Mitä on hankinta? Kattava opas

Hankintatoimintoa pidetään usein itsestäänselvyytenä – kunnes jokin estää sen. Vastuu yrityksen pyörien liikkeestä, hankinta varmistaa, että oikeat materiaalit ja tarvikkeet ovat tarvittaessa saatavilla. Hankintoja ei yleensä pidetä strategisena tieteenalana – tähän asti.

Kustannusten hillitseminen on edelleen etusijalla, erityisesti kun otetaan huomioon inflaatio ja toimituskustannusten nousu. Kustannusten valvonta on kuitenkin vain yksi hankintoihin nykyisin kohdistuvista paineista. Hankinnan on jollakin tavalla tuettava toimitusketjun häiriönsietokykyä, vaikka ilmastotapahtumat tai muut häiriöt haittaavat toimitusta. Tarve hankkia kestäviä tavaroita ja noudattaa laajenevia sääntelyvaatimuksia merkitsee sitä, että yritysten on lisättävä hankintaprosesseihinsa ylimääräinen tiedonkeruu- ja valvontakerros. Lisää geopoliittisia paineita ja riskejä yhtälöön – mistä seuraa aineellinen niukkuus – ja hankinnat ovat yhtäkkiä myrskyn silmässä.

Nykyisin hankintajohtajan (CPO) rooli ei ole enää back-office -toiminto, joka koskee pääasiassa kustannusten vähentämistä ja säännösten noudattamista.

Hankinnan määritys

Hankinta on elintärkeä liiketoiminta, joka vastaa kaikkien organisaation tarvitsemien tavaroiden ja palveluiden turvaamisesta. Valmistusyrityksille toimitusten saatavuus on erityisen tärkeää, koska valmistuotteiden luominen ilman tarvittavia materiaaleja on mahdotonta. Hankintaviranomaisten on oltava yhteydessä sisäisiin sidosryhmiin kootakseen ennusteet ja vaatimukset ja hankkiakseen parhaat toimittajat parhaaseen hintaan.

Tarjonta- ja kuljetustietoja tallentavien papyruskääröiden ansiosta hankintatoiminto voidaan jäljittää takaisin pyramidien rakentamiseen. Ajan myötä hankinnat ovat kokeneet lukuisia muutoksia, jotka ovat kehittyneet yksinkertaisesta kirjanpitotehtävästä tieteenalaan, joka vaatii strategista ajattelua ja neuvotteluja.

Teollisen vallankumouksen aikana hankintojen merkitys kasvoi, kun raaka-aineiden hankinnassa, hankinnassa ja kuljetuksessa tarvittiin kiihtyviä valmistustoimintoja. 1900-luvun puolivälissä, kun talous oli kukoistunut, mahdollisuudet ja kilpailutus auttoivat määrittelemään käytäntöä uudelleen. Henkilöitä koulutettiin toimitusketjun johtamisen eri osa-alueilla, ja he saivat ammattiaseman. Hankintaa pidettiin pikemminkin hallinnollisena kuin toimihenkilönä.

Tänään hankinnat käyvät jälleen läpi dramaattisen muutoksen – joka on luultavasti yhtä merkittävä kuin mikään aiemmista muutoksista.

Miksi hankinnat ovat nykyään niin tärkeitä liiketoiminnassa?

Se, mikä on ollut tukitoimintojen hallintatoiminto, on nyt keskeinen vaihe – strateginen kumppani monimutkaisissa C-Suite-strategiapäätöksissä.

Hankinnassa hallitaan myös suurta osaa yrityksen kustannuksista – joidenkin arvioiden mukaan 40–80 prosenttia – joten se on olennainen budjettinäkökohtien kannalta. Tehokkaat hankintakäytännöt lisäävät kuitenkin myös riskien arviointia, toimittajien valvontaa ja arvonluontimahdollisuuksia toimitusketjussa.

