Proces výpočtu návratnosti investic do plánování podnikových zdrojů se zdá být dostatečně jednoduchý: sečtěte náklady, sečtěte přínosy a porovnejte obě čísla. Nicméně, existuje řada faktorů, které je třeba zvážit, aby se ujistil, že vaše výsledky jsou platné - a užitečné. Je důležité mít úplný přehled o nákladech i přínosech, nyní i v budoucnosti, jak pro stávající systém, tak pro nový systém, který je předmětem hodnocení. Následují odborné tipy založené na desítkách implementací ERP.

Příprava na analýzu návratnosti investic ERP

Použijte přiměřený časový rámec pro analýzu návratnosti investic. Aby se zajistilo, že vaše analýza pokryje celý životní cyklus nákladů i přínosů, zvažte časový rámec nejméně pěti let.

Vyhledejte rozdíly v nákladech mezi starým systémem a náhradním systémem ERP. Chcete-li to provést, musíte vyjmenovat aktuální náklady, abyste mohli udržovat svůj starý systém, stejně jako budoucí náklady na upgrade ERP. Nezapomeňte, že klíčovým motivátorem pro změnu systémů je přidat nové funkce, aby zůstaly konkurenceschopné, a tak zahrnout realistický odhad nákladů na upgrade staršího systému.

Buďte důkladní. Ujistěte se, že jste shromáždili každý odhad nákladů: pro získání nového systému, jeho implementaci a efektivní provoz. V mnoha případech budou nové provozní náklady systému nižší než stávající systémové náklady. Při výpočtu návratnosti investic ERP zvažte také předpokládané výhody a uvědomte si, že tyto výhody budou realizovány v průběhu času.

Myslete pozitivně, ale realisticky. Pokud je vaše společnost založena na produktech (například distributor nebo výrobce), můžete si představit výrazné snížení zásob – ale vezměte si domácí úkoly, abyste pochopili, jaký výsledek je typický. Mějte také na paměti, že k úsporám nedojde automaticky, ani hned.

Proč tato velmi podrobná práce? Návratnost investic je často vyžadována pro účely finančního plánování. Je také důležité porozumět celkovým projektovým nákladům a přínosům, abyste zdůvodnili své investice do ERP a vyhodnotili výkonnost systému podle očekávání po implementaci. Níže uvedený list kalkulačky návratnosti investic ERP vám pomůže přesně identifikovat vaše náklady a zároveň nabízí tipy a rady, aby byl proces plynulejší.

Použití tohoto pracovního listu

Tato stránka vás provede sérií tabulek, které mají být dokončeny. Každý krok poskytne informace, které pomohou při vyplňování těchto tabulek.

Při procházení procesu můžete vytvářet vlastní tabulky založené na těchto tabulkách. Vytvořili jsme také pracovní list šablony návratnosti investic ERP ke stažení, který vám pomůže.

Pro výpočet návratnosti investic upgradu ERP existují tři hlavní kroky:

• Výpočet nákladů
• Odhadnout výhody
• Vypočtěte si návratnosti investic

1. Výpočet nákladů ERP

Jak bude váš ERP systém nasazen?

Způsob nasazení ERP systému významně ovlivňuje odhady nákladů. Existuje několik možností:

• On-premise (on-prem): On-premise nasazení je tradiční způsob implementace starších ERP systémů po desetiletí. Hardware a software jsou nakupovány a instalovány na vlastních serverech společnosti a systém je společností udržován a upgradován.
• Cloud: V cloudovém nasazení běží systém přes internet s hardwarem a softwarem, který je typicky vlastněn a podporován poskytovatelem třetí strany. Podniky si předplatí službu – licenční model označovaný jako software jako služba (SaaS) ERP.
• Hybridní: V tomto modelu lze kombinovat prvky on-premise nasazení a cloudu a vytvořit tak hybridní cloud. To dává společnosti maximální flexibilitu, ale vyžaduje podstatně větší zapojení zaměstnanců IT.

Které možnosti nasazení porovnáte?

Výpočet nákladů ERP obou systémů

Tato část pracovního listu je určena k výpočtu celkových nákladů na vlastnictví (TCO) jak pro stávající starý systém ERP, tak pro nový náhradní systém. Obvykle existují čtyři oblasti investic:

• Infrastruktura
• Software
• Implementace
• Průběžné personální náklady

Pro prvotní zdůvodnění projektu bude nutné tyto náklady odhadnout (než vyrazíte na návrhy a nabídky). Mnoho nebo většina zde uvedených položek může být zahrnuta do nabídky balíčku, ale očekává, že za dokončení práce zaplatíte další služby, školení, hardware a software.

Růst a náklady na podporu budou výrazně vyšší, pokud je váš stávající systém starý, není dobře podporován vývojářem, nebo pokud je „na nižší úrovni“, to znamená, že není aktuální s vývojářskými opravami a vydáními.

