Analisi della spesa: la guida definitiva

Nel mondo di oggi, caratterizzato da una concorrenza vertiginosa e da cambiamenti rapidissimi, potresti avere solo pochi istanti per cogliere un'opportunità o individuare un rischio che potrebbe cambiare le sorti della tua azienda. Per cambiare rapidamente direzione e prendere decisioni aziendali tempestive, è necessaria la fiducia: devi sentirti sicuro di poter contare su informazioni affidabili che ti consentano una visione chiara della situazione. È qui che entra in gioco il processo di analisi della spesa e gli strumenti e le metodologie che lo supportano.

L'analisi della spesa non solo fornisce insight chiave sulle spese passate, ma costituisce anche la base per gli strumenti di analisi che consentono di prevedere i modelli di spesa e formulare previsioni strategiche per la pianificazione futura.

Secondo un recente report di The Economist Group, circa un terzo degli intervistati dei team dirigenziali ha indicato l'analisi della spesa come una delle priorità principali per il prossimo anno. Potenti strumenti di analisi della spesa, in particolare quelli che incorporano funzionalità basate sull'AI, sono fondamentali per affrontare le complessità moderne e consentirti di ottimizzare le attività aziendali e di approvvigionamento.

Attraverso la revisione e l'analisi sistematica di set di dati eterogenei, le soluzioni e le pratiche di analisi della spesa possono aiutarti a individuare le inefficienze, negoziare da una posizione di forza e costruire relazioni migliori con i fornitori.

Cos'è l'analisi della spesa?

L'analisi della spesa è il processo basato sui dati che consiste nel raccogliere, pulire, classificare e analizzare informazioni complesse relative alle spese. Il suo scopo è aiutarti a raggiungere obiettivi chiave, quali la riduzione dei costi di approvvigionamento, una maggiore efficienza e una compliance più elevata. In sostanza, affronta alcune questioni che ti aiutano a comprendere meglio e ottimizzare le spese:

• Per cosa spendiamo i soldi?
• Quanto abbiamo pagato?
• Da chi compriamo?
• C'è un modo migliore per farlo?

Storicamente, l'analisi della spesa era un processo manuale e laborioso. I team di procurement dovevano passare al setaccio fonti di dati e fogli di calcolo eterogenei, spesso trascurando opportunità o rischi. Fortunatamente, gli attuali strumenti di analisi della spesa potenziati dall'AI automatizzano queste attività e forniscono insight sui dati on-demand. Ciò semplifica l'integrazione e la standardizzazione dei dati provenienti da più fonti e facilita l'analisi delle informazioni in tempo reale, aiutandoti a prendere decisioni basate sull'intelligence che migliorano i risultati aziendali.

Il processo di analisi della spesa

Sebbene il processo di analisi della spesa possa variare per riflettere le esigenze e le sfide specifiche di un'azienda, si tratta comunque di un'attività strutturata e sistematica che si basa sull'accesso a report e set di dati costantemente aggiornati, nonché su solide analisi. Ecco come funziona un processo tipico:

Acquisizione dei dati relativi alle spese dirette, indirette e per servizi

Ciò include l'acquisizione di dati da diversi sistemi in tutta l'azienda, tra cui l'ERP, sistemi di contabilità fornitori (AP), piattaforme di e-procurement, sistemi di gestione delle spese e business unit. È necessario raccogliere informazioni sia sulle spese dirette (come le materie prime per la produzione) che sulle spese indirette (forniture per ufficio e utenze) per ottenere un quadro completo delle spese dell'organizzazione.

Pulizia, deduplicazione e arricchimento dei dati

Una volta raccolti i dati, è possibile pulirli e standardizzarli per renderli utili. Ciò comporta l'unificazione dei formati, l'eliminazione dei duplicati e la gestione di eventuali campi vuoti. È quindi possibile arricchire le informazioni con ulteriori punti dati, come i punteggi di affidabilità creditizia di ciascun fornitore.

Categorizzazione di tutti i dati di spesa

Dopo la pulizia, è necessario classificare i dati in categorie di spesa standard. Questo passaggio prevede la creazione di una tassonomia logica che raggruppa tipi di spesa simili, facilitandone l'analisi e la gestione. La gestione per categorie può includere categorie di spesa diretta come le materie prime e categorie di spesa indiretta come i servizi IT.

Unione con dati esterni

L'integrazione dei dati esterni con i dati di spesa interni permette un'analisi più completa. Le moderne soluzioni software migliorano questo processo consentendo l'integrazione personalizzata dei dati e la creazione di report per fornire risultati che non sarebbero stati possibili con i sistemi manuali del passato.

