El proceso para calcular el ROI (retorno de la inversión) de la planificación de recursos empresariales parece bastante sencillo: sume costos, sume beneficios, y compare ambas cifras. Pero hay una serie de factores que deben tenerse en cuenta para garantizar que los resultados sean válidos —y útiles—. Es importante tener una visión completa sobre costos y beneficios por igual, ahora y en el futuro, tanto para el sistema existente como para el nuevo que está bajo evaluación. A continuación encontrará consejos de expertos basados en docenas de implementaciones de ERP.

Preparación para el análisis del ROI de ERP

Utilice un período de tiempo razonable para el análisis del ROI. Para garantizar que su análisis abarque todo el ciclo de vida de los costos y beneficios, considere un período de al menos cinco años.

Busque las diferencias de costo entre el sistema de ERP heredado y el sistema de ERP sustituto Para hacerlo, debe enumerar los costos actuales de mantener su sistema heredado, así como los costos futuros de actualización de ERP. Recuerde que un motivador clave para cambiar los sistemas es agregar nuevas funcionalidades para seguir siendo competitivos —así que incluya una estimación realista de los costos de actualización para el sistema heredado—.

Sea meticuloso. Asegúrese de haber recopilado todas y cada una de las estimaciones de costos: para adquirir el nuevo sistema, implementarlo y operarlo de manera eficaz. En muchos casos, los costos de funcionamiento del nuevo sistema serán inferiores a los costos del sistema existente. También tenga en cuenta los beneficios proyectados al calcular el retorno de la inversión de su ERP, reconociendo que esos beneficios se obtendrán con el tiempo.

Piense de manera positiva pero realista. Si su empresa se basa en productos (por ejemplo, como distribuidor o fabricante), es posible que usted prevea una reducción significativa del inventario —pero haga los deberes para comprender qué resultado es más común—. Tenga en cuenta también que el ahorro no se producirá de forma automática ni inmediata.

¿Por qué un trabajo tan detallado? El ROI a menudo es necesario para fines de planificación financiera. También es importante comprender los costos y beneficios totales del proyecto para justificar su inversión en ERP y evaluar el rendimiento del sistema en función de las expectativas una vez implementado. La hoja de trabajo para calcular el ROI de ERP a continuación puede ayudar a identificar con precisión sus costos —a la vez que brinda consejos y recomendaciones para que el proceso sea más fluido—.

Utilizar esta hoja de trabajo

Esta página servirá de guía en una serie de cuadros a completar. Cada paso brindará información para ayudar a rellenar dichos cuadros.

A medida que usted avanza por el proceso, puede crear sus propias hojas de cálculo personalizadas basadas en estos cuadro. También hemos creado una hoja de cálculo plantilla de ROI de ERP descargable que le será de ayuda.

Existen tres pasos principales para calcular el ROI de una actualización de ERP:

• Calcular los costos
• Estimar los beneficios
• Calcular el ROI

1. Calcule los costos de ERP

¿Cómo se implementará su sistema de ERP?

La manera en que se implemente el sistema de ERP impacta significativamente en las estimaciones de costos. Existen varias opciones:

• On-premise (on-prem): la implementación on-premise es la forma tradicional en que por décadas se han implementado los sistemas de ERP heredados. Hardware y software se adquieren e instalan en los servidores propios de una empresa, y el sistema es mantenido y actualizado por ella.
• Nube: en una implementación en la nube, el sistema opera en internet con hardware y software que normalmente son propiedad y reciben soporte de un proveedor externo. Las empresas se suscriben al servicio —que es un modelo de licencia conocido como ERP de software como servicio (SaaS)—.
• Híbrido: en este modelo, los elementos de la implementación on-premise y en la nube se pueden combinar para crear el entorno. Esto le da a la empresa la máxima flexibilidad, pero requiere una participación significativamente mayor del personal de TI.

¿Qué opciones de implementación comparará?

Calcular el costo de ERP de ambos sistemas

Esta sección de la hoja de trabajo está diseñada para calcular el costo total de propiedad (TCO) tanto para el sistema de ERP existente como para el nuevo reemplazo. Típicamente existen cuatro áreas de inversión:

• Infraestructura
• Software
• Implementación
• Costos continuos de personal

Para la justificación inicial del proyecto, será necesario estimar estos costos (antes de salir a buscar propuestas y ofertas). Muchos o la mayoría de los elementos enumerados aquí se pueden incluir en una oferta de paquete, pero prevea tener que pagar por servicios adicionales, capacitación, hardware y software para completar el trabajo.

Los costos de crecimiento y soporte serán significativamente más altos si su sistema existente es antiguo, no cuenta con el soporte adecuado del desarrollador, o si es "de nivel inferior", es decir, no está actualizado con las correcciones y los lanzamientos del desarrollador.

