Áttekintés

Hogyan működik Önnek az ERP-rendszere? Itt az ideje egy ERP upgrade-nek? Valószínűleg még nem tették fel ezeket a kérdéseket közvetlenül (hacsak nem beszélgetett az értékesítőkkel), de lehet, hogy feltette magának ezt a kérdést, ha nem kifejezetten. Van némi kétség afelől, hogy a rendszer valamilyen módon jobb? Talán hallott néhány modern ERP sikertörténetet. Vagy talán nyilvánvalóbb, mint ez – lehet, hogy új dolgokra van szükség az ügyfelek érdekében, vagy ahhoz, hogy lépést tartson a versennyel, amit a régi rendszer nem tud kezelni sok idő és pénz nélkül a frissítésekhez vagy módosításokhoz. Akárhogy is, a helyes vezetési gyakorlat a rendszer teljesítményének folyamatos értékelése és a javításra szoruló területek azonosítása, illetve olyan felmerülő problémák azonosítása, amelyek belátható időn belül problémává válhatnak.

Van egy tökéletes ERP rendszer?

A rövid válasz a „nem”. És még akkor is, ha a tökéletes rendszer az adott pillanatban létezett az Ön egyedi igényeihez, ezek az igények folyamatosan változnak. Ezért jó, ha a dolgok mellett maradunk, tudjuk, hogy ERP-je mennyire támogatja jelenlegi igényeit, és azonosítjuk azokat a trendeket, amelyek problémákhoz vezethetnek.

Divatos a telepített rendszerekre „régi ERP-ként” hivatkozni, ami régi technológiát és elavult rendszereket jelent. Ez azért nem igazságos, mert számos telepített rendszert rendszeresen karbantartanak, folyamatosan korszerűsítenek, és teljes mértékben képesek növekedni és alkalmazkodni a változó igényekhez és követelményekhez. Ezzel együtt az ERP frissítései opcionálisak, bár a szoftvergyártók erősen ösztönzik. Fontos, hogy naprakész maradjon a megoldásszolgáltató által nyújtott javításokkal és bővítésekkel kapcsolatban. Ha problémákat vagy kedvezőtlen trendeket észlel, először ellenőrizze, hogy a rendszer rendelkezik-e az összes frissítéssel és kiadással, majd derítse ki, hogy a szállítójának vannak-e olyan további elérhető bővítményei vagy bővítései, amelyek orvosolhatják a talált hiányosságokat.

A jelenlegi ERP szoftvered cserben hagyja?

Összességében tartsa naprakészen a régi ERP-rendszerét. De tartsa szorosan figyelemmel a rendszer teljesítményét is. Az igények és a követelmények változnak, és meg kell győződnie arról, hogy rendszere valóban támogatja a vállalat és az ügyfél igényeit.

A fent említett önértékelés segíthet azonosítani a hiányosságokat és az aggodalomra okot adó területeket, beleértve a következőket:

• A rendszer nem tud megfelelni az új követelményeknek, vagy korlátokat szab az új kezdeményezéseknek.
• Nem támogatja az új technológiákat vagy követelményeket, vagy csak nehézséggel, magas költségekkel és késedelmekkel jár. A szállító lassan épít be új funkciókat és funkciókat.
• A funkciókat nehéz megtanulni és használni, és inkább gátolják, mint támogatják a hatékonyságot.
• A válaszidő súlyosbodóan lassú. Az információk tárolása és visszakeresése nem megfelelő, nehézkes, vagy csak nem felel meg napjaink egyre bővülő igényeinek.
• A rendszer költséges és nehezen karbantartható és támogatott, és a szállító nem támogatja megfelelően.
• Ha az Ön rendszere valóban egy régi ERP, amely a szállító csökkenő támogatásával, vagy a műszaki támogatás egyre zsugorodó készletével rendelkezik, akkor a jól képzett programozók és elemzők kétségtelenül drágábbá és nehezebbé válnak, ahogy a rendszer elavulttá és megbízhatatlanná válik.

Ezek azok a problémák, amelyek lassan fejlődhetnek, és hosszú ideig felismerhetetlenek lehetnek. Aztán hirtelen világossá válik, hogy a rendszer hiányosságai súlyos üzleti problémákat okoznak – és valamit meg kell tenni.

Mennyit költ az ERP-re?

Sok vállalat meglepődik, amikor elvégzi az elemzést, és megtudja, hogy valójában mennyibe kerül a meglévő ERP-rendszerük fenntartása és működőképessége. Ez furcsának tűnhet, amikor a középvállalatok jellemzően nagyon szorosan figyelik a kiadásokat a rendszeres irányítási feladataik részeként. De nem mindig könnyű elkülöníteni az ERP-vel kapcsolatos közvetlen és közvetett költségeket.

