Přehled

Jak pro vás funguje váš ERP systém? Je čas na upgrade ERP? Pravděpodobně jste tyto otázky přímo nepoložili (pokud jste nemluvili s prodejními zástupci), ale možná jste si tuto otázku položili, pokud ne explicitně. Existuje malá míra pochybností, že je váš systém nějakým způsobem lepší? Možná jste slyšeli některé moderní příběhy o úspěchu ERP. Nebo je to možná zřetelnější – možná jsou nové věci, které musíte udělat pro své zákazníky, nebo držet krok s konkurencí, kterou váš starší systém nezvládne bez velkého času a peněz na upgrady nebo úpravy. Ať tak či onak, je osvědčenou praxí v oblasti řízení průběžně vyhodnocovat výkonnost systému a určovat oblasti pro zlepšení nebo vznikající problémy, které se mohou v dohledné době stát problémy.

Existuje dokonalý ERP systém?

Krátká odpověď zní „ne“. A i když v daném okamžiku existoval dokonalý systém pro vaše specifické potřeby, tyto potřeby se neustále mění. Takže je dobré mít přehled o věcech, vědět, jak dobře ERP podporuje vaše aktuální potřeby, a identifikovat trendy, které mohou vést k problémům.

Je módní označovat nainstalované systémy jako „starší ERP“, což znamená starou technologii a zastaralé systémy. To je nespravedlivé, protože mnoho instalovaných systémů je pravidelně udržováno, neustále modernizováno a je plně schopno růst a přizpůsobovat se měnícím se potřebám a požadavkům. To znamená, že upgrady ERP jsou volitelné, i když silně podporované dodavateli softwaru. Je důležité, abyste měli přehled o opravách a vylepšeních poskytovaných vaším poskytovatelem řešení. Pokud zjistíte problémy nebo nepříznivé trendy, první věc, kterou byste měli udělat, je zajistit, aby váš systém měl všechny aktualizace a vydání, a pak zjistit, zda váš dodavatel má k dispozici další doplňky nebo rozšíření, které by mohly řešit nedostatky, které jste našli.

Ztrácí vás váš současný ERP software?

Stručně řečeno, udržujte si aktuální informace o starším systému ERP. Ale také pozorně sledujte výkonnost systému. Potřeby a požadavky se změní a vy si musíte být jisti, že váš systém skutečně podporuje potřeby vaší společnosti a zákazníků.

Výše uvedené sebehodnocení může pomoci určit nedostatky a oblasti, které vzbuzují obavy, včetně následujících:

• Váš systém nesplňuje nové požadavky nebo omezuje nové iniciativy.
• Nepodporuje nové technologie nebo požadavky, nebo tak činí pouze s obtížemi, vysokými náklady a zpožděními. Dodavatel pomalu začleňuje nové funkce a funkce.
• Tyto funkce se obtížně učí a používají a spíše brzdí než podporují efektivitu.
• Doba odezvy je přitěžující pomalá. Ukládání a získávání informací je nedostatečné, těžkopádné, nebo jen ne podle dnešních stále se rozšiřujících potřeb.
• Systém je nákladný a obtížně se udržuje a podporuje a není odpovídajícím způsobem podporován vaším dodavatelem.
• Pokud je váš systém skutečně starším ERP s klesající podporou dodavatele nebo zmenšujícím se fondem technické podpory, znalí programátoři a analytici budou nepochybně dražší a obtížnější najít, jak se systém stane zastaralějším a nespolehlivějším.

To jsou druhy problémů, které se mohou pomalu vyvíjet a jít dlouho nerozpoznané. Pak se najednou ukáže, že nedostatky systému způsobují vážné obchodní problémy – a je třeba něco udělat.

Kolik utratíte za ERP?

Mnoho společností je překvapeno, když provádějí analýzu a zjišťují, jaké skutečně stojí udržet stávající ERP systém na svém místě a v provozu. To může znít divně, když středně velké společnosti obvykle velmi pozorně sledují výdaje v rámci svých pravidelných manažerských povinností. Není však vždy snadné oddělit přímé a nepřímé náklady spojené s ERP.

