Resumen sobre implementación de ERP

Lo primero que se debe entender sobre la implementación de un sistema de ERP es qué significa "ERP": planificación de recursos empresariales, en inglés. La forma más sencilla de definir un ERP es pensar en todos los procesos centrales necesarios para operar una empresa: finanzas, RR. HH., fabricación, cadena de suministro, servicios, procurement, y otros. En su nivel más básico, un ERP es un software que ayuda a gestionar eficientemente todos estos procesos en un sistema integrado —por eso a menudo se lo conoce como el sistema de registro para la organización—.

Sin un sistema de ERP implementado eficazmente, las empresas enfrentan muchos procesos en silos y sistemas heredados que conducen a ciclos de informes extensos y propensos a error, acceso limitado a datos en tiempo real, y ausencia de una fuente de verdad única y confiable. Es por eso que —sin importar el tamaño de la empresa— los líderes de negocio eligen implementar un sistema de ERP: para que los ayude a obtener una ventaja competitiva y optimizar sus operaciones a la vez que reducen el riesgo.

Pero integrar un sistema de ERP dentro de los procesos y del entorno de TI de una empresa puede ser una tarea monumental. Antes de comenzar, es importante conocer los beneficios, escollos potenciales y mejores prácticas para la implementación.

Beneficios de negocio de implementar un sistema de ERP

Existen numerosos beneficios de implementar un sistema de ERP —particularmente si está basado en la nube—, y estos varían de un negocio a otro. Una empresa de servicios profesionales, por ejemplo, tiene motivos muy diferentes para elegir un sistema de ERP que una de fabricación.

Pero estos tres aspectos positivos de la implementación de un ERP se aplican a casi todas las organizaciones:

• Brinda información estratégica accionable en tiempo real: dirigir el negocio en tiempo real es un desafío si resulta difícil acceder a la información y actuar en consecuencia. Implementar un sistema de ERP ayuda a los líderes de negocio a centralizar los datos, monitorear continuamente la posición financiera y gestionar los informes —incluso en un entorno difícil y en constante evolución—.
• Aumenta la eficiencia operativa: gestionar el negocio utilizando sistemas desconectados que dependen de la intervención manual no solo es costoso y requiere mucho trabajo, sino que también conduce a errores, retrasos y clientes insatisfechos. Automatizar los procesos manuales con una solución de ERP ahorra tiempo, disminuye esfuerzo, reduce costos y ayuda a aumentar la rentabilidad.
• Implementación, uso y mantenimiento simplificados: estar al día con los avances tecnológicos resulta complejo cuando una organización opera en múltiples zonas geográficas que no cuentan con pleno soporte, o bien en líneas de negocio aisladas en silos que no se mantienen al ritmo del cambio. Implementar un sistema de ERP en la nube hace que las actualizaciones sean escalables, automáticas y estén disponibles en todas partes.

Estrategias de implementación de ERP

Cuando las empresas piensan en implementaciones de sistemas, suelen comenzar por considerar las características deseadas. Pero las nuevas características o tecnologías no son el problema central; lo que un negocio necesita para crecer son procesos modernos que habiliten agilidad y capacidad de respuesta.

Sin embargo, los procesos existentes tienden a ser inflexibles, lentos, e incapaces de cubrir las necesidades del negocio. Incluso cuando existen procesos comprobados y rentables, es necesario actualizarlos con frecuencia para cubrir necesidades cambiantes, o mejorarlos con nuevas capacidades tales como IA, IA generativa, agentes de IA y orquestación de la cadena de suministro. Es importante mantener esos procesos como el centro del plan de implementación. También cabe señalar que cuanto más compleja sea la empresa, más completo y sofisticado será el enfoque de implementación.