Tässä muutamia keskeisiä tapoja, joilla hankinnat ovat tärkeitä liiketoiminnassa:

• Kustannussäästöt: Hankinta on ensimmäinen puolustuslinja, jolla voidaan alentaa kustannuksia ja vakauttaa liiketoiminnan kassavirtaa, mikä vaikuttaa voittomarginaaleihin ja tulokseen. Kilpailukykyiset tuotteiden kilpailutus- ja sopimusneuvottelut voivat tuottaa merkittäviä kustannussäästöjä. Lisäksi hankintaprosessien virtaviivaistamisella voi olla todellista vaikutusta taloudellisiin tuloksiin.
• Laatu: Oikeiden raaka-aineiden hankkiminen oikeaan aikaan on erittäin tärkeää korkealaatuisten tuotteiden valmistuksen kannalta. Laatu kattaa hankintaprosessin kaikki osa-alueet, sillä materiaalien ja toimittajien valinta vaikuttaa suoraan tuotteiden ja palveluiden laatuun. Laadun priorisointi on avainasemassa maineeseen, tuotantoon ja oikeudellisiin huolenaiheisiin liittyvien riskien lieventämisessä.
• Tavoitteiden linjaus: Strateginen kilpailutus kohdistaa hankinnan ostot yrityksen tavoitteisiin. Jos esimerkiksi ketteryyden ja joustavuuden parantaminen on liiketoimintasi ydinarvo, näiden tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat työkalut tulisi integroida hankintaprosessiin. Yksityiskohtainen markkina-analyysi ja sisäiset vaatimuksesi voivat auttaa tunnistamaan toimittajat, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi.
• Riskien vähentäminen: Riskiä voi esiintyä hankintaprosessin kaikissa vaiheissa – epätarveanalyysista toimittajan toimitusongelmiin. Lisäriskejä aiheuttavat tehottomat toimet, jotka liittyvät vaatimustenmukaisuusvelvoitteisiin, epäselviin eettisiin normeihin, säähän liittyviin poikkeamiin, maailmanlaajuisiin häiriöihin ja vastaaviin haasteisiin. Nykyiset teknologiapohjaiset hankintaprosessit voivat tarjota näkyvyyttä, jota tarvitaan riskien ennakoivaan tunnistamiseen, arviointiin ja lieventämiseen.
• Kestävä kehitys ja etiikka: Hankintaryhmän on noudatettava yrityksensä arvoja, jotka liittyvät ympäristövaikutuksiin, eettiseen hankintaan, ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintoon (ESG) liittyviin sitoumuksiin, jotta voidaan varmistaa vaatimustenmukaisuus ja suojautua riskeiltä, maineen vahingoilta ja tarpeettomilta kuluilta. Kestävän hankinnan ja vaatimustenmukaisuuden hallinta on hankintatoiminnon keskeinen vastuu.

Hankinnan riskienhallinta on ensiarvoisen tärkeää

Tutki tuloksia uudesta tutkimuksesta, joka koskee riskienhallintaa ja resilienssiä hankintatoiminnoissa.

Lisätietoja

Hankintojen hallinnan tyypit

Hankintoja on neljää päätyyppiä:

1. Suora hankinta: Hankitaan kaikki, mikä tukee suoraan yrityksen myymien tavaroiden tuotantoa, mukaan lukien raaka-aineet, komponentit, osat, palvelut ja tukkukaupan tuotteet. Nämä kaikki vaikuttavat liikevaihtoon, kasvuun ja maineeseen, joten toimittajasuhteet ovat ratkaisevan tärkeitä suorassa hankinnassa.
2. Epäsuora hankinta: Kaikki, joka ei liity suoraan tuotantoon, mukaan lukien materiaalit, tavarat ja palvelut sisäiseen käyttöön ja päivittäiseen liiketoimintaan, kuuluu epäsuoran hankinnan piiriin. Tämä sisältää esimerkiksi toimistotarvikkeet, apuvälineet ja matkakulut.
3. Tavaroiden hankinta: Sekä suora että epäsuora hankinta voi kuulua tavarahankintaan, johon kuuluu minkä tahansa aineellisen esineen hankinta, olipa se sitten valmis tai keskeneräinen – kaikki laitteista raaka-aineisiin ja toimistotuoleihin.
4. Palvelujen hankinta: Asiantuntijapalvelut, ihmislähtöiset palvelut, kuten konsultit, virastot, asianajotoimistot, ulkoistetut tietotekniikkapalvelut, turvallisuuspalvelut, ohjelmistojen toimitus palveluna (SaaS) ja tilojen korjaus kuuluvat kaikki palvelujen hankintaan. Ne ovat tarpeen työnkulun tehostamiseksi ja mahdollisten työvoimavajeiden korjaamiseksi.