Costos de infraestructura de ERP

Además de los costos iniciales, calcule costos de actualizaciones y expansión más allá de la compra inicial. Dado que se trata de una estimación temporal —porque todos los costos se replicarán y escalarán a lo largo de los, por lo menos, cinco años del ciclo de vida— asigne estos gastos de actualizaciones y expansión a los años futuros, ya que es poco probable que necesite hacerlos durante el primer año, aproximadamente.

• Hardware inicial: costo de compra o alquiler de computadoras, servidores e impresoras, por ejemplo. En el cuadro comparativo, este gasto ya debería haberse hecho para el sistema heredado.
• Actualizaciones y mantenimiento continuos: costos permanentes para la infraestructura señalada arriba. Los costos de mantenimiento de infraestructura serán nulos o bajos con un SaaS.
• Licencia de software del sistema: incluye sistema operativo, base de datos y servicios públicos, por ejemplo.
• Actualizaciones y mantenimiento del software del sistema: costos continuos para el software del sistema señalado arriba. Con el SaaS, usted tendrá costos de mantenimiento de infraestructura nulos o bajos.
• Equipamiento y tarifas para networking: presupuesto inicial para equipamiento y servicios de red.
• Dispositivos de usuario: el costo de comprar, reemplazar y mantener las distintas PC, tablets, escáneres, etc.
• Tarifas por instalación de infraestructura: costos calculados para los servicios públicos y el espacio, por ejemplo, que requiere el sistema.

Costos de software ERP —aplicaciones de negocio y productividad—

Aquí es conveniente presupuestar actualizaciones y expansión más allá de la compra inicial. Las tarifas anuales pueden aumentar con el tiempo a medida que se agregan usuarios o aplicaciones adicionales, dependiendo de la estrategia de precios del proveedor.

• Costo inicial de tarifa por licencia perpetua: especialmente para sistemas on-premise, además de algunas opciones de licencias alojadas e híbridas. Estos son gastos que ya se han hecho para el sistema heredado.
• Tarifa anual continua de licencia vitalicia: cubre las actualizaciones y algún nivel de soporte. Para un sistema de ERP, normalmente es del 16 al 20 % del precio de lista al año. A una tasa del 20% anual, la licencia se "recompra" cada cinco años.
• Suscripción anual (SaaS): utilice los costos estimados o cotizados por la suscripción anual a aplicaciones en la nube.
• Tarifas anuales de mantenimiento (SaaS): gastos de soporte adicionales que se necesitarán para el software y no están incluidos en otra parte. La mayoría de las tarifas de mantenimiento de software SaaS están incluidas en la suscripción.

Costos de implementación de ERP

Luego usted debe estimar los costos de implementar tanto el sistema inicial como las actualizaciones planificadas para el período de cinco años. La mayoría de los proveedores de software tienen uno o dos lanzamientos importantes al año. Cada lanzamiento es de hecho una mini implementación. En primer lugar, el equipo de proyecto debe evaluar el lanzamiento para determinar el impacto general sobre el proceso de negocios actual. Luego, se carga y se prueba el lanzamiento. Antes de la salida en vivo, los usuarios deben estar suficientemente capacitados en el nuevo software. Los costos potenciales que se deben tener en cuenta incluyen:

• Personal del equipo de proyecto: contemple el tiempo presupuestado (incluyendo horas extras) para el personal de TI y los usuarios.
• Tarifas de consultoría: determine la asistencia inicial que pueda necesitar más allá de lo que incluya el proveedor.
• Conversión de datos, inputs y pruebas: utilice personal permanente o temporal para ingreso de datos, pruebas o cualquier otra tarea básica que necesite realizar. (Esto suele presupuestarse de menos, lo cual puede derivar en problemas de calidad de datos).
• Capacitación y entrenamiento del usuario: el proveedor incluirá algún entrenamiento inicial para el usuario final, pero para sacar el máximo provecho del sistema, se recomienda firmemente brindar capacitación adicional.

Costos continuos de personal de ERP

Calcule los costos operativos normales del funcionamiento de su nuevo sistema de ERP. Al considerar los costos continuos (recurrentes), sea lo más realista posible e incluya una expectativa razonable de aumento de precios o inflación interanual. Los elementos principales serán una combinación entre horas y gastos invertidos en consultores y personal interno de TI, como por ejemplo:

• Costos de soporte de infraestructura: esto cubre las horas presupuestadas más allá de las que incluye la recomendación del proveedor. Con un SaaS, no habrá costos de mantenimiento, ni siquiera mínimos, de infraestructura.
• Backup y recuperación ante desastres: incluyendo prácticas tercerizadas o internas.
• Soporte para redes y dispositivos: asistencia estimada requerida por redes, PC y dispositivos móviles, por ejemplo.
• Corrección periódica de bugs: esto es para que el personal de TI aplique el flujo de corrección de bugs.
• Integraciones de software: prevea hacer el mantenimiento regularmente a medida que se actualizan los productos de software.
• Personalizaciones de software: actualizadas o vueltas a aplicar en los ciclos de lanzamiento.
• Soporte a dispositivos móviles del usuario: esfuerzo requerido para el desarrollo y soporte de apps.

