Mikä on kilpailutus?

Hankinnan keskeiset tavoitteet eivät ole koskaan muuttuneet: Etsi luotettavia toimittajia, jotka voivat toimittaa nopeasti hyvään hintaan. Mutta nykymaailma kasvaa hetkessä monimutkaisemmaksi. Nykyaikaiset digitaaliset ratkaisut mahdollistavat ennennäkemättömän nopeuden, intelin ja näkyvyyden. Tämä auttaa sinua hallitsemaan liiketoimintaasi paremmin, mutta se tarkoittaa myös sitä, että kilpailu on kovempaa kuin koskaan ja että asiakkaillasi on enemmän vaihtoehtoja kuin koskaan historiassa.

Yrityksesi on myös suunnistettava yhä kivisempään maisemaan kestävän kehityksen, eettisen hankinnan sekä ennakoimattomien globaalien ja ympäristötapahtumien osalta. Hankintalähteen määritys on yksi maailmanlaajuisen toimitusketjun varhaisimmista linkeistä, ja se voi olla hyvä esimerkki siitä, miten yhdenmukaiset käytännöt ja integroidut digitaaliset ratkaisut voivat auttaa sinua vähentämään kustannuksia, nopeuttamaan syklejä ja parantamaan suorituskykyäsi.

Hankintalähteen määrityksen ja merkityksen

Kilpailutuksessa on kyse sellaisten toimittajien löytämisestä, arvioinnista ja käyttöönotosta, jotka voivat tarjota parhaat tuotteet ja palvelut – parhain ehdoin – yrityksellesi. Se vaikuttaa kustannuksiin, laatuun ja tuotteiden tai palvelujen saatavuuteen. Varmistamalla luotettavat ja kustannustehokkaat toimittajat voit varmistaa tasaisen materiaalivirran, joka paitsi pitää toimintasi sujuvana myös täyttää asiakkaidesi nopeat vaatimukset.

Alustavana askeleena toimitusketjun hallinnassa hankintalähteen määritys sisältää toimittajan ominaisuuksien arvioinnin, ehtojen ja hintojen neuvottelemisen sekä suhteiden hallinnan, jotta varmistetaan laadukkaiden tavaroiden ja palvelujen jatkuva tarjonta. Tämä vaikuttaa suoraan tuotantokustannuksiin ja tuotteiden edullisuuteen – ja jos se tehdään oikein, se johtaa säästöihin, parempaan laatuun ja parempaan toimitusketjun sietokykyyn ja ketteryyteen. Lisäksi hankintapäätöksillä on ratkaiseva merkitys vastattaessa kestäviin ja eettisiin käytäntöihin – mikä auttaa myös rakentamaan ja ylläpitämään positiivista brändi-imagoa.

Hankintalähteen määritys vs. hankinta: mikä on ero?

Hankintalähteen määritystä ja hankintaa käytetään usein vaihdettavasti, mutta ne itse asiassa viittaavat toimitusketjun hallintaprosessin eri osiin. Todellisuudessa hankintalähteen määritys on hankintaprosessin alkuvaiheen osa. Hankintarooliin liittyvä due diligence ja kurinalaisuus tuovat hankintaan valtavaa lisäarvoa, mikä tarjoaa lisävarmuutta ja strategiaa myöhempien hankintatoimien tueksi. Hankintalähteen määritys ja hankinta sopivat yhteen seuraavasti:

• Kilpailutus keskittyy tunnistamaan, arvioimaan ja sitouttamaan toimittajia tavaroiden ja palveluiden tarjoamiseen. Siihen kuuluu markkinatutkimus, kilpailutustapahtumien järjestäminen ja suotuisten sopimusehtojen neuvotteleminen, mikä auttaa rakentamaan joustavan toimitusketjun ja varmistamaan hyvät suhteet toimittajiisi.
• Hankinta kattaa koko tavaroiden ja palvelujen hankintaprosessin varhaisista tarpeista toimittajan maksuihin. Se sisältää vaiheet, kuten tarpeiden tunnistamisen, tavaroiden ja palvelujen pyytämisen, pyyntöjen tarkistuksen ja hyväksynnän, ostotilausten luonnin, tavaroiden vastaanoton ja maksujen käsittelyn.

