A vállalati erőforrás-tervezési megtérülés kiszámításának folyamata elég egyszerűnek tűnik: összeadja a költségeket, összeadja az előnyöket, és összehasonlítja a két számot. Azonban számos tényezőt figyelembe kell venni annak érdekében, hogy az eredmények érvényesek – és hasznosak legyenek. Fontos, hogy teljes képet kapjunk mind a költségekről, mind az előnyökről, most és a jövőben, mind a meglévő rendszer, mind az értékelés alatt álló új rendszer esetében. Az alábbiakban több tucat ERP implementáción alapuló szakértői tippek olvashatók.

Felkészülés az ERP ROI elemzésre

Használjon ésszerű időkeretet a megtérülés elemzéséhez. Annak érdekében, hogy az Ön elemzése a költségek és az előnyök teljes életciklusára kiterjedjen, fontolja meg a legalább öt éves időkeretet.

Költségkülönbségek keresése a régi rendszer és a helyettesítő ERP-rendszer között. Ehhez fel kell sorolni a régi rendszer karbantartásához szükséges aktuális költségeket, valamint a jövőbeli ERP frissítési költségeket. Ne feledje, hogy a rendszerek megváltoztatásának egyik fő mozgatórugója az, hogy új funkcionalitást adjon hozzá a versenyképesség megőrzése érdekében, ezért adja meg a régi rendszer frissítési költségeinek reális becslését.

Légy alapos! Győződjön meg arról, hogy minden egyes költségbecslést összegyűjtött: az új rendszer megszerzéséhez, bevezetéséhez és hatékony működtetéséhez. Sok esetben az új rendszer működési költségei alacsonyabbak lesznek, mint a meglévő rendszerköltségek. Az ERP befektetés megtérülésének kiszámításakor figyelembe kell venni az előre jelzett előnyöket is, felismerve, hogy ezek az előnyök idővel megvalósulnak.

Gondolkozz pozitívan, de reálisan. Ha a vállalat termékalapú (például forgalmazó vagy gyártó), akkor jelentős készletcsökkenést képzelhet el – de készítse el a házi feladatát, hogy megértse, milyen eredmény jellemző. Tartsa szem előtt azt is, hogy a megtakarítás nem történik meg automatikusan, és nem is azonnal.

Miért ez a nagyon részletes munka? A megtérülésre gyakran pénzügyi tervezési célokra van szükség. Az is fontos, hogy megértsük az összes projektköltséget és hasznot, hogy indokoljuk az ERP beruházásokat, és hogy a rendszer teljesítményét az elvárásokkal összevetve értékeljük a bevezetés után. Az alábbi ERP ROI kalkulátor munkalap segítségével pontosan azonosíthatja költségeit – miközben tippeket és tanácsokat kínál a folyamat gördülékenyebbé tételéhez.

A munkalap használata

Ez az oldal végigvezeti a végrehajtandó táblázatok sorozatán. Mindegyik lépés információkat fog tartalmazni, amelyek segítenek a táblázatok kitöltésében.

A folyamat során létrehozhatja saját egyéni táblázatait ezek alapján a táblák alapján. Létrehoztunk egy letölthető ERP ROI sablon munkalapot is, hogy segítsünk Önnek.

Az ERP upgrade megtérülésének kiszámításához három fő lépés szükséges:

• Költségek kiszámítása
• Becsülje meg az előnyöket
• Számítsa ki a megtérülést

1. ERP-költségek kiszámítása

Hogyan lesz telepítve az ERP-rendszer?

Az ERP-rendszer bevezetésének módja jelentősen befolyásolja a költségbecsléseket. Számos lehetőség van:

• On-premise (on-prem): A helyszíni bevezetés a hagyományos módja annak, hogy a régi ERP-rendszereket évtizedek óta implementálják. A hardvert és a szoftvert a vállalat saját szervereire vásárolják és telepítik, és a rendszert a vállalat tartja karban és frissíti.
• Cloud: A felhő bevezetésekor a rendszer az interneten keresztül fut, jellemzően egy harmadik fél szolgáltató tulajdonában és támogatásával. A vállalkozások előfizetnek a szolgáltatásra – egy licencmodell, amelyet szolgáltatásként használt szoftvernek (SaaS) neveznek.
• Hibrid: Ebben a modellben az on-premise bevezetés és a felhő elemei kombinálhatók hibrid felhő létrehozásához. Ez biztosítja a vállalat számára a végső rugalmasságot, de jelentősen nagyobb informatikai részvételt igényel.

Mely telepítési opciókat hasonlítja össze?

Mindkét rendszer ERP-költségének kiszámítása

A munkalap ezen szakasza a meglévő régi ERP-rendszer és az új csererendszer teljes működési költségének (TCO) kiszámítására szolgál. A beruházásoknak jellemzően négy területe van:

• Infrastruktúra
• Szoftverek
• Bevezetés
• Folyamatos személyzeti költségek

A kezdeti projektindoklás érdekében meg kell becsülni ezeket a költségeket (mielőtt elindulna a javaslatokhoz és az ajánlatokhoz). Az itt felsorolt tételek nagy része vagy többsége bekerülhet a csomagajánlatba, de várhatóan további szolgáltatásokat, képzést, hardvert és szoftvert fizet a munka elvégzéséhez.

A növekedési és támogatási költségek jelentősen magasabbak lesznek, ha a meglévő rendszer régi, a fejlesztő nem támogatja jól, vagy ha „lefelé irányuló”, azaz nem naprakész a fejlesztői javításokkal és kiadásokkal.

ERP infrastruktúra-költségek

A kezdeti költségeken kívül becsülje meg a kezdeti vásárláson túli korszerűsítések és terjeszkedés költségét. Mivel ez egy időorientált becslés – az összes költség replikálódik (és eszkalálódik) az életciklus öt évére (legalább) – helyezze el ezeket a frissítési és bővítési költségeket a következő években, mivel nem valószínű, hogy az első évben vagy így tovább kell fejlesztenie vagy bővítenie.

• Kezdeti hardver: például a számítógépek, szerverek, nyomtatók beszerzési vagy lízingköltsége. Az összehasonlítási táblázatban ezt a kiadást már el kellett volna költeni a „régi rendszerre”.
• Folyamatban lévő korszerűsítések és karbantartás: a fenti infrastruktúra folyamatos költségei. Az SaaS-nél nem, vagy csak alacsony lesz az infrastruktúra-karbantartási költség.
• Rendszerszoftver licenc: Tartalmazza például az operációs rendszert, az adatbázist, a segédprogramokat.
• Rendszerszoftver frissítések és karbantartás: A fenti rendszerszoftverek folyamatos költségei. Az SaaS-nél nem, vagy csak alacsony infrastruktúra-karbantartási költségekkel kell számolni.
• Hálózati berendezések és díjak: A hálózati berendezések és szolgáltatások kezdeti költségvetése.
• Felhasználói eszközök: A különböző számítógépek, táblagépek, szkennerek stb. megvásárlásának, cseréjének és karbantartásának költsége.
• Infrastrukturális létesítmények díjai: A tér és a közművek számított költségei, például, amelyekre a rendszernek szüksége van.

ERP szoftverköltségek – üzleti és termelékenységi alkalmazások

Itt a kezdeti vásárláson túli korszerűsítések és terjeszkedés költségét szeretné fedezni. Az éves díjak idővel emelkedhetnek, amikor a beszállító árképzési stratégiájától függően további felhasználókat vagy alkalmazásokat adnak hozzá.

• Folyamatos licencdíj kezdeti költsége: Előzetes költségek, különösen az on-premise, valamint néhány hosztolt és hibrid licencelési opció esetében. Ezt már elköltötték a régi rendszerre.
• Folyamatos licencdíj: Ez magában foglalja a frissítéseket és a támogatás bizonyos szintjét. Egy ERP-rendszer esetében ez általában az éves listaár 16-20%-a. Évente 20%-nál a licencet ötévente „visszavásárolják”.
• Éves előfizetés (SaaS): A felhőalapú alkalmazásokhoz ajánlott vagy becsült éves előfizetési költségeket használjon.
• Éves karbantartási díjak (SaaS): A szoftveren máshol nem szereplő további támogatási díjakra lesz szükség. Az előfizetés a legtöbb SaaS szoftver karbantartási díjat tartalmazza.

ERP bevezetési költségek

Ezután meg kell becsülnie mind a kezdeti rendszer, mind az ötéves időszak tervezett frissítéseinek implementálásának költségeit. A legtöbb szoftverbeszállítónak egy vagy két fő kiadása van egy év alatt. Minden kiadás valójában egy mini implementáció. Először is a projektcsapatnak át kell tekintenie a kiadást, hogy megállapíthassa az aktuális üzleti folyamatra gyakorolt általános hatást. Ezután betöltik és tesztelik a release-t. Az éles indulás előtt a felhasználóknak megfelelő képzésben kell részesülniük az új szoftverről. A mérlegelendő lehetséges költségek közé tartoznak a következők:

• A projektcsapat létszáma: A tervezett idő tényezője (beleértve a túlórát is) az informatikai személyzet és a felhasználók számára.
• Tanácsadási díjak: Határozza meg a kezdeti segítséget, amelyre szüksége lehet, azon túl, amit a beszállító magában foglal.
• Adatkonvertálás, -bemenet és -tesztelés: Személyzet vagy ideiglenes adatok használata az adatbevitelhez, teszteléshez vagy bármilyen más alapvető feladathoz, amelyet le kell fednie. (Ez gyakran költségkeret alatt áll, ami adatminőségi problémákhoz vezethet.)
• Felhasználói oktatás és képzés: Néhány kezdeti végfelhasználói képzést a beszállító fog tartalmazni, de a rendszer minél jobb kihasználása érdekében erősen ajánlott a továbbképzés.

Folyamatban lévő ERP személyzeti költségek

Becsülje meg az új ERP üzleti rendszer működőképességének „normál” működési költségeit. A folyamatban lévő (ismétlődő) költségek mérlegelésekor legyen a lehető legreálisabb, és tartalmazzon észszerű elvárást az évről évre történő eszkalációra vagy inflációra vonatkozóan. A főbb tételek a belső informatikai személyzet és a tanácsadók idejének és kiadásainak ötvözete, mint például:

• Infrastruktúra-támogatási költségek: Ez a támogatás tervezett idejét fedi le azon túl, amit a szállító ajánlása tartalmaz. Az SaaS esetében vagy nem merülnek fel infrastrukturális karbantartási költségek vagy minimális költségek.
• Biztonsági mentés és katasztrófa utáni helyreállítás: Tartalmazza a kiszervezett vagy házon belüli gyakorlatokat.
• Hálózat- és eszköztámogatás: Becsült támogatás szükséges például a hálózathoz, a számítógéphez és a mobilhoz.
• Periodikus hibajavítások: Ez az informatikai személyzet számára a hibajavítások folyamának alkalmazása.
• Szoftverintegrációk: A szoftvertermékek frissítésével elvárható a rendszeres karbantartás.
• Szoftvertestreszabások: Frissítve vagy újra alkalmazva a szoftverkiadási ciklusokban.
• A felhasználó mobileszköz-támogatása: Az alkalmazásfejlesztéshez és -támogatáshoz szükséges ráfordítás.

A régi ERP és az új ERP-rendszer összköltségének meghatározása

A fenti négy táblából vigye át az egyes beruházási területek teljes összegét, valamint az új rendszerköltségek részösszegeit az alábbi táblába. Mostantól láthatja az új rendszerbe való belépés teljes megtakarítását vagy többletköltségeit. Várható negatív és pozitív részösszegek keveréke az „5 éves különbözethez”.

Mi a teendő ezzel az információval?

• Ha a teljes „5 éves eltérés” pozitív, az azt jelenti, hogy költségesebb karbantartani a régi rendszert, majd lecserélni. Ez az összeg közvetlen előny , és hozzá kell adni a 8. táblázathoz: Az ERP előnyök összefoglalása (lent).
• Ha a teljes „5 éves eltérés” negatív, az azt jelenti, hogy az új rendszer implementálása drágább lesz, mint a meglévő rendszer karbantartása. A további juttatások a következő szakaszban kerülnek bemutatásra.
• Az új rendszer 5 éves költségeinek összege az alábbiakban a megtérülés számításakor „befektetésként”kerül felhasználásra.

2. Becsülje meg az ERP előnyeit

Ha az új rendszer ötéves költsége több, mint a régi rendszer fenntartásának költsége, akkor elegendő további előnyre lesz szüksége ahhoz, hogy indokolja a változtatást – különben miért hajtsa végre a váltást?

Például, ha az új ERP-re való frissítés eredményeként több bevételre és magasabb árrésre számít – vagy ha a rendszer több értéket és magasabb szintű ügyféltámogatást fog nyújtani – ezek az előnyök segíthetnek racionalizálni az új ERP-re való frissítést.

Az új rendszer néhány előnye természeténél fogva kissé nehezebb elkülöníteni és hozzárendelni az új rendszert, de megéri az erre irányuló erőfeszítést. A legtöbb esetben rengeteg közvetlen haszna lesz, ami több, mint ami indokolja az új rendszer bevezetését. A közvetett előnyök dokumentálása és becslése azonban segít a projekttervezésben, a prioritások meghatározásában és az ERP bevezetés eredményeinek mérésében a szervezeten belül. Még ha nem is tud pénzbeli értéket rendelni ezekhez az előnyökhöz, akkor is sorolja fel őket a megtérülés munkalapon és a projekttervben.

ERP juttatási példák

Ennél a munkalapnál öt fejlesztendő területre osztottuk az ERP minta előnyöket:

• Az emberek termelékenysége
• Döntéshozatal
• Pénzügy és számvitel
• Műveletek
• Üzleti technológia

Az alábbi listák az előnyök mintái. Sokkal több lesz, amit Ön és csapata fel fog tárni, amikor áttekinti az ügyfélsikertörténeteket, elemzői jelentéseket, üzleti követelményeket, szoftveropciókat és új technológiát. Sorolja fel a lehetséges előnyöket, és rögzítsen kezdeti becsléseket a folyamatfejlesztésekre és azok pénzügyi értékére vonatkozóan.

Az emberek termelékenysége

• Támogatja a mobileszközöket, hogy bárhol és bármikor dolgozhasson.
• Javítsa az adatbevitel hatékonyságát és pontosságát a kínos eljárások és a nem „felhasználóbarát”, régebbi ERP-rendszerekhez kapcsolódó lassú rendszerválasz miatt.
• Csökkentse a termelékenységhez szükséges időt egy szerepalapú, modern felhasználói felülettel (UI), amely csökkenti a felhasználók üzembe helyezéséhez és működtetéséhez szükséges képzési időt.
• Ellenőrzött, menedzselt környezet kialakításában, hogy csökkentse a változékonyságot a standard folyamatokkal.

Döntéshozatal

• A rendszerek konszolidálása az adatpontatlanságok csökkentése és a redundáns adatok kiküszöbölése érdekében.
• Központosítsa és kezelje az információkat (az igazság egyetlen forrása), hogy hatékonyabbá tegye a vállalaton belüli kommunikációt, és segítsen elkerülni a félreértéseket és a zavarokat.
• Hozzáférés a Big Data-hoz modern elemzési eszközökkel, hogy elemzéseket biztosítson a jobb döntéshozatalhoz.
• Felhasználóbarát eszközök, például riasztások és irányítópultok biztosítása a gyors és pontos önkiszolgáló lekérdezések lehetővé tételéhez.

Pénzügy és számvitel

• Egyszerűsítse a pénzügyi és számviteli folyamatokat a vállalaton belül.
• Gyorsítsa fel a havi zárásokat, és javítsa a pénzügyi beszámolók pontosságát.
• A kintlévőségek futamidejének (DSO) csökkentésével javíthatja a vevőkönyvelést.
• Csökkentse az auditok stresszét, mert az adatok rendszerezettek és könnyen elérhetők, valamint pontosak és hiánytalanok.
• A szabályozásnak való megfelelés elősegítése.

Műveletek

• Javítsa a vállalat egészére kiterjedő üzleti műveleteket és modernizálja az elavult folyamatokat.
• Integrálja az e-kereskedelmet a vevő- és rendeléskezelésbe.
• Csökkentse a működési munkaerőköltségeket jobb tervezési rendszerek segítségével.
• Növelje a vevői elégedettséget a fix termékkel vagy a szállítás dátumával az ajánlat időpontjában.
• A beszerzés proaktívvá és kontrollálttá válásának elősegítése ahelyett, hogy kaotikus lenne, és a gyorsításra támaszkodna.
• Csökkentse a készletet a hiányok, hátralékok vagy ügyfélcsalódások előfordulásának növelése nélkül a jobb készlettervezés és -ellenőrzés révén.

Üzleti technológia

• Cserélje le az elavult infrastruktúrát a vállalkozás helyreállítására.
• Javítsa a különböző részlegek üzleti rendszerei közötti interakciót.
• Konszolidálja az önálló örökölt alkalmazásokat, és csökkentse az Excel táblázatok és a manuális megkerülő megoldások használatát.
• Hozzáférés olyan új technológiákhoz, mint a mesterséges intelligencia (AI), a gépi tanulás és a dolgok internete (IoT).
• Nyújtson utat a skálázhatóság felé olyan modern rendszerekkel, amelyek úgy lettek kialakítva, hogy növekedjenek, ahogy egy vállalat növekszik.
• Erősítse meg az adatbiztonságot naprakész rendszerekkel és kontrollokkal.
• Csökkentse a szállító által már nem támogatott örökölt rendszerek támogatásának keresésével kapcsolatos problémát.

Az ERP-fejlesztések dokumentálása

Az alábbi munkalap mintaként szolgál a folyamatfejlesztésre és azok pénzügyi értékére vonatkozó megfigyelések és becslések dokumentálására. Ne felejtse el kitölteni az egyes oszlopokat a saját táblázatában.

• Hozzon létre egy munkalapot a fent felsorolt öt fejlesztési területhez.
• Rögzítse az egyes folyamatok alatt, amelyek javulni fognak.
• Becsülje meg az éves közvetlen és közvetett összegeket.
• Kiszámítja az ötéves összértéket.
• Adja meg a juttatást akkor is, ha a dollár összege nem határozható meg.

Azonosítsa a szervezet egyes részlegeinek közvetlen és közvetett előnyeit. A következőkben a pénzügyi és számviteli juttatásokra mutatunk példát. A szervezet minden részlegéhez szüksége lesz egy ehhez hasonló táblázatra.

Az ERP összes előnyének összegzése

Ha az összes fejlesztési területet figyelembe vették, adja hozzá az egyes részlegek ötéves összértékét a teljes előny meghatározásához.

Továbbá, ha azt tapasztalja, hogy a 6. táblából származó „Teljes 5 éves eltérés” pozitív volt az rendszerben, akkor egyértelműen drágább lesz karbantartani a régi rendszert, majd lecseréli azt. A megtakarítások összege közvetlen juttatási összeg, amelyet hozzá kell adni a 6. sor alábbi táblázatához. Ha ez a szám negatív volt (az új rendszer többe kerül a meglévőnél), akkor a 6. sorban adjon meg egy nullát (0).

3. ERP ROI kiszámítása

Ehhez a fázishoz nem lesz szüksége táblázatra.

Ezen a ponton minden olyan információval rendelkeznie kell, amelyre szüksége van ahhoz, hogy kiszámítsa ERP befektetésének megtérülését a következő képlet segítségével:

ROI = (juttatások – befektetés)/befektetés

Itt találja az információkat:

• A „Befektetés” az „Új rendszer 5 éves összköltsége”, amely az ERP költségek összegzése 6. táblázatbólszármazó teljes összeg.
• Az „Előnyök” a 8. táblázatban szereplő „Összes ERP projektelőny”: az ERP előnyök összefoglalása

A legtöbb esetben az előny nagyobb lesz, mint a beruházás, és a végeredmény egy 1-nél nagyobb arány lesz.

Például, ha az ötéves juttatás 2 000 000 USD, az ötéves befektetés pedig 575.000 dollár, akkor az arány 2 000 000 USD – 57 000 USD / 575,000 $ = 2,479, ami 2,5.

Szorozza meg ezt az arányt 100-zal, hogy megkapja az ERP-rendszer frissítéséből származó megtérülési százalékot. Példánkban a 2,5 arány 250%-os megtérülést jelent.

A következő lépés

Ha az előnyök és a megtérülés megalapozottak, a következő lépés az, hogy növeljük az erőfeszítést, hogy illeszkedjen a vállalat tervezési és költségkeret-tervezési folyamatához. Mivel a szoftver mind a működési, mind a beruházási költségvetést érinti, előfordulhat, hogy több érdekelt felet kell bevonnia.

• Kommunikáljon a becsléseket létrehozó szponzorálási vezetőkkel és csoporttagokkal.
• Támogató értékesítési, költség- és egyéb dokumentáció rendelkezésre bocsátása.
• Konkrét forgalmi- és költségprognózisok létrehozása év szerint.
• Készítse elő a pénzügyi elemzési adatokat a tulajdonlási összköltséghez (TCO), a visszafizetési periódushoz és más számításokhoz.