ciascuna categoria e suddivisa in tattiche e fasi specifiche.
3. Esecuzione della strategia e monitoraggio dei risultati. Infine, la strategia viene lanciata e i risultati, i fornitori, le esigenze aziendali e i mercati vengono costantemente monitorati, in modo che i team possano rispondere rapidamente al cambiamento e ottimizzare le strategie di categoria in base alle esigenze.

Cosa cercare nel software di Category management

Il software di category managementha lo scopo di centralizzare, digitalizzare e snellire i processi per tutte le strategie di categoria, oltre che fornire insight fruibili con cui affinarle e migliorarle. A tal fine, le soluzioni migliori prevedono almeno le seguenti funzionalità:

• Automazione. Processi automatizzati in modo intelligente per la creazione di profili di spesa di categoria e per lo sviluppo e l'esecuzione di strategie.
• Assistenza passo a passo. Suggerimenti di sistema, processi guidati e modelli, strumenti e framework di best practice.
• Monitoraggio e analisi in tempo reale. Capacità di monitorare e analizzare in tempo reale informazioni di mercato, categorie, prezzi, prestazioni dei fornitori, risultati, ecc.
• Esecuzione della strategia. Strumenti per convertire facilmente strategie, piani e iniziative in progetti di sourcing o eventi negoziali.
• Integrazione. Perfetta integrazione con il source-to-pay e altre soluzioni di gestione dei fornitori.
• AI. Analisi delle opportunità integrata e potenziata dall'AI e suggerimenti basati sui dati di spesa e altri fattori, oltre a un piano di integrazione con modelli linguistici di grandi dimensioni come ChatGPT per assistenza nella creazione di strategie.

Best practice per una strategia efficace di Category management

L'elaborazione di una strategia di categoria vincente può essere eseguita più rapidamente seguendo alcune best practice:

• Stabilire un team e un category manager dedicati. Sapendo che le grandi categorie e le aree di spesa strategiche richiedono tempo e specializzazione, la presenza di un team dedicato composto da stakeholder competenti provenienti dai reparti direttamente interessati rende il processo più efficace. Al category manager spetta il compito di supervisionare e studiare il mercato, i regolamenti e le tendenze dei prezzi di un'intera categoria, nonché di elaborare i piani a breve, medio e lungo termine.
• Creare una tassonomia coerente per l'intera organizzazione. È un passaggio fondamentale per poter ottenere insight e visibilità migliori sulla spesa. Se come guida alcune organizzazioni adottano standard universali come l'UNSPC, il più delle volte le aziende preferiscono creare le proprie categorie interne, più allineate ai loro obiettivi specifici o alle esigenze di settore.
• Affidarsi a soluzioni automatizzate per centralizzare i dati di spesa. Disponendo di un posto unico in cui tracciare e monitorare i dati, diventa più facile reperire e comunicare insight importanti, oltre che rafforzare le pratiche di governance.
• Sfruttare la tecnologia di category management. Avvalendosi di tecnologie come l'AI per il procurement, i team possono individuare più facilmente gli schemi, categorizzare automaticamente le spese, organizzare i fornitori per categoria, impostare benchmark, formulare suggerimenti, automatizzare le attività e altro ancora.
• Tenere gli stakeholder coinvolti e aggiornati. Con strumenti e software di analisi con cui comunicare successi e opportunità, è più facile ottenere l'adesione degli stakeholder e allinearsi agli obiettivi dell'organizzazione.
• Instaurare rapporti dinamici con i fornitori. Concentrati sul valore complessivo, anziché sul semplice costo, e collabora apertamente per creare buone relazioni professionali.
• Incorporare dati di terze parti. Metti a punto un meccanismo per l'utilizzo di dati esterni mirati provenienti da provider terzi a completamento della tua strategia di categoria interna.
• Perfezionare costantemente il processo del ciclo di vita delle categorie. Migliora l'analisi dei dati interni ed esterni raccogliendo informazioni specifiche per categoria, rafforzando la strategia e conducendo revisioni periodiche.