Proces výběru ERP

Na výběr jsou doslova stovky ERP systémů s širokou škálou možností, silnými stránkami, slabými stránkami, použitelností a cenou. I když se výběr systémů může zdát skličující, systematický proces porovnávání ERP systémů může vést váš tým k dobrému rozhodnutí v přiměřeném čase.

Časově ověřená metodika, která je zde popsána, vám může pomoci vyrovnat se s řešením, které nejlépe vyhovuje specifickým potřebám vaší společnosti. Tato metodika může znít jako základní – ale společnosti, které provádějí proces výběru dodavatelů ERP bez dodržení těchto logických kroků, často narážejí na zpoždění, dodatečné náklady a zbytečné přizpůsobení. Na druhou stranu společnosti, které používají osvědčené postupy pro hodnocení ERP, mají typicky hladší výběrový proces a následné implementace. Díky tomu mohou dříve využívat výhod moderního ERP systému a efektivněji konkurovat v digitálním světě.

Pětistupňová metodika pro hodnocení ERP systémů

Jakmile se společnost rozhodne nahradit svůj starší ERP systém, budete muset sestavit projektový tým, který bude řídit proces porovnávání, výběru a implementace ERP softwaru. Tým zahajuje svou práci vypracováním počátečního plánu, který je v této fázi spíše obecnou strategií.

Proces výběru dodavatele ERP lze nastínit v těchto pěti krocích:

1. Definice požadavků ERP
2. Žádost o návrh (RFP)
3. Vyhodnocení prvního řezu
4. Porovnání ERP a podrobné hodnocení
5. Konečné rozhodnutí: výběr ERP a smlouva

1. Definice požadavků ERP

Budete muset informovat potenciální poskytovatele ERP o vaší organizaci a jejích potřebách, aby mohli správně nakonfigurovat, zabalit a ocenit vhodné řešení. Začněte tím, že identifikujete klíčové online zdroje, jako jsou ukázky produktů a blogy, které vypráví příběh vaší společnosti.

Popište svůj podnik a jeho procesy obecným způsobem namísto vytváření dlouhých seznamů specifických požadavků a procesů. Informujte potenciální poskytovatele o velikosti vašeho podniku, objemu činností a transakcí, složitosti různých procesů a jedinečných funkcích nebo faktorech. Zaměřte se na procesy a požadavky, které dávají vašemu podniku konkurenční výhodu. To jsou věci, které budou odlišit potenciální systémy od sebe a kde se budete podrobně zabývat tím, jak dobře lze každý systém nakonfigurovat tak, aby podporoval tyto jedinečné procesy a funkce.

Popište věci, které se vám na současném systému líbí – budete chtít, aby s nimi váš nový systém zacházel alespoň také. Zahrňte věci, které váš stávající systém nedělá (nebo nedělá dobře). Zdůrazněte všechny vlastní aplikace, funkce nebo modifikace, které je třeba řešit standardní funkčností nebo jednoduchým přizpůsobením (ne modifikací) v novém systému. Jinými slovy, zaměřit se na věci, které jsou jedinečné pro váš podnik a předpokládat, že rutinní věci se budou starat samy o sebe. (Tento předpoklad ověříte v ukázkách a závěrečných hodnoceních blíže k rozhodovacímu bodu).

Klíčové tipy pro definování vašich požadavků ERP

Používejte kontrolní seznamy požadavků ERP opatrně. Kontrolní seznamy jsou sice již dlouho standardním odvětvovým nástrojem, ale často se jim nedaří poukázat na smysluplné rozdíly mezi řešeními. Mnoho položek v těchto seznamech je základními funkcemi, které nabízí téměř každý systém, což vede většinu dodavatelů k tomu, aby jednoduše zkontrolovali „ano“, i když se schopnosti značně liší. Místo toho, abyste se spoléhali na obecné kontrolní seznamy, přizpůsobte je tak, aby odrážely jedinečné potřeby vašeho podnikání. Přizpůsobené kontrolní seznamy vám mohou pomoci efektivněji porovnávat dodavatele a zaměřit se na to, co je pro vaši organizaci skutečně důležité.

Získejte ve svém projektovém týmu ty správné lidi. Specifikace požadavků je tvrdá práce. Potřebuje členy týmu, kteří se organizaci věnují, dobře znají společnost a mají čas se projektu věnovat. Vyhněte se pokušení balit tým s nadšenými, ale nezkušenými lidmi.