Náklady na infrastrukturu ERP

Kromě počátečních nákladů odhadněte náklady na modernizaci a rozšíření nad rámec počátečního nákupu. Vzhledem k tomu, že se jedná o časově orientovaný odhad – všechny náklady budou replikovány (a eskalovány) v průběhu pěti let (alespoň) životního cyklu – tyto náklady na upgrade a rozšíření se budou opakovat v budoucích letech, protože je nepravděpodobné, že budete muset během prvního roku upgradovat nebo expandovat.

• Počáteční hardware: například náklady na nákup nebo pronájem počítačů, serverů, tiskáren. Ve srovnávací tabulce by tento výdaj již měl být utracen za „starý systém“.
• Probíhající modernizace a údržba: Pokračující náklady na výše uvedenou infrastrukturu. U SaaS nebudou žádné nebo nízké náklady na údržbu infrastruktury.
• Licence systémového softwaru: Zahrnuje například operační systém, databázi, utility.
• Aktualizace a údržba systémového softwaru: Průběžné náklady na výše uvedený systémový software. U SaaS očekávejte žádné nebo nízké náklady na údržbu infrastruktury.
• Síťová zařízení a poplatky: Počáteční rozpočet na síťové vybavení a služby.
• Uživatelská zařízení: Náklady na nákup, výměnu a údržbu různých počítačů, tabletů, skenerů a tak dále.
• Poplatky za zařízení infrastruktury: například vypočtené náklady na prostor a veřejné sítě, které systém vyžaduje.

Náklady na ERP software – podnikové a produktivní aplikace

Zde budete chtít rozpočet na náklady na upgrady a rozšíření nad rámec počátečního nákupu. Roční poplatky se mohou časem zvyšovat, protože se přidávají další uživatelé nebo aplikace, v závislosti na cenové strategii dodavatele.

• Počáteční náklady na trvalé licenční poplatky: Počáteční náklady, zejména za místní služby plus některé možnosti hostovaných a hybridních licencí. To již bylo vynaloženo na starý systém.
• Trvalý průběžný roční poplatek za licenci: Pokrývá aktualizace a určitou úroveň podpory. Pro ERP systém je to obvykle 16-20 % ceníkové ceny ročně. S 20% ročně je licence "znovu zakoupena" každých pět let.
• Roční předplatné (SaaS): Použijte nabízené nebo odhadované roční náklady na předplatné pro cloudové aplikace.
• Roční poplatky za údržbu (SaaS): Další poplatky za podporu, které budou vyžadovány pro software, který není zahrnut jinde. Většina poplatků za údržbu softwaru SaaS je zahrnuta v předplatném.

Náklady na implementaci ERP

Dále je třeba odhadnout náklady na implementaci jak počátečního systému, tak plánovaných modernizací během pětiletého období. Většina dodavatelů softwaru má během jednoho roku jednu nebo dvě hlavní verze. Každé vydání je ve skutečnosti mini implementace. Nejprve musí projektový tým verzi zkontrolovat, aby určil celkový dopad na aktuální obchodní proces. Potom se release načte a otestuje. Před uvedením do provozu by uživatelé měli být dostatečně vyškoleni na nový software. Potenciální náklady, které je třeba zvážit, zahrnují:

• Personální projektový tým: Faktor v rozpočtovaném čase (včetně přesčasů) pro zaměstnance IT a uživatele.
• Poplatky za poradenství: Určete počáteční pomoc, kterou můžete potřebovat nad rámec toho, co bude dodavatel zahrnovat.
• Převod dat, zadávání a testování: Použijte personál nebo šablony pro zadávání dat, testování nebo jakékoli další základní úkoly, které potřebujete. (To je často rozpočtováno, což může vést k problémům s kvalitou dat.)
• Vzdělávání a školení uživatelů: Některé počáteční školení koncových uživatelů budou zahrnuty dodavatelem, ale pro maximální využití vašeho systému je důrazně doporučeno další vzdělávání.

Probíhající personální náklady ERP

Odhadněte „normální“ provozní náklady na udržení provozu nového podnikového systému ERP. Při zvažování probíhajících (opakujících se) nákladů musí být co nejrealističtější a zahrnovat rozumné očekávání pro stupňování nebo meziroční inflaci. Hlavními položkami budou kombinace interních pracovníků IT a času a výdajů konzultantů, jako jsou:

• Náklady na podporu infrastruktury: To pokrývá dobu rozpočtovanou na podporu nad rámec toho, co doporučení dodavatele zahrnovalo. U SaaS nebudou náklady na údržbu infrastruktury nebo minimální náklady.
• Zálohování a obnovení po havárii: Zahrnuje outsourcované nebo interní postupy.
• Podpora sítí a zařízení: Odhadovaná podpora vyžadovaná například pro síť, počítače a mobilní zařízení.
• Pravidelné opravy chyb: To je pro IT personál použít proud oprav chyb.
• Softwarové integrace: Při aktualizaci softwarových produktů očekávejte pravidelnou údržbu.
• Přizpůsobení softwaru: Aktualizováno nebo znovu použito v cyklech vydání softwaru.
• Podpora mobilních zařízení pro uživatele: Náročnost vyžadovaná pro vývoj a podporu aplikací.