Trasformazione di dati grezzi in insight fruibili

Grazie all'applicazione di analisi e modelli predittivi, è possibile identificare rapidamente e con maggiore precisione le tendenze, prevedere la spesa futura e individuare opportunità di risparmio sui costi.

Individuazione di rischi e opportunità in termini di risparmio sui costi

È quindi possibile analizzare i dati trasformati per identificare potenziali rischi, quali dipendenze dai fornitori o problemi di compliance. Questo processo rivela anche opportunità di riduzione dei costi, evidenziando le aree di inefficienza o di spesa eccessiva.

Utilizzo degli insight per responsabilizzare gli utenti finali

I dati sono conoscenza, e la conoscenza è potere. Le informazioni e i report personalizzati disponibili oggi possono fornire insight decisivi. In definitiva, però, sono le persone che devono assumersi la responsabilità di agire. In questo ultimo importante passaggio, è fondamentale assicurarsi di condividere (con i team giusti) i risultati ottenuti e l'accesso alle informazioni critiche.

Vantaggi dell'analisi della spesa nell'approvvigionamento e in tutta l'azienda

Grazie alla maggiore visibilità e intelligence, l'analisi della spesa consente al team di procurement di ottenere più facilmente alcuni dei seguenti vantaggi:

• Riduzione dei costi: l'analisi della spesa evidenzia le opportunità di risparmio e i potenziali rischi, aiutandoti a negoziare condizioni migliori, consolidare gli acquisti e passare a fornitori più convenienti.
• Migliore gestione del rischio: l'analisi della spesa ti aiuta a identificare i pagamenti in eccesso o gli schemi che potrebbero indicare potenziali vulnerabilità della supply chain.
• Miglioramento del sourcing strategico: insight dettagliati sulle tendenze di spesa consentono di prendere decisioni più rapide, negoziare da una posizione più forte e allineare meglio i processi di sourcing strategico con gli obiettivi e i traguardi trasversali dell'azienda.
• Processi di approvvigionamento semplificati: l'analisi della spesa ti aiuta a individuare inefficienze e colli di bottiglia. Questi risultati possono portare a miglioramenti dei processi, tempi di ciclo più rapidi, riduzione dei costi di manodopera e migliori prestazioni complessive nell'approvvigionamento.
• Miglioramento della gestione delle relazioni con i fornitori (SRM): puoi utilizzare insight sulla gestione delle relazioni con i fornitori e sulle performance dei fornitori per sviluppare partnership più solide e garantire che siano soddisfatte le aspettative e gli standard stabiliti.
• Gestione ottimizzata dei contratti: l'aggiunta di analisi al processo di gestione dei contratti ti consente di andare oltre i dettagli per individuare sfide e opportunità. Questi insight ti permettono di negoziare le migliori condizioni di rinnovo e continuazione per tutto il ciclo di vita del contratto.
• Capacità di confrontare le performance: l'analisi della spesa consente all'organizzazione di confrontare le performance internamente e rispetto agli standard di settore, identificando le best practice, fissando obiettivi e promuovendo un miglioramento continuo.

Esempio di analisi della spesa

Integrando le soluzioni di analisi della spesa, il colosso dell'abbigliamento American Eagle Outfitters ha ottimizzato la visibilità e la compliance della spesa in molteplici categorie di approvvigionamento. Ciò ha consentito un rapido accesso a dati dettagliati sulle spese, aiutando l'azienda a mantenere un elevato livello di conformità con le proprie politiche di approvvigionamento. In particolare, American Eagle Outfitters ha costantemente raggiunto un obiettivo dell'80% per la conformità degli ordini di acquisto, il che si è tradotto in risparmi sostanziali.

Inoltre, l'integrazione di più sistemi sorgente ha facilitato l'analisi della spesa in tempo reale, consentendo ad American Eagle Outfitters di identificare e cogliere le opportunità di riduzione dei costi. Questo utilizzo strategico di soluzioni integrate di analisi della spesa ha rafforzato le relazioni con i fornitori di American Eagle Outfitters e ne ha migliorato l'efficienza complessiva di approvvigionamento.

Cosa sono le spese arbitrarie?

Le spese arbitrarie, note anche come spese non autorizzate, si verificano quando i dipendenti effettuano acquisti che bypassano le politiche di approvvigionamento. Grazie alla facilità degli acquisti online, anche i beni e i servizi B2B possono essere acquistati sempre più facilmente da chiunque disponga di una connessione Internet. Questo tipo di spese possono portare a molti problemi e rischi, tra cui costi più elevati, perdita di visibilità, qualità inaffidabile e potenziali problemi di compliance se l'acquirente non rispetta i requisiti legali o normativi. Possono anche danneggiare le relazioni con i fornitori preferiti, che potrebbero non apprezzare di essere bypassati.