Estas son cuatro estrategias generales sobre cómo las empresas de todos los tamaños podrían abordar un proyecto de implementación de ERP:

1. Big bang: implemente un sistema o proceso en su totalidad, de una sola vez. Este método se suele utilizar cuando se hace la transición de un sistema antiguo a uno nuevo, donde todo cambia simultáneamente. Si bien este enfoque puede generar beneficios inmediatos y reducir la necesidad de operaciones paralelas, también conlleva un riesgo significativo. Cualquier problema que surja durante la implementación puede tener un impacto generalizado, y el cambio repentino puede ser abrumador para usuarios y partes interesadas. El enfoque de big bang suele elegirse cuando las limitaciones de tiempo o la naturaleza del proyecto hacen que la implementación de un ERP por fases resulte poco práctica.
2. Implementación por fases: implemente gradualmente un sistema o proceso por etapas, a menudo entre diferentes departamentos, ubicaciones o grupos de usuarios. Este método habilita monitoreo y ajustes cuidadosos en cada fase, reduciendo el riesgo de una disrupción generalizada. Extendiendo la implementación, las organizaciones abordan los problemas a medida que surgen y aprenden de cada etapa antes de pasar a la siguiente. Aunque implementar completamente el sistema lleva más tiempo, este enfoque habilita transiciones más fluidas y una mayor aceptación por parte del usuario. Es especialmente útil en proyectos complejos donde la implementación de un ERP a gran escala conlleva un riesgo significativo.
3. Implementación piloto: introduzca un nuevo sistema, proceso o producto a pequeña escala, generalmente en un entorno controlado o con un grupo de usuarios limitado, antes de llevar a cabo una implementación completa. El objetivo principal de un piloto es probar la funcionalidad del sistema, identificar problemas potenciales y recopilar feedback de los usuarios. Este enfoque permite realizar ajustes y refinamientos antes de una implementación más amplia, reduciendo la probabilidad de fallas en la implementación completa. Un piloto exitoso puede generar confianza entre las partes interesadas y servir como prueba de concepto para una adopción del ERP a mayor escala.
4. Enfoque híbrido: combine elementos de múltiples estrategias de implementación, como las de big bang, fases y pilotos, para adaptar un plan a las necesidades específicas de su proyecto. Por ejemplo, una organización puede utilizar una implementación por fases para las funciones principales al mismo tiempo que realiza pruebas piloto de nuevas características en áreas seleccionadas. Este enfoque brinda flexibilidad, permitiendo hacer ajustes basados en feedback en tiempo real y circunstancias en evolución. Aprovechando los puntos fuertes de las diferentes estrategias, el enfoque híbrido mitiga riesgos, optimiza recursos y aumenta la probabilidad de una implementación de ERP exitosa.

El rol del equipo de proyecto de ERP

Independientemente de la estrategia, hay un elemento inicial que es quizás más crítico que ningún otro para el éxito de un proyecto de ERP: el equipo en sí. Un caso de estudio tras otro de implementaciones de ERP cuentan la misma historia. El factor determinante para el éxito de la implementación es el equipo de implementación —el personal que le da forma al proyecto desde el principio—.

Esto se debe a que un gran software de ERP es excelente solo si lo implementa un equipo capaz. Si el personal carece de tiempo, soporte o habilidades para hacer el trabajo de manera efectiva, no tendrá éxito —y el proyecto podría sufrir retrasos, costos adicionales, y/o software que no cubra las necesidades de la empresa—.

Las empresas que experimentaron contratiempos o fracasos a menudo habían asignado personal que “tenía tiempo” para trabajar en el proyecto. Pero un proyecto de ERP requiere contratar al personal “sin el cual no se puede hacer”. Son aquellas personas ocupadas que conocen los procesos del negocio, trabajan bien con otros miembros de la organización, y son respetadas por la gerencia ejecutiva. Deben dedicarse al proyecto a tiempo completo (40 horas disponibles por semana), o tantas horas como sea posible.

Nadie que no pueda dedicar al menos el 25% de su tiempo semanal (10 horas mínimo) debe añadirse al equipo clave del proyecto. Los miembros del equipo que dediquen menos de una cuarta parte de su tiempo apenas podrán ponerse al día con las actividades del proyecto, menos aún agregarle valor.

