Czym jest system zarządzania finansami (FMS)?

Przegląd systemu zarządzania finansami

Najwcześniejsze zapisy księgowe znaleziono wśród 7000-letnich ruin starożytnej Mezopotamii, poprzedzających nawet wynalezienie koła. Geneza współczesnej księgowości nastąpiła pod koniec XV wieku wraz z popularyzacją przez włoskiego matematyka Luca Pacioli rachunkowości podwójnego zapisu. Dzięki niej przedsiębiorstwa mogły zobaczyć zarówno obecną (debetową), jak i przyszłą (kredytową) sytuację, a także powstał podstawowy system zarządzania finansami. Oczywiście nowoczesne systemy zarządzania finansami byłyby nie do poznania, by sygnalizować Pacioli.

Definicja systemu zarządzania finansami

System zarządzania finansami (FMS) to oprogramowanie i procesy używane do zarządzania przychodami, wydatkami i aktywami w organizacji. Oprócz wspierania codziennych operacji finansowych, celem systemu zarządzania finansami jest maksymalizacja zysków i zapewnienie długoterminowego zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa. Pomagają zespołom finansowym:

• Usprawnij fakturowanie i gromadzenie rozliczeń.
• Optymalizuj dzienny, miesięczny i roczny przepływ środków pieniężnych.
• Opracowywanie protokołów audytu i przestrzeganie przepisów dotyczących rachunkowości.
• Zautomatyzuj procesy finansowe i zmniejsz liczbę błędów księgowych.
• Lepsze budżetowanie, prognozowanie i planowanie.
• Przyspieszenie zamknięcia finansowego i działań sprawozdawczych.
• Generuj analizy w czasie rzeczywistym na potrzeby podejmowania strategicznych decyzji.
• Zapewnij zgodność z ESG i sprawozdawczością dotyczącą zrównoważonego rozwoju.

Oprogramowanie do zarządzania finansami może być częścią systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), który konsoliduje dane finansowe i operacyjne oraz zapewnia zespołom kompleksowy wgląd w działalność. Niezależne aplikacje finansowe mogą być również łączone w celu wsparcia bardziej złożonych procesów. Coraz częściej dyrektorzy finansowi wybierają oprogramowanie ERP w chmurze i do zarządzania finansami, które można szybko skalować w celu obsługi wzrostu i zapewnienia funkcjonalności dla różnych regionów, języków, walut i przepisów.

Niezbędne elementy systemu zarządzania finansami

Skuteczny system zarządzania finansami zapewnia firmom pełny pakiet oprogramowania księgowego i jedno źródło informacji. W systemie jest wiele różnych narzędzi, które można pogrupować w następujące cztery kategorie:

• Rachunkowość ogólna i zamknięcie finansowe: Narzędzia do rachunkowości i zamknięcia finansowego wspierają niezbędne działania księgowe, takie jak Księga Główna, rozrachunki z dostawcami (AP), rozrachunki z odbiorcami (AR) i rozliczanie listy płac. Pomagają zespołom generować raporty, tworzyć sprawozdania finansowe dotyczące przychodów, wydatków i sald, a także zamykać księgi szybko i przy mniejszym nakładzie pracy. Funkcje zarządzania podatkami pomagają również zapewnić dokładność podatkową i zgodność z przepisami.

• Zarządzanie przychodami, środkami pieniężnymi i Treasury: za pomocą narzędzi do rachunkowości przychodów zespoły finansowe mogą automatyzować procesy rozliczeniowe, przeglądać bieżące płatności i zapewnić zgodność z ustawowymi przepisami dotyczącymi uznawania przychodów, takimi jak IFRS 15 i ASC 606. Narzędzia do zarządzania środkami pieniężnymi i środkami pieniężnymi pomagają zespołom przewidywać przepływy pieniężne, poprawiać płynność i proaktywnie ograniczać ryzyko. Oprogramowanie to integruje się również z systemami bankowymi, dzięki czemu użytkownicy mogą uzyskać wgląd w salda bankowe w czasie rzeczywistym i uprościć uzgadnianie na kontach.
• Planowanie i analiza finansowa: Ten zestaw narzędzi do planowania, prognozowania, budżetowania i analiz pomaga dyrektorom finansowym i ich zespołom wspierać ogólną kondycję finansową firmy. Oprogramowanie FP&A ma kluczowe znaczenie dla analizy kosztów i rentowności, poprawy wydajności, przewidywania i nawigacji w przyszłych warunkach oraz zapewnienia szybkiego i dokładnego wsparcia decyzji dla pakietu C. Obsługuje również planowanie w wielu scenariuszach i współpracę między finansami a każdym innym działem.
• Nadzór, ryzyko i zgodność z przepisami (GRC): narzędzia GRC pomagają zespołom dostosować działania organizacyjne do celów biznesowych, identyfikować i ograniczać różne rodzaje ryzyka oraz zapewniać zgodność z przepisami i regulacjami — od RODO i SOX po międzynarodowe umowy handlowe. Dzięki synchronizacji danych w ramach nadzoru korporacyjnego, zarządzania ryzykiem i działań związanych ze zgodnością z przepisami, firmy mogą działać wydajniej, radzić sobie z niepewnością i działać w sposób uczciwy.

