什麼是 ERP 建置？

規劃新 ERP 建置的最佳實務

1.選擇軟體和服務夥伴以協助建置：
erp 軟體研究和評估程序完成後，選擇夥伴來協助建置所選系統是時候了，因為大多數專案團隊在建置 ERP 軟體時經驗並不高。使用所選 ERP 應用程式深入了解和體驗搜尋合格 ERP 建置顧問。確認他們瞭解新的 ERP 解決方案如何支援目前及不斷變化的業務流程，包括諮詢參考意見以驗證其專業知識。

合作夥伴應擁有經過特定產業培訓的員工，並配置在必要地點；針對國際客戶和供應商，請確保夥伴具備簡化建置所需的多國業務、語言和貨幣技能；最後，檢閱該公司使用的專案管理軟體，以確認其與現有的內部規劃、排程和追蹤系統相容。

 

2. 詳細說明所有專案任務：
ERP 建置夥伴可協助開發所有待辦的詳細工作清單。

 

此清單相當廣泛，例如單單是訓練就包含許多工作：

• 專案團隊訓練：ERP 專案團隊需要了解軟體，才能決定如何自訂合適的企業流程。

• IT 團隊訓練：必須為 IT 團隊安排教育訓練，以便他們了解如何以最佳方式，安裝和維護系統。

• 企業使用者訓練：預期會使用 ERP 軟體的所有人都必須了解其運作方式。

• 持續訓練：新使用者在加入公司時需要訓練，因此需要制定長期入職培訓計劃。

任務清單應分成數個階段。會議室試行、自訂應用程式、整合至其他應用程式和資料來源、基礎架構導入、資料清理、使用者接受等等都需要時間。

 

3. 計算工時：
請仔細評估每個任務所花費的時間、考量每個任務所涉及的工作，然後指派所需的「工作時數」量（即使只是以小時為範圍），加總 ERP 專案每個階段的工作時數，並指派負責完成該專案的專案團隊成員。

這是一項艱巨的任務，因此需要熟悉特定 ERP 解決方案的建置夥伴。此步驟有助於精確計算時間表、判斷目前團隊是否需要協助，以及限制範圍擴張。

 

4. 建立實際排程：
整理出可用及所需的工作時數後，即可建立可管理的排程。在許多案例中，初步測試往往就會出現產能問題，跟原先呈現給主管的導入時間範圍相比，耗費了更長時間。

下列範例計算說明了潛在差異：

• 目標上線期間 = 12 個月或 1 年

• 12 個月期間內可用的工作時數總計 = 540 小時/週或 28,080 小時/年

• 導入所需的工作時數總計 = 42,000 小時

• 所需時數除以每年可用時數 = 1.496 年

結果？專案可能在開始前就已錯過上線日期。可能的解決方案包括：

• 縮減範圍 – 即使團隊同意這些都是重要任務

• 將天數延長至實際日期

• 新增更多內部和外部資源（更多可使用工時）

• 將專案分為數個階段

這是行政管理團隊必須作出決策的地方。這只是其中一個例子，說明管理團隊應參與 ERP 軟體選擇和導入流程的原因。

 

5. 進行會議室試行：
啟動後，在完整推出前先在會議室進行測試執行或試驗，此會議室試行可確保建立符合公司當前和未來所需的適當業務流程。設計新流程時，要點之一便是了解 ERP 系統中的可用選項範圍，並與驗證專案團隊和使用者社群的利益關係人一同驗證流程。

在這個為其數週的階段中，ERP 導入夥伴會安裝試行軟體，讓您測試所有流程，確保能夠如預期般運作，沒有任何錯誤發生。在此時套用最佳實務通常能節省時間，特別是配置工具可微調流程時。

 

6. 清除資料：
這聽起來很簡單，但是資料清理是非常耗時的活動。建議您盡快開始評估資料準確性，因為您會需要投入許多精力，才能正確完成此步驟。在專案期間會發生企業流程變更，因此請為導入期間準備額外的資料管理步驟。

 

7. 7. 讓所有人員掌握資訊：
專案團隊成員每週都應聯絡所有重要的相關人員，通知導入專案進度有哪些順利和不順利的地方。最糟糕的情況莫過於發生意外時，人員並未掌握最新狀況。大部分專案管理系統都能夠以圖表呈現 ERP 專案進度。