Určení celkových nákladů starého ERP vs. nového systému ERP

Ze čtyř výše uvedených tabulek přeneste součet pro každou oblast účasti a také mezisoučty nových systémových nákladů do níže uvedené tabulky. Nyní budete moci vidět celkové úspory nebo dodatečné náklady na přechod na nový systém. Pro „5letý rozdíl“ očekávejte kombinaci záporných a kladných mezisoučtů.

Co dělat s těmito informacemi

• Pokud je celkový „pětiletý rozdíl“ kladný, znamená to, že údržba starého systému je dražší, než jej nahradit. Tato částka je přímým přínosem a je třeba ji doplnit do tabulky 8: Shrnutí přínosů ERP (níže).
• Pokud je celkový „pětiletý rozdíl“ záporný, znamená to, že implementace nového systému bude dražší než údržba vašeho stávajícího systému. Další výhody budou zahrnuty v dalším oddíle.
• Součet pětiletých nákladů nového systému bude použit níže ve výpočtu návratnosti investic jako „investice“.

2. Odhadnout výhody ERP

Pokud jsou pětileté náklady na nový systém vyšší než náklady na údržbu staršího systému, budete potřebovat dostatečné další výhody, abyste změnu zdůvodnili – jinak, proč provést změnu?

Pokud například v důsledku upgradu na nové ERP očekáváte větší příjmy a vyšší marže, nebo pokud systém přinese větší hodnotu a vyšší úroveň zákaznické podpory, mohou vám tyto výhody pomoci racionalizovat upgrade na nové ERP.

Některé výhody nového systému jsou z povahy trochu těžší oddělit a přiřadit k novému systému, ale stojí za to k tomu vynaložit úsilí. Ve většině případů bude mít mnoho přímých výhod, které více než ospravedlní zavedení nového systému. Zdokumentování a odhad nepřímých přínosů však pomůže při plánování projektu, stanovení priorit a měření výsledků implementace ERP v organizaci. I když těmto výhodám nemůžete přiřadit peněžní hodnotu, pokračujte a uveďte je v pracovním listu návratnosti investic a v plánu projektu.

Příklady výhod ERP

Pro tento pracovní list byly ukázkové výhody ERP uspořádány do pěti oblastí zlepšení:

• Produktivita lidí
• Rozhodování
• Finance a účetnictví
• Provoz
• Technologie pro podnikání

Níže uvedené seznamy jsou ukázkami výhod. Bude mnohem více, co vy a váš tým odhalíte při hodnocení příběhů o úspěších zákazníků, zpráv analytiků, podnikových požadavků, softwarových možností a nových technologií. Uveďte možné přínosy a zachyťte počáteční odhady pro zlepšení procesů a jejich finanční hodnotu.

Produktivita lidí

• Podporujte mobilní zařízení, abyste mohli pracovat kdekoli a kdykoli.
• Zvyšte efektivitu a přesnost zadávání dat díky nepříjemným postupům a pomalé odezvě systému spojeným se staršími ERP systémy, které nejsou „uživatelsky přívětivé“.
• Zkrácení produktivity díky modernímu uživatelskému rozhraní založenému na rolích, které zkracuje dobu trénování potřebnou k tomu, aby uživatelé mohli začít fungovat.
• Pomáhá vytvořit řízené, spravované prostředí pro snížení variability se standardními procesy.

Rozhodování

• Konsolidace systémů za účelem snížení nepřesností v datech a eliminace redundantních dat.
• Centralizujte a spravujte informace (jediný zdroj pravdy), abyste zefektivnili vnitropodnikovou komunikaci a pomohli předcházet nedorozuměním a nejasnostem.
• Přistupujte k velkým datům pomocí moderních analytických nástrojů, které poskytují přehledy pro lepší rozhodování.
• Poskytnutí uživatelsky přívětivých nástrojů, jako jsou výstrahy a řídicí panely, umožňující rychlé a přesné samoobslužné dotazy.

Finance a účetnictví

• Zjednodušte finanční a účetní procesy v celé společnosti.
• Urychlete měsíční uzávěrky a zlepšete přesnost finančního výkaznictví.
• Zlepšete účty odběratelů snížením počtu dní od prodeje do zaplacení (DSO).
• Snižte zátěž auditů, protože data jsou organizována a snadno dostupná, stejně jako přesná a úplná.
• Usnadnění dodržování zákonných předpisů.