Determine el costo total de su sistema de ERP existente frente al nuevo sistema de ERP

De los cuatro cuadros de arriba, transfiera al cuadro de abajo el total de cada área de inversión, así como los subtotales de los costos del nuevo sistema. Ahora usted podrá ver el ahorro total o los costos adicionales de pasar a un nuevo sistema. Puede esperar una mezcla de subtotales negativos y positivos para la "Diferencia a 5 años".

Qué hacer con esta información

• Si la "Diferencia a 5 años" total es positiva, significa que es más costoso actualizar su sistema heredado que sustituirlo. Ese monto es un beneficio directo y debe sumarse al Cuadro 8: Resumen de beneficios de ERP (a continuación).
• Si la "Diferencia de 5 años" total es negativa, significa que el nuevo sistema resultará más caro de implementar que mantener su sistema existente. Los beneficios adicionales se tratarán en la siguiente sección.
• El total de costos a 5 años del nuevo sistema se utilizará a continuación en el cálculo del ROI como "la inversión".

2. Estime los beneficios de ERP

Si el costo a cinco años del nuevo sistema es superior al costo de mantener el sistema heredado, entonces necesitará beneficios adicionales suficientes para justificar el cambio —de lo contrario, ¿por qué hacer el cambio?—

Por ejemplo, si prevé más ingresos y mayores márgenes como resultado de la actualización a un nuevo ERP —o si el sistema proporcionará más valor y un mayor nivel de soporte al cliente— estos beneficios pueden ayudar a racionalizar la actualización a un nuevo ERP.

Algunos de los beneficios del nuevo sistema son, por su naturaleza, un poco más difíciles de segregar y asignar al nuevo sistema, pero bien vale la pena esforzarse para hacerlo. En la mayoría de los casos, habrá muchos beneficios directos para justificar más que la nueva aplicación del sistema. Pero documentar y estimar los beneficios indirectos ayudará a planificar proyectos, establecer prioridades y medir los resultados de la implementación de ERP en la organización. Incluso si no puede asignar un valor monetario a estos beneficios, continúe y enumérelos en la hoja de trabajo del ROI y en el plan del proyecto.

Ejemplos de beneficios de ERP

Para esta hoja de trabajo, los beneficios de muestra del ERP han sido organizados dentro de cinco áreas de mejora:

• Productividad de las personas
• Toma de decisiones
• Finanzas y contabilidad
• Operaciones
• Tecnología de negocios

Las siguientes listas son ejemplos de los beneficios. Habrá muchos más que usted y su equipo descubrirán al revisar historias de éxito de clientes, informes de analistas, requisitos de negocio, opciones de software y nueva tecnología. Enumere los posibles beneficios y obtenga estimaciones iniciales para mejoras de procesos y su valor financiero.

Productividad de las personas

• Brinde soporte a dispositivos móviles para permitir trabajar en cualquier lugar y momento.
• Mejore la eficiencia y precisión del ingreso de datos que no es óptimo debido a procedimientos incómodos y respuestas lentas asociados a sistemas de ERP antiguos que no son fáciles de usar.
• Acelere el time to productivity con una interfaz de usuario (IU) moderna basada en roles que acorta el tiempo de capacitación necesario para ponerse en marcha.
• Ayude a establecer un entorno controlado y gestionado para reducir la variabilidad con procesos estándar.

Toma de decisiones

• Consolide los sistemas para reducir las imprecisiones en los datos y eliminar las redundancias.
• Centralice y gestione la información (una única fuente de verdad) para que las comunicaciones dentro de la empresa sean más eficaces y ayuden a evitar malentendidos y confusiones.
• Acceda a big data con herramientas analíticas modernas para brindar información estratégica que permita una mejor toma de decisiones.
• Brinde herramientas fáciles de usar, tales como alertas y dashboards, para posibilitar consultas de autoservicio rápidas y precisas.

Finanzas y contabilidad

• Optimice los procesos financieros y contables en toda la empresa.
• Acelere los cierres mensuales y mejore la precisión de los informes financieros.
• Mejore la contabilidad de las cuentas por cobrar reduciendo el days sales outstanding (DSO).
• Reduzca el estrés de las auditorías porque los datos están organizados y disponibles, además de ser precisos y completos.
• Facilite el compliance.

