Cos'è il WMS (Warehouse Management System)?

Panoramica dei sistemi di gestione del magazzino

Il WMS, o sistema di gestione del magazzino, è un software che aiuta le aziende a gestire e controllare le operazioni quotidiane di magazzino, dall'ingresso delle merci e materiali in un centro di distribuzione o polo logistico fino alla loro uscita. I sistemi software WMS sono una componente fondamentale della gestione della supply chain e offrono visibilità in tempo reale sull'intero inventario di un'azienda, nei magazzini e in transito. Oltre alla gestione dello stock, il WMS mette a disposizione strumenti per i processi di picking e imballaggio, l'utilizzazione delle risorse, l'analisi e altro ancora.

Ora più che mai, grossisti, operatori di logistica in conto terzi (3PL) e spedizionieri sono incalzati dall'esigenza di evadere e consegnare ordini omnicanale alla velocità del servizio Amazon. L'e-commerce continua a crescere e le aspettative dei consumatori in termini di consegne rapide e flessibili sono più alte che mai. Allo stesso tempo, i magazzini si trovano a fronteggiare carenze di manodopera e costi in aumento, fattori che stanno accelerando l'adozione di soluzioni di automazione e basate sull'AI.

I moderni sistemi di gestione del magazzino (WMS) svolgono un ruolo fondamentale nel garantire visibilità in tempo reale dello stock, ottimizzare i flussi di lavoro e supportare un'evasione degli ordini omnicanale fluida. Queste dinamiche rendono una gestione del magazzino più rapida, intelligente ed efficiente non solo un vantaggio competitivo, ma una vera e propria necessità.

Cinque vantaggi di un sistema di gestione del magazzino

Un solido sistema di gestione del magazzino digitale è essenziale per qualsiasi azienda con merci disponibili in giacenza, oltre a favorire risparmi e a innalzare i livelli di efficienza in numerose aree. I cinque principali vantaggi di un sistema WMS sono:

1. Maggiore efficienza operativa: i sistemi WMS automatizzano e snelliscono i processi di magazzino dalle merci in entrata alle consegne in uscita, per una maggiore efficienza, operazioni più fluide e la capacità di gestire volumi più consistenti. Si riducono gli errori nelle fasi di picking e spedizione delle merci e si eliminano i passaggi duplicati e superflui. Il WMS condivide inoltre i dati con i sistemi ERP e di gestione dei trasporti, offrendoti una prospettiva olistica che si estende oltre il magazzino e concorre a velocizzare la movimentazione delle merci.
2. Riduzione di sprechi e di costi: se possiedi stock deperibili o soggetti a scadenza, il software WMS è in grado di identificare quali articoli devono essere prelevati per primi o quali dovrebbero essere spinti al fine di contenere gli sprechi. Può anche aiutare a stabilire l'utilizzo più efficace dello spazio in magazzino, dalla collocazione delle scorte all'ottimizzazione dei loro percorsi di spostamento. Alcuni sistemi consentono simulazioni avanzate per tracciare planimetrie e collocare pallet, scaffalature e attrezzature nei punti migliori per movimentare il magazzino al massimo regime e risparmiare tempo e denaro.
3. Visibilità dello stock in tempo reale: utilizzando la codifica a barre, le etichette RFID, i sensori o altri metodi di tracciamento delle ubicazioni, il sistema WMS fornisce informazioni in tempo reale sullo stock man mano che entra in magazzino, si muove al suo interno e viene spedito altrove. Con questa visibilità puoi formulare previsioni della domanda più accurate, attuare una strategia di magazzino just-in-time e migliorare la tracciabilità, aspetto particolarmente importante in caso di richiamo.
4. Migliore gestione del lavoro: un WMS può aiutarti a prevedere il fabbisogno di manodopera, stabilire turnazioni, ottimizzare i tempi di spostamento all'interno del magazzino e abbinare correttamente le mansioni ai dipendenti in base alla qualifica, alla prossimità e altri fattori. Un buon sistema WMS può anche giovare al morale dei dipendenti favorendo un ambiente più rilassato, organizzato e sicuro, in cui i lavoratori avvertono che il loro tempo viene valorizzato e utilizzato con accortezza.
5. Migliori relazioni con clienti e fornitori: con un WMS, i clienti beneficiano di una migliore evasione degli ordini, con consegne più rapide e minori imprecisioni, con conseguente incremento della loro soddisfazione e fedeltà, a tutto vantaggio della reputazione del brand. I fornitori, dal canto loro, vedono ridursi i tempi di attesa nei piazzali di carico, il che non può che giovare alle relazioni.