12 vaihetta hankintaprosessissa

Hankintaprosessi voi vaihdella yrityksittäin, mutta se sisältää yleensä seuraavat 12 vaihetta:

1. Tarpeiden tunnistaminen: Hankintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan tietyt materiaalit, tuotteet, ohjelmistot tai palvelut, joita tarvitaan puutteiden, uusien projektien tai säännöllisten operatiivisten vaatimusten vuoksi. Tämä vaihe sisältää kysynnän suunnittelun ja ennustamisen.

2. Lähdetoimittajat: Liiketoimintatarpeisiisi parhaiten soveltuvien toimittajien tutkiminen ja arviointi tapahtuu hankintaprosessin alkuvaiheessa. Vaihtoehtoisten toimittajien kehittäminen voi auttaa riskien hallinnassa tarjoamalla vaihtoehtoja puutteiden tai häiriöiden varalta.

3. Hankintaehdotuksen lähettäminen: Hankintaehdotuksen lähettäminen määritysten, kuten hinnan, aikavälin ja määrän, sisäiseen tarkistukseen ja hyväksyntään käynnistää ostoprosessin.

4. Arvioi ja valitse toimittajia: Parhaan toimittajan valitseminen tarjouskilpailuprosessin avulla, kuten tarjouspyynnön (RFP), hintatarjouspyynnön (RFQ), sähköisen huutokaupan tai "kolmen tarjouksen ja oston" avulla, sisältää toimittajien arvioimisen kustannuksista, laadusta, maineesta, luotettavuudesta, nopeudesta ja kestävyydestä.

5. Neuvottele hinta ja ehdot: Kun toimittaja on valittu, hankintatiimi neuvottelee eri ostoehdoista, kuten hinnasta, määrästä, toimitusaikatauluista ja maksuehdoista.

6. Luo ostotilaus: kun toimittaja on valittu ja ehdot on viimeistelty, yritys lähettää toimittajalle muodollisen ostotilauksen, jossa on yksityiskohtaiset tiedot tilaukseen sisältyvistä tavaroista, palveluista ja ehdoista.

7. Tavaroiden vastaanotto ja laadun tarkistaminen: Kun tavarat on vastaanotettu, seuraava vaihe on varmistaa, että niiden laatu ja määrä vastaavat tilattua tuotetta tarkastamalla ne huolellisesti vaurioiden tai virheiden varalta.

8. Käsittele lasku ja täytä maksuehdot: Kun tavaroiden toimitus on vahvistettu, määrä ja laaduntarkastus on läpäisty, toimittajan lasku voidaan käsitellä ostoreskontran (AP) kautta oikea-aikaisen maksun varmistamiseksi. Sopimusehdoista riippuen voidaan soveltaa ennakkomaksualennuksia ja käyttää erilaisia maksutapoja.

9. Luo ja hallitse hyviä toimittajasuhteita: on strategista, että hankintatiimi rakentaa positiivisia jatkuvia suhteita toimittajiin. Etuja ovat toimittajien parempi suorituskyky, ehdot, alennukset, yhteistyö ja luotettavuus.

10. Sopimusten hallinnointi: Hankintasopimusten hallinta kattaa sopimusten valvonnan, vaatimustenmukaisuuden varmistamisen ja ehtojen uudelleenneuvottelun tarpeen mukaan. On tärkeää tunnistaa ja käsitellä mahdollisia ongelmia, varmistaa, että neuvotellut säästöt toteutuvat – ja saavuttaa tavoitteesi.

11. Riskien hallinta: Osana sitä, mikä tekee hankintatiimistä organisaation sisäisen, on niiden rooli riskienhallinnassa. On olennaisen tärkeää ennakoida ja hallita mahdollisia ongelmia, kuten pulaa, toimitusketjun häiriöitä ja niiden lieventämiseen tähtääviä toimenpiteitä. Sääntelyn ja vaatimusten lisäksi – ja noudattamatta jättämisen uhan havaitseminen – on myös olennainen osa riskien hallintaa.

