flex-height
text-black

Tippek az ERP szoftver kiértékeléséhez

Készen áll az ERP-rendszer frissítésére? Ezzel az 5 lépésből álló, ERP szoftver kiértékelő módszertannal a legjobb választás a szervezet igényeinek megfelelően.

default

{}

default

{}

primary

default

{}

secondary

Az ERP-kiválasztási folyamat

Szó szerint több száz ERP-rendszer közül lehet választani, képességek, erősségek, gyengeségek, alkalmazhatóság és ár széles skálájával. Bár a rendszerek kiválasztása ijesztőnek tűnhet, az ERP-rendszerek szisztematikus összehasonlítási folyamata ésszerű időn belül jó döntésre késztetheti csapatát.

Az itt felvázolt, időtálló módszertan segíthet abban, hogy a vállalat egyedi igényeinek leginkább megfelelő megoldást nullázza. Ez a módszertan alapszintű lehet, de azok a vállalatok, amelyek vállalják az ERP szállítókiválasztási folyamatot anélkül, hogy ezeket a logikai lépéseket követnék, gyakran késedelmekbe ütköznek, többletköltségekkel és szükségtelen testreszabással szembesülnek. Másrészt az ERP értékelési legjobb gyakorlatokat alkalmazó vállalatok jellemzően gördülékenyebb kiválasztási folyamatokkal és ezt követő implementálásokkal rendelkeznek. Ennek eredményeként hamarabb élvezhetik a modern ERP rendszer előnyeit, és hatékonyabban versenyezhetnek a digitális világban.

Ötlépéses módszertan az ERP-rendszerek értékelésére

Miután egy vállalat úgy döntött, hogy lecseréli a régi ERP-rendszerét, össze kell állítania egy projektcsapatot, hogy segítse az ERP szoftverek összehasonlításának, kiválasztásának és implementálásának folyamatát. A csapat egy kezdeti terv kidolgozásával kezdi meg a munkáját – ami ebben a szakaszban sokkal inkább általános stratégia.

Az ERP szállítókiválasztási folyamatát az alábbi öt lépés ismerteti:

  1. ERP-követelmények meghatározása
  2. Ajánlatkérés (RFP)
  3. Első kivágás kiértékelése
  4. ERP összehasonlítás és részletes értékelés
  5. Végső döntés: ERP kiválasztás és szerződés

1. ERP követelmények meghatározása

Meg kell mondania a potenciális ERP-szolgáltatóknak a szervezetéről és annak igényeiről, hogy megfelelően konfigurálhassák, csomagolhassák és beárazhassák a megfelelő megoldást. Kezdje azzal, hogy azonosítja a vállalat történetét ismertető legfontosabb online forrásokat, például termékbemutatókat és blogokat.

Ismertesse vállalkozását és folyamatait általánosságban ahelyett, hogy hosszú listákat hozna létre a konkrét követelményekről és folyamatokról. Mondja el a potenciális szolgáltatóknak vállalkozása méretét, a tevékenység és a tranzakciók volumenét, a különböző folyamatok összetettségét, valamint bármilyen egyedi jellemzőt vagy tényezőt. Fókuszáljon azokra a folyamatokra és követelményekre, amelyek versenyelőnyhöz juttatják vállalkozását. Ezek azok a dolgok, amelyek megkülönböztetik egymástól a leendő rendszereket, és ahol alaposan megnézheti, hogy az egyes rendszerek mennyire jól konfigurálhatók az egyedi folyamatok és funkciók támogatására.

Vázolja fel a jelenlegi rendszerében kedvelt dolgokat – azt szeretné, hogy az új rendszer legalább azokat is kezelje. Azoknak a dolgoknak a befoglalása, amelyeket a meglévő rendszere nem tesz (vagy nem jól). Mutasson rá minden olyan egyedi alkalmazásra, funkcióra vagy módosításra, amelyet az új rendszerben standard funkcionalitással vagy egyszerű testreszabással (nem módosítással) kell kezelni. Más szóval, összpontosítson azokra a dolgokra, amelyek egyediek a vállalkozása számára, és feltételezi, hogy a rutin dolgok gondoskodni fognak magukról. (Ezt a feltételezést a döntési ponthoz közelebbi bemutatókban és végső értékelésekben fogja ellenőrizni).

Fókuszáljon azokra a dolgokra, amelyek egyediek a vállalkozása számára, és feltételezi, hogy a rutin dolgok gondoskodni fognak magukról.

Főbb tippek az ERP-követelmények meghatározásához

Óvatosan használja az ERP-követelmények ellenőrzőlistáit. Bár az ellenőrzőlisták már régóta szabványos iparági eszközök, gyakran nem emelnek ki érdemi különbségeket a megoldások között. E listák számos eleme alapvető jellemzője, hogy szinte minden rendszer kínál, ami arra készteti a legtöbb szállítót, hogy egyszerűen ellenőrizzék az „igen”-t, még akkor is, ha a képességek jelentősen eltérnek. Ahelyett, hogy általános ellenőrzőlistákra hagyatkozna, testre szabhatja őket, hogy megfeleljenek vállalkozása egyedi igényeinek. A testre szabott ellenőrzőlisták segítségével hatékonyabban hasonlíthatja össze a szállítókat, és arra összpontosíthat, ami valóban számít a szervezete számára.

Szerezze be a megfelelő embereket a projektcsapatban. A követelmények specifikációja kemény munka. Olyan csapattagokra van szüksége, akik elkötelezettek a szervezet iránt, jól ismerik a vállalatot, és ideje van a projektnek szentelni. Kerülje el a kísértést, hogy lelkes, de tapasztalatlan emberekkel pakolja a csapatot.

Gondoskodjon róla, hogy az ajánlatkérés tartalmazza ezeket az információkat:

2. Az ERP RFP

A következő lépés egy kiválasztott szolgáltatócsoportra szóló válaszadási meghívók kibocsátása. A kiküldendő meghívók száma változhat – de ne feledje, hogy minden egyes terjesztéshez részletes áttekintést kell végeznie. A tapasztalatok azt mutatják, hogy minél kisebb a potenciális szolgáltatók száma és minél részletesebb információkat kapnak, annál jobb a válaszok száma. A legjobb, ha egy tucat (vagy kevesebb) jelöltet azonosít a rövid listájára.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy minél kisebb a potenciális szolgáltatók száma és minél részletesebb információkat kapnak, annál jobb a válaszok száma.

Válaszul az ERP-szállítóknak javasolniuk kell egy rendszert, amely biztosítja az Ön által meghatározott követelményeknek való megfeleléshez szükséges funkciókat és funkciókat. A javaslatok információkat tartalmaznak a vállalataikról, termékeikről, üzleti tapasztalataikról, a bevezetésre szánt erőforrásokról, valamint egyéb olyan információkról, amelyek célja az Ön bizalmának elnyerése (és ezáltal az Ön vállalkozása).

Hogyan azonosítja azt a tucat (vagy kevesebb) jelöltet, akikre a kiválasztási erőfeszítéseket összpontosítani szeretné? Hogyan bontja fel a listát több száz ERP-szállítótól csak néhányig? Kezdje az „ERP sikertörténetek” funkcióval rendelkező iparági kiadványokkal. (Megjegyezzük, hogy ezek a publikációk valószínűleg nem fognak beszámolni a nehézségekről vagy kudarcokról, ezért tegyük ezt az információt perspektívába). Az iparági kapcsolattartók – például szövetségek és üzleti csoportok – segítségével azonosíthat más olyan szakembereket, akik a közelmúltban szereztek tapasztalatot az ERP kiválasztásában és bevezetésében.

Számos online címtár, kiválasztási eszköz és rendszerválasztó szolgáltatás is létezik, amelyek segíthetnek azonosítani azokat a szoftvereket, amelyek rendelkeznek a szükséges funkcionalitással és/vagy tapasztalattal rendelkeznek az iparágban.

A személyre szabott tanácsadáshoz szerződhet a számlavezető cég tanácsadó részlegével, vagy kereshet független tanácsadási erőforrást a helyi területen és/vagy az Ön iparágában. Ellenőrizze a hátterüket és a kapcsolataikat, hogy meggyőződjenek arról, hogy valóban függetlenek, és nem kapcsolódnak egy vagy több ERP-szolgáltatóhoz.

Dönthet úgy, hogy felvesz bizonyos ERP-rendszerbeli beszállítókat, amelyek más okokból is érdekesek. Talán egy vagy több nagyobb és fontosabb ügyfele ERP-rendszert használ, és arra ösztönözte Önt, hogy ugyanazt a rendszert használja. Vagy a vállalat egy nagyobb vállalat vagy iparági csoport része, amely „szabványosított” egy adott ERP platformon. Kérjen ajánlatot az ajánlott szolgáltatótól, és döntése során adjon minden javaslatot méltányos és elfogulatlan értékelésnek.

Kulcsfontosságú tippek az ERP ajánlatkéréshez

Biztosítsa, hogy minden érdekelt fél azonosítsa a követelményeit. Ajánlatkérésének tartalmaznia kell az összes érdekelt fél véleményét, máskülönben olyan ERP-rendszert választhat, amely csak néhány üzleti funkciót szolgál ki, és más területeket igényel az önálló rendszerekbe való befektetéshez. Értékelje ki a teljes üzletágban működő rendszereket, és először használja az implementációs ütemtervet a prioritási modulok biztosítására.

Ügyeljen a követelményrangsorra. Az ajánlatkérés gyakran funkcionális területekre van felosztva, szakaszokkal, amelyeket az egyes részlegek elvégezhetnek. Minden terület – legyen az HR vagy a működés – jellemzően nagyszerű munkakör-rangsorolási funkciót végez az üzleti egységük számára, de a prioritásaik nem feltétlenül igazodnak az általános üzleti célokhoz. A projektértékelő csapat feladata, hogy átfogóbb perspektívából módosítsa a prioritásokat. Mely követelmények létfontosságúak, fontosak, vagy egyszerűen csak kedvesek?

A funkciók tényleges rendelkezésre állásának ellenőrzése. A szoftvercégek nagyszerű marketing részlegekkel rendelkeznek; néhányan olyan termékeket értékesítenek, amelyeket nem fejlesztettek ki és teszteltek teljesen. Végezze el a kutatást a „jövőbeni kiadás” funkcióival szemben a mai referenciák által használtakkal szemben. Teljesen rendben van, ha figyelembe veszi a fejlesztés funkcióit – de ne fogadjon a projektjére a közelgő funkciókra, ha ezek elengedhetetlenek egy sikeres projekthez.

A folyamatok kiértékelése. A csomagolt ERP szoftverbe épített folyamatok „legjobb gyakorlatnak” minősülnek. A tapasztalt ERP tanácsadók és implementálók elmondják, hogy szinte mindig jobb megváltoztatni az eljárást, hogy illeszkedjen a szoftverhez (felismerve a „legjobb gyakorlat” aspektust), mint megváltoztatni a szoftvert, hogy illeszkedjen a meglévő eljáráshoz. Ez a döntés azonban az Ön feladata. Ne feledje azonban, hogy az új folyamatok elősegíthetik az új rendszer fejlesztéseit és előnyeit. Ne feledje, hogy minden modern ERP szoftver testre szabható, így jelentős rugalmassággal módosíthatja a képernyő elrendezését és áramlását, eljárásait, adatjellemzőit és kezelését, és így tovább – a kód módosítása nélkül.

Vegye figyelembe az ERP megtérülését. A legtöbb vállalat megköveteli az ERP megtérülési (ROI) elemzését, amely minden nagyobb projekt engedélyezésének és finanszírozásának előfeltétele. Ahogy a név is mutatja, ez az új rendszer vásárlásával és bevezetésével kapcsolatos költségek összegzése, valamint a működési költségek eltérései a meglévő rendszerhez képest. A megtérülés figyelembe veszi a közvetlen költségmegtakarítás mellett az előnyöket is, beleértve a jobb teljesítményt, a jobb ügyfélszolgálatot és a munkahelyi termelékenységet.

3. Első léptékű ERP-értékelés

Az értékelés két fázisban történik. Ebben az első fázisban a rendszer kiértékeli az összes ajánlatot, hogy lássa, mennyire illenek a környezetéhez és a követelményekhez az ajánlatkérésben leírtak szerint. (Ez a fázis nem tartalmazza a szállítók összehasonlítását – ez a lépés az értékelés második fázisába esik).

A cél ezen a ponton az, hogy megszüntesse azokat, amelyek nem felelnek meg a kritériumoknak, és rangsorolja azokat, amelyek úgy tűnik, hogy illenek a számlához. Az eredmény a legjobb javaslatok rövid listája. Ezeket, és csak ezeket, a végső kiválasztásig részletes értékelésnek vetik alá.

Ha sok választ kell áttekintenie, a részletek általában elmosódnak, így nehéz megjegyezni, hogy mely RFP-válaszok különösen erősek (vagy gyengék), és mely területeken. A numerikus minősítési skála segíthet abban, hogy minden rendben maradjon, és dokumentálja döntési folyamatát.

Néhány további tipp, amely segítséget nyújt ebben a dokumentációs lépésben:

Főbb tippek az előzetes ERP-értékelésekhez

Minden lehetséges szolgáltatót egyformán kezeljen. Ne fogadjon el élő demókat, különleges személyes értekezleteket vagy helyszíni látogatásokat, kivéve, ha hajlandó ugyanazt a hozzáférést biztosítani az összes szállítónak – fontos, hogy egyenlő feltételeket tartsunk fenn. Az egyik közös technika egy „ajánlattevői konferencia” megrendezése az Ön létesítményében, hogy megmutassa az összes lehetséges szolgáltatót, és megválaszolja a kérdéseiket (mindenki előtt).

Ne feledje, hogy a javaslat eladási bizonylat. A válaszok az Ön által kért és további információkat fogják tartalmazni. Tegyük fel, hogy minden követelés valós; az értékelési folyamat során a legtöbb, ha nem az összes követelést ellenőrizheti. De értse meg, hogy a javaslatírók úgy válaszolnak a kérdéseire, hogy termékeiket a legkedvezőbb megvilágításba helyezzék.

Kiugró értékek keresése. Különös figyelmet kell fordítani minden olyan kritériumra, ahol a minősítések nagy eltérést mutatnak. Ha az egyik ellenőr nagyon magas értékelést ad egy ajánlatról az egyik kritérium tekintetében, a másik bíráló pedig nagyon alacsonynak értékeli azt, érdemes megbeszélést folytatni. Kérdezze meg mindkét bírálót konstruktív, nem fenyegető módon, hogy megtudja, mit gondoltak. Valószínűleg az egyik vagy mindkettő észrevett valamit, amit a többi bíráló kihagyott vagy nem tartott fontosnak. A megbeszélések eredményeként előfordulhat, hogy módosítani szeretné egy adott kritérium minősítéseit – és ez megváltoztathatja a teljes rangsorolást.

4. ERP összehasonlítás és részletes értékelés

Miután beazonosítottad a három-öt döntőst, itt az ideje, hogy ellenőrizd az igényeiket és érvényesítsd a referenciáikat.

Az ERP-értékelések elindítása

Lépjen kapcsolatba a potenciális szolgáltatókkal, és adja meg nekik a jó hírt: ők készítették a rövid listát! (Rendben van, ha megmondjuk nekik, hogy hány más döntős van, sőt, tudassa velük, hogy mely cégek ellen versenyeznek, ha ezt szívesen megteszed).

ERP-rendszerbemutatók kezelése

Itt az ideje, hogy meghívjuk a szűkített listára felvett jelölteket, hogy részletes demonstrációkat tartsanak a rendszereikről – de ezeket a demókat kell irányítanod.

Főbb tippek a részletes ERP-értékeléshez

Ne kápráztassák el a demonstrációk. Azok a szakemberek, akik bemutatják a szoftvert, jellemzően nagyon tapasztaltak és nagyszerű személyiséggel rendelkeznek. Céljuk, hogy megnyerjék Önt, és eladják a szoftverüket. Ne zavarja a személy vagy az értékesítési pálya, függetlenül attól, hogy mennyire szórakoztató. Fókuszáljon arra, hogy az üzleti folyamatok hogyan felelnek meg az igényeinek.

Hozza ki a legtöbbet a helyszíni referencialátogatásokból. Gondosan válassza ki, hogy kit szeretne meglátogatni. Hívjon egy rövid hívást a házigazdájához, hogy meggyőződjön arról, hogy implementálta a szoftvert, és felismerte az ígért előnyöket. Egyetértek azzal, hogy mit fognak mutatni neked és azoknak, akikkel találkozni fogsz a látogatás során. A helyszínen alaposan ítélje meg, hogy sikerük megismételhető-e a környezetében. Tegye fel a kemény kérdéseket is: „Mik voltak a legnagyobb meglepetéseitek?” És ha újra meg kellene csinálnod, mit csinálnál másképp?

Folytasd a kérdésfeltevést. Ösztönözze a kiválasztási csapatot arra, hogy tegyen fel kérdéseket, ha csak a válaszok tisztázása érdekében. Tegye ezt az RFP felülvizsgálatában és a demonstrációk során is; ez jelentősen csökkenti a jövőbeli meglepetések esélyét. Most van itt az ideje, hogy felfedezd azokat a válaszokat, amiket nem szeretsz – a tárgyalások megkezdése előtt. Ne feledje továbbá, hogy ebben a szakaszban ingyen kapja meg a válaszait, így minél többet tanulhat. A termék bevezetésének megkezdése után lehet, hogy meg kell várnia a támogatást, vagy akár fizetnie kell a kérdésekre adott válaszokért.

5. ERP kiválasztás és szerződés

Ha befejezte a részletes értékeléseket, valószínűleg két vagy három szállítója van a kritériumainak megfelelően. Válassza ki azt, amelyikről úgy gondolja, hogy a legjobban megfelel jelenlegi és jövőbeli igényeinek – de ne utasítsa el a többieket. Ehelyett tudassa velük, hogy illeszkednek, de nem az első választásotok; ez nyitva hagyja az ajtót arra az esetre, ha a tárgyalásaid a legfelső jelölttel nem a tervek szerint alakulnak.

Mostantól elkezdhet a szerződés részleteiről tárgyalni a legfelső jelölttel. A legtöbb vállalat tudja, hogy ez a lépés „működik”. De az ERP értékelési és kiválasztási folyamat minden más lépéséhez hasonlóan itt is lehetnek meglepetések.

A tárgyalások során a hatalom az Ön oldalán áll. A legjobb azonban úgy tekinteni, hogy a szolgáltató a vállalat jövőbeli sikerének partnere, nem pedig a tárgyalások ellenfele. Olyan méltányos megállapodás kialakítása, amely mindkét felet arra ösztönzi, hogy a rendszert hatékonyan és hatékonyan működtesse.

A rendszer bevezetésének és folyamatos támogatásának minden aspektusát meg kell vitatni és dokumentálni kell – részletezve az árat, ki a felelős, és egyes esetekben a szükséges időt. A szerződésnek számos aspektusa van, többek között (de nem kizárólagosan):

Főbb tippek a végső ERP szoftver kiválasztáshoz

Ne jelentse be a végső választását a tárgyalások előtt. A részletes értékelési szakasz végén előfordulhat, hogy a csapat „győztesnek” kíván nyilvánítani. A vezető jelölt tájékoztatása azonban arról, hogy ő a „kiválasztott”, nem szolgálja a vállalat mindenek felett álló érdekét. Nem szokatlan, hogy vannak meglepetések a tárgyalási folyamatban, és lehet, hogy újra meg kell vizsgálnia a választását.

Hosszú távú terv. Az első lépések során alaposan ellenőrizze a hosszú távú költségeket, hogy a becslések helyesek legyenek, és ne ferdítse az ERP ROI-számokat. Egyes szolgáltatók hosszabb ideig több ingyenes szolgáltatást nyújtanak, és néhányan kiszervezhetik hosszú távú támogatásukat egy fizetős ügyfélszolgálati céghez. Egyes szolgáltatóknak felső korlátjuk van arra vonatkozóan, hogy mennyivel fogják emelni az éves karbantartási vagy előfizetési díjakat, és sokan nem. Mások alacsony szoftverszolgáltatás (SaaS) előfizetést értékesítenek, és néhány év elteltével jelentősen megemelik. Egyes szolgáltatók éves frissítést nyújtanak, de nem nyújtanak jelentős támogatást a frissítési folyamatban. Tegyen fel kérdéseket, és írásban kapja meg a válaszokat, hogy biztosan teljes mértékben megértse hosszú távú költségeit.

erőforrások

A TrustRadius a legjobbra értékeli és a beszerzők választásának tekinti az SAP Cloud ERP megoldást

Az ellenőrzött felhasználói áttekintések, értékelések és elemzések megmutatják, hogyan ismerik el az SAP Cloud ERP-t az ügyfél-elégedettség, a kategóriájában legjobb termékképességek és az érték iránt tanúsított elkötelezettségéért.

Olvassa el a TrustRadius jelentését

Eltart egy falut (vagy legalább egy csapatot)

Az ERP-rendszer értékelési folyamatának sikerének legfontosabb tényezője a projektcsapat. Ezt a csapatot nagyon korán létre kell hozni, és az RFP kidolgozásának, terjesztésének és értékelésének, valamint az új ERP-rendszer kiválasztásának motorjának kell lennie.

Tapasztalataink szerint, amikor a csapatok a részletes vizsgálat és értékelés kellős közepén vannak, gyakran rövidítéseket alkalmazunk. De ha a projektcsapat követi ezt az öt lépést, és figyelmet fordít a levont tanulságokra, képesek lesznek megtalálni az optimális megoldást a vállalat igényeinek kielégítésére, most és a jövőben is.

Bővebben ebben a sorozatban
Bemutatás

Mi az ERP?

Bemutatás

Mi a felhőalapú ERP?

Bemutatás

Mi az a kétszintű ERP?

Üzleti eset

Az ERP előnyei

A bevált gyakorlatok útmutatója

A régi ERP lecserélése

A bevált gyakorlatok útmutatója

ERP bevezetés bevált gyakorlatai