Cyfrowa transformacja finansów i nowe technologie

Wiele firm jest nadal na wczesnym etapie wdrażania technologii cyfrowych, takich jak chmura, rozszerzone analizy, sztuczna inteligencja— w tym generatywna sztuczna inteligencja i agentowa sztuczna inteligencja — oraz zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) do procesów finansowych. Firmy te znajdują się na skraju poważnej zmiany, a presja jest na. Nie tylko dyrektorzy finansowi i ich zespoły w coraz większym stopniu oczekują szybkiego wsparcia w podejmowaniu decyzji w biznesie, ale ciężkie wnioski wyciągnięte z pandemii COVID-19 zmuszają liderów do przyspieszenia transformacji finansowej i wdrożenia nowych technologii.

Łatwo zrozumieć, dlaczego. Cyfrowa transformacja finansów zapewnia natychmiastowe analizy, wysoce dokładne modelowanie predykcyjne, bardziej elastyczne i zautomatyzowane procesy oraz raportowanie w czasie rzeczywistym. Korzyści te pomagają firmom radzić sobie z niepewnością ekonomiczną, zmieniającymi się wymogami regulacyjnymi i wymaganiami hybrydowego środowiska pracy. W szczególności sztuczna inteligencja jest siłą napędową transformacji finansów, całkowicie rewolucjonizującą analitykę finansową, automatyzację i każdy proces — od zamknięcia finansowego po ograniczanie ryzyka i zgodność z przepisami.

• Zarządzanie finansami w chmurze: Oprócz skalowalności, efektywności kosztowej i możliwości łączenia się z większymi źródłami dużych zbiorów danych, zarządzanie finansami ERP w chmurze zapewnia bezpieczny dostęp do systemu z dowolnego miejsca, co jest szczególnie ważne teraz, gdy tak wielu pracowników pracuje zdalnie. Chmura jest podstawą nowych i inteligentnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe i zaawansowane analizy.
• Zaawansowana analityka finansowa: Analizy finansowe oparte na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym mogą wydobywać ogromne zbiory ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych danych — pochodzących z organizacji i spoza niej — w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Analizy te umożliwiają specjalistom ds. finansów tworzenie dokładniejszych prognoz i planów, modelowanie przyszłych scenariuszy, zrozumienie finansowego wpływu potencjalnych decyzji, generowanie raportów na żądanie oraz przewidywanie ryzyka i szans. Zaawansowana analityka finansowa może być wykorzystywana do kierowania firmą we właściwym kierunku i zapewnienia długoterminowego zrównoważonego rozwoju.
• Automatyzacja finansów: dziewięćdziesiąt procent kontrolerów korporacyjnych będzie wkrótce korzystać z kombinacji RPA i AI do automatyzacji wszystkiego, od raportów finansowych i zamknięć po przygotowanie podatkowe i rozliczanie listy płac. Boty RPA nie tylko automatyzują powtarzalne zadania i pozwalają pracownikom skupić się na pracy o wyższej wartości – mogą szybciej wykonywać więcej pracy, minimalizować koszty i błędy, optymalizować przepływy pracy i koordynować działania w zespołach ludzkich botów.
• Blockchain: w finansach technologia blockchain oferuje nowy poziom przejrzystości, wydajności i bezpieczeństwa. Na przykład zespoły finansowe mogą używać łańcucha bloków do tworzenia jednej, niezmiennej księgi, która jest zawsze aktualna i nie wymaga uzgodnień. Inteligentne kontrakty oparte na łańcuchu bloków – kontrakty, które są automatycznie wykonywane po spełnieniu wstępnie określonych warunków – mogą być również wykorzystywane do automatyzacji i przyspieszania działań, takich jak przetwarzanie płatności i zgodność z przepisami.
• Inteligentna automatyzacja: zespoły finansowe wykorzystują sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do usprawnienia rutynowych procesów, takich jak dopasowywanie faktur, zamknięcie finansowe, amortyzacja aktywów i aplikacja do obsługi płatności. Na przykład zespoły mogą korzystać z wbudowanego uczenia maszynowego, aby automatycznie dopasowywać płatności przychodzące do faktur, redukując rotację należności w dniach i minimalizując nakłady pracy ręcznej.
• Integracja API i wbudowane finanse: Nowoczesne ekosystemy finansowe są oparte na architekturach API, które integrują systemy ERP, Treasury, rozliczenia i systemy zewnętrzne w czasie rzeczywistym. Przepływy pracy oparte na interfejsie API i integracje oparte na zdarzeniach we wszystkich aplikacjach pomagają w bezproblemowym zamknięciu finansowym, płatnościach w czasie rzeczywistym, inteligentnym handlu i wbudowanych funkcjach, takich jak analizy rozliczeń subskrypcji. Pozwala to zespołom finansowym na wbudowanie usług finansowych bezpośrednio w aplikacje operacyjne i zapewnienie kompleksowej automatyzacji we wszystkich procesach.
• Raportowanie ESG i zrównoważonego rozwoju: Metryki ESG wbudowane bezpośrednio w sprawozdawczość finansową umożliwiają organizacjom śledzenie emisji, zużycia energii i zrównoważonego rozwoju wraz z głównymi finansowymi wskaźnikami KPI. Sprawozdawczość grupy kapitałowej automatyzuje gromadzenie danych ESG, integruje je z konsolidacją finansową i wspiera struktury zgodności, takie jak CSRD. Zespoły finansowe mogą symulować finansowy wpływ kosztów emisji dwutlenku węgla podczas planowania i zamykania cykli, zapewniając przejrzystość informacji na temat zrównoważonego rozwoju i podejmowanie decyzji powiązanych z ESG.

