Resumen

¿Cómo le está resultando su sistema de ERP? ¿Es hora de actualizarlo? Quizás no le hayan hecho esas preguntas directamente (a menos que haya hablado con los representantes de ventas), pero es posible que usted se las esté haciendo, aunque no sea de forma explícita. ¿Existe alguna pequeña duda de que su sistema puede ser mejor en algún aspecto? Posiblemente usted haya escuchado algunas historias de éxito sobre el ERP moderno. O tal vez sea algo más obvio que eso —tal vez usted deba hacer cosas nuevas por sus clientes o para seguir el ritmo de una competencia que su sistema heredado no puede manejar sin un montón de tiempo y dinero para actualizaciones o modificaciones—. De cualquier modo, es una buena práctica de gestión evaluar continuamente el rendimiento del sistema e identificar áreas de mejora o cuestiones emergentes que puedan convertirse en problemas en un futuro previsible.

¿Existe un sistema de ERP perfecto?

La respuesta corta es “no”. E incluso si existiera el sistema perfecto para sus necesidades específicas en un momento dado en el tiempo, esas necesidades cambian continuamente. Por lo tanto, es bueno mantener todo bajo control, saber cuán bien su ERP está dando soporte a sus necesidades actuales, e identificar tendencias que pueden derivar en problemas.

Está de moda referirse a los sistemas instalados como ERP heredado, lo cual da la idea de tecnología antigua y sistemas obsoletos. Esto es injusto porque muchos sistemas instalados reciben mantenimiento periódico, actualización continua y son plenamente capaces de crecer y adaptarse a necesidades y requisitos cambiantes. Dicho esto, las actualizaciones de ERP son opcionales, aunque firmemente recomendadas por los proveedores de software. Es importante estar al día con las correcciones y mejoras brindadas por su proveedor de soluciones. Si detecta problemas o tendencias desfavorables, lo primero que debe hacer es asegurarse de que su sistema tenga todas las actualizaciones y lanzamientos, luego averigüe si su proveedor tiene add-ons o mejoras adicionales disponibles que puedan abordar cualquier deficiencia que haya encontrado.

¿Su software de ERP actual no está a la altura de sus expectativas?

En resumen, mantenga actualizado su sistema de ERP existente. Pero también vigile de cerca el rendimiento del sistema. Las necesidades y requisitos cambiarán, y usted debe tener la seguridad de que su sistema realmente brinde soporte a las necesidades de su empresa y cliente.

La autoevaluación arriba mencionada puede ayudar a identificar deficiencias y aspectos de preocupación, incluyendo:

• Su sistema no puede cubrir nuevos requisitos o limita las nuevas iniciativas.
• No brinda soporte a nuevas tecnologías ni requisitos, o lo hace con dificultad, costos altos y retrasos. El proveedor tarda en incorporar nuevas características y funciones.
• Las funciones son difíciles de aprender y usar, e inhiben la eficiencia más que darle soporte.
• El tiempo de respuesta es extremadamente lento. El almacenamiento y la recuperación de información son inadecuados, engorrosos o simplemente no están a la altura de las crecientes necesidades de hoy.
• El sistema es costoso y difícil de mantener, y no recibe el soporte adecuado de su proveedor.
• Si su sistema es un ERP heredado que recibe cada vez menos soporte del proveedor, o cuya reserva de soporte técnico es cada vez más pequeña, sin duda será más caro y difícil encontrar programadores y analistas experimentados a medida que el sistema se vuelva más obsoleto y poco confiable.

Este tipo de problemas pueden evolucionar lentamente y no ser reconocidos durante mucho tiempo. Luego, repentinamente, queda claro que las deficiencias del sistema están causando graves problemas al negocio —y hay que hacer algo al respecto—.

¿Cuánto está gastando en ERP?

Muchas empresas se sorprenden cuando realizan el análisis y descubren lo que cuesta que su sistema de ERP existente siga funcionando y operando. Esto puede sonar extraño dado que las empresas medianas suelen controlar los gastos de cerca como parte de sus responsabilidades de gestión habituales. Pero no siempre es fácil separar los costos directos e indirectos asociados con el ERP.

