企業資源規劃投資報酬率的計算過程看起來非常直接：先加總成本，再加總效益，並比較這兩個數值。然而，還必須考量某些因素，才能確保結果有效且實用。無論是現有系統還是評估中的新系統，都應該全面掌握其現在及未來的成本和效益。以下是基於數十個 ERP 建置資料的專家秘訣。

準備 ERP 投資報酬率分析

使用合理的時間範圍進行投資報酬率分析。為確保您的分析能涵蓋成本及效益的完整生命週期，請考慮至少五年的時間範圍。

尋找舊系統以及替代的 ERP 系統間的成本差異。因此，您必須列舉出維護舊系統的成本以及未來 ERP 升級的成本。請記住改變系統的重要動因是加入新功能以保持競爭力，所以請針對舊系統升級的成本進行實際的估算。

請進行得徹底一點。請確認每一個成本都已納入其中：包含取得新系統、建置，以及有效運作。在許多情況下，新的系統運作成本將低於現有的系統成本。同時，在計算 ERP 投資報酬率時，請考量其預期效益，因為這些效益將隨時間逐漸實現。

請積極但實際地思考。如果貴公司是以產品為基礎（例如經銷商或製造商），您可能希望大幅減少存貨，但請先自行了解哪種結果較為典型。請注意，節省目標不會自動達到，也不會馬上達到。

為什麼需要這麼詳盡的作業？財務規劃目的通常需要考量投資報酬率。為了證明 ERP 投資的合理性，以及依據期待評估建置後系統的表現，了解專案成本及效益是相當重要的。ERP 投資報酬率計算工作表能協助您準確地辨識您的成本，同時提供讓流程更順暢的訣竅及建議。

使用此工作表

此頁面將引導您完成一系列需完成的表格。每個步驟將提供相關資訊，協助您填寫這些表格。

在您進行此流程時，您可以依據這些表格建立自己的自訂試算表。我們已建立了可下載的 ERP 投資報酬率模板工作表來協助您。

計算 ERP 升級的投資報酬率有三大步驟：

• 計算成本
• 估算效益
• 計算投資報酬率

1. 計算 ERP 成本

您的 ERP 系統將如何部署？

ERP 系統的部署方式對成本估算會有重大影響。部署有數個選項：

• 就地部署：就地部署是數十年來 ERP 系統的傳統建置方式。購買硬體和軟體並安裝在公司自有伺服器上，由公司自行進行系統維護及升級。
• 雲端：使用雲端部署時，系統通常會藉由第三方供應商擁有並支援的硬體及軟體在網路上運行。企業訂閱此授權模式的服務，稱為軟體即服務（SaaS）ERP。
• 混合：在此模型中，將就地部署和雲端的元素合併使用，以建立混合雲端。此選項讓公司有最多的彈性，但需要大量 IT 人員的參與。

您想比較哪些部署選項？

針對兩個系統計算 ERP 成本

此工作表區段的設計目的是計算目前 ERP 舊系統及新替代系統的總擁有成本（TCO）。通常有四個投資領域：

• 基礎架構
• 軟體
• 建置
• 持續性人事成本

進行最初專案合理性評估時，在您提出提案及報價前，評估這些成本是必要的。此處列出的許多或多數項目都可包含在套件報價中，但完成工作需要的額外服務、訓練、硬體、軟體可能需另外支付。

若您的現行系統是舊的，開發人員無法妥善支援，或者是「低階的」系統，也就是並非最新的開發人員修復和發行版本，則可能有較高的升級及支援成本。

ERP 基礎架構成本

除了初始成本外，請預估除了最初購置外的升級以及擴充成本。由於此為時間導向的預估，所有的成本將在至少五年的生命週期中被複製並計算，請將升級和擴充的成本放在未來的年度中，因為在剛開始的一年左右，不太可能需要升級或者擴充。

• 初始硬體：舉例來說，購買或租用電腦、伺服器、印表機的成本。在比較表中，此支出應該也是「舊系統」需要的花費。
• 持續性更新及維護：上述基礎架構的持續性成本。SaaS 無需或者僅需低基礎架構維護成本。
• 系統軟體授權：舉例來說，包括作業系統、資料庫、設施。
• 系統軟體升級及維護：上述系統軟體的持續性成本。SaaS 無需或者僅需低基礎架構維護成本。
• 網路設備及費用：網路設備與服務初步預算。
• 使用者裝置：購買、更換及維護各種個人電腦、平板電腦、掃描器等費用。
• 基礎架構設施費用：舉例來說，系統需要的空間及設施計算成本。