Najlepsze systemy zarządzania finansami oparte na chmurze wbudowują w swoje narzędzia inteligentne technologie, takie jak zaawansowane analizy, sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe i blockchain — co znacznie przyspiesza transformację finansową i zapewnia szybki czas uzyskania korzyści i zwrotu z inwestycji.

Wydarzenie SAP

Zacznij korzystać z innowacji SAP Finance

Uzyskaj dostęp do strategii i rozwiązań, które pomagają liderom finansowym modernizować się dzięki sztucznej inteligencji, automatyzacji i zaawansowanym analizom w celu osiągnięcia długoterminowego sukcesu.

Dowiedz się więcej

Od automatyzacji po doświadczenia: rosnąca rola sztucznej inteligencji w nowoczesnym finansach

Sztuczna inteligencja przekształca zarządzanie finansami poprzez wbudowanie inteligentnych funkcji w głównych procesach — od zamknięcia finansowego i konsolidacji po planowanie, zarządzanie ryzykiem i raportowanie ESG — zwiększając precyzję, wydajność i strategiczne analizy. Dzięki automatyzacji rutynowych zadań i dostarczaniu analiz predykcyjnych sztuczna inteligencja umożliwia szybsze i dokładniejsze operacje, a jednocześnie poprawia zgodność z przepisami i doświadczenia klienta. Te postępy pozwalają zespołom finansowym wyjść poza działania transakcyjne na rzecz strategicznego tworzenia wartości, podejmowania trafniejszych decyzji i zrównoważonego rozwoju.

Poniżej przedstawiono kilka przykładów tego, jak sztuczna inteligencja rewolucjonizuje każdy aspekt finansów.

• Zautomatyzowane zamknięcie finansowe: sztuczna inteligencja przypisuje zadania i automatyzuje uzgodnienia, skracając czas cyklu i poprawiając dokładność.
• Inteligentne prognozowanie środków pieniężnych i kapitału obrotowego: analizy predykcyjne optymalizują płynność i zapewniają wgląd w środki pieniężne w czasie rzeczywistym.
• Usprawniona przez sztuczną inteligencję realizacja przychodów i optymalizacja procesu od wyceny do zapłaty: uczenie maszynowe usprawnia rozliczanie subskrypcji i zarządzanie cyklem przychodów.
• Planowanie predykcyjne i prognozowanie: sztuczna inteligencja automatyzuje modelowanie scenariuszy i zapewnia analizy predykcyjne dla budżetowania.
• Wykrywanie anomalii i monitorowanie zgodności: AI oznacza nietypowe transakcje i wspiera kontrole wewnętrzne.
• Zintegrowana rachunkowość ESG i emisji dwutlenku węgla: AI łączy metryki zrównoważonego rozwoju z danymi finansowymi w celu zapewnienia przejrzystego raportowania.
• Rozszerzenie obsługi klienta: czatboty z obsługą sztucznej inteligencji i asystenci wirtualni zintegrowani z platformami finansowymi zapewniają natychmiastowe odpowiedzi na zapytania dotyczące rozliczeń, status płatności i problemy z kontem, zmniejszając obciążenie centrum obsługi telefonicznej i zwiększając zadowolenie klientów.
• Innowacje w zakresie produktów i usług finansowych: sztuczna inteligencja pomaga zespołom finansowym w odkrywaniu nowych modeli biznesowych, zapewniając analizy i symulacje oparte na danych oraz wspierając szybką analizę trendów rynkowych, zachowań klientów i scenariuszy ryzyka.

Systemy zarządzania finansami przekształciły się z podstawowych narzędzi księgowych w inteligentne platformy, które wbudowały zaawansowane analizy, sztuczną inteligencję, generatywną sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe bezpośrednio w procesy finansowe. W szybko zmieniającym się środowisku biznesowym – i w obliczu niepewności geopolitycznej, zmienności rynku i zmieniających się przepisów – przyjęcie tych innowacji nie jest już opcjonalne; jest to wymóg długoterminowej odporności i sukcesu.

Zarządzanie finansami — często zadawane pytania