Suora hankinta on vastuussa siitä, että sinulla on kaikki linchpin ainesosat, joiden avulla voit tehdä ydinasioita, joita yrityksesi tuottaa. Epäsuora hankinta taas sisältää kaiken muun, mikä on olennaista, jotta valot pysyvät päällä ja liiketoiminta pysyy sujuvana ja tehokkaana.

Suoriin hankintoihin liittyy suurempia budjetteja, ja niitä voidaan hallinnoida keskitetymmin ja strategisemmin. Usein kuitenkin sivuutetaan se, että monissa yrityksissä epäsuorat hankintakustannukset voivat edelleen muodostaa merkittävän osan hankintoihin liittyvistä kuluista. Tästä huolimatta epäsuorat hankinnat ovat usein hajautettuja ja epäjohdonmukaisia, ja niillä on valtavat parannusmahdollisuudet. Nykyiset parhaat teknologiat ja menojen hallinnan käytännöt auttavat sinua omaksumaan yhtenäisemmän ja kokonaisvaltaisemman lähestymistavan kaikkiin menojenhallintaprosesseihisi. Näin varmistat, että tiimisi, tietosi ja järjestelmäsi integroidaan sujuvasti ja että ne toimivat hyvin yhdessä.

Mitä on suorahankinta?

Suoralla hankinnalla tarkoitetaan prosessia, jossa ostetaan raaka-aineita, komponentteja ja työtä, joita käytetään suoraan yrityksesi myymien tavaroiden tai palvelujen tuotannossa.

Tämä menotoiminto on hyvin tiiviisti sidoksissa ensisijaisiin liiketoimintoihisi. Se toimittaa tuotantolinjasi ja vaikuttaa lopputuotteen laatuun, jota tarjoat asiakkaillesi. Esimerkkinä mainittakoon autonvalmistaja, joka hankkii ja ostaa terästä ja renkaita. Toinen tapa tarkastella suoraa hankintaa on sen välitön läheisyys ydintoimintoihisi. Ilman toimistotarvikkeita autonvalmistaja voisi silti tehdä autoja. Mutta ilman metallia tai kumia ensisijainen toimenpide hioo pysähtymään.

Hyvillä suorilla käytännöillä hyödynnetään usein sähköisen hankinnan ratkaisuja ja työkaluja, kuten menoanalyysia, strategista kilpailutusta ja tarvesuunnittelua (MRP). Tämä auttaa yrityksiä varmistamaan, että niillä on luotettavat toimittajat ja tehokkaat järjestelmät näiden suhteiden hallintaan, mikä johtaa ihanteellisesti tehokkaampaan ja kestävämpään toimintaan.

Mitä ovat epäsuorat hankinnat?

Epäsuora hankinta tarkoittaa sellaisten tavaroiden ja palvelujen hankintaa, jotka ovat tärkeitä, jotta yrityksesi pysyy toiminnassa, mutta jotka eivät suoraan siirry ydintuotteiden tai -palveluiden tuotantoon. Tähän menoluokkaan kuuluvat kunnossapito, korjaus ja toiminnot (MRO) sekä IT-palvelut ja SaaS-palvelutilaukset, markkinointi, kiinteistöt, ulkoistetut ammattilaiset ja paljon muuta.

Vaikka epäsuoran hankinnan määritelmä ei olekaan muuttunut 50 vuoteen, nykypäivän digitaalisessa muutoksessa on tapahtunut selvä muutos siinä, miten sekä yritykset – että niiden asiakkaat – harjoittavat liiketoimintaa. Tietyt välilliset kulut ovat ajattomia, kuten talonpoikaispalvelut tai toimistotarvikkeet. Mutta se, mikä on muuttanut valtavasti, on luottamus SaaS-ratkaisuihin, kyberturvallisuuteen ja yhä tehokkaampiin ja erikoistuneempiin ohjelmistoihin. Nykyiset menojen hallintatiimit käyttävät usein vähemmän paperitavaroihin, mainospalveluihin ja jopa kiinteistöihin. Se liittyy kuitenkin enemmän digitalisaatioon siirtymiseen, itsepalvelumarkkinointityökaluihin ja etätyöhön kuin epäsuorien kulujen vähentämiseen yleensä. Kun yritykset ja valmistajat digitalisoituvat yhä enemmän, he huomaavat, että vaikka ne kuluttavat vähemmän ”koviin” liiketoimintakuluihin, he näkevät kasvavan tarpeen muunlaisille työkaluille ja ratkaisuille, jotka auttavat heitä kasvamaan ja kilpailemaan.