Erilaiset hankintalähteen määritykset toimitusketjun hallinnassa

Todellisuudessa suurin osa nykypäivän yrityksistä käyttää erilaisten hankintamallien yhdistelmää vastatakseen yhä monimutkaisempiin mahdollisuuksiin ja haasteisiin. Tässä muutamia yleisimpiä:

Ulkoistaminen

Antaa kolmannen osapuolen toimittajille (eikä yrityksen sisäisille tiimeille) tehtäväksi suorittaa tiettyjä tehtäviä. Tämä malli voi vähentää kustannuksia, käyttää erikoistuneita taitoja ja lisätä joustavuutta.

Sisäistäminen

Käyttää sisäisiä resursseja tehtävien suorittamiseen sen sijaan, että ne tehtäisiin alihankintana, mikä parantaa prosessien ja laadun hallintaa.

Lähihankinta

Lataa hankintalähteen määritystoiminnot uudelleen lähemmäs markkinoita, joilla tuotteita myydään, mikä vähentää kuljetuskustannuksia, parantaa viestintää ja lyhentää toimitusaikoja.

Globaali hankintalähteen määritys

Hankkii tavaroita ja palveluita eri maista käyttämällä usein sähköistä tiedonsiirtoa (EDI), jolloin yritykset voivat hyötyä alhaisemmista tuotantokustannuksista ja pääsystä uusille markkinoille.

Yksittäinen hankintalähteen määritys

Valitsee yhden toimittajan kaikille tarvittaville nimikkeille, tavaroille tai palveluille, mikä vahvistaa toimittajasuhteita ja neuvotteluvoimaa.

Kytköspalvelutoiminnot

perustaa kokonaan omistamiaan tytäryhtiöitä tai laitoksia muihin maihin liiketoimintojen hoitamista varten.

Yhteisyritykset

Osallistaa yhteistyön toisen organisaation kanssa resurssien, asiantuntemuksen ja riskien jakamiseksi hankintalähteen määritystoimintoihin.

Mikä on strateginen hankinta?

Strateginen kilpailutus on metodinen, datavetoinen lähestymistapa, joka arvioi ja arvioi toimintojasi jatkuvasti uudelleen pitkän aikavälin tavoitteiden mukaisesti. Toisin kuin perinteisessä hankinnassa, jossa keskitytään usein ensisijaisesti kustannuksiin ja nopeuteen, strategisessa hankinnassa otetaan huomioon laajempi valikoima tekijöitä, kuten toimittajien laatu, luotettavuus, kestävyys ja pitkäaikaiset kumppanuudet. Tämä lähestymistapa auttaa varmistamaan parhaat hinnat, rakentamaan vahvoja toimittajasuhteita ja parantamaan toimitusketjun tehokkuutta.

Strategisen hankintalähteen määrityksen keskeisiä osatekijöitä ovat seuraavat:

• Menoanalyysi: Organisaation menojen arviointi ja analysointi kustannusten säästömahdollisuuksien ja parannuskohteiden tunnistamiseksi.
• Toimittajien arviointi: Arvioidaan potentiaalisia toimittajia heidän kykyjensä, luotettavuutensa ja organisaation arvojen ja tavoitteiden mukaisesti.
• Toimittajasuhteiden hallinta (SRM): Luodaan ja ylläpidetään vahvoja suhteita toimittajiin pitkäaikaisen yhteistyön ja molemminpuolisen hyödyn varmistamiseksi.
• Markkinatutkimus: Perusteellisen tutkimuksen tekeminen markkinatrendien, toimittajamaisemien ja kilpailudynamiikan ymmärtämiseksi.
• Riskienhallinta: toimitusketjun häiriöiden, kuten geopoliittisen epävakauden, toimittajien maksukyvyttömyyden, luonnonkatastrofien ja varastonvalvontaan liittyvien riskien tunnistaminen ja lieventäminen.
• Integrointi koko toimitusketjussa: Monialaisten ratkaisujen integrointi, jotta voidaan varmistaa, että niihin liittyvät operatiiviset alueet saavat tietoa. Esimerkiksi integroimalla tarvesuunnittelujärjestelmiin (MRP) voit korreloida toimittajan toiminnon varastotasoihin ja ajoitukseen.