Cosa fa un sistema WMS?

Tutte le attività in entrata e in uscita dal magazzino, così come quelle che si ripercuotono sulla supply chain estesa, possono essere migliorate grazie a un valido WMS: dalla ricezione allo stoccaggio, dal picking all'imballaggio fino alla spedizione. Le funzioni di base di un sistema di gestione del magazzino supportano queste attività nei modi seguenti.

Processo di ricevimento e accantonamento

Un WMS può aiutare le aziende a ricevere, lavorare e immagazzinare gli articoli nel modo più efficiente nel rispetto delle regole aziendali e del flusso di magazzino. Prima dei sistemi di gestione del magazzino, per ricevere gli articoli e riconciliarli con gli ordini d'acquisto e le entrate fisiche si usava carta e penna, metodo tuttora in uso nei magazzini più piccoli.

Il sistema WMS supporta l'utilizzo della tecnologia RFID e l'integrazione con i programmi di fatturazione e altro software in modo che gli articoli possano essere ricevuti, convalidati e riconciliati automaticamente a fronte di ordini di acquisto digitali mediante la scansione di un codice a barre e la stampa di etichette per facilitarne lo stoccaggio e il reperimento.

Gestione stock

Il software di gestione del magazzino offre visibilità in tempo reale sullo stock di un'organizzazione distribuito in qualsiasi ubicazione, compresi gli articoli in transito e presso i punti vendita. Grazie alle tecnologie di identificazione automatica e di acquisizione dati (AIDC) come i codici a barre o il sistema RFID, il programma fornisce anche informazioni di tracciamento. Molti sistemi supportano inoltre i conteggi ciclici di inventario e la previsione della domanda basandosi su analisi avanzate e insight sulle performance di prodotti e fornitori. Forti di queste conoscenze, le aziende possono adeguare i livelli di stock all'istante, per garantire una disponibilità sufficiente a soddisfare la domanda dei clienti, sia in negozio che online.

Il tracciamento di precisione dello stock e altre pratiche sono imprescindibili per migliorare il tasso di evasione, ossia gli ordini consegnati completi, puntuali, non danneggiati e con una fattura accurata. Possono anche facilitare l'allocazione dello stock in base ai flussi di lavoro personalizzati e alla logica di picking per far sì che le merci possano essere movimentate più rapidamente, sia in entrata che in uscita dal magazzino.

Picking, imballaggio ed evasione degli ordini

Il magazzino resta il luogo più comune per le attività di imballaggio ed evasione degli ordini. Le ricerche mostrano inoltre che il picking rappresenta oltre la metà dei costi totali di magazzino, rendendolo uno dei processi più intensivi in termini di risorse.

I sistemi WMS possono contribuire a ridurre questi costi suggerendo il modo più efficiente per immagazzinare, recuperare e imballare i prodotti. Sono inoltre compatibili con tecnologie di picking che razionalizzano il processo, come la radiofrequenza (RF) con e senza verifica mediante scansione, la tecnologia pick-to-light e pick-to-voice, la robotica e gli algoritmi di AI che possono ottimizzare i percorsi del prelievo.

Alcune soluzioni di gestione del magazzino semplificano l'evasione degli ordini applicando tecniche come il prelievo del singolo ordine, il prelievo a lotti, il prelievo di zona, il cross-docking, il prelievo a ondate, i sistemi Put-To-Order e Put-Wall e altro ancora, il tutto finalizzato a rendere più agile l'evasione degli ordini.

Spedizione

Molti sistemi di magazzino si integrano con il software di logistica e gestione dei trasporti per accelerare il processo di evasione nei modi più diversi, per esempio generando automaticamente polizze di carico, distinte colli e fatture per le spedizioni, e inviando avvisi di trasporto automatici.

Con le funzionalità di tracciamento in tempo reale le aziende possono tenere sotto controllo l'arrivo dei colli nei tempi previsti e alla corretta destinazione.

Chi fa questa scelte non se ne pente. Le migliori operations di magazzino di ogni categoria vedono partire la stragrande maggioranza delle spedizioni dal cancello dell'azienda e giungere a destinazione con perfetta puntualità.

Gestione della manodopera

Ottenere trasparenza sui costi e sulla produttività degli operatori è un modo per rendere più snella ed efficiente l'operatività del magazzino. Un WMS può assicurare visibilità in tempo reale su magazzinieri, costi di manodopera, tempi di risposta, ritardi di produttività, tendenze da pianificare e altro ancora, consentendo alle aziende di reagire di conseguenza.

Oltre a fornire insight decisivi, molti sistemi supportano anche il task interleaving secondo criteri quali la priorità o la prossimità, allo scopo ridurre al minimo i tempi di spostamento complessivi degli operatori, oltre alle perdite di tempo dovute ai viaggi senza carico. Possono inoltre agevolare le operazioni di pianificazione e turnazione, direttamente o tramite l'integrazione con altri sistemi.

Gestione piazzale e assegnazione porte

Le funzionalità di gestione del piazzale e assegnazione porte permettono agli autotrasportatori di reperire rapidamente le zone di carico loro assegnate. Nel caso dei prodotti alimentari freschi è particolarmente utile il supporto del cross-docking, per cui le merci che giungono in magazzino vengono immediatamente assegnate alle spedizioni in uscita senza alcuno stoccaggio intermedio. Il software interviene nel processo controllando le scansioni in accettazione a fronte degli ordini di vendita correnti, avvisando quindi il destinatario che la merce deve essere collocata in una ubicazione di cross-docking.

Metriche e analisi di magazzino

Anziché affidarsi a metodi di raccolta manuale, attraverso un WMS i dati possono essere raccolti automaticamente e in tempo reale, eliminando gli errori di digitazione e velocizzando notevolmente il processo. Questi dati possono anche essere integrati con funzioni analitiche per tracciare metriche importanti, quali la puntualità delle spedizioni, l'accuratezza dello stock, i costi di distribuzione, il tasso di evasione degli ordini o delle linee, la durata del ciclo dell'ordine e altro ancora. Il sistema può quindi creare report visivi facilmente condivisibili con gli stakeholder e utilizzabili per apportare modifiche.

Sistemi di gestione del magazzino in azione

I sistemi e gli strumenti di gestione del magazzino trovano impiego nella quasi totalità dei settori, e in particolare presso i grandi distributori, i poli logistici dell'e-commerce e le società di servizi logistici per conto terzi (3PL), che il più delle volte operano su più magazzini. Altre destinazioni comuni sono l'industria farmaceutica, la sanità e la conservazione a freddo. Di frequente le soluzioni WMS vengono integrate con sistemi di trasporto e logistica, con il risultato di un funzionamento più trasparente, efficiente ed economico.

Guarda come queste aziende si sono avvalse di un sistema di gestione del magazzino e di tecnologie evolute per massimizzare l'efficienza:

• Nadro trasforma la distribuzione farmaceutica con processi di magazzino digitali per migliorare l'efficienza delle sue 480.000 spedizioni mensili, ottenendo un miglioramento del 30% nell'accuratezza del picking.
• Delta Light gestisce la pianificazione della produzione, il magazzino e i trasporti, collegando tutti i siti in una vista unica per migliorare il processo decisionale e la risoluzione dei problemi.

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I vari tipi di sistemi di gestione del magazzino

Esistono tre tipi principali di software WMS: standalone (on-premise, spesso un sistema legacy sviluppato internamente), in cloud e applicazioni incorporate nelle piattaforme ERP o di gestione della supply chain (sia on-premise, sia ospitate nel cloud). Ogni tipologia di WMS comporta vantaggi e inconvenienti, e la scelta della soluzione idonea dipende dalle specificità di ciascuna impresa:

• WMS standalone: si tratta di sistemi generalmente installati on-premise, utilizzando l'hardware di proprietà dell'azienda. Si prestano di norma a una maggiore personalizzazione (sebbene a costi non trascurabili) e permettono all'organizzazione di mantenere un controllo più stretto su dati e software. Sebbene il costo iniziale del sistema sia sostanzialmente superiore a quello delle altre opzioni, una volta acquistato resta di proprietà dell'azienda. Di contro, gli aggiornamenti, la manutenzione e i relativi costi sono a carico dell'organizzazione. Con il passare del tempo, il WMS si presta con sempre più difficoltà all'integrazione con altre piattaforme e all'implementazione di nuove tecnologie.
• WMS in cloud: i sistemi WMS basati su cloud possono essere distribuiti rapidamente e a un costo iniziale inferiore. Disponibili nella formula del software-as-a-service (SaaS), offrono una maggiore flessibilità in risposta alla stagionalità e le altre variabili nelle condizioni di mercato, e si adattano più facilmente alla crescita dell'azienda. Grazie agli aggiornamenti periodici, la gestione del magazzino nel cloud offre un percorso più rapido verso l'innovazione, mentre l'onere di mantenere e aggiornare il sistema viene ceduto a terzi. I vendor delle soluzioni SaaS investono inoltre quantità ingenti di denaro e competenze nelle misure di sicurezza e non fanno mancare funzionalità di disaster recovery. Per di più, i sistemi di gestione del magazzino in cloud possono essere integrati più facilmente con altre soluzioni.

• WMS integrato in SCM o ERP: alcuni sistemi di gestione del magazzino nascono come moduli o applicazioni che si integrano con le piattaforme di ERP o supply chain. Il vantaggio è una migliore interoperabilità con le altre soluzioni nelle aree che presentano sovrapposizioni, come la contabilità e la business intelligence. Offrono una visione olistica sull'intero panorama del business e della catena logistica per garantire massima trasparenza e consentire l'orchestrazione e l'esecuzione congiunta dei processi di magazzinaggio e logistica. In ultima analisi, queste funzionalità possono essere utilizzate per ottimizzare le operazioni e assicurare esperienze di logistica rapide e agili.

Tecnologie per il magazzino intelligente

In risposta a modelli di acquisto, canali e aspettative dei clienti in continuo mutamento, e per stare al passo con mercati in evoluzione e sotto la minaccia di nuove crisi, le aziende hanno bisogno di tecnologie smart per il magazzino, dall'AI al machine learning, passando per i robot autonomi.

Automazione del magazzino

Le tecnologie di automazione sono entrate ormai a pieno titolo nel mondo dei magazzini e centri di distribuzione. Raccolta dati, codifica a barre, scansione, picking e imballaggio, spedizione e tracciamento dello stock sono i principali workflow e processi di magazzinaggio che possono essere semplificati tramite l'automazione. Oltre a rendere molto più efficiente l'operabilità, l'automazione rende possibile un adeguamento più agevole alle variazioni della domanda. Serve infine anche a ridurre errori umani, per esempio nella digitazione dell'indirizzo di spedizione o della SKU.

Tecnologia di voice-picking

Il voice picking, anche noto come magazzino a comando vocale o pick-by-voice, permette agli operatori di svolgere compiti e di comunicarne l'avvenuta esecuzione senza dover utilizzare carta, mani e occhi. Tramite un apposito dispositivo, generalmente una cuffia con microfono o un terminale abilitato ai comandi vocali, gli operatori ricevono istruzioni dal sistema WMS su dove e quando prelevare gli ordini in entrata. Gli addetti possono utilizzare il linguaggio comune per inviare aggiornamenti in tempo reale al sistema di magazzinaggio, per esempio per segnalare il completamento di un lotto.

Dispositivi mobili

Gli operatori di magazzino sul campo fanno sempre più affidamento sui dispositivi mobili per lavorare in modo efficiente. Secondo il Warehouse/DC Operations Survey 2025, il 77% dei magazzini utilizza tecnologie mobile e wireless per la raccolta dei dati e il 76% impiega scanner di codici a barre. Tablet e smartphone robusti sono ormai strumenti standard per la scansione, l'assegnazione delle attività e l'integrazione in tempo reale con il WMS. Un sistema di gestione del magazzino che supporti una connettività fluida con questi dispositivi è quindi fondamentale per garantire velocità, precisione e flessibilità nelle moderne operazioni di evasione.

Robot di magazzino

I robot che operano nei magazzini si affidano all'AI e al machine learning per prendere decisioni in base agli input che ricevono dall'ambiente circostante. Sfruttando una combinazione di sensori ottici, acustici, termici e aptici, i robot possono rilevare la temperatura ambiente e persino percepire sensazioni tattili. Se il magazzino supporta l'integrazione, sarà il software WMS a guidare tutte queste attività.

Le varie tipologie di robot attualmente disponibili vengono utilizzate nei centri di distribuzione e magazzini per potenziare alcune mansioni degli operatori e automatizzarne altre.

I veicoli a guida automatica (AGV - Automated Guided Vehicles), per esempio, seguono guide o bande magnetiche per movimentare le merci all'interno del magazzino, mentre i robot mobili autonomi (AMR - Autonomous Mobile Robots) si affidano a sensori, computer e mappe di bordo per muoversi nel magazzino cambiando percorso secondo necessità. Leggendo le informazioni riportate sui pacchi, gli AMR intervengono anche nelle operazioni di smistamento e controllo di inventario. I droni aerei sono muniti di sensori ottici e sfruttano le tecnologie di deep learning per scansionare rapidamente gli articoli collocati in punti alti e pericolosi e, se il magazzino supporta l'integrazione, caricare le quantità aggiornate nel sistema WMS. I sistemi automatizzati di stoccaggio e recupero (AS/RS - Automated Storage and Retrieval Systems ) provvedono poi a immagazzinare e prelevare gli articoli con l'aiuto del software che presiede al loro funzionamento. Si tratta in questo caso di navette, gru o persino robot arrampicatori.

Dei tanti vantaggi che comporta l'utilizzo dei robot in magazzino, il più evidente è l'aumento della velocità delle operazioni. A trarne beneficio può essere tuttavia anche la sicurezza e il morale degli operatori, che possono abbandonare le mansioni più pericolose e banali e dedicarsi a compiti più strategici.

App di realtà virtuale e aumentata

La tecnologia della realtà aumentata (AR) si basa sull'utilizzo di una telecamera per riprendere un ambiente reale, come un corridoio di magazzino, e quindi sovrapporre istruzioni o informazioni a quello stesso ambiente, il tutto su un dispositivo mobile. Gli occhiali intelligenti di AR, per esempio, consentono agli operatori di eseguire operazioni senza usare le mani. Queste app tracciano la mappa degli itinerari, mostrano dove si trovano i contenitori, e altro ancora. Anche le tecnologie di realtà virtuale (VR) vengono impiegate nelle applicazioni più diverse, dalla formazione dei carrellisti alla messa in sicurezza degli itinerari di consegna.

L'AI nella gestione del magazzino

L'intelligenza artificiale sta trasformando le operazioni di magazzino e di supply chain, rendendole più smart, veloci e resilienti. Sfruttando la pianificazione predittiva, l'assegnazione automatizzata delle attività e gli insight in tempo reale, le aziende possono ottimizzare le risorse e accelerare l'evasione degli ordini.

Per esempio, la pianificazione della richiesta di manodopera guidata dall'AI con le soluzioni SAP permette ai magazzini di ridurre i costi di pianificazione e supervisione della forza lavoro fino al 20%, migliorando al contempo la puntualità delle consegne e l'affidabilità operativa. Queste funzionalità consentono ai responsabili di pianificare i turni con maggiore accuratezza, ottenere maggiore trasparenza sulle operazioni e aumentare la soddisfazione dei clienti, migliorando allo stesso tempo efficienza e scalabilità.

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Internet of Things

I dati provenienti dall'IoT rimangono un elemento fondamentale per migliorare la gestione del magazzino, soprattutto quando combinati con le funzionalità di AI. I sensori IoT raccolgono informazioni critiche da macchinari, stock e dispositivi mobili, mentre l'AI analizza questi dati per prevedere tendenze, ottimizzare i flussi di lavoro e adattarsi a condizioni in continua evoluzione. Insieme, queste tecnologie favoriscono il passaggio delle aziende da processi più rigidi a un modello dinamico guidato dalla domanda, riducendo i costi, migliorando l'accuratezza e accelerando l'evasione degli ordini.

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