Configurando le soluzioni di analisi della spesa per individuare le tendenze associate alle spese arbitrarie e istruendo i team sui rischi di questa pratica, puoi proteggerti dai problemi che ne derivano.

KPI e metriche di analisi della spesa

La migliore soluzione di analisi della spesa può aiutarti a monitorare varie metriche e indicatori chiave delle performance (KPI) concordati attraverso report e cruscotti in tempo reale. Queste metriche ti consentono di avere una panoramica della spesa complessiva e delle performance relative a fornitori, categorie, processi di sourcing, prezzi e altro ancora. Di seguito sono riportati alcuni KPI comuni utilizzati nell'analisi della spesa:

• Risparmio: questo KPI di base misura la riduzione della spesa ottenuta grazie a strategie di approvvigionamento migliorate, negoziazioni più efficaci con i fornitori e processi più efficienti. Monitorando i risparmi sui costi, è possibile quantificare i vantaggi finanziari delle attività di gestione della spesa.
• Spesa gestita: questo KPI si riferisce alla spesa totale gestita attivamente dal team di procurement. Consente di comprendere la quantità di spesa che viene controllata e ottimizzata. Livelli più elevati di spesa gestita indicano una migliore supervisione e pratiche di approvvigionamento più efficaci. La metrica garantisce che tutte le spese siano visibili e contabilizzate, riducendo il rischio di spese arbitrarie.
• Performance dei fornitori: puoi confrontare metriche quali tassi di puntualità nelle consegne, tassi di difetti e conformità alle condizioni contrattuali per valutare le performance dei fornitori. Il monitoraggio regolare stabilisce uno standard visibile e concordato, favorendo relazioni più solide con i fornitori.
• KPI operativi: i KPI operativi misurano l'efficienza dei processi di approvvigionamento. Possono includere metriche quali il tempo di elaborazione degli ordini di acquisto, l'accuratezza dell'evasione degli ordini e l'efficienza dell'elaborazione delle fatture. Il miglioramento dei KPI operativi porta a processi di approvvigionamento più snelli e a costi operativi ridotti.
• Termini di pagamento: l'analisi dei pagamenti, uno strumento spesso sottoutilizzato, esamina le condizioni alle quali vengono effettuati i pagamenti ai fornitori. Ciò significa valutare aspetti quali i giorni medi di pagamento, gli sconti per pagamenti anticipati e il rispetto dei termini di pagamento concordati.
• KPI dei dipendenti: i KPI dei dipendenti misurano le performance e la produttività del personale addetto all'approvvigionamento. Possono includere metriche quali il numero di ordini di acquisto elaborati per dipendente, l'accuratezza degli ordini effettuati e il livello di conformità alle politiche di approvvigionamento. Il tracciamento dei KPI dei dipendenti può aiutarti a identificare le esigenze di formazione, a migliorare le prestazioni generali del team e a massimizzare l'efficienza e l'efficacia della funzione di approvvigionamento.

Cosa cercare in un software di analisi della spesa

Le soluzioni di analisi della spesa basate sul cloud e potenziate dall'AI sono essenziali per qualsiasi strategia seria di approvvigionamento e supply chain. Indipendentemente dalla fase in cui ti trovi nel tuo percorso di trasformazione digitale, ogni passo che compirai per migliorare l'integrazione, la visibilità e l'accuratezza dei dati ti ripagherà sia nel breve che nel lungo termine. Ecco alcune delle caratteristiche principali che dovresti ricercare nel software di analisi della spesa:

• Integrazione completa dei dati: il software deve integrarsi con i sistemi finanziari, ERP e di supply chain esistenti per consolidare tutti i dati di spesa in un unico posto.
• Cruscotti e rendicontazione in tempo reale: cerca cruscotti personalizzabili e in tempo reale che forniscano insight rapidi sulle metriche di spesa chiave e sui processi di flusso di lavoro.
• Analitica avanzata e funzionalità di AI: il software dovrebbe sfruttare l'intelligenza artificiale per trasformare i dati grezzi in insight fruibili e prevedere le tendenze di spesa future.
• Interfaccia intuitiva: assicurati di poter contare su un'interfaccia intuitiva e facile da navigare che richiede una formazione minima e funziona sia su dispositivi desktop che mobili.
• Scalabilità e flessibilità: scegli un software in grado di adeguarsi alle dimensioni della tua organizzazione, integrarsi con nuovi sistemi e adattarsi alle mutevoli esigenze di approvvigionamento.
• Robuste funzionalità di sicurezza e compliance: il software deve includere forti misure di sicurezza e rispettare le normative rilevanti per proteggere i dati sensibili.
• Rendicontazione e analisi personalizzabili: scegli un software che ti permetta di creare report personalizzati e analisi dettagliate dei dati in base alle tue esigenze specifiche.

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