ERP 軟體成本：商業和生產力應用程式

在此，您將編列除了最初購置外的升級以及擴充成本。根據供應商的定價策略，新增額外使用者或應用程式時，年度費用可能隨著時間增加。

• 永久授權費用初始成本：前期成本，特別是針對就地部署，以及部份代管與混合的授權選項。此為舊系統原本就會花費的成本。
• 永久授權持續性年費：包含更新以及某些層級的支援。ERP 系統每年費用通常是定價的 16-20%。每年的 20% 授權費用，每五年需「重新購買」。
• 年度訂閱（SaaS）：針對雲端應用程式使用的報價或估計的年度訂閱成本。
• 年度維護費用（SaaS）：若有任何其他軟體的使用，需要額外支援費用。大部分 SaaS 軟體維護費用都包含在訂閱費用中。

ERP 建置成本

接著，您需要預估在五年期內建置初始系統和規劃升級的成本。大多數軟體供應商在一年內都會推出一或兩個主要版本。每個版本其實都是小規模的建置。首先，專案團隊必須檢視此版本，並決定其對目前企業流程的整體影響。接著，將版本載入並測試。在上線之前，使用者應該充分針對新軟體進行培訓。要考慮的潛在成本包括：

• 員工專案團隊：IT 人員和使用者預算時間（包含加班）的因素。
• 諮詢費用：判斷供應商包含的內容之外，您可能需要的初始協助。
• 資料轉換、輸入和測試：僱用員工或臨時人力進行資料輸入、測試，或其他需要進行的基本任務。（此項目通常預算編列不足，這可能導致資料品質問題。）
• 使用者教育和訓練：供應商將包含一些初始的使用者訓練，但若要充分運用您的系統，強烈建議您使用進階教育。

持續性 ERP 人事成本

估算維持新 ERP 業務系統運作所需的「正常」營運成本。在考慮持續性（經常性）的成本時，盡可能實際，並包含每年升級或通貨膨脹的合理預期。主要項目將為內部 IT 人員和顧問的時間和費用，例如：

• 基礎架構支援成本：此為供應商建議範圍外的支援時間預算。SaaS 無需或者僅需最低基礎架構維護成本。
• 備份和災害復原：包括外包或內部實務。
• 網路和裝置支援：網路、個人電腦和行動裝置等所需的預估支援。
• 定期錯誤修正：此為 IT 人員修正錯誤所需的費用。
• 軟體整合：在軟體產品更新時定期維護。
• 軟體客製化：於軟體發佈週期中更新或重新套用
• 使用者的行動裝置支援：應用程式開發和支援所需的人力。

決定舊 ERP 與新 ERP 系統的總成本

從上述四個表格中，將每個投資領域的總計，以及新系統成本的小計移轉至下表。您現在可查看使用新系統的節省總值或額外成本。「5 年差」的小計可能是正數及負數的綜合。

這些資訊的用處

• 若「5 年差」的總計為正數，表示維護舊系統較昂貴，則可取代舊系統。該總額為直接效益，必須新增至表格 8：ERP 效益彙總（下表）。
• 若「5 年差」總計為負數，表示新系統的建置成本比起維護您現有系統更為昂貴。其他效益將於下一節中說明。
• 新系統的 5 年成本總計將用於下方投資報酬率計算中的「投資」項目。

2. 估算 ERP 效益

如果新系統的五年成本超過維持舊系統的成本，那麼您需要足夠的額外效益將改變的決策合理化，否則，為什麼要改變呢？

例如，如果您預期升級到新的 ERP 所產生的收益和利潤也更高，或者如果系統將創造更多價值及提供更高層級的客戶支援，這些效益可協助您合理化升級至新的 ERP 的決策。

有些新系統的效益很難區分出來並歸因於新系統，但值得一試。在多數情況下，建置新系統可帶來許多直接效益，物超所值，然而，記錄及估算間接效益將可進一步協助專案規劃、優先順序設定，以及組織的 ERP 建置結果評估。即使您無法用金錢來衡量這些效益，也請在投資報酬率工作表和專案計劃中將其列出。

ERP 效益範例

針對此工作表，範例 ERP 效益已統整為五個改善領域：

• 員工生產力
• 決策
• 財務和會計
• 營運
• 商業技術

以下列表為效益的範本。在您及團隊檢視客戶成功案例、分析報告、企業需求、軟體選項及新技術時，將會發現更多效益。將可能的效益列出，並針對流程改善及其財務價值進行初始估算。