12. Tarkista ja analysoi: Tämä viimeinen vaihe hankintaprosessissa on käynnissä. Hankinnan avaintunnuslukujen tarkistaminen ja analysointi aukkojen tunnistamiseksi ja uusien säästöjen ja riskien vähentämisen mahdollisuuksien löytämiseksi on liiketoiminnan menestyksen kannalta avainasemassa.

Nämä 12 vaihetta ajatellaan yleisesti hankinnan elinkaarena – tehtävien päällekkäisyyksien ja prosessin jatkuessa. Onnistunut hankinnan elinkaari edellyttää integrointia muihin keskeisiin liiketoiminta-alueisiin, kuten budjetointiin, ennustamiseen ja toimitusketjun hallintaan.

Hankinta verrattuna ostoihin ja muihin liittyviin asianohjauksiin

Monet organisaatiot käyttävät termejä "hankinta", "osto", "hankinta" ja "toimitusketjun hallinta" keskenään, mutta ne eivät ole sama asia. Näin ne eroavat toisistaan:

Hankinta vs. osto: Osto on se osa hankintaprosessia, joka keskittyy tapahtumiin. Se sisältää neuvottelut, tuotteiden tilaamisen, tavaroiden ja palvelujen vastaanottamisen ja maksujen lähettämisen. Osto on keskeinen osa hankintaa, mutta koko hankintaprosessi on paljon laajempi.

Hankinta vs. hankintalähteen määritys: Hankintalähteen määritys on olennainen osa koko hankintaprosessia, joka kattaa tarpeiden tunnistamisen, toimittajien löytämisen, hankintaehdotusten laatimisen, toimittajien arvioinnin ja valinnan sekä hintojen ja ehtojen neuvottelemisen. Kilpailutusvaiheessa voidaan luoda vahvoja toimittajasuhteita.

Hankinta vs. toimitusketjun hallinta: Hankinta on osa koko toimitusketjun hallintaprosessia, joka keskittyy tuotteiden valmistamiseen ja sisäisten toimintojen ylläpitoon tarvittavien tavaroiden ja palvelujen hankintaan. Hankinta on dynaamisesti vuorovaikutuksessa muiden toimitusketjun segmenttien, kuten logistiikan, varastonohjauksen ja kysynnän suunnittelun, kanssa.

Kestävä hankintajohtaminen

Kestävä hankinta, joka integroi ESG-kriteerit hankintakäytäntöihin ja päätöksentekoon, ei ole pelkkä hankintatrendi vaan kriittinen pohdinta.

Kestävän hankinnan haasteita ovat toimitusketjun monimutkaisuus ja läpinäkyvyys, suorituskyvyn mittaaminen, standardien noudattamisen varmistaminen ja valmiuksien kehittäminen. Vähäpäästöisiä materiaaleja, kuten vihreää terästä sekä kierrätettyä alumiinia ja muovia, on jo vaikea hankkia, ja se vain vaikeutuu. Lisäksi asiakkaat haluavat yhä enemmän ostaa brändeiltä, jotka voivat todistaa kestävän kehityksen mukaiset bona fides -tuotteensa, mikä tekee kestävästä hankinnasta olennaista liiketoiminnalle.

Otetaan vain yksi kestävän kehityksen mukaisten hankintojen osa-alue – toimitusketjun päästöjen vähentäminen. Prosessi voi kestää vuosia, joten siirtymän aloittaminen nyt asettaa yritykset olemaan kilpailukykyisempiä ja selviytymiskykyisempiä tulevaisuudessa.

