Menoanalyysi: perimmäinen opas

Nykypäivän huimaavan kilpailun ja salamannopean muutoksen maailmassa sinulla voi olla vain hetkiä tarttua tilaisuuteen tai havaita riski, joka voi olla pelinvaihtaja yrityksellesi. Jotta voit tehdä nopeasti ja nopeasti liiketoimintaa koskevia päätöksiä, tarvitset itseluottamusta – sinun on tunnettava, että sinulla on luotettava intel, joka auttaa sinua ja antaa sinulle selkeän kuvan tilanteestasi. Tässä on menoanalyysin prosessi sekä sitä tukevat menoanalyysityökalut ja -menetelmät.

Sen lisäksi, että menoanalyysi tarjoaa keskeisiä tietoja menoistasi, se tarjoaa myös perustan analyysityökaluille, joiden avulla voidaan ennustaa menomalleja ja tehdä strategisia ennusteita tulevaa suunnittelua varten.

The Economist Groupin tuoreen raportin mukaan noin kolmannes C-sviittiin vastanneista mainitsi kuluanalytiikan tulevan vuoden tärkeimpänä prioriteettina. Tehokkaat menoanalyysityökalut, erityisesti ne, jotka sisältävät tekoälyyn perustuvia ominaisuuksia, ovat ratkaisevan tärkeitä nykyaikaisten monimutkaisuuksien löytämiseksi ja liiketoiminta- ja hankintatoimintojen optimoimiseksi.

Tarkastelemalla ja analysoimalla järjestelmällisesti erilaisia tietojoukkoja menoanalyysiratkaisut ja -käytännöt voivat auttaa havaitsemaan tehottomuuden, neuvottelemaan vahvemmasta asemasta ja luomaan parempia suhteita toimittajiisi.

Mikä on menoanalyysi?

Menoanalyysi on dataan perustuva prosessi, jossa kerätään, puhdistetaan, luokitellaan ja analysoidaan monimutkaisia menotietoja. Sen tavoitteena on auttaa sinua saavuttamaan keskeiset tavoitteet, kuten alhaisemmat hankintakustannukset, parempi tehokkuus ja parempi vaatimustenmukaisuus. Sen ytimessä on joitakin kysymyksiä, jotka auttavat sinua ymmärtämään ja optimoimaan menosi:

• Mihin käytämme rahaa?
• Kuinka paljon olemme maksaneet?
• Keneltä ostamme?
• Onko olemassa parempi tapa tehdä tämä?

Historiallisesti menoanalyysi oli työläs ja manuaalinen prosessi. Hankintatiimien piti seuloa toisistaan poikkeavia tietolähteitä ja laskentataulukoita, usein puuttuvia mahdollisuuksia tai riskejä. Onneksi nykyiset tekoälypohjaiset menoanalyysityökalut automatisoivat nämä tehtävät ja tarjoavat tarvittaessa data-analyyseja. Tämä yksinkertaistaa useista lähteistä peräisin olevien tietojen integrointia ja standardointia ja helpottaa tietojen reaaliaikaista analysointia – auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä, jotka parantavat liiketoiminnan tuloksia.

Menoanalyysiprosessi

Vaikka menoanalyysiprosessi voi vaihdella yrityksen ainutlaatuisten tarpeiden ja haasteiden mukaan, se on kuitenkin jäsennelty ja järjestelmällinen yritys, joka luottaa jatkuvasti päivitettävien raporttien ja tietojoukkojen sekä luotettavien analyysien käyttöön. Tyypillinen prosessi toimii seuraavasti:

Tallenna suorien, epäsuorien ja palvelujen menotiedot

Tähän sisältyy tietojen kerääminen yrityksesi eri järjestelmistä, mukaan lukien ERP, ostoreskontrajärjestelmät, sähköisen hankinnan alustat, kulujen hallintajärjestelmät ja liiketoimintayksiköt. Tiedot sekä suorista menoista (kuten tuotantoon tarkoitetuista raaka-aineista) että välillisistä menoista (toimistotarvikkeet ja yleishyödylliset laitokset) on kerättävä kokonaiskuvan saamiseksi organisaation menoista.