Vastuullinen hankintalähteen määritys

Vastuulliseen hankintaan kuuluu eettisten, sosiaalisten ja ympäristönäkökohtien sisällyttäminen hankintapäätöksiin. Tämä tarkoittaa, että valitaan toimittajat, jotka noudattavat oikeudenmukaisia työkäytäntöjä, ympäristön kestävää kehitystä ja eettistä liiketoimintaa. Tavoitteena on varmistaa, että hankintatoimet vaikuttavat myönteisesti ympäröivään maailmaan ja että ne ovat linjassa laajempien yritysten sosiaalisen vastuun (CSR) tavoitteiden kanssa. Koska nykypäivän asiakkaat ja sijoittajat odottavat suurempaa läpinäkyvyyttä ja vastuullisempia liiketoimintakäytäntöjä, kestävää hankintaa ja etiikkaa priorisoivat yritykset voivat vahvistaa brändiimagoa, rakentaa asiakasuskollisuutta ja vähentää riskejä.

Vaikutus hankintalähteen määritykseen

Vaikutusten hankinta on sosiaalisesti vastuullinen hankintastrategia, jossa keskitytään tarjoamaan työllistymismahdollisuuksia heikommassa asemassa olevista yhteisöistä tai taustoista tuleville ihmisille. Sillä pyritään luomaan myönteisiä sosiaalisia ja taloudellisia vaikutuksia tarjoamalla kestävää työtä ihmisille, joilla ei ehkä ole ollut perinteisiä työllistymiskanavia. Tämä edellyttää tyypillisesti nykyisten ja uusien työpaikkojen saattamista syrjäytyneiden tai erilaisten työnhakijoiden ulottuville ja koulutusohjelmien tarjoamista pitkän aikavälin taitojen ja mahdollisuuksien luomiseksi. Kun strategia ja hoito tehdään, se voi auttaa rakentamaan yhtenäisempää ja uskollisempaa työvoimaa – mikä lisää pysyvyyttä, arvoa ja kestävää yhteisön vaikutusta.

Kolme päähankintamallia

Hankintalähteen määritysmalli määrittää osallistumisen, valvonnan ja riskin tason hankintalähteen määritysprosessissa. Liiketoimintasi luonteesta ja tuotevalikoimasta riippuen yksi (tai kaikki) näistä malleista voi toimia sinulle.

Suora kilpailutus

Osallistuu tavaroiden ja palvelujen hankintaan suoraan valmistajilta, joilla ei ole välittäjiä. Tämä malli mahdollistaa tuotteiden laadun ja kustannusten paremman hallinnan ja johtaa usein vahvempiin toimittajasuhteisiin.

Epäsuora hankintalähteen määritys

Tarkoittaa tavaroiden ja palvelujen ostamista välittäjien, kuten jakelijoiden, tukkukauppiaiden tai asiamiesten kautta. Tämä malli voi tarjota pääsyn laajempaan tuote- ja palveluvalikoimaan, mutta se voi aiheuttaa korkeampia kustannuksia väliaikaisten korotusten vuoksi.

Hybridihankinta

Yhdistää sekä suoran että epäsuoran hankintalähteen määrityksen elementit. Tätä mallia käytetään usein kriittisiin tai suurivolyymisiin tuotteisiin kustannusten ja laadun hallitsemiseksi, kun taas epäsuoraa hankintaa käytetään vähemmän kriittisiin tai pienempiin hyödykkeisiin välittäjien asiantuntemuksen ja laajemman tuotevalikoiman hyödyntämiseksi.