Kromě měsíčních a ročních poplatků pro dodavatele softwaru a dodavatele hardwaru vzniknou průběžné náklady na servis a podporu od různých poskytovatelů služeb (například hardwarové služby, poradenství nebo sítě). Pokud jste zjistili (nebo máte podezření), že aktualizace nebo vylepšení mohou být potřebné k vyřešení stávajících nebo očekávaných problémů, jak je uvedeno výše, nezapomeňte zahrnout náklady na aktualizaci.

Zvažte také přímé interní náklady na IT oddělení, včetně platů a benefitů, prostoru, inženýrských sítí a potřeb. Zkuste oddělit ty, které přímo podporují vaše ERP. Mějte na paměti, že alespoň některé z těchto nákladů zůstanou po upgradu a implementaci nového systému, zejména pokud nahrazujete tradiční systém on-premise jiným systémem on-premise. Struktura nákladů pro cloudový software jako službu (SaaS) je odlišná, ale stále budete potřebovat srovnávací bod, abyste učinili obhajitelné rozhodnutí, zda zůstat ve stávajícím systému, zahájit upgrade ERP nebo usilovat o výměnu starého systému.

Kolik by stál nový systém?

Máte obavy z potenciálních nákladů na změnu na nový ERP systém? To je pochopitelné. Nový ERP systém je pravděpodobně jedním z větších výdajů na nevýrobní zařízení, které firma v daném roce vyrobí. Nicméně při pohledu na výhody, které jsou k dispozici, a ve srovnání s částkou, která je v současné době vynaložena na zachování stávajícího systému, většina společností shledává, že náklady jsou zcela přiměřené a odůvodnitelné. Nezapomeňte přemýšlet o nákladech životního cyklu – celkové náklady za určité období, jako je pět až sedm let.

Při pohledu na náklady na pořízení a implementaci náhradního systému mějte na paměti, že náklady na hardwarové a softwarové licence jsou pouze částí rovnice. Do svého hodnocení byste měli zahrnout také následující:

• Síťová a periferní zařízení, jako jsou skenery čárových kódů, vzdálené vstupní stanice, mobilní zařízení a klientský software plus podpora.
• Konverze dat a zadávání dat do nového systému a zajištění archivace a přístupu k historickým záznamům.
• Připravenost na katastrofy, včetně záložních systémů nebo systémů pro převzetí služeb při selhání, prostředků pro obnovu dat, redundantního připojení a komunikace.
• Vzdělávání a školení pro implementační tým ERP a všechny budoucí uživatele. (To je kriticky důležité. Tady se neskimpujte.)
• Vývoj a dokumentace nového workflow.
• Pomoc při provádění. Pravděpodobně bude do balíčku zahrnuta určitá úroveň pomoci od primárního dodavatele systému, ale můžete potřebovat další pomoc od dodavatelů, externích konzultantů, vaší účetní firmy nebo jiných pro některé nebo všechny výše uvedené položky.
• Další zátěž pro vaše zaměstnance během implementace v podobě přesčasů, přijímání pracovních míst na pomoc s pravidelnými povinnostmi tak, aby měli čas pracovat na realizaci, nebo bonusy a další pobídky k udržení motivace pracovníků.

Uvědomte si, že struktura nákladů pro cloudové systémy SaaS se zcela liší od tradičního on-premise přístupu buy-and-implementace. U SaaS jsou náklady na hardware nízké nebo žádné, protože je to v podstatě situace předplatného. Ale smlouva SaaS obvykle zahrnuje velkou část nákladů na údržbu a podporu, takže vaše průběžné interní náklady na IT budou výrazně sníženy. Většina společností zjišťuje, že celkové náklady v průběhu pěti až sedmi let se společností SaaS budou pravděpodobně nižší než celkové náklady na nákup a podporu interních služeb.

Vzhledem k tomu, že zvažujete rozhodnutí zachovat stávající systém nebo se podívat na náhradu, zvažte kompromisy. S novým řešením ERP získáte moderní uživatelské rozhraní, další funkce a zvýšíte svou konkurenční výhodu, zatímco pokud si zachováte svůj starší systém, omezíte svou schopnost zůstat agilní, produktivní a konkurenceschopný. I když primárně nehledáte úspory nákladů, moderní příběhy o úspěchu ERP ukazují, že výhody přechodu na nový systém často stojí méně a převažují nad náklady na implementaci upgradu.