Operaciones

• Mejore las operaciones de negocios en toda la empresa y modernice los procesos obsoletos.
• Integre el e-commerce dentro de la gestión de clientes y pedidos.
• Disminuya costos de mano de obra operativa a través de mejores sistemas de planificación.
• Aumente la satisfacción del cliente brindando un producto o una fecha de entrega sólidos al momento de la cotización.
• Ayude a que la función de compras corporativas sea proactiva y controlada, en lugar de caótica y dependiente de las urgencias.
• Reduzca el inventario sin aumentar faltantes, retrasar pedidos ni decepcionar al cliente a través de una mejor planificación y control del inventario.

Tecnología de negocios

• Reemplace la infraestructura obsoleta que retrasa al negocio.
• Mejore la interacción entre los distintos sistemas de negocio de los departamentos.
• Consolide aplicaciones heredadas independientes y reduzca el uso de hojas de cálculo de Excel y soluciones manuales.
• Acceda a nueva tecnología, tal como inteligencia artificial (IA), machine learning e internet de las cosas (IoT).
• Brinde un camino hacia la escalabilidad con sistemas modernos que están diseñados para crecer junto con el negocio.
• Haga cumplir la seguridad de los datos con sistemas y controles actualizados.
• Alivie el problema de encontrar soporte para los sistemas heredados que ya no lo reciben del proveedor.

Documente las mejoras del ERP

La hoja de trabajo de aquí abajo es una planilla de cálculo de muestra para documentar sus observaciones y estimaciones sobre las mejoras a procesos y su valor financiero. Recuerde completar cada columna en su propia planilla de cálculo.

• Cree una hoja de cálculo para cada una de las cinco áreas de mejora enumeradas más arriba.
• Registre los procesos dentro de cada una de las que serán mejoradas.
• Estime los montos anuales directos e indirectos.
• Calcule el valor total a cinco años.
• Especifique el beneficio, aunque no se pueda determinar el importe en dinero.

Identifique los beneficios directos e indirectos para cada departamento de su organización. A continuación se muestra un ejemplo de beneficios en el área de finanzas y contabilidad. Necesitará un cuadro como este para cada departamento de su organización.

Resuma todos los beneficios de ERP

Una vez consideradas todas las áreas de mejora, sume los montos del total a cinco años de cada departamento para determinar el beneficio general.

Además, si detectó que la diferencia total a cinco años de la Tabla 6: Resumen de costos fue positiva, entonces claramente será más caro mantener su sistema heredado que reemplazarlo. El monto del ahorro es un importe de beneficio directo y debe añadirse al cuadro de aquí abajo en la Línea 6. Si ese número fue negativo (el nuevo sistema cuesta más que el existente), coloque un cero (0) en la Línea 6.

3. Calcule el ROI de ERP

No necesitará una hoja de cálculo para esta fase.

En este punto, usted debería tener toda la información que necesita para calcular el ROI de su inversión en ERP usando esta fórmula:

ROI = (Beneficios – Inversión)/Inversión

Aquí encontrará la información:

• La “Inversión” es el “Costo total del nuevo sistema a 5 años”, que es el total del Cuadro 6: Resumen de costos de ERP
• Los "Beneficios" son los "Beneficios de ERP del proyecto en su conjunto" del Cuadro 8: Resumen de los beneficios de ERP

En la mayoría de los casos, el beneficio será mayor que la inversión y acabará con una tasa superior a 1.

Por ejemplo, si el beneficio a cinco años es de USD 2.000.000 y la inversión a cinco años es de USD 575.000, la tasa sería de (USD 2.000.000 – USD 575.000) / USD 575.000 = 2,479 y eso se redondea a 2,5.

Multiplique esa tasa por 100 para obtener el porcentaje de ROI que resulta de la actualización de su sistema de ERP. En nuestro ejemplo, la tasa de 2,5 representa un ROI de 250%.

El siguiente paso

Si los beneficios y el ROI son apropiados, el siguiente paso es extender la iniciativa para que coincida con el proceso de planificación y presupuestación de su empresa. Dado que el software afecta tanto a los presupuestos operativos como de capital, es posible que usted deba involucrar a más interesados.

• Comuníquese con los ejecutivos patrocinadores y miembros del equipo que hayan creado las estimaciones.
• Brinde documentación de soporte sobre ventas, costos, y demás.
• Cree proyecciones anuales específicas para ventas y costos.
• Prepare los datos de análisis financiero para calcular costo total de propiedad (TCO), período de amortización, y otras cosas.