Tässä muutamia esimerkkejä kestävistä hankinnoista:

• Vihreä hankinta tai vihreä hankinta: Vihreään hankintaan kuuluu sellaisten tuotteiden ja palvelujen strateginen ostaminen, joiden ympäristövaikutukset ovat pienemmät. Ympäristöystävällisiin hankintoihin kuuluu kertakäyttöisten muovien ja muiden kertakäyttöisten tuotteiden poistaminen, kierrätettyjen tai kierrätettyjen raaka-aineiden käyttö sekä puhtaan teknologian tai polttoaineen käyttöönotto. Vihreät hankinnat voivat vähentää tuotantokustannuksia, edistää yrityksen sosiaalisen vastuun aloitteita ja jopa lisätä myyntiä vetoamalla ympäristötietoisiin kuluttajiin.
• Eettisesti hankitut materiaalit: Kestävä hankinta perustuu eettiseen hankintaan. Tämä tarkoittaa tuotteiden ostamista yrityksiltä, jotka takaavat toimeentulopalkan, tarjoavat hyvät työolot, eivät harjoita lapsityövoimaa, antavat positiivista panosta yhteisöille, joihin he kuuluvat, ja täyttävät muut eettiset normit.
• Hiilijalanjäljen ja energiankulutuksen vähentäminen: Hiilipäästöjen ja energiankulutuksen vähentäminen ei tarkoita pelkästään tehtaiden ja kuljetusten päivittäisestä toiminnasta aiheutuvien päästöjen vähentämistä vaan myös päästöjen vähentämistä koko toimitusketjussa.

Tekoäly hankinnassa: älykkäämpi automatisointi ja analytiikka

Tekoäly hankinnoissa voi automatisoida ja virtaviivaistaa monimutkaisia tehtäviä, kuten menoanalyysia, sopimusten hallintaa, strategista kilpailutusta ja vaatimustenmukaisuuden hallintaa. Se voi myös tukea älykkäämpää analytiikkaa ja päätöksentekoa, auttaa sinua havaitsemaan mahdollisuuksia, mahdollisia kustannussäästöjä ja poikkeamia sekä helpottaa uusien toimittajien tunnistamista – samalla kun se auttaa poistamaan hankintapetoksia ja vähentämään virheitä.

Tekoälyn avulla voidaan myös luoda liiketoiminnan arvoa purkamalla sitä, mitä liiketoiminta todella tarvitsee, haastamalla vakiintuneita prosesseja, hyödyntämällä tietoa uusista referenssipaikoista ja suunnittelemalla toimitusketju uusilla ja erilaisilla tavoilla.

Generatiivisella tekoälyllä on myös valtavat mahdollisuudet hankintaan. Sen kyky automatisoida tehtäviä, tarjota tietoja ja parantaa läpinäkyvyyttä tukee tehokkuutta, tuottavuutta ja parempaa toimittajien valintaa ja hallintaa. Generatiivinen tekoäly voi myös auttaa pienentämään riskejä ja vähentämään menoja.

Tekoälyn käyttäminen hankinnan tukemiseen parempien päätösten tekemisessä, uusien mahdollisuuksien tunnistamisessa, tehtävien automatisoinnissa ja operatiivisen tehokkuuden parantamisessa tarkoittaa, että hankintatiimisi voi keskittyä siihen, missä heidän inhimillinen asiantuntemuksensa on arvokkainta.

Tekoäly hankinnassa: kattava opas

Tekoäly tuo jännittäviä uusia mahdollisuuksia ja muuttaa pitkään vakiintuneita prosesseja ja käytäntöjä hankinnoissa.

Lue opas

Mitä etsiä hankintaohjelmistosta

Kun valitset hankintaohjelmiston, priorisoi työkalut, jotka paitsi digitalisoivat ja virtaviivaistavat hankintaprosesseja myös parantavat strategista päätöksentekoa. Ihanteellisella ohjelmistolla tulisi olla vankka pilvipohjainen infrastruktuuri ja tekoälyominaisuudet, mikä yksinkertaistaa monimutkaisia hankintatehtäviä. Olennaisia ominaisuuksia ovat saumaton integrointi olemassa oleviin talous- ja toimitusketjujärjestelmiin, käyttäjäystävälliset käyttöliittymät ja kattavat analyysit kattavaa menoanalyysia varten.

Valitse ratkaisut, jotka tarjoavat reaaliaikaisia tietoja ja raportointia, mikä helpottaa hankintatoimintojen ennakoivaa hallintaa. Varmista, että ohjelmisto on skaalautuva, kykenevä kehittymään yrityksesi mukana ja että se edistää aktiivisesti yrityksesi kasvupolkua.

Usein esitetyt kysymykset