Suora tai epäsuora hankinta: Mitkä ovat erot?

Tärkein ero näiden kahden hankintamallin välillä ei ole se, miten ne toteutetaan, vaan se, miksi niitä tarvitaan ja mitä varten niitä tarvitaan. Parhaita käytäntöjä – hankinnasta maksuun – tulisi soveltaa tiukasti kaikkiin hankintatoimintoihin, olivatpa ne suoria tai epäsuoria.

• Liiketoiminnan jatkuvuus ja strateginen merkitys: Suora hankintatoiminta on välittömästi liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta ratkaisevan tärkeää. Raaka-aineiden toimitushäiriö voi pysäyttää tuotannon, mikä vaikuttaa myyntiin ja tulokseen. Välillisillä hankinnoilla on vähemmän välitöntä vaikutusta liiketoimintaan, mutta tämän menoluokan hallinnoinnin kumulatiivisella vaikutuksella on yleensä merkittävä vaikutus liiketoiminnan yleiseen terveyteen.
• Budjetin koko ja sopimuksen pituus: Suoriin hankintoihin liittyy usein suurempia budjettijakoja ja pidempi sopimusten kesto. Sen sijaan epäsuoriin hankintoihin saattaa liittyä pienempiä, vaihtelevampia menomääriä, joiden sopimusehdot ovat lyhyemmät ja joissa keskitytään operatiivisiin tarpeisiin, jotka voivat vaihdella vuosittain (tai jopa päivittäin).
• Suunnitellut vs. spontaanit menot: Suora hankinta edellyttää tiukkaa suunnittelua ja ennustamista, jotta se voidaan sovittaa yhteen tuotantoaikataulujen ja markkinoiden kysynnän kanssa. Välillisillä hankinnoilla on usein hieman enemmän joustovaraa, ja ostot tehdään tarpeen mukaan välittömämpiin operatiivisiin vaatimuksiin perustuen.
• Toimittajasuhteiden merkitys: Suorien hankintojen toimittajasuhteiden hallinta (SRM) on tyypillisesti strategisempaa, ja siihen kuuluu pitkäaikaisia kumppanuuksia vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi, toimittajien asiantuntemuksen ja ehdotusten saamiseksi ja yhdenmukaisen tarjonnan ja laadun mahdollistamiseksi. Epäsuorissa hankinnoissa keskitytään kannustamaan ihmisiä tekemään ostoksia näiltä hyväksytyiltä toimittajilta määräalennusten hyödyntämiseksi, laadunvalvonnan tehostamiseksi sekä ohjeiden ja määräysten noudattamiseksi.
• Varastonhallinta: Suorahankinnan varastonhallinta on strateginen toiminto, jonka tavoitteena on tasapainottaa kustannuksia tuotantotarpeiden kanssa, jotta vältetään ylivarastot tai varastot. Epäsuorat hankinnat eivät välttämättä ole yhtä alttiita vajaus- ja ylijäämäriskeille riippuen hankittujen tavaroiden tai palvelujen luonteesta.
• Organisaatiomääritys: Suoraa hankintaa on perinteisesti hallinnoinut tietty hankintatiimi, jossa on selkeät budjetit ja avaintunnusluvut, kun taas epäsuoraa hankintaa valvotaan tai valvotaan usein vähemmän tiukasti. Vaikka tämä on aiemmin ollut ero suoran ja epäsuoran välillä, on tärkeää huomata, että tämän päivän parhaat kulujenhallinnan ammattilaiset hallinnoivat epäsuoria hankintoja yhtenäisemmällä ja järjestelmällisemmällä tavalla.

Yhteiset haasteet suorien hankintojen alalla

Monet tämän menoluokan haasteista voivat olla peräisin yrityksesi ulkopuolelta. Tällaisten ongelmien ratkaisemiseksi on tärkeää, että tiimisi ja toimittajasi tekevät hyvää yhteistyötä – ja varmistat, että suorat menotoiminnot ovat datalähtöisiä ja keskitettyjä.