Jak finančně zdůvodňujete nový ERP systém?

Při rozhodování o této velikosti vyžaduje většina společností analýzu nákladů a přínosů ve formě výkazu návratnosti investic. Strana nákladů je snadná – sečtěte očekávané náklady, jak je uvedeno výše. Na straně přínosů mohou být přímé úspory nákladů na IT, ale výčet hlavních přínosů ERP vyžaduje, aby společnost zjistila, jak systém změní pracoviště a umožní vyšší výkon, vyšší produktivitu a lepší zákaznický servis.

Zlepšený výkon

Mnoho projektů ERP systémů je do značné míry odůvodněno očekávaným zlepšením efektivity (přímé snižování pracovní síly) a úsporami nákladů (včetně, ale nejen, snížení zásob), a to správně, takže to jsou obrovské přínosy pro návratnost v mnoha úspěšných implementacích ERP. Uvědomte si však, že systém tyto výhody nevytváří pouhou existencí ve vaší společnosti. Systém organizuje, analyzuje a prezentuje data tak, aby manažeři mohli lépe využívat lidi a činit lepší rozhodnutí, což je to, co bude generovat velké výhody. Mějte to na paměti, když rozpočet na školení uživatelů a implementaci vylepšených postupů.

Lepší služby zákazníkům

Tyto výhody jsou méně přímé, ale ještě cennější. Lepším poskytováním služeb zákazníkům můžete teoreticky zvýšit tržby a zisky, zvýšit podíl na trhu a možná dokonce zvýšit marže, protože dobrý zákaznický servis přidává hodnotu pro zákazníka bez přidání nákladů k samotnému produktu. V některých případech se vylepšení služeb zákazníkům stávají požadavky na přežití, protože když nový nebo dobrý zákazník očekává funkce, jako je elektronické objednávání nebo rozšířené elektronické výkaznictví, váš ERP systém musí dodat.

Změny na pracovišti

Dnešní systémy jsou navrženy pro použitelnost (UX nebo uživatelské prostředí je aktuální buzzword) pro rychlý a snadný přístup k informacím. Vzhledem k tomu, že úloha a pracovní postup každého uživatele jsou jedinečné, dnešní systémy jsou vysoce přizpůsobeny tak, aby každému uživateli poskytovaly nejefektivnější a nejpohodlnější pracovní obrazovky a procesy. Zamyslete se před snížením nákladů spíše než nad snižováním nákladů. Tato zvýšená efektivita pomůže současným zaměstnancům dělat více a zvládnout vyšší objem obchodů bez nového najmutí. Je nevhodné ospravedlnit systém na základě sníženého počtu zaměstnanců – pravděpodobně se tak nestane a vyhlídka na ztrátu zaměstnání nebude motivovat pracovníky, aby systém přijali a pomohli mu uspět.

Výběr ERP je jen začátek

Při sledování tipů pro hodnocení ERP systémů mějte na paměti, že výměna starého systému není jednoduchý nebo rychlý proces – ale stojí to za investici, protože může přinést značné výhody při správném výběru a implementaci.

Jednou z otázek, kterou má většina společností v tomto bodě procesu na prvním místě svého seznamu, je „Jak dlouho bude trvat výběr a implementace výměny starého systému?“ Na tuto otázku neexistuje jediná odpověď – záleží na velikosti a složitosti organizace, zda jsou oba systémy (staré i nové) založeny na cloudu, dynamice společnosti a implementačního týmu, úrovni angažovanosti managementu vůči projektu a množství spolupráce nebo odporu mezi uživatelskou komunitou … pojmenovat jen několik proměnných. Některé implementace mohou být dokončeny za několik měsíců, jiné trvají rok nebo více. Zkušený implementační partner vám může pomoci vytvořit dosažitelnou časovou osu, když v počátečních fázích plánování implementace předložíte plán projektu.

Nemusíme vám říkat, že nahrazení páteřní sítě pro správu strategických informací vaší společnosti musí být rušivé. Tomu se nelze zcela vyhnout, ale narušení provozu lze minimalizovat s dobře plánovaným a řízeným implementačním úsilím.

Přečtěte si více v této sérii