El soporte ejecutivo al equipo también es crítico. En cada implementación de ERP importante, se deben tomar decisiones sobre prioridades y compensación de recursos. Sin un fuerte apoyo y compromiso, incluso los equipos más calificados pueden fallar.

Que un sistema de ERP moderno se implemente rápido es una de las cosas más significativas que puede lograr una empresa, y es esencial tener al personal correcto involucrado desde el inicio del proyecto en adelante.

Pasos para planificar un nuevo proyecto de implementación de ERP

Todos los proyectos de ERP encuentran inevitablemente problemas inesperados. Pero adherir a las mejores prácticas para una implementación de ERP exitosa permite identificar y abordar los problemas a medida que surgen, ayudando a gestionar riesgos y costos.

Es vital cronogramar la secuencia de implementación de manera realista, teniendo siempre en cuenta la disponibilidad de líderes, gerentes y expertos internos que contribuyen a la iniciativa. Asegúrese de priorizar las necesidades para enfocarse en las grandes ganancias mientras crea una base central de software y tecnología que pueda expandirse junto con las necesidades del negocio.

Pasos principales implicados en la planificación de la implementación de ERP

Si bien el plan detallado definitivo y los indicadores clave de rendimiento (KPI) se adaptan a requisitos de negocio específicos, las siguientes actividades son pasos comunes en todas las implementaciones de ERP exitosas:

Mejores prácticas para planificar una nueva implementación de ERP

1. Seleccione un socio de software y servicios que ayude en la implementación.

Una vez completado el proceso de investigación y evaluación del software de ERP, es momento de seleccionar un socio que ayude a implementar el sistema seleccionado, ya que la mayoría de los equipos de proyecto no tienen mucha experiencia en ese trabajo. Busque un consultor de implementación de ERP calificado que tenga íntimo conocimiento y experiencia con la aplicación de ERP seleccionada. Confirme que este comprenda cómo la nueva solución de ERP brinda soporte a sus procesos de negocio actuales y en evolución, y entreviste a sus referentes para verificar su expertise.

El socio debe contar con personal capacitado en la industria específica, y estar disponible en las ubicaciones necesarias. Para atender a clientes y proveedores internacionales, asegúrese de que el socio tenga las habilidades de negocios, idiomas y monedas multinacionales necesarias para optimizar la implementación. Por último, evalúe el software de gestión de proyectos que utiliza la empresa para asegurarse de que es compatible con su sistema interno de planificación, cronograma y seguimiento.

2. Detalle todas las tareas del proyecto.

Un socio de implementación de ERP ayuda a desarrollar una lista de tareas detallada de todo lo que hay que hacer.

Esta lista es extensa: la capacitación por sí sola, por ejemplo, ya involucra muchas tareas:

• Capacitación del equipo de proyecto: el equipo de proyecto de ERP debe aprender sobre el software para poder decidir cómo personalizar los procesos de negocios.
• Capacitación del equipo de TI: el equipo de TI debe recibir capacitación sobre cómo instalar y mantener de forma óptima el sistema de ERP.
• Capacitación de usuarios de negocios: todos los usuarios finales del software de ERP deben saber cómo funciona.
• Capacitación continua: los nuevos usuarios necesitan capacitación cuando se unen a la empresa, así que es necesario implementar un plan de onboarding a más largo plazo.

La lista de tareas debe dividirse en fases. Se debe asignar tiempo para el piloto de sala de conferencias, la personalización, integración con otras aplicaciones y fuentes de datos, implementación de infraestructura, depuración de datos, aceptación por parte del usuario, etc.