Ujistěte se, že vaše poptávka obsahuje tyto informace:

• Popis vašeho podniku a jeho procesů
• Co váš současný systém dělá dobře
• Co to nedělá tak dobře, jak byste chtěli
• Co jiného má nový systém dělat (seřazeno podle důležitosti)

2. RFP ERP

Další krok zahrnuje vystavení pozvánek k odpovědi vybrané skupině dodavatelů. Počet pozvánek, které byste měli odeslat, se bude lišit – ale pamatujte, že budete muset provést podrobnou kontrolu pro každý z nich, které distribuujete. Zkušenosti ukázaly, že čím menší je počet potenciálních poskytovatelů a tím podrobnější informace jsou poskytovány, tím lepší jsou odpovědi. Nejlepší je identifikovat tucet (nebo méně) nejlepších kandidátů pro váš krátký seznam.

V reakci na to by dodavatelé ERP měli navrhnout systém, který poskytne nezbytné funkce a funkce pro splnění požadavků, které jste identifikovali. Návrhy budou také obsahovat informace o jejich společnostech, produktech, zkušenostech s podnikáním, zdrojích, které se zaváží k vaší implementaci, a další informace, které mají získat vaši důvěru (a tím i vaše podnikání).

Jak tedy identifikujete desítku (nebo méně) kandidátů, na které se vaše výběrové úsilí zaměří? Jak si upínáte seznam ze stovek dodavatelů ERP jen na několik? Začněte s odvětvovými publikacemi, které obsahují „příběhy o úspěchu ERP“. (Všimněte si, že tyto publikace pravděpodobně neřeknou o potížích nebo poruchách, tak dejte tyto informace do perspektivy). Použijte své odvětvové kontakty – například asociace a obchodní skupiny – k identifikaci dalších odborníků, kteří mohli mít nedávné zkušenosti s výběrem a implementací ERP.

Existuje také mnoho online adresářů, nástrojů pro výběr a služeb pro výběr systému, které vám pomohou identifikovat software, který má funkce, které potřebujete a/nebo má zkušenosti ve vašem odvětví.

Pro personalizované poradenství můžete uzavřít smlouvu s poradenskou pobočkou své účetní firmy nebo najít nezávislý konzultační zdroj ve vaší místní oblasti a/nebo ve vašem odvětví. Ujistěte se, že zkontrolujete jejich původ a afiliace, abyste se ujistili, že jsou skutečně nezávislí a nejsou spojeni s jedním nebo několika poskytovateli ERP.

Můžete se rozhodnout zahrnout určité dodavatele systému ERP, kteří jsou zajímaví z jiných důvodů. Možná jeden nebo více vašich větších a dalších důležitých zákazníků používá ERP systém a doporučil vám používat stejný systém. Nebo je možná vaše společnost součástí většího podniku nebo oborové skupiny, která na dané ERP platformě „standardizovala“. Získejte návrh od doporučeného poskytovatele a poskytněte všem návrhům spravedlivé a nezaujaté hodnocení při rozhodování.

Klíčové tipy pro vaše RFP ERP

Zajistit, aby všechny zainteresované strany určily své požadavky. Vaše RFP by měla zahrnovat vstupy od všech zainteresovaných stran – jinak riskujete výběr ERP systému, který slouží pouze některým z vašich podnikových funkcí, což vyžaduje, aby jiné oblasti investovaly do samostatných systémů. Vyhodnoťte systémy, které fungují pro celý podnik, a použijte harmonogram implementace k dodání prioritních modulů jako první.

Věnujte pozornost klasifikaci požadavků. Často je RFP rozdělena do funkčních oblastí s oddíly, které musí každé oddělení dokončit. Každá oblast – ať už personalistika nebo operace – obvykle pro svou podnikovou jednotku dělá skvělou funkci hodnocení pracovních míst, ale jejich priority nemusí odpovídat celkovým podnikovým cílům. Je na vašem týmu pro hodnocení projektů, aby upravil priority z širší perspektivy. Které požadavky jsou životně důležité, důležité, nebo prostě hezké mít?

Zkontrolujte aktuální dostupnost funkce. Softwarové společnosti mají skvělá marketingová oddělení; některé prodávají produkty, které nebyly vyvinuty a testovány úplně. Provádějte výzkum funkcí „přicházejících v budoucí verzi“ oproti funkcím, které jsou dnes používány referencemi. Je naprosto v pořádku uvažovat o funkcích ve vývoji – ale nevsaďte svůj projekt na nadcházející funkce, pokud jsou nezbytné pro úspěšný projekt.