• Toimitusketjun volatiliteetti: Kuten viime vuodet ovat osoittaneet, ”koskaan ei sano koskaan” on hyvä aksiooma elää nykypäivän liike-elämässä. Säätapahtumista poliittisiin levottomuuksiin monimutkainen (ja kasvava) maailmanlaajuisten tapahtumien kirjo voi häiritä toimitusketjuasi. Suoran hankinnan tiimien on tärkeämpää kuin koskaan tehdä yhteistyötä toimitusketjun hallinnan kanssa ja hyödyntää ja analysoida selviytymiskykyä lisääviä tietoja koko liiketoiminnasta.
• Laadunvalvonta: Jopa parhailla aikomuksilla toimittajasi voivat pettää sinut laadun edelle. Hyvä SRM-taktiikka ja globaalien ja alueellisten markkinatrendien jatkuva seuranta voivat auttaa ennakoimaan laatuongelmia ja pivot-toimintoja tarpeen mukaan.
• Hyödykkeiden hintavaihtelut: Toimialastasi riippuen saatat olla erityisen herkkä ydinvalmistuksen tarvitsemien raaka-aineiden hinnan ja saatavuuden muutoksille. Jälleen pysymällä markkinatietojen päällä ja rakentamalla puskureita budjetteihisi voit varautua paremmin tällaisiin mahdollisuuksiin.
• Toimittajien riippuvuus: Kun löydät hyvän toimittajan, on houkuttelevaa saada itsetyytyväisyyttä. Mutta ilman omaa syytään toimituskumppani voi yhtäkkiä epäonnistua toimituksissa. Ilman muita tarkistettuja ja käytettävissä olevia vaihtoehtoja voit löytää itsesi pelottavasta paikasta.
• Säännösten noudattaminen ja kestävä kehitys: Suoran hankinnan menot ovat yleensä suuremmat, ja niihin voi sisältyä raaka-aineita, kaukoliikennettä, ulkomaisia työvoimia ja muita monimutkaisia komponentteja. Suorien hankintojen tiimien on oltava sekä paikallisten että maailmanlaajuisten vaatimusten mukaisia ympäristö-, sosiaali- ja hallintoasioissa (ESG), oikeudellisissa ja lukuisissa muissa säädöksissä, joilla ei yleensä ole yhtä merkittävää vaikutusta epäsuoriin hankintoihin.

Epäsuoriin hankintoihin liittyvät yhteiset haasteet

Epäsuoran hankinnan haasteet ovat usein peräisin organisaatiostasi. Tämä on huono uutinen ja hyvä uutinen. Huonoja uutisia, jos siiloja ja vanhentuneita työkaluja ja käytäntöjä siedetään edelleen. Mutta hyviä uutisia, jos olet valmis puuttumaan näihin kysymyksiin, koska – toisin kuin politiikka ja sääilmiöt – tällaiset haasteet ovat hallinnassasi.

• Kulujen heikko näkyvyys: Vaikka osastot noudattaisivat oikeita protokollia, jos näitä menoja ei tallenneta ja integroida muiden kulujen kanssa, saatat menettää mahdollisuuden suorittaa keskitetyn tarkastuksen. Tämä tarkoittaa heikentynyttä kykyä tunnistaa kustannussäästömahdollisuuksia tai poistaa tuhlailevia menoja.
• Maverickin menot: Suurin osa maverickin menoista on hyvää tarkoittavia ja tapahtuu vain sen vuoksi, että ”virallisten” kanavien läpi kulkeminen koetaan hitaaksi tai sellaisten ratkaisujen puuttuminen, jotka automatisoivat ostokäytäntöjen ja -käytäntöjen noudattamista. Silti se voi aiheuttaa merkittäviä vahinkoja, lisätä kustannuksia ja lisätä riskiä ostoista, jotka eivät täytä organisaation tai lainsäädännön vaatimuksia.
• Tietojen käsittelijät ja poikkeavat tiedot: Epäsuorat kulu- ja hankintatiedot on kerättävä, standardoitava ja analysoitava kaikkien muiden kriittisten liiketoimintatietojen kanssa. Jos sinulla ei ole tiukkaa käytäntöä ja käytäntöä tallentaa ja keskittää näitä tietoja, menetät sen hyödyt – mukaan lukien tarkemmat ennusteet ja pienemmät kustannukset.
• Ylijäämät ja irtisanomiset: Epäsuorat hankinnat johtavat usein ylijäämäisiin toimituksiin tai tarpeettomiin palveluihin heikon koordinoinnin ja suunnittelun vuoksi. Automatisoitujen ratkaisujen tarjoama parempi näkyvyys auttaa vapauttamaan tätä ylimääräistä pääomaa, jota voitaisiin hyödyntää paremmin muualla liiketoiminnassa.
• Yrityskulttuuri: Vanhat tavat kuolevat kovaa. Monissa yrityksissä epäsuoriin hankintoihin ei ole juurikaan pantu yhtenäistä strategiaa. Epäsuorien menojen integrointi keskitettyihin prosesseihin vaatii enemmän kuin hyviä ohjelmistoja. Se edellyttää läpinäkyvää viestintää ja selkeyttä näkyvyyden ja silo-murskauksen merkityksestä koko liiketoiminnallesi.