3. Calcule las horas de trabajo.

Calcule cuidadosamente la cantidad de tiempo que insume cada tarea. Tenga en cuenta el trabajo implícito en cada una de ellas y, luego, asigne el número de "horas de trabajo" necesarias, incluso si es un rango corto. Sume las horas de trabajo para cada fase del proyecto de ERP y asigne un miembro del equipo responsable de llevarlas a cabo. Esta puede ser una tarea formidable; por eso es importante involucrar a un socio de implementación que esté familiarizado con la solución de ERP en particular. Este paso es esencial para calcular con precisión la cronología, determinar si el equipo actual requiere ayuda, y limitar la fluencia del alcance.

4. Cree un cronograma realista

Después de tabular las horas de trabajo disponibles y necesarias, cree un cronograma manejable. En muchos casos, la primera pasada revela un problema de capacidad en comparación con el plazo de implementación que se presentó originalmente a los ejecutivos.

Este es un cálculo a modo de ejemplo que ilustra las discrepancias potenciales:

Período objetivo de entrada en productivo = 12 meses o 1 año

• Número total de horas de trabajo disponibles en un período de 12 meses = 540/semana o 28.080 horas/año
• Número total de horas de trabajo necesarias para implementar = 42.000 horas en total
• Horas requeridas divididas por horas disponibles por año = 1,496 años

¿El resultado? Se incumple la fecha de salida en vivo incluso antes de que comience el proyecto. Algunas posibles soluciones son:

• Reducir el alcance —aunque el equipo haya indicado que son tareas esenciales—
• Extender el plazo a una fecha realista
• Añadir más recursos internos y externos (más horas de trabajo disponibles)
• Dividir el proyecto en fases

Aquí es donde el equipo de la gerencia ejecutiva debe tomar la decisión. Este es solo un ejemplo de por qué deberían participar en el proceso de selección e implementación de software.

5. Lleve a cabo un piloto de sala de conferencias.

Después del inicio, realice un test run o un piloto (en una sala de conferencias) antes de la implementación completa. Este piloto de sala de conferencias garantiza que se implementen los procesos de negocio adecuados para las necesidades actuales y futuras de la empresa. Cuando se diseñan nuevos procesos, es importante comprender la gama de opciones disponibles en el sistema de ERP —y validarlos con el equipo de proyecto y las partes interesadas de la comunidad de usuarios—.

En esta fase de varias semanas, el socio de implementación de ERP instala un software piloto que permite realizar una prueba de todos los procesos para asegurarse de que funcionan como se esperaba, sin sorpresas. Aplicar las mejores prácticas en este punto suele ahorrar tiempo, especialmente si las herramientas de configuración pueden realizar ajustes para aplicar refinamientos al proceso.

6. Depure los datos

Suena simple, pero la depuración de datos es una actividad que requiere mucho tiempo. Lo mejor es comenzar a evaluar la precisión de sus datos lo antes posible porque se necesita mucho esfuerzo para completar este paso correctamente. Durante el proyecto, se producen cambios en los procesos del negocio —así que prepárese para dar pasos adicionales en la gestión de datos durante la implementación—.

7. Mantenga a todos informados.

Semanalmente, un miembro del equipo de proyecto debe ponerse en contacto con todas las partes interesadas clave para que conozcan los aspectos positivos y "no tan positivos" del avance de la implementación. El peor escenario es cuando al personal no se lo mantiene al tanto de los avances y es tomado por sorpresa. La mayoría de los sistemas para gestión de proyectos pueden brindar representaciones visuales del avance en el ERP.

Priorice los procesos y capacidades que más importan

Dado que no todas las empresas tienen los mismos problemas, es mejor evaluar todos los flujos de trabajo relevantes e indicar qué procedimientos se deben abordar primero.