Hankintalähteen määritysprosessin avainaskeleet

Jokainen yritys on ainutlaatuinen, joten evästeen leikkurin hankintaprosessia ei ole. Parhaisiin käytäntöihin sisältyy kuitenkin yleensä suurin osa seuraavista vaiheista:

• Arvioi hankintatarpeet: Käytä kokemukseen ja dataan perustuvaa inteliä määrittääksesi yrityksesi erityistarpeet, mukaan lukien tarvittavat tuotteet tai palvelut, määrän ja toimitusaikataulun. Tämä askel määrittää kilpailutustoimintojesi laajuuden ja tavoitteet.
• Tunnista potentiaaliset toimittajat: Suorita markkinatutkimuksia löytääksesi toimittajia, jotka täyttävät vaatimuksesi. Ota huomioon tekijöitä, kuten toimittajan maine, rahoitusvakaus ja toimituskyky. Valintaperusteiden määrittäminen voi yksinkertaistaa prosessia.
• Julkaise tarjouspyyntöjä (RFP): Julkaise standardoituja tarjouspyyntöjä potentiaalisille toimittajille ja anna yksityiskohtaiset tiedot vaatimuksista, aikatauluista ja arviointikriteereistä. Näin toimittajat voivat lähettää olennaisimmat ehdotukset siitä, miten he voivat tarkalleen ottaen vastata tarpeisiisi.
• Arvioi tarjouspyynnöt: Arvioi vastaanotetut ehdotukset ja esivalitse ne ehtojesi perusteella. Sähköisiä hankintajärjestelmiä käyttämällä tätä prosessia voidaan virtaviivaistaa tukemalla digitaalisia tiedonantoja ja analyyseja, mikä nopeuttaa viestintää ja tehostaa päätöksentekoa.
• Sopimusten neuvotteleminen: Syötä yksityiskohtaiset (ja huolellisesti dokumentoidut) neuvottelut esivalittujen toimittajien kanssa ehtojen viimeistelyä varten. Prosessi keskittyy suuriin tekijöihin, kuten hinnoitteluun, toimitusaikatauluihin ja maksuehtoihin. Sen olisi kuitenkin otettava huomioon myös kirjalliset sitoumukset avoimuuteen ja vastuullisuuteen.
• Toteuta sopimukset: Muodosta sopimus valitun toimittajan kanssa oikeudellisesti sitovalla sopimusasiakirjalla. Tämä käynnistää virallisesti toimittajasuhteen – ja on sanomattakin selvää, että sinun pitäisi varmistaa asianmukainen oikeudellinen neuvonantaja tätä vaihetta varten.
• Valvo suoritusta: Valvo jatkuvasti toimittajan suoritusta säännöllisillä auditoinneilla, arvioinneilla ja palauteistunnoilla varmistaaksesi, että he täyttävät sovitut standardit. Parhaiden tulosten saavuttamiseksi ratkaise ongelmat nopeasti ja ylläpidä vahvaa, johdonmukaista – mutta kunnioittavaa – asennetta.

Tehokkaan hankinnan edut

Kilpailun ja asiakkaiden valinnan ollessa mitä se on näinä päivinä, on tärkeää hyödyntää kaikki mahdollisuudet luoda säästöjä, tehokkuutta ja parempaa näkyvyyttä ja integraatiota.

