該升級 ERP 了嗎？取代老舊 ERP 系統的指南
深入了解替換舊 ERP 的原因、時間和方式的提示和建議。
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您的 ERP 系統能滿足需求嗎？現在是否需要 ERP 升級？您可能未曾直接面對這些問題過（除非您曾與銷售代表交談），但即使不明確，您也可能問過自己這個問題。您有沒有稍微懷疑過自己的系統在某種程度上比較好？也許您曾聽過現代 ERP 的成功案例，或者比這更直接：也許是需要為客戶提供一些新功能，或是為了跟上競爭，而舊系統若不花費大量時間和金錢進行升級或修改則難以應付。無論如何，持續評估系統效能，找出需要改善的領域，或是可預見未來中可能會成為問題的預兆，都是良好的管理作法。
世上存在完美的 ERP 系統嗎？
簡短來說：不存在。即使在特定時刻可找到符合您特定需求的完美系統，這些需求也會不斷改變，因此，您需要掌握最新資訊、了解 ERP 支援目前需求的良好程度，並找出可能導致問題的趨勢。
現在流行將內部安裝的系統稱為「舊版 ERP」，暗示其為舊技術和過時的系統，這種想法並不公正，因為許多安裝的系統都會定期維護、持續升級，且完全能夠成長並適應不斷變化的需求與要求。但即便軟體廠商強烈鼓勵，ERP 升級仍然是選用項目。保持最新版本，並使用解決方案供應商所提供的修正和增強功能非常重要，若您發現問題或不利趨勢，首先應確保系統已安裝所有更新和最新版本，接著了解您的供應商是否提供額外的附加項目或增強功能，以解決您發現的任何不足。判斷導入這些修復程式需要多少費用和資源，並根據該資訊評估繼續使用目前解決方案的成本（請參閱下方的「您的 ERP 支出為何？」）。
您目前的 ERP 軟體是否有所不足？
整體而言，請將舊 ERP 系統保持在最新狀態，但也要密切注意系統效能。需求和要求都在改變，您需要確保系統能有效支援貴公司和客戶需求。
上述的自我評估可能有助於識別缺點和值得擔憂的領域，包括下列事項：
您的系統無法滿足新需求，或對新行動方案造成阻礙。
不支持新技術或要求，或者執行困難、高成本和延遲。供應商納入新功能的速度緩慢。
功能難以學習和使用，導致效率降低而非提升。
回應速度較慢，資訊儲存和檢索不充分、繁瑣，或者單純無法滿足當今不斷升級的需求。
系統成本高昂且難以維護和支援，供應商無法提供充分支援。
如果您的系統確實是舊版 ERP，且供應商的支援日益減少，或是隨著技術支援池逐漸萎縮，知識豐富的程式設計師和分析師無疑會變得越來越昂貴，並且更難以尋找，因為這個系統越來越過時而且不可靠。
這些問題可能都會慢慢惡化，長期難以察覺，並在某天突然意識到，系統存在的缺陷造成嚴重的業務問題，因此必須採取應對措施。
您的 ERP 支出為何？
許多公司在執行分析時感到驚訝，並了解到維持現有 ERP 系統運作所需的真正成本，這聽起來似乎有些奇怪，因為中型企業通常在日常管理職責中都會嚴加控制預算，但 ERP 相關的直接和間接成本並非這麼容易算清。
除了向軟體供應商和硬體供應商支付每月和年度費用外，您的各種服務供應商（例如硬體服務、諮詢或網路）將持續產生服務和支援的成本。如果您已發現（或懷疑）可能需要更新或增強功能才能解決上述現有或預期的問題，請務必將升級的成本納入計算。
請同時考慮直接內部 IT 部門成本，包含薪資和福利、空間、公用事業和供應。嘗試區分直接支援 ERP 的人員。請記住，在您升級並導入新系統後，上述成本至少有一部份會維持不變，特別是當您將傳統內部部署系統替代為另一個內部部署系統時。雲端軟體即服務（SaaS）的成本結構不同，但您仍需要比較基準點來制定具有說服力的決策，決定是否保留現有系統、開始 ERP 升級或尋求舊系統替換。
計算 ERP 的投資報酬率
取得如何評估新 ERP 成本和效益的逐步指南。
計算 ERP 的投資報酬率
取得如何評估新 ERP 成本和效益的逐步指南。
新系統的成本為何？
您是否對變更為新 ERP 系統的潛在成本感到焦慮？這十分合理，新的 ERP 系統可能是公司於指定年度所承擔的非生產設備較大支出之一。然而，將可獲得的效益與維持現行系統的現行支出相比，多數公司都發現成本完全合理且有依據。請記得按照生命週期的成本來思考計算，包含整個期間的總成本，例如五到七年。