Puhdista tiedot, poista kaksoiskappaleet ja täydennä tietoja

Kun tiedot on kerätty, voit puhdistaa ja standardoida ne, jotta ne ovat hyödyllisiä. Tämä sisältää muotojen yhdistämisen, kaksoiskappaleiden poistamisen ja tyhjien kenttien käsittelyn. Sen jälkeen voit täydentää tietoja lisäarvopisteillä, kuten kunkin toimittajan hyvitysnumeroilla.

Luokittele kaikki menotiedot

Puhdistuksen jälkeen tiedot on luokiteltava vakiomenoluokkiin. Tässä askeleessa luodaan looginen taksonomia, joka ryhmittelee samantyyppiset menot, mikä helpottaa analysointia ja hallintaa. Kategorioiden hallinta voi sisältää suorien menojen luokkia, kuten raaka-aineita, ja epäsuoria menokategorioita, kuten IT-palveluja.

Yhdistä ulkoisiin tietoihin

Ulkoisten tietojen integrointi sisäisiin menotietoihin tarjoaa kattavamman analyysin. Modernit ohjelmistoratkaisut tehostavat tätä prosessia mahdollistamalla räätälöidyt tietojen yhdistämiset ja raportit, joiden tulokset eivät olisi olleet mahdollisia menneisyyden manuaalisilla järjestelmillä.

Muunna raakatiedot toimintakelpoisiksi analyyseiksi

Analyysien ja ennakoivan mallinnuksen avulla voit nopeasti ja tarkemmin tunnistaa trendejä, ennustaa tulevia menoja ja löytää mahdollisuuksia kustannussäästöihin.

Tunnista riskit ja mahdollisuudet kustannussäästöihin

Sen jälkeen voit analysoida muunnetut tiedot tunnistaaksesi mahdollisia riskejä, kuten toimittajasidonnaisuuksia tai vaatimustenmukaisuuden ongelmia. Prosessi paljastaa myös mahdollisuuksia alentaa kustannuksia korostamalla tehottomuuteen tai liiallisiin menoihin liittyviä aloja.

Käytä oivalluksia loppukäyttäjien voimaannuttamiseen

Data on tietoa, ja tieto on valtaa. Tänään saatavilla olevat mukautetut tiedot ja raportit voivat tarjota pelimuutosoivalluksia. Mutta viime kädessä ihmisten on kannettava vastuu siitä, että he toimivat. Tässä viimeisessä tärkeässä vaiheessa on tärkeää varmistaa, että jaat (oikeiden tiimien kanssa) löydöksesi ja pääset kriittisiin tietoihin.

Menoanalyysin hyödyt hankinnassa ja koko liiketoiminnassa

Lisääntyneen näkyvyyden ja älykkyyden ansiosta hankintatiimisi voi helpommin hyödyntää seuraavia etuja:

• Alhaisemmat kustannukset: Menoanalyysi korostaa säästömahdollisuuksia ja mahdollisia riskejä, auttaa neuvottelemaan paremmista ehdoista, yhdistämään ostot ja siirtymään kustannustehokkaampiin toimittajiin.
• Parempi riskienhallinta: Menojen analysointi auttaa tunnistamaan liikamaksuja tai malleja, jotka voivat viitata mahdollisiin toimitusketjun haavoittuvuuksiin.
• Parannettu strateginen kilpailutus: Yksityiskohtaiset tiedot menotrendeistä auttavat sinua tekemään nopeampia päätöksiä, neuvottelemaan vahvemmasta asemasta ja sovittamaan strategiset hankintalähteen määritysprosessit paremmin liiketoiminnalle yhteisiin päämääriisi ja tavoitteisiisi.
• Virtaviivaiset hankintaprosessit: Menoanalyysi auttaa tunnistamaan tehottomuutta ja pullonkauloja. Nämä löydökset voivat johtaa prosessien parannuksiin, nopeampiin sykliaikoihin, pienempiin työvoimakustannuksiin ja hankinnan suorituskyvyn paranemiseen kaiken kaikkiaan.
• Parannettu toimittajasuhteiden hallinta (SRM): Voit käyttää tietoja SRM:stä ja toimittajien suorituskyvystä kehittääksesi vahvempia kumppanuuksia ja varmistaaksesi, että toimittajasi täyttävät asettamasi standardit ja odotukset.
• Optimoitu sopimusten hallinta: Analytiikan lisääminen sopimusten hallintaprosessiin auttaa sinua näkemään enemmän kuin hienojakoisen tulostuksen haasteiden ja mahdollisuuksien havaitsemiseksi. Näiden tietojen avulla voit neuvotella parhaista jatkuvista ja pidentämisehdoista koko sopimuksen elinkaaren ajan.
• Suorituskyvyn vertailukyky: Menoanalyysin avulla organisaatiosi voi vertailla suorituskykyä sisäisesti ja suhteessa toimialan standardeihin, tunnistaa parhaat käytännöt, asettaa tavoitteita ja edistää jatkuvaa parantamista.