• Kustannussäästöt: Strategisia hankintastrategioita noudattavien yritysten on osoitettu säästävän yli 8 % vuosittaisista hankintakustannuksistaan – hyödyntämällä dataan perustuvia ratkaisuja ja sitoutumalla hankintatoimintojensa kokonaisvaltaiseen analysointiin.
• Tuotteen laatu: Koskaan historiassa asiakkailla ei ole ollut enemmän myyjiä valittavana. Kilpailu on kovaa, ja hyvä hankinta voi auttaa sinua lukkiutumaan laadukkaisiin tavaroihin ja palveluihin toimittajiltasi. Laadukas asiakkailta saatu palaute voi myös tukea parempaa kategorian hallintaa, keskittyen toimittajien suorituskykyyn hyvin tietyissä tavararyhmissä.
• Toimitusketjun ennakoitavuus ja häiriönsietokyky: Jos pandemia opetti meille jotain, se on toimitusketjujen haavoittuvuus. Kun toimittaja linkittyy toimitusketjussasi on vahva ja luotettava, liiketoimintasi on vankempaa.
• Riskien vähentäminen: Kaikki luonnonkatastrofeista politiikkaan voi vaikuttaa tarjontaan ja kysyntään. Hyvä kilpailutus auttaa sinua ennakoimaan ja reagoimaan nopeasti monenlaisiin riskeihin. Lisäksi viimeaikaiset tilastot osoittavat, että yrityksillä, jotka käyttävät sopimusperusteisia ja katalogiin perustuvia laskuja, on 60 % korkeampi osuus toimittajien vaatimustenmukaisuuden hallinnasta.
• Brändikuva ja uskollisuus: Nykypäivän yritysmaailmassa menestystä voi voittaa tai menettää maineen ja imagon voimalla. Läpinäkyvät toimittajasuhteet ja horjumattomat kilpailutusstandardit voivat auttaa sekä suojaamaan että edistämään brändiäsi.

Kilpailutushaasteet

Kuten se tai ei, yrityksesi on erittäin riippuvainen luotettavista toimittajista. Ja tämän riippuvuuden myötä tulee joitakin haasteita ja esteitä:

• Pitkät hankintalähteen määrityksen/toimittajan käyttöönottoprosessit: Perinteisesti taustatutkimukset, arvioinnit ja hyväksynnät ovat viivästyneet hankintaa. Käyttöönoton virtaviivaistaminen standardoitujen menettelytapojen ja modernin pilviteknologian avulla voi auttaa vähentämään näitä hidastumisia.
• Tavaroiden laadun heikkeneminen: Erityisesti globaalien toimittajien kanssa jopa luotettavia kumppaneita voidaan yhtäkkiä ostaa ulos tai järjestää uudelleen ennen kuin tiedät sen. Pilvipohjaiset ratkaisut, jotka tarjoavat reaaliaikaista näkyvyyttä toimittajille, voivat auttaa vähentämään yllätyksiä.
• Sopimusriskit: Jotta voidaan minimoida due diligence -menettelyn laiminlyönnistä aiheutuvat riskit, tämän päivän kilpailutustiimit etsivät mukautettavia malleja, automatisoituja työnkulkuja, yksityiskohtaisia kirjausketjuja ja kykyä tehdä helposti yhteistyötä sisäisten sopimusten hallinnan sidosryhmien kanssa.
• Toimittajien yliriippuvuus: Se on kultainen, kun sinulla on toimittaja, johon voit luottaa ja josta voit luottaa. Odottamattomia häiriöitä kuitenkin tapahtuu. Joten, kyllä, ole uskollinen todistetuille kumppaneillesi, mutta sinulla on aina muutama tarkistettu vuoronantaja odottamassa siivissä.
• Heikot toimittajasuhteet: Kuten kaikissa ihmissuhteissa, omahyväisyys on huono asia. Johdonmukainen viestintä ja virtaviivaiset toimittajasuhdestrategiat ja -ratkaisut ovat olennaisia odotusten hallinnassa ja kumppanuuksien vahvistamisessa – hyvän suorituskyvyn palkitsemisessa sekä mahdollisten ongelmien havaitsemisessa ja ratkaisemisessa ennen niiden syntymistä.