Además de las tarifas mensuales y anuales del (los) proveedor(es) de software y hardware, habrá costos continuos por el servicio y soporte de sus diversos prestadores (por ejemplo, servicios de hardware, consultoría o redes). Asegúrese de incluir los costos de actualizar todo si detecta (o sospecha) que es posible que se necesiten actualizaciones o mejoras para resolver problemas existentes o venideros, tal como se mencionó arriba.

También considere los costos directos del departamento de TI interno, incluyendo salarios y beneficios, espacio, servicios públicos y suministros. Intente segregar los que dan soporte directamente a su ERP. Tenga en cuenta que al menos algunos de estos costos permanecerán después de que actualice e implemente el nuevo sistema, especialmente si está sustituyendo uno on-premise tradicional por otro on-premise. La estructura de costos para el software como servicio (SaaS) basado en la nube es diferente, pero aun así necesitará un punto de comparación para tomar una decisión fundamentada sobre si quedarse con su sistema existente, iniciar una actualización de ERP, o buscar un reemplazo para el sistema heredado.

¿Cuánto costaría un sistema nuevo?

¿Le preocupa el costo potencial de cambiar a un nuevo sistema de ERP? Eso es comprensible. Es probable que un nuevo sistema de ERP sea uno de los mayores gastos en equipamiento no productivo que hará una empresa en un año dado. Sin embargo, cuando se lo considera dentro del contexto de los beneficios disponibles y en comparación con el monto que se gasta actualmente en mantener el sistema existente, la mayoría de las empresas consideran que el costo es totalmente razonable y justificable. Recuerde pensar en términos de costos del ciclo de vida –el costo total a lo largo de un período, por ejemplo, entre cinco y siete años–.

Al analizar el costo de adquirir e implementar un sistema de reemplazo, tenga en cuenta que las licencias de hardware y software son solo una parte de la ecuación. También debe incluir en su evaluación lo siguiente:

• Redes y dispositivos periféricos tales como escáneres de código de barras, estaciones de entrada remota, dispositivos móviles y software para el cliente, además de soporte.
• Conversión y entrada de datos en el nuevo sistema, así como provisión para archivar y acceder a registros históricos.
• Preparación ante desastres, incluyendo sistemas de backup o failover, recursos de recuperación de datos, conectividad redundante, y comunicaciones.
• Capacitación y entrenamiento para el equipo de implementación del ERP y todos los usuarios futuros. (Esto es de vital importancia. No escatime en eso).
• Desarrollo y documentación del nuevo flujo de trabajo.
• Asistencia durante la implementación. Es probable que el paquete del proveedor principal del sistema incluya un cierto nivel de asistencia, pero quizás usted desee contratar asistencia adicional del (los) proveedor(es), consultores externos, su estudio contable, etc., para abordar algunos o todos los temas enumerados más arriba.
• Carga adicional para sus empleados en forma de horas extras; contratación de trabajadores temporarios para ayudar en tareas cotidianas y que así los permanentes tengan tiempo para la implementación; o bonificaciones y otros incentivos para mantener la motivación del personal.

Tenga en cuenta que la estructura de costos para los sistemas de SaaS basados en la nube es diferente al enfoque tradicional de compra e implementación on-premise. Con el SaaS, hay un costo inicial de hardware nulo o bajo, ya que es esencialmente una situación de suscripción. Pero un contrato de SaaS generalmente incluye una gran cantidad de costos de mantenimiento y soporte, por lo cual sus costos internos continuos de TI se reducirán mucho. La mayoría de las empresas encuentran que el costo total del SaaS a lo largo de cinco a siete años probablemente sea menor que el costo total de comprarlo y darle soporte interno.

Cuando evalúe la decisión de mantener su sistema existente o analizar un reemplazo, considere las contrapartidas. Con una nueva solución de ERP, obtendrá una interfaz de usuario moderna, características y funciones adicionales, y mejorará su ventaja competitiva, mientras que si mantiene su sistema heredado, limitará la capacidad de su negocio para seguir siendo ágil, productivo y competitivo. Aunque los ahorros no sean su objetivo primario, las historias de éxito del ERP moderno demuestran que los beneficios de pasar a un nuevo sistema suelen costar menos y tener más peso que el gasto de implementar una actualización.

¿Cómo justifica financieramente un nuevo sistema de ERP?

Al tomar una decisión de este calibre, la mayoría de las empresas requieren un análisis de costo-beneficio en forma de informe sobre el retorno de la inversión (ROI). En términos de costos es fácil —sume los costos previstos tal como se ha descrito más arriba—. En términos de beneficios, puede haber ahorros directos en costos de TI, pero enumerar los principales beneficios de un ERP requiere imaginar cómo el sistema cambiará el lugar de trabajo y habilitará un mejor rendimiento, mayor productividad y un excelente servicio al cliente.

Rendimiento mejorado

Muchos proyectos de sistemas de ERP se justifican en gran medida por las mejoras esperadas en eficiencia (reducciones directas de mano de obra) y ahorros de costos (que incluyen, pero no se limitan a, reducciones de inventario), y con razón, ya que estos son enormes beneficios de retorno en muchas implementaciones de ERP exitosas. Sin embargo, tenga en cuenta que el sistema no crea estos beneficios por el mero hecho de existir en la empresa. El sistema organiza, analiza y presenta los datos de tal manera que los gerentes pueden hacer una asignación más eficiente del personal y tomar mejores decisiones, que es lo que generará los grandes beneficios. Tenga esto en cuenta al presupuestar la capacitación de usuarios y la implementación de procedimientos mejorados.

Mejor servicio al cliente

Estos beneficios son menos directos pero incluso más valiosos. Atendiendo mejor a los clientes, teóricamente usted puede aumentar las ventas y ganancias, la participación de mercado e incluso los márgenes, porque un buen servicio añade valor para el cliente sin añadir costos al producto en sí. En algunos casos, las mejoras en el servicio al cliente se convierten en requisitos de supervivencia, porque cuando un cliente nuevo o bueno espera capacidades tales como pedidos o informes electrónicos optimizados, su sistema de ERP debe estar a la altura.

Cambios en el lugar de trabajo

Los sistemas actuales están diseñados para la usabilidad ("UX" o "experiencia de usuario" es la palabra de moda actual) para un acceso rápido y fácil a la información. Debido a que la labor y el flujo de trabajo de cada usuario son únicos, los sistemas de hoy están altamente adaptados para darle a cada uno las pantallas y procesos más eficientes y cómodos. Para este beneficio, piense en evitar costos más que en reducirlos. Este aumento de la eficiencia ayudará a que los empleados actuales hagan más cosas y manejen un mayor volumen de negocios sin hacer nuevas contrataciones. No es aconsejable justificar el sistema en base a una reducción en la cantidad de personal —eso probablemente no suceda, y la perspectiva de perder sus puestos no motivará a los trabajadores a adoptar el sistema ni a ayudar a que tenga éxito—.

La selección del ERP es solo el comienzo

Al seguir los consejos para evaluar los sistemas de ERP, tenga en cuenta que el reemplazo de un sistema heredado no es un proceso simple ni rápido —pero vale la pena la inversión, ya que puede brindar beneficios considerables cuando se selecciona e implementa correctamente—.

Una pregunta que la mayoría de las empresas tienen como prioritaria en este punto del proceso es cuánto tiempo llevará seleccionar e implementar un reemplazo del sistema heredado. No hay una respuesta única a esa pregunta —depende del tamaño y complejidad de la organización; si uno o ambos sistemas (antiguos y nuevos) están basados en la nube; la dinámica entre la empresa y el equipo de implementación; el nivel de compromiso de la gerencia con el proyecto; y la cantidad de cooperación o resistencia por parte de la comunidad de usuarios, por nombrar solo algunas de las variables—. Algunas implementaciones se pueden completar en unos meses; otras tardan un año o más. Cuando usted diseña su proyecto, un socio de implementación experimentado puede ayudar a desarrollar un cronograma viable en la etapa inicial de planificación de la implementación.

Sobra decir que reemplazar la columna vertebral de la gestión de información estratégica de su empresa tiende a ser disruptivo. Eso no se puede evitar por completo, pero se puede minimizar con un esfuerzo de implementación bien planificado y gestionado.

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