Provoz

• Zlepšete podnikové operace v celé společnosti a modernizujte zastaralé procesy.
• Integrujte e-commerce do správy zákazníků a objednávek.
• Snižte provozní mzdové náklady prostřednictvím lepších systémů plánování.
• Zvýšení spokojenosti zákazníků s pevným produktem nebo datem dodání v době nabízení.
• Pomozte nákupu stát se proaktivním a kontrolovaným spíše než chaotickým a spoléhat na expedici.
• Snižte zásoby, aniž byste zvýšili výskyt nedostatečných krytí, nevyřízených zakázek nebo zklamání zákazníků prostřednictvím lepšího plánování a kontroly zásob.

Technologie pro podnikání

• Nahradit zastaralou infrastrukturu držící podnik zpět.
• Zlepšete interakci mezi různými podnikovými systémy oddělení.
• Konsolidujte samostatné starší aplikace a omezte používání excelových tabulek a ručních alternativních řešení.
• Přístup k novým technologiím, jako je umělá inteligence (AI), strojové učení a internet věcí (IoT).
• Zajistěte cestu ke škálovatelnosti s moderními systémy, které jsou navrženy tak, aby rostly s růstem podniku.
• Vynutit zabezpečení dat pomocí aktuálních systémů a ovládacích prvků.
• Zmírněte problém nalezení podpory pro staré systémy, které již dodavatel nepodporuje.

Dokumentace vylepšení ERP

Níže uvedený pracovní list je vzorová tabulka pro dokumentaci vašich pozorování a odhadů pro zlepšení procesů a jejich finanční hodnotu. Nezapomeňte vyplnit každý sloupec ve vaší vlastní tabulce.

• Vytvořte pracovní list pro každou z pěti oblastí zlepšení uvedených výše.
• Zaznamenejte procesy pod každým, který bude vylepšen.
• Odhadnout roční přímé a nepřímé částky.
• Vypočítá celkovou pětiletou hodnotu.
• Zadejte výhodu, i když nelze určit částku v dolarech.

Identifikujte přímé a nepřímé výhody pro každé oddělení ve vaší organizaci. Následuje příklad výhod v oblasti financí a účetnictví. Pro každé oddělení ve vaší organizaci budete potřebovat tabulku, jako je tato.

Shrnutí všech výhod ERP

Po zvážení všech oblastí zlepšení přičtěte součet pětiletého součtu z každého oddělení, abyste určili celkový přínos.

Pokud jste také zjistili, že „Celkový pětiletý rozdíl“ z tabulky 6: Souhrn nákladů v byl kladný, pak bude jednoznačně dražší zachovat starý systém a pak jej nahradit. Výše úspor je přímou výší výhody a měla by být přidána do tabulky níže v řádku 6. Pokud bylo toto číslo záporné (nový systém stojí více než existující), zadejte do řádky 6 nulu (0).

3. Výpočet návratnosti investic ERP

Pro tuto fázi nebudete potřebovat tabulku.

V tomto bodě byste měli mít všechny informace, které potřebujete k výpočtu návratnosti investic do ERP pomocí tohoto vzorce:

ROI = (výhody – investice)/investice

Zde najdete informace:

• „Investice“ je „Celkové pětileté náklady nového systému“, což je součet z tabulky 6: Souhrn nákladů ERP
• „Výhody“ jsou „Celkové výhody ERP projektu“ z tabulky 8: Shrnutí výhod ERP

Ve většině případů bude výhoda větší než investice a skončíte s poměrem větším než 1.

Pokud je například pětiletá výhoda 2 000 000 USD a pětiletá investice je 575 000 USD, poměr by byl ($2.000,000 – $575,000) / $ 575,000 = 2.479 a to zaokrouhleno na 2,5.

Vynásobením tohoto poměru 100 získáte procento návratnosti investic, které vyplývá z upgradu vašeho systému ERP. V našem příkladu poměr 2,5 představuje návratnost investic 250 %.

Další krok

Pokud jsou výhody a návratnost investic zdravé, dalším krokem je rozšíření úsilí tak, aby odpovídalo procesu plánování a rozpočtování vaší společnosti. Vzhledem k tomu, že software ovlivňuje provozní i kapitálové rozpočty, může být nutné zapojit více zainteresovaných stran.

• Komunikujte se sponzorujícími manažery a členy týmu, kteří vytvořili odhady.
• Poskytnutí podpůrné dokumentace k prodeji, nákladům a další dokumentaci.
• Vytvářejte specifické prognózy prodeje a nákladů podle roku.
• Příprava dat finanční analýzy pro celkové náklady na vlastnictví (TCO), období návratnosti a další výpočty.