Onnistuneen hankintalähteen määritysstrategian asettaminen

Onnistuneen hankintalähteen määritysstrategian asettaminen on ratkaisevan tärkeää hankintaprosessin optimoimiseksi ja pitkän aikavälin liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. Tässä ovat tärkeimmät vaiheet tehokkaan hankintalähteen määritysstrategian kehittämisessä:

• Määritä tavoitteet: Määritä hankintastrategiallesi tietyt tavoitteet ja avaintunnusluvut (KPI:t). Sisällytä ilmeiset, kuten kustannusten alentaminen ja toimittajien suorituskyky. Mutta muista myös kannustaa ja palkita tavoitteita, kuten tiiminjohtajuutta ja innovaatiota.
• Analysoi nykyisiä ja aiempia kilpailutustoimintoja: Nykyisten tekoälypohjaisten analyysien ja tietojen hallintatyökalujen avulla voit yhdistää sekä reaaliaikaisia että historiallisia tietojoukkoja mukautettuihin raportteihin. Äläkä unohda kysyä joukkueiltasi paikan päällä. Parhaat näkemyksesi saattavat tulla tuotantoalueelta eikä ylimmästä kerroksesta.
• Markkinatutkimus ja kilpailijatiedot: Tieto on valtaa. Tee ”tutkimuksesta” keskeinen painopiste. Tutustu kilpailijoidesi verkkosivustoihin ja mediaan. Kuuntele asiakkaitasi. Ja seuraa uutisia alallasi ja maailmassa. Voit myös käyttää samoja tekoälypohjaisia analyysityökaluja, joita käytät omassa datassasi antaaksesi tietoja ulkoisten markkinatutkimusten tuloksista.
• Suorita säännöllisiä auditointeja ja suorituksen valvontaa: Jos et ole ollut tarkka odottaessasi, että pitkäaikaiset toimittajasi suorittavat jatkuvaa suorituskyvyn seurantaa ja säännöllisiä auditointeja, voi tuntua hankalalta tehdä se yhtäkkiä. Se on kuitenkin oleellinen askel prosessissa. Johdonmukaisen SRM-strategian käyttöönotto alusta alkaen voi auttaa sinua pitkällä aikavälillä.

Mitä etsiä kilpailutusohjelmistosta

Kun valitset kilpailutusohjelmiston, varmista, että se vastaa organisaatiosi tarpeita ja tukee tehokkaasti hankintalähteen määritysprosessia. Tässä muutamia keskeisiä ominaisuuksia ja ominaisuuksia, joita voit etsiä:

• Pilvikäyttöönotto: Valitse pilvipohjainen ratkaisu, joka tarjoaa skaalattavuuden, joustavuuden ja etäkäytön.
• Prosessinhallinnan työnkulut: Varmista, että ohjelmisto tarjoaa vakaat työnkulut, jotta voit automatisoida ja virtaviivaistaa erilaisia kilpailutustoimintoja, mukaan lukien toimittajien käyttöönotto ja hyväksyntä.
• Kattavat toimitusketjutiedot: Ohjelmiston tulisi tarjota 360 asteen näkymä toimitusketjun toimintoihin, parantaa päätöksentekoa ja riskienhallintaa sekä integroitua sujuvasti olemassa oleviin ERP- ja liiketoiminnan hallintajärjestelmiin.
• Kustannusten hallinnan työkalut: Etsi ominaisuuksia, jotka tukevat yksityiskohtaista kustannuserittelyanalyysia ja tavaran hankintahintojen kokonaislaskentaa globaalia hankintalähdettä varten, mukaan lukien logistiikka, tuontitullit ja verot.
• Yhteistyö- ja viestintätyökalut: Kilpailutusratkaisujen pitäisi tarjota työkaluja, jotka tukevat yhteistyötä toimittajien kanssa muun muassa dokumentaation, raportoinnin ja vaatimustenmukaisuuden osalta.
• Kehittynyt analytiikka ja raportointi: On tärkeää, että voit seurata suorituskykyä reaaliajassa, tunnistaa trendejä ja hallita kestävää kehitystä ja tehokkuutta yhdellä alustalla.

Lue lisää