Esta es una lista de áreas de alto valor a tener en cuenta:

• Finanzas y contabilidad: transacciones financieras, KPI y analíticas precisos y en tiempo real son fundamentales para cualquier empresa, y deben abarcar todas las ubicaciones y departamentos. Además de integrarse con la contabilidad, deben hacerlo con las áreas de costos, presupuesto, proyección, proyectos, gestión de activos fijos, compliance, y gestión de efectivo.
• Gestión de la cadena de suministro (SCM) y fabricación: cronogramas ajustados, bajos márgenes y disrupciones en la cadena de suministro representan un desafío para todas las empresas. Gestionarlos requiere un esfuerzo en equipo –trabajar con proveedores, transportistas, empresas de importación/exportación, bancos y otros socios–, a menudo a través de dispositivos móviles distribuidos entre muchas ubicaciones.
• Gestión de relaciones con el cliente (CRM): los procesos de CRM suelen afectar todas las áreas de un negocio. Las funciones de ventas directas, e-commerce, servicio al cliente y de campo, los distribuidores y los showrooms minoristas deben poder compartir información sobre el cliente con las funciones de operaciones, compras, ingeniería, cuentas por cobrar, envíos y gestión de pedidos.
• Recursos humanos (RR. HH.): gestionar una fuerza laboral diversa es un desafío, y los equipos de RR. HH. necesitan acceso inmediato y seguro a los sistemas de RR. HH. que contienen información del personal para cuestiones de nómina, beneficios, presupuestos, cronogramas y necesidades de compliance. Además, la selección, desarrollo y retención del personal son una parte importante de la evaluación de los planes de negocio actuales y propuestos.
• Business intelligence, que incluye alertas de gestión y dashboards: cada equipo de línea de negocios requiere actualizaciones rápidas sobre cuestiones relacionadas con la empresa, así como la capacidad de desglosar fácilmente los detalles para resolver rápidamente los problemas —en la oficina, en su casa o afuera—. Analíticas incorporadas y datos que residen en una única base de datos son elementos esenciales.
• Idiomas, monedas y ubicaciones multinacionales: a medida que un negocio se expande, particularmente hacia nuevas regiones o países, la capacidad de abrir nuevas operaciones de manera consistente y rápida se vuelve aún más importante. Esto requiere amplias y avanzadas capacidades de software de ERP, así como un servicio consistente por parte del prestador de software en cada ubicación.
• Movilidad: el requisito de que el personal pueda acceder a la información mientras trabaja de forma remota es inherente al modelo de trabajo moderno. Una solución de ERP basada en la nube brinda acceso a los sistemas de negocio desde cualquier lugar.

Sugerencias para reducir los riesgos de implementación de un ERP

Todos los proyectos de implementación de software implican un elemento de riesgo, pero las siguientes cinco sugerencias son valiosas para mejorar las posibilidades de completar un proyecto de ERP dentro del plazo y el presupuesto:

1. Seleccione software, procesos de negocio y socios de implementación que tengan know-how especializado en la industria y la zona. Siempre entreviste a referentes de negocios/industrias similares.

2. No lleve la tecnología obsoleta más allá de sus límites. Elimine sistemas antiguos, obsoletos e independientes y, en la medida de lo posible, consolide los datos en una única base de datos (una única versión de la verdad) con analíticas incorporadas para lograr acceso global y rendimiento consistente.

Evite forzar el uso de tecnología obsoleta

Considere adoptar una estrategia de ERP "clean core”. Esto puede ayudar con la implementación de su ERP e impulsar la innovación de manera rentable.

3. Verifique que el proveedor de ERP seleccionado tenga capacidades de integración en la nube y expertise con redes de proveedores. En la economía digital, las empresas a menudo deben integrar sistemas con clientes y proveedores que abarcan distintas unidades de negocio así como operaciones externas.

4. Evite incrementar el alcance del proyecto. Es común descubrir necesidades y oportunidades durante una implementación de ERP, por lo cual es importante gestionar los pedidos de cambio para evitar retrasos y excesos de costos.

Corrobore que el proveedor de ERP tenga expertise consistente en todas las ubicaciones del negocio. La capacitación, implementación y soporte son un imperativo —y suelen derivar de una combinación entre gestión local, distribuidores de software, empresas de consultoría y el socio de software—.