Vyhodnoťte své procesy. Procesy integrované do baleného softwaru ERP jsou považovány za „osvědčené postupy“. Zkušení ERP konzultanti a implementátoři vám řeknou, že je téměř vždy lepší změnit postup tak, aby odpovídal softwaru (rozpoznat aspekt „osvědčených postupů“), než změnit software tak, aby odpovídal stávajícímu postupu. Toto rozhodnutí je však vaše. Nezapomeňte však, že nové procesy mohou řídit zlepšení a výhody, které získáte z nového systému. Nezapomeňte také, že veškerý moderní ERP software je přizpůsobitelný, takže máte značnou flexibilitu při změně rozložení obrazovky a toku, postupů, datových charakteristik a zpracování a další – bez úpravy kódu.

Zvažte návratnost investic ERP. Většina společností vyžaduje analýzu návratnosti investic ( ROI) ERP jako předpoklad pro schválení a financování jakéhokoli významného projektu. Jak název napovídá, jedná se o součet nákladů souvisejících s nákupem a implementací nového systému plus rozdíly v provozních nákladech ve srovnání s náklady stávajícího systému. ROI také zvažuje výhody kromě přímých úspor nákladů, včetně lepšího výkonu, lepšího zákaznického servisu a produktivity na pracovišti.

3. Hodnocení ERP s prvním řezem

Vyhodnocení probíhá ve dvou fázích. V této první fázi jsou vyhodnoceny všechny návrhy, aby se zjistilo, jak dobře odpovídají vašemu prostředí a požadavkům, jak je uvedeno ve vaší poptávce. (Tato fáze nezahrnuje porovnání dodavatelů – tento krok spadá do druhé fáze hodnocení).

Cílem v tomto bodě je odstranit ty, které nesplňují vaše kritéria, a řadit ty, které se zdají vyhovovat faktuře. Výsledkem je krátký seznam nejlepších návrhů. Ty, a to pouze ty, budou podrobeny podrobnému hodnocení vedoucímu až ke konečnému výběru.

Pokud máte mnoho odpovědí k přezkoumání, detaily budou mít tendenci rozmazat, takže je těžké si uvědomit, které odpovědi RFP jsou obzvláště silné (nebo slabé) a ve kterých oblastech. Číselná stupnice hodnocení vám pomůže udržet vše přímo a zdokumentovat váš rozhodovací proces.

Zde je několik dalších tipů, které vám pomohou během tohoto kroku dokumentace:

• Nastavte formulář nebo tabulku uspořádanou tak, aby posuzovatelé mohli hodnotit každý návrh v souladu s hlavními kritérii, která jste zadali ve své poptávce. Požádejte každého posuzovatele, aby každému hodnotícímu kritériu přiřadil číselnou známku (stupnice může být jedna až deset, jedna až pět, jedna až tři nebo jakákoli úroveň granularity, kterou považujete za vhodnou). Můžete mít tolik nebo jen málo posuzovatelů, jak chcete.
• Ponechte místo pro poznámky a případné otázky týkající se odpovědi pro následnou činnost. Možná budete chtít požádat o objasnění v této fázi nebo počkat na podrobné vyhodnocení návrhů zařazených do užšího výběru. Každému kritériu přiřaďte váhu na základě toho, jak je funkce nebo proces pro váš podnik kritický.
• Vynásobte skóre dané každým posuzovatelem váhou pro každé kritérium a vypočítejte celkové skóre pro každého dodavatele. Nejčastěji se objeví několik, kteří se zařadí do horní části stupnice, shluk odpovědí o něco dál v žebříčku a několik, kteří neudělají řez. Nyní byste měli mít svůj krátký seznam finalistů – ideálně tři až pět kandidátů – pro konečné hodnocení.
• Šance jsou dobré, že budete schopni identifikovat nejlepší kandidáty, ale pokud to není tak jasné, vraťte se k jednotlivým hodnocením a prodiskutujte s týmem.

Klíčové tipy pro vaše předběžná hodnocení ERP

Zacházejte se všemi potenciálními poskytovateli stejně. Nepřijímejte žádné živé ukázky, speciální osobní schůzky nebo návštěvy na místě, pokud nejste ochotni nabídnout stejný přístup všem prodejcům – je důležité zachovat rovné podmínky. Jednou z běžných technik je pořádání „aukční konference“ ve vašem zařízení, která ukáže všem potenciálním poskytovatelům a zodpoví jejich otázky (před všemi).

Nezapomeňte, že návrh je prodejní doklad. Odpovědi budou obsahovat požadované informace a další informace. Předpokládejme, že každý nárok je pravdivý; většinu, ne-li všechny nároky můžete ověřit během procesu hodnocení. Ale pochopte, že spisovatelé návrhů budou reagovat na vaše otázky způsobem, který dává jejich produkty do nejpříznivějšího světla.