Suorien ja epäsuorien hankintojen vaikutus menojen hallintaan

Suorat menot, joihin sisältyy merkittävä osa kokonaiskustannuksista, tarjoavat mahdollisuuksia mittakaava- ja määräalennuksiin, jotka voivat tehokkaasti pitää varastokustannukset kurissa. Toisaalta välillisillä menoilla ei ole samaa vaikutusta myytyjen tuotteiden kustannuksiin, mutta ne ovat yhä tärkeämpiä liiketoiminnan menestyksen kannalta, koska tehottomuus voi lisätä kustannuksia ja johtaa toiminnallisiin viivästyksiin ja häiriöihin. Kokonaisvaltaisesta menojen hallinnasta tulee sen vuoksi olennaista näiden (ja kaikkien) menokategorioiden tasapainottamisessa, jotta varmistetaan, että kukin vaikuttaa mahdollisimman paljon organisaatiosi yleiseen taloudelliseen kuntoon, kasvuun ja toiminnan sujuvuuteen.

Mitä etsiä suoran/epäsuoran hankinnan ohjelmistosta

Kun etenet digitaalisen muutoksen tiellä, valitse ohjelmisto, jonka ominaisuudet parantavat mahdollisuuksiasi integroida, mukauttaa ja automatisoida menojen hallintatoimintoja, mukaan lukien:

1. Kattavat integrointiominaisuudet: Integrointi ERP- ja menonhallintajärjestelmiin varmistaa, että hankintatiedot vastaavat tuotanto- ja operatiivisia tarpeita, mikä on välttämätöntä suorien ja epäsuorien hankintojen välisen tasapainon löytämiseksi.
2. Kehittynyt analytiikka ja raportointi: Suorien ja epäsuorien hankintojen erilaiset painopisteet ja vaikutukset huomioon ottaen analytiikka on elintärkeää, jotta voidaan erottaa ja hallita kunkin yksilöllisiä haasteita ja mahdollisuuksia.
3. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Mikä tahansa työkalu on vain yhtä hyvä kuin tiimisi halukkuus ja kyky käyttää sitä. Etsi käyttöliittymä ja dashboard, jotka ovat intuitiivisia ja suoraviivaisia.
4. Automatisoitu työnkulun hallinta: Automaatio virtaviivaistaa prosesseja, vähentää manuaalisia tehtäviä ja parantaa tarkkuutta ja nopeutta. Näin tiimisi voivat keskittyä strategisiin asioihin ja luottaa siihen, että manuaalisia tehtäviä seurataan johdonmukaisesti.
5. Vahvat toimittajien hallintatyökalut: Riippumatta siitä, mitä palveluita tai tavaroita toimittaja tarjoaa, standardoidut ja luotettavat toimittajien hallintaominaisuudet ovat olennaisia laadun ja luotettavuuden ylläpitämiseksi sekä suorissa että epäsuorissa hankinnoissa.
6. Joustavat mukautusvaihtoehdot: Raporteista työnkulkuihin ja automatisoituihin prosesseihin mukauttaminen auttaa varmistamaan, että tiimisi voivat mukautua kuhunkin toimittajaan, toimittajaan tai operatiiviseen toimintoon liittyviin yksilöllisiin tarpeisiin ja haasteisiin.
7. Turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet: Kun kyse on lainsäädännön noudattamisesta ja arkaluonteisten tapahtumatietojen suojauksesta, tehokkaat tekoälypohjaiset suojausominaisuudet eivät ole olennaisia maineesi, asiakkaidesi, toimittajiesi ja tiimisi jäsenten suojelemiseksi.
8. Mobiilioptimoidut ratkaisut: Kun hankintatoiminnastasi tulee täsmällisempää ja integroidumpaa koko liiketoimintaan, haluat varmistaa, että kulujenhallintaratkaisusi tukevat joustavaa käyttöä – joko työpöydällä tai mobiililaitteella.