員工生產力

• 支援行動裝置，以便隨時隨地工作。
• 因應資料輸入作業時，因流程不順以及舊 ERP 系統回應緩慢、不方便使用造成的狀況，提升效率及準確度。
• 透過以角色為基礎的現代化使用者介面（UI），減少使用者執行所需的訓練時間，進而縮短生產時間。
• 協助建立可控制、可管理的環境，減少標準流程的變數。

決策

• 將系統合併，減少資料錯誤並刪除多餘的資料。
• 將資訊集中及管理（單一事實來源），使企業內部構通更有效率，並協助避免誤解和混淆。
• 以現代分析工具存取大數據，以提供能夠制定更完善決策的洞察。
• 提供方便使用的工具，像是警示及儀表板，以快速且準確地進行自助查詢。

財務和會計

• 簡化全公司財務及會計流程。
• 加速每月結算並改善財務報表的準確性。
• 透過減少應收帳款週轉天數（DSO）來改善應收帳款。
• 提供有組織且容易取得的資料，並兼顧精確及完整性，減少稽核壓力。
• 強化法規遵循。

營運

• 改善全公司的企業營運，並將過時流程現代化。
• 將電子商務整合至客戶和訂單管理。
• 完善規劃體系，降低營運人工成本。
• 在報價時，用公司產品或者交期提升顧客滿意度。
• 協助進行主動及可控的採購作業，避免混亂且必須趕工的狀況。
• 透過較佳的存貨規劃及控制，以不讓短缺、補訂單或讓客戶失望的狀況更頻繁發生為前提，減少存貨量。

商業技術

• 取代拖累企業的作廢基礎架構。
• 完善各部門商業系統互動機制。
• 合併獨立的舊應用程式，並減少使用 Excel 試算表和人工解決方法。
• 運用人工智慧（AI）、機器學習和物聯網（IoT）等新技術。
• 透過專為與企業共同成長而設計的現代化系統，提供具擴展性的路徑。
• 透過最新的系統和控制項來強化資料安全性。
• 減少因舊系統不再受供應商支援，而必須尋找支援的問題。

記錄 ERP 的改善

下方工作表是用於記錄您對流程改善及其財務價值的觀察及估算的 範例 試算表。請記得在您自己的試算表中填入各欄。

• 針對上述五個改善領域建立工作表。
• 記錄每個範圍待改善的流程。
• 估算每年的直接和間接金額。
• 計算五年總值。
• 就算無法用金錢來衡量效益，也請針對效益進行說明。

找出組織中每個部門的直接和間接效益。以下為財務和會計領域中的效益範例。針對貴組織的每個部門，您將需要類似的表格。

將所有 ERP 效益彙總

一旦評估完所有改善領域，請加上各個部門五年總額的總和，以便確定總效益。

此外，若您發現 表格 6：ERP 成本彙總 內的「5 年總差異」為正數，則顯然維護舊系統會比取代舊系統更加昂貴。節省總額為直接效益總額，應新增至以下表格的第 6 行。若該數字為負值（新系統成本大於現有系統），請在第 6 行輸入零（0）。

3. 計算 ERP 投資報酬率

此階段不需要試算表。

此時，您應該已擁有使用此公式計算 ERP 投資報酬率所需的所有資訊：

投資報酬率 = （效益 – 投資）/ 投資

以下提供更多資訊：

• 「投資」為「新系統的 5 年成本總計」，也就是 表格 6：ERP 成本彙總 中的總計
• 「效益」為 表格 8：ERP 效益彙總 中的「專案 ERP 總效益」

在多數情況下，效益將會大於投資，而最終的比率會大於 1。

例如，若五年效益為 $2,000,000，五年投資為 $575,000，則比率為（$2,000,000 – $575,000） / $ 575,000 = 2.479，四捨五入為 2.5。

將此比率乘以 100，便能得到 ERP 系統升級所產生的投資報酬率百分比。以此範例來說，比率 2.5 代表 250% 的投資報酬率。

下一步行動

若效益及投資報酬率都充足，下一步便著重於將讓公司的規劃及預算編列流程相互搭配。由於軟體同時影響營運和資本預算，因此您可能需要讓更多利益關係人參與。

• 請與贊助高階主管與建立預估值的團隊成員溝通。
• 提供支援的銷售、成本及其他文件。
• 以年為單位，建立特定銷售和成本預測。
• 準備總擁有成本（TCO）、投資回報期間，以及其他計算的財務分析資料。