Menoanalyysin esimerkki

Integroimalla menoanalyysiratkaisuja Power House -vaatemerkki American Eagle Outfitters optimoi menojen näkyvyyden ja vaatimustenmukaisuuden useissa hankintakategorioissa. Tämä mahdollisti nopean pääsyn yksityiskohtaisiin menotietoihin, mikä auttoi yritystä noudattamaan hankintakäytäntöjään korkeatasoisesti. Erityisesti American Eagle Outfitters saavutti johdonmukaisesti 80 prosentin tavoitteen tuottajaorganisaatioiden noudattamisesta, mikä tarkoittaa huomattavia säästöjä.

Lisäksi useiden lähdejärjestelmien integrointi helpotti reaaliaikaista menoanalyysia, jonka avulla American Eagle Outfitters pystyi tunnistamaan kustannussäästömahdollisuudet ja toimimaan niiden mukaan. Integroitujen kuluanalyysiratkaisujen strateginen käyttö vahvisti American Eagle Outfittersin toimittajasuhteita ja paransi kokonaishankintatehokkuutta.

Mitä isännät kuluttavat?

Maverickin menot, joita kutsutaan myös vilpillisiksi menoiksi, tapahtuvat, kun työntekijäsi tekevät hankintoja, jotka ohittavat hankintakäytäntösi. Verkko-ostamisen helppouden ansiosta jopa B2B-tuotteita ja -palveluja voi hankkia yhä enemmän kuka tahansa, jolla on Internet-yhteys. Tämäntyyppiset menot voivat johtaa moniin ongelmiin ja riskeihin, kuten korkeampiin kustannuksiin, näkyvyyden menetykseen, epäluotettavaan laatuun ja mahdollisiin vaatimustenmukaisuusongelmiin, jos ostaja ei noudata lakisääteisiä tai lakisääteisiä vaatimuksia. Se voi myös vahingoittaa suhteitasi ensisijaisiin toimittajiin, jotka eivät välttämättä arvosta sivuun joutumista.

Asettamalla kuluanalyysiratkaisuja, joiden avulla voit havaita yksittäisiin menoihin liittyvät trendit – ja kertomalla tiimeillesi tämän käytännön riskeistä – voit auttaa suojautumaan sen aiheuttamilta ongelmilta.

Menoanalyysin mittarit ja avaintunnusluvut

Paras menoanalyysiratkaisu voi auttaa sinua seuraamaan erilaisia mittareita ja sovittuja avaintunnuslukuja (KPI:t) reaaliaikaisten kojetaulujen ja raporttien avulla. Tällaisten mittareiden avulla voit tarkastella esimerkiksi toimittajien, kategorioiden, kilpailutusprosessien ja hinnoittelun kokonaismenoja ja suorituskykyä. Tässä on joitakin yleisiä tunnuslukuja, joita käytetään menoanalyysissa:

• Säästöt: Tämä perus-KPI mittaa parempien hankintastrategioiden, parempien toimittajaneuvottelujen ja tehokkaampien prosessien avulla saavutettua menojen vähennystä. Kustannussäästöjä seuraamalla voit kvantifioida menojen hallinnan toimien taloudelliset hyödyt.
• Menot hallinnassa: Tämä KPI viittaa kokonaismenoihin, joita hankintatiimi hallinnoi aktiivisesti. Se auttaa sinua ymmärtämään, kuinka paljon menoja hallitaan ja optimoidaan. Hallinnoitavien menojen lisääntyminen viittaa parempaan valvontaan ja tehokkaampiin hankintakäytäntöihin. Mittari varmistaa, että kaikki menot ovat näkyvissä ja tilitettyinä, mikä vähentää yksittäisostojen menoriskiä.
• Toimittajan suoritus: Voit vertailla mittareita, kuten oikea-aikaisten toimitusten määriä, virheiden määriä ja sopimusehtojen noudattamista, arvioidaksesi toimittajan suoritusta. Säännöllinen valvonta asettaa näkyvän ja sovitun palkin ja edistää vahvempia toimittajasuhteita.
• Operatiiviset KPI:t: Operatiiviset tunnusluvut mittaavat hankintaprosessien tehokkuutta. Näitä voivat olla esimerkiksi ostotilausten käsittelyn sykliaika, tilauksen toteutuksen oikeellisuus ja laskujen käsittelyn tehokkuus. Operatiivisten avaintunnuslukujen parantaminen tehostaa hankintaprosesseja ja alentaa operatiivisia kustannuksia.
• Maksuehdot: Usein vajaakäytössä oleva työkalu, maksuanalyysi tutkii ehtoja, joilla maksut suoritetaan toimittajille. Tämä tarkoittaa esimerkiksi keskimääräisten maksupäivien, käytettyjen etuajassa maksettavien maksujen alennusten ja sovittujen maksuehtojen noudattamisen arviointia.
• Työntekijöiden KPI:t: työntekijöiden KPI:t mittaavat hankintahenkilöstön suorituskykyä ja tuottavuutta. Nämä voivat sisältää mittareita, kuten työntekijäkohtaisesti käsiteltyjen ostotilausten määrän, tilaussijoittelujen tarkkuuden ja hankintakäytäntöjen noudattamisen tason. Työntekijöiden avaintunnuslukujen seuranta voi auttaa tunnistamaan koulutustarpeita, parantamaan tiimin yleistä suorituskykyä ja parantamaan hankintatoiminnon tehokkuutta.

Mitä etsiä menoanalyysiohjelmistosta

Pilvipohjaiset, tekoälypohjaiset kuluanalyysiratkaisut ovat olennaisia kaikille vakaville hankinta- ja toimitusketjustrategioille. Riippumatta siitä, missä vaiheessa olet digitaalisen muutoksen polulla, jokainen askel kohti tietojen integroinnin, näkyvyyden ja tarkkuuden parantamista tuottaa tulosta sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Etsi seuraavat tiedot, kuten vain muutamia keskeisiä ominaisuuksia, joita sinun pitäisi odottaa menoanalyysiohjelmistossasi:

• Kattava tietojen integrointi: Ohjelmiston tulisi integroida olemassa oleviin talous-, ERP- ja toimitusketjujärjestelmiin, jotta kaikki menotiedot voidaan yhdistää yhteen paikkaan.
• Reaaliaikaiset hallintapaneelit ja raportointi: Etsi mukautettavia, reaaliaikaisia dashboardeja, jotka tarjoavat nopeita tietoja keskeisistä menomittareista ja työnkulkuprosesseista.
• Kehittyneet analytiikka- ja tekoälyominaisuudet: Ohjelmiston tulisi hyödyntää tekoälyä raakatietojen muuntamisessa toimintakelpoisiksi analyyseiksi ja ennustaa tulevia menotrendejä.
• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Varmista, että saat intuitiivisen, helppokäyttöisen käyttöliittymän, joka vaatii minimaalista koulutusta ja toimii sekä tietokoneella että mobiililaitteilla.
• Skaalattavuus ja joustavuus: Valitse ohjelmisto, joka skaalautuu organisaatiosi kanssa, integroituu uusiin järjestelmiin ja mukautuu muuttuviin hankintatarpeisiin.
• Kestävät turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet: Ohjelmiston on sisällettävä vahvat turvatoimet ja noudatettava asiaankuuluvia määräyksiä arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
• Mukautettava raportointi ja analytiikka: Valitse ohjelmisto, jonka avulla voidaan luoda räätälöityjä raportteja ja yksityiskohtaisia data-analyyseja, jotka on räätälöity erityistarpeisiin.

Lue lisää