在考慮取得和實作系統替換的成本時，需要注意硬體和軟體授權成本只是算式的一部分，您還需要將下列項目納入您的評估中：
網路和週邊裝置，例如條碼掃描器、遠端輸入站、行動裝置和用戶端軟體，以及支援。
資料轉換和資料輸入至新系統，以及封存和存取歷史記錄的規定。
災害準備，包括備份或容錯移轉系統、資料復原資源、多餘的連線和通訊。
ERP 導入團隊和所有未來使用者的教育與訓練。（這非常重要，不可吝嗇。）
新工作流程的開發和記錄。
導入協助。主要系統供應商的套件中可能會包含特定級別的協助，但您可能會想要針對以上列出的某些或全部項目，向供應商、外部顧問、您的會計師事務所或其他公司尋求額外協助。
在導入期間中，員工會面臨加班的額外負擔，請僱用臨時人員來協助日常工作，以便讓他們有時間專注於導入作業，或者提供獎金和其他激勵措施來保持員工積極性。
請注意，雲端 SaaS 系統的成本結構與傳統的買方建置及就地部署方法完全不同。由於 SaaS 通常是採用訂閱制，因此前期的硬體成本微乎其微。但是 SaaS 合約通常包含大量維護和支援成本，因此您持續性的內部 IT 成本將大幅降低。大多數公司發現，使用 SaaS 的總成本可能低於內部部署和支援的總成本。
當您權衡保留現有系統或查看替代系統的決定時，請考慮權衡。透過新的 ERP 解決方案，您將獲得現代化的使用者介面、其他功能和功能，並增強您的競爭優勢，而若您保留舊系統，則可限制您保持靈活、生產力和競爭力。企業轉型並不是為了節省成本，現代化的 ERP 成功案例證明，移轉至新系統，往往花費較少，其實都高估了建置和升級的費用。
如何證明新 ERP 系統的財務正當性？
針對這種規模的決策，大多數公司需要透過投資報酬率（ROI）陳述的形式進行成本效益分析。成本方面很簡單，只需將上述預期成本相加即可，效益方面有機會直接節省 IT 成本，但列舉主要效益需要公司設想系統如何改變工作環境，並實現更高的績效、改善的生產力，並提供更好的客戶服務。
改善效能：許多 ERP 系統專案的推動理由在於效率改善（直接勞工降低）和成本節省（存貨減少等）上具有相當合理的理由，而這些的確是許多成功 ERP 導入的巨大投資效益。但請注意，系統存在本身並不會產生這些效益，而是透過組織、分析和呈現資料的方式，讓管理者更妥善地利用人員、做出更好的決策，這才是產生巨大效益的原動力，當您編列預算以進行使用者訓練和導入改善程序時需謹記這點。
更好的客戶服務：這些效益較不直接，甚至更有價值。透過更完善的客戶服務，理論上您可以增加銷售和利潤、增加市佔率，甚至增加利潤，因為良好的客戶服務可增加客戶的價值，而無需為產品本身增加成本。在某些情況下，客戶服務改善將成為不可或缺的要件，因為當新客戶或優質客戶期望如電子訂購或增強的電子報表製作等功能時，都需要您的 ERP 系統提供支援。
工作場所變更：因應當前熱門的使用者體驗（UX），現今的系統主打可快速輕鬆存取資訊的可用性。由於每位使用者的工作和工作流程各不相同，因此現代化系統支援高度個人化，為每位使用者提供最有效率、最舒服的工作畫面和流程。這項效益可視為避免成本，而非降低成本，提高的效率將協助現有人員事半功倍，不需新聘僱便可處理更多業務。不建議將減少員工數當成系統的優勢，因為這可能不會發生，而且失去工作的前景將導致員工抗拒系統，並不願協助其成功。
選擇 ERP 只是開始
遵循評估 ERP 系統的提示時，請記住，舊系統替換並非簡單或快速的程序，但值得投資，因為當您選擇適當系統並導入後，將能帶來可觀的效益。
流程中，大多數公司最關心的問題是：「挑選並導入以取代舊系統需要多長時間？」這個問題並沒有統一答案，具體取決於組織的大小和複雜性，包括新舊兩套系統是否都採用雲端架構、公司和導入團隊的變革動力、對專案的管理承諾層級，以及使用者社群之間的合作或阻力程度……這只是其中的一部份變數。有些導入可在數個月內完成，某些則需要一年或更多時間。經驗豐富的導入夥伴可在專案的導入規劃早期階段中，協助您制定可達成的時間表。
當然，更換貴公司的策略資訊管理骨幹必然會產生破壞，這是無法避免的影響，但透過完善規劃及管理的導入工作，即可將中斷作業降至最低。