Hledejte odlehlé hodnoty. Věnujte zvláštní pozornost všem kritériím, kde hodnocení vykazují širokou variabilitu. Pokud jeden recenzent hodnotí návrh pro jedno kritérium velmi vysoko a druhý jej hodnotí velmi nízko, stojí za diskusi. Zeptejte se obou recenzentů konstruktivním, neohrožujícím způsobem, jak zjistit, co si každý myslel. Pravděpodobně si jeden nebo oba všimli něčeho, co ostatní recenzenti postrádali nebo nepovažovali za důležité. V důsledku těchto diskusí můžete chtít upravit hodnocení pro konkrétní kritérium – a to by mohlo změnit celkové pořadí.

4. Porovnání ERP a podrobné hodnocení

Jakmile identifikujete tři až pět finalistů, je čas začít pracovat na ověření jejich tvrzení a ověření referencí.

Jak spustit vyhodnocení ERP

Spojte se s každým z potenciálních poskytovatelů a dejte jim dobrou zprávu: vytvořili krátký seznam! (Je v pořádku říct jim, kolik dalších finalistů je a dokonce jim dát vědět, kterým firmám konkurují, pokud se vám to líbí).

• V některých případech je můžete také požádat, aby upřesnili své návrhy.
• Promluvte si (nebo navštivte) stávající uživatele systému, nejlépe ve vašem odvětví (nebo na podobném trhu) a v blízkosti velikosti vaší společnosti.
• Zabezpečte reference, pokud je dodavatelé ještě neposkytli. (Prodejci mohou být váhaví poskytnout reference kvůli obavám o hospodářskou soutěž. Ale měli byste trvat. Ujistěte je, že podepíšete a budete dodržovat dohody o mlčenlivosti).

Jak spravovat ukázky ERP systému

Je také čas pozvat kandidáty z užšího výběru, aby provedli podrobné ukázky svých systémů – ale tyto ukázky musíte ovládat.

• Poskytněte každému kandidátovi skript nebo seznam funkcí, které chcete zobrazit v dostatečném předstihu před naplánovanou demonstrací. Všichni potenciální poskytovatelé by měli získat stejný seznam.
• Umožněte jim zobrazit všechny speciální funkce, které chtějí zvýraznit, až poté, co vám ukážou funkce a procesy popsané v RFP.
• Zajistěte, aby skript nebo seznam obsahoval jedinečné požadavky identifikované v kroku 1. ERP systémy pracují s normálními procesy úplně stejným způsobem; jsou to výjimky z běžných procesů, které představují výzvu. (Například možnost zadávat objednávky pro artikly, které nejsou v zásobě; požadavek na prodej skupin nebo artiklů v balících, sadách nebo sadách; nebo podpora jedinečného procesu párování faktur).
• Během ukázky budete chtít vidět, jak lze software nastavit a přizpůsobit tak, aby podporoval vaše jedinečné procesy a postupy. Zůstaňte však otevřeni do té míry, že byste mohli objevit některé osvědčené postupy v těch standardních funkcích, které by zlepšily provoz a výsledky ve vaší společnosti.
• V ideálním případě bude demonstrátor schopen ukázat funkci systému pomocí vašich vlastních dat. To není vždy možné, ale když je, dá vám mnohem lepší ukázku, jak by systém fungoval ve vašem prostředí.

Klíčové tipy pro vaše podrobné posouzení ERP

Nenechte se oslnit demonstracemi. Odborníci, kteří demonstrují software, jsou typicky velmi zkušení a mají velké osobnosti. Jejich cílem je vyhrát vás a prodat svůj software. Nenechte se rozptýlit osobou nebo prodejním hřištěm, bez ohledu na to, jak zábavné. Zaměřte se na to, jak podnikové procesy splňují vaše potřeby.

Využijte referenční návštěvy provozu na maximum. Pečlivě si vyberte, koho máte v plánu navštívit. Zavolejte krátce na svého hostitele, abyste se ujistili, že implementovali software a realizovali slíbené výhody. Souhlasím s tím, co vám budou ukazovat a s lidmi, se kterými se během návštěvy setkáte. Jakmile jste na místě, pečlivě zvažte, zda je jejich úspěch replikovatelný ve vašem prostředí. Také položte tvrdé otázky: „Jaká byla vaše největší překvapení?“ a „Kdybys to musel dělat znovu, co bys udělal jinak?“

Pokračujte v pokládání otázek. Povzbuďte svůj výběrový tým k položení otázek, i když jen k objasnění odpovědí. Udělejte to v rámci přezkumu RFP i během demonstrací; tím se výrazně sníží šance na budoucí překvapení. Nyní je čas objevit jakékoli odpovědi, které se vám nelíbí – než začnou jednání. Také mějte na paměti, že v této fázi dostanete své odpovědi zdarma, takže se dozvíte co nejvíce. Jakmile začnete produkt implementovat, možná budete muset počkat na podporu nebo dokonce zaplatit za odpovědi na své otázky.

5. Výběr ERP a smlouva

Po dokončení detailních vyhodnocení pravděpodobně zjistíte, že máte dva nebo tři dodavatele, kteří splňují vaše kritéria. Vyberte si ten, o kterém se domníváte, že nejlépe splňuje vaše současné a budoucí potřeby – ale nezavrhněte ostatní. Místo toho jim dejte vědět, že jsou vhodné, ale ne vaše první volba; to ponechává dveře otevřené v případě, že vaše jednání s nejvyšším kandidátem nevyjde podle plánu.

Nyní můžete začít jednat o detailech smlouvy s nejvyšším kandidátem. Většina firem ví, jak má tento krok „fungovat“. Ale stejně jako každý další krok v procesu hodnocení a výběru ERP, můžete zde narazit na některá překvapení.

Moc je na vaší straně při jednáních. Nejlepší je však považovat poskytovatele za partnera při budoucím úspěchu vaší společnosti, nikoli za protivníka při vyjednávání. Zaměřit se na spravedlivou dohodu, která oběma stranám poskytne pobídky k efektivnímu zavedení a efektivnímu fungování systému.

Každý aspekt implementace systému a trvalá podpora by měly být prodiskutovány a zdokumentovány – s podrobným popisem ceny, kdo je odpovědný, a v některých případech i potřebný čas. Existuje mnoho aspektů smlouvy, včetně (mimo jiné):

• Počáteční nákup, pronájem nebo licence na hardware a software
• Implementace hardwaru a softwaru (upřesnění toho, co je „implementace“)
• Náklady a načasování pilotního projektu konferenční místnosti (před nebo po zaplacení softwaru)
• Počáteční a průběžné náklady na školení
• Průběžná podpora údržby hardwaru a softwaru (a na jaké úrovni)
• Konverze dat a integrace do jiných systémů
• Vytváření sítí a bezpečnost
• Přizpůsobení (iniciální a s budoucími verzemi)

Klíčové tipy pro konečný výběr ERP softwaru

Neoznamujte svůj finální výběr před jednáním. Na konci podrobné fáze hodnocení může tým chtít vyhlásit „vítěze“. Informovat vedoucího kandidáta, že jsou „vyvolení“, však není v nejlepším zájmu společnosti. Není neobvyklé, že v procesu vyjednávání jsou překvapení a možná budete muset znovu navštívit svou volbu.

Plán z dlouhodobého hlediska. Ve spěchu začít, ujistěte se, že pečlivě zkontrolujete dlouhodobé náklady, takže vaše odhady jsou správné a nezkreslujte čísla návratnosti investic ERP. Někteří poskytovatelé poskytují více bezplatných služeb po delší dobu a někteří mohou outsourcovat svou dlouhodobou podporu společnosti, která poskytuje služby placených po jednotlivých podporách. Někteří poskytovatelé mají strop na to, kolik zvýší roční sazby za údržbu nebo předplatné, a mnozí ne. Jiní prodávají nízkou subskripci softwaru jako služby (SaaS) a po několika letech ji začnou výrazně zvyšovat. Někteří poskytovatelé poskytují roční aktualizaci, ale žádnou významnou podporu v procesu aktualizace. Ptejte se a získejte odpovědi písemně, abyste se ujistili, že plně rozumíte svým dlouhodobým nákladům.

Bere vesnici (nebo alespoň tým)

Nejdůležitějším faktorem úspěchu procesu hodnocení ERP systému je projektový tým. Tento tým by měl být založen velmi brzy a měl by být hnací silou ve vývoji, distribuci a hodnocení RFP a výběru nového ERP systému.

Podle našich zkušeností, kdy jsou týmy uprostřed podrobného vyšetřování a hodnocení, se často berou zkratky. Pokud však váš projektový tým postupuje těmito pěti kroky a věnuje pozornost nabytým zkušenostem, bude schopen najít optimální řešení, které bude vyhovovat požadavkům vaší společnosti, nyní i do budoucna.

Přečtěte si více v této sérii