Consejos para evitar costos adicionales de implementación del ERP

Una nueva inversión en el sistema de ERP incluye un compromiso de tiempo por parte de su empresa; consultoría en implementación y procesos de negocio; software y servicios en la nube; así como dispositivos para usuarios finales y demás hardware, por lo cual es importante controlar el proyecto y los costos.

Estas son algunas áreas clave de las que realizar un seguimiento:

• Mantenga el foco sobre el costo total de propiedad (TCO). Gestione costos y beneficios totales a lo largo del tiempo para minimizar gastos y maximizar el retorno.Las implementaciones de sistemas de ERP tendrán un gran impacto en el negocio.
• Ajústese la dirección del negocio y no fuerce cambios innecesarios en los procesos.  En muchos casos, las empresas se ven presionadas a cambiar la forma en que operan para adaptarse a su software, lo cual aumenta costos tanto de implementación como operativos.
• Enfóquese en los procesos de negocio cotidianos que brindan un valor significativo a la empresa. Gestionar pedidos de clientes, actualizar precios, sumar nuevos productos y servicios, cambiar detalles de fabricación y hacer onboarding de empleados son ejemplos de estos procesos de rutina.
• Evite las personalizaciones y capitalice la posibilidad de configurar interfaces de usuario, dashboards, alertas, flujos de trabajo, business intelligence y capacidades móviles.  Estas competencias optimizan el trabajo para todos los departamentos, y ayudan a realizar ajustes rápidos y rentables según sea necesario.
• Los hackeos y las filtraciones de datos son costosos. Para usar internet, confíe en una solución segura de ERP en la nube cuando sea apropiado –corrobore que sus proveedores de software y servicios den soporte a una amplia gama de opciones para la implementación de un producto seguro–.

Medir el ROI de una implementación de ERP

Después de implementar un ERP, la pregunta inevitable para cualquier empresa es: “¿Conseguimos lo que esperábamos de esta inversión?”

Calcular el retorno de la inversión de una implementación de ERP implica evaluar los beneficios tangibles e intangibles que el sistema aporta en contraste con los costos totales gastados. El proceso comienza identificando los KPI que se alinean con los objetivos estratégicos de la organización, tales como mejoras en la eficiencia operativa, costos de inventario reducidos, mayores ventas, y capacidades mejoradas para la toma de decisiones. Hay que hacer seguimiento de dichos KPI antes y después de la implementación del ERP para medir el impacto del sistema. Por ejemplo, si el sistema de ERP optimiza la gestión del inventario y ello reduce costos y faltantes, estos ahorros se pueden vincular directamente al cálculo del ROI.

También es crucial comparar ahorro de costos y mejoras de ingresos frente al costo total de propiedad (TCO) del sistema de ERP. Esto incluye no solo la inversión inicial en software y hardware, sino también los costos continuos, tales como mantenimiento, capacitación y actualizaciones.

Por último, es importante reconocer que algunos beneficios de la implementación del ERP —como una mejor precisión de los datos, un mejor cumplimiento y una mayor satisfacción del cliente— pueden no ser fácilmente cuantificables, pero igual contribuyen significativamente al éxito general de la empresa. Incluir estos factores en un enfoque de scorecard balanceado puede brindar una visión más completa del ROI del sistema de ERP, garantizando que la evaluación refleje tanto las ganancias financieras inmediatas como las ventajas estratégicas a largo plazo.

¿Cuándo finaliza la implementación de ERP?

Una implementación de ERP se considera técnicamente completa cuando sale en vivo la inicial, lo cual permite a las empresas comenzar a utilizar el nuevo sistema para sus operaciones diarias. Sin embargo, es importante tener en cuenta que incluso después de la salida en vivo inicial, deben continuar mejorando su sistema de ERP con capacidades adicionales para aprovechar nuevas oportunidades tales como ubicaciones, adquisiciones y líneas de producto o servicio.Por lo tanto, si bien la implementación inicial de un ERP marca un hito significativo, el proceso es un verdadero recorrido continuo de optimización e innovación.

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