A szoftverszállító(k) és a hardverszállító(k) havi és éves díjai mellett a különböző szolgáltatók folyamatos szolgáltatási és támogatási költségei is felmerülnek (például hardverszolgáltatás, tanácsadás vagy hálózatépítés). Ne felejtse el feltüntetni a dolgok naprakészen tartásának költségeit, ha azt észleli (vagy gyanítja), hogy frissítésekre vagy bővítésekre lehet szükség a meglévő vagy várható problémák megoldásához a fent említettek szerint.

Vegye figyelembe a közvetlen belső informatikai osztály költségeit is, beleértve a fizetéseket és juttatásokat, a helyet, a közműveket és a készleteket. Próbálja meg elkülöníteni azokat, amelyek közvetlenül támogatják az ERP-t. Ne feledje, hogy ezek közül a költségek legalább egy része megmarad az új rendszer frissítése és implementálása után, különösen akkor, ha egy hagyományos on-premise rendszert egy másik on-premise rendszerre cserél. A felhőalapú szoftverszolgáltatás (SaaS) költségstruktúrája eltérő, de továbbra is szükség lesz egy összehasonlítási pontra ahhoz, hogy védhető döntést hozhasson arról, hogy a meglévő rendszerénél maradjon-e, ERP-frissítést indítson, vagy régi rendszercserét folytasson.

Mennyibe kerül egy új rendszer?

Aggódik az új ERP-rendszerre való átállás lehetséges költségeivel kapcsolatban? Ez érthető. Egy új ERP-rendszer valószínűleg az egyik nagyobb ráfordítás a nem termelő berendezésekre, amelyeket egy vállalat egy adott évben fog teljesíteni. Mindazonáltal a rendelkezésre álló előnyök összefüggésében és a jelenlegi rendszer fenntartására jelenleg elköltött összeggel összevetve a legtöbb vállalat úgy találja, hogy a költségek teljesen ésszerűek és indokolhatók. Gondoljon az életciklus-költségekre – a teljes költségre egy adott időszakban, például öt-hét év alatt.

Amikor egy csererendszer beszerzésének és bevezetésének költségét vizsgáljuk, tudnunk kell, hogy a hardver és szoftver licencköltségei csak egy részét képezik az egyenletnek. Az értékelésben szerepelnie kell az alábbiaknak is:

• Hálózati és perifériás eszközök, például vonalkód-szkennerek, távoli belépő állomások, mobil eszközök és kliens szoftver és támogatás.
• Adatkonvertálás és adatrögzítés az új rendszerbe, archiválás és történeti rekordok elérése.
• Katasztrófákra való felkészültség, beleértve a biztonsági mentési vagy feladatátvételi rendszereket, az adat-helyreállítási erőforrásokat, a redundáns kapcsolódást és a kommunikációt.
• Oktatás és képzés az ERP implementációs csapat és minden jövőbeli felhasználó számára. (Ez kritikus fontosságú. Ne nézd itt.)
• Új munkafolyamat fejlesztés és dokumentáció.
• Végrehajtási támogatás. Valószínű, hogy a csomag bizonyos szintű támogatást fog tartalmazni az elsődleges rendszerbeszállító részéről, de előfordulhat, hogy további segítséget szeretne kérni a beszállító(k)tól, külső tanácsadóktól, a könyvelési cégtől vagy másoktól a fent felsorolt tételek némelyikéhez vagy mindegyikéhez.
• További terhek a munkavállalókra a bevezetés során túlóra formájában, a rendszeres feladatok elvégzésének segítése érdekében, hogy idejük legyen dolgozni a végrehajtáson, vagy bónuszok és egyéb ösztönzők a munkavállalók motivációjának megtartására.

Ne feledje, hogy a felhőalapú SaaS-rendszerek költségstruktúrája meglehetősen eltér a hagyományos beszerzés-megvalósítás, on-premise megközelítéstől. Az SaaS-nél a hardver költsége csekély vagy egyáltalán nem magas, mivel lényegében előfizetéses helyzetről van szó. De a SaaS szerződés általában sok karbantartási és támogatási költséget is tartalmaz, így a folyamatban lévő, házon belüli informatikai költségek jelentősen csökkennek. A legtöbb vállalat úgy véli, hogy az SaaS esetében a teljes költség öt-hét év alatt valószínűleg alacsonyabb lesz, mint a házon belüli vásárlás és támogatás összköltsége.

Ahogy mérlegeli a döntést, hogy megtartja a meglévő rendszert, vagy megnézi a helyettesítést, vegye figyelembe a kompromisszumokat. Az új ERP megoldással modern felhasználói felületet, további funkciókat és funkciókat nyerhet, és növelheti versenyelőnyét, míg ha megtartja régi rendszerét, korlátozhatja képességét, hogy agilis, produktív és versenyképes maradjon. Bár nem elsősorban költségmegtakarítást keres, a modern ERP sikertörténetek azt mutatják, hogy az új rendszerre való áttérés előnyei gyakran kevesebbe kerülnek, és meghaladják a frissítés megvalósításának költségeit.

Hogyan indokol pénzügyileg egy új ERP-rendszert?

Ilyen méretű döntések meghozatalakor a legtöbb vállalatnak költség-haszon elemzésre van szüksége a befektetés megtérülésére vonatkozó nyilatkozat formájában. A költségoldal egyszerű – összeadja a fent vázolt várható költségeket. A haszon oldalon lehetnek közvetlen megtakarítások az informatikai költségekben, de a főbb ERP-előnyök felsorolásához a vállalatnak el kell képzelnie, hogy a rendszer hogyan változtatja meg a munkahelyet, és hogyan teszi lehetővé a nagyobb teljesítményt, a termelékenységet és a jobb ügyfélszolgálatot.

Jobb teljesítmény

Számos ERP rendszer projekt nagy mértékben indokolt a hatékonyság várható javulásával (közvetlen munkaerő-csökkentés) és költségmegtakarítással (beleértve, de nem kizárólagosan a készletcsökkentést), és joggal, mivel ezek hatalmas megtérülési előnyöket jelentenek számos sikeres ERP implementációban. Ne feledje azonban, hogy a rendszer nem hozza létre ezeket az előnyöket pusztán a vállalatnál való létezéséből. A rendszer úgy szervezi, elemzi és mutatja be az adatokat, hogy a vezetők jobban kihasználhassák az embereket és jobb döntéseket hozhassanak, ami a nagy előnyöket fogja generálni. Ezt tartsa szem előtt, amikor költségvetést készít a felhasználói képzésre és a továbbfejlesztett eljárások bevezetésére.

Jobb ügyfélszolgálat

Ezek az előnyök kevésbé közvetlenek, de még értékesebbek. Az ügyfelek jobb kiszolgálásával elméletileg növelheti az értékesítést és a nyereséget, növelheti a piaci részesedést, és akár növelheti az árrést is, mivel a jó ügyfélszolgálat hozzáadott értéket teremt az ügyfél számára anélkül, hogy maga a termék költséggel járna. Bizonyos esetekben az ügyfélszolgálati fejlesztések túlélési követelményekké válnak, mert amikor egy új vagy jó ügyfél olyan képességeket vár el, mint az elektronikus rendelés vagy a továbbfejlesztett elektronikus jelentéskészítés, akkor az ERP-rendszernek teljesítenie kell.

Munkaállomás-módosítások

A mai rendszerek a használhatóságot szolgálják (UX vagy felhasználói élmény a jelenlegi buzzword) az információkhoz való gyors és egyszerű hozzáférés érdekében. Mivel minden felhasználó munkája és munkafolyamata egyedülálló, napjaink rendszerei úgy vannak kialakítva, hogy minden felhasználó számára a leghatékonyabb és legkényelmesebb munkaképernyőket és folyamatokat biztosítsa. Gondoljunk inkább költségelkerülésre, mintsem költségcsökkentésre ennek az előnynek az érdekében. Ez a megnövekedett hatékonyság segíteni fogja a jelenlegi alkalmazottakat abban, hogy többet tegyenek, és nagyobb üzleti volument kezeljenek új felvétel nélkül. Nem tanácsos a csökkentett létszám alapján igazolni a rendszert – valószínűleg nem fog megtörténni, és a munkahelyek megszűnésének esélye nem fogja motiválni a dolgozókat arra, hogy felkarolják a rendszert és segítsék a sikerét.

ERP-kiválasztás csak a kezdet

Az ERP-rendszerek értékelésére vonatkozó tippek követésekor ne feledje, hogy a régi rendszercsere nem egyszerű vagy gyors folyamat – de megéri a beruházást, mivel megfelelő kiválasztással és bevezetéssel jelentős előnyökkel járhat.

Az egyik kérdés, hogy a legtöbb vállalatnak a folyamat ezen a pontján van a listavezetője, az „Mennyi időt vesz igénybe a régi rendszercsere kiválasztása és bevezetése?” Erre a kérdésre nincs egyetlen válasz - függ a szervezet méretétől és összetettségétől, attól, hogy az egyik vagy mindkét rendszer (régi és új) felhőalapú, a vállalat és a bevezető csapat dinamikája, a projekt iránti vezetői elkötelezettség szintje, valamint a felhasználói közösség közötti együttműködés vagy ellenállás mértéke … hogy csak néhány változót említsünk. Néhány megvalósítás néhány hónap alatt befejezhető, mások egy vagy több évig is eltarthatnak. Egy tapasztalt bevezetési partner segíthet a megvalósítható idővonal kialakításában, amikor projekttervét a bevezetés tervezésének korai szakaszában határozza meg.

Nem kell arról tájékoztatnunk, hogy a vállalat stratégiai információkezelési gerincének felváltása zavaró lehet. Ezt nem lehet teljesen elkerülni, de a zavarok minimálisra csökkenthetők egy jól megtervezett és menedzselt implementációs ráfordítással